Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tulokset

8.10.2015

Tämä tulosraportti esittelee Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen kaikki tulokset.

Tiivistelmät

Tulosten tiivistelmä on ladattavissa pdf-muotoisena julisteena.

Tulosten yhteenveto ja tärkeimmät graafit ppt-esityksenä, ladattavissa SlideSharesta.

Lisäksi tuloksia analysoidaan blogiartikkeleissamme.

Laaja tulosraportti

Selvityksen toteutus
Yhteenveto: Intranetien megatrendit vuonna 2014
Vastaajaorganisaatioiden taustatiedot
Teknologiavalinnat
Intranetin pääsy ja käytön aktiivisuus
Sisällöt ja toiminnallisuudet
Intranetin johtaminen
Intranet-vastaavien rooli
Tuloksia käsitteleviä blogiartikkeleita

Selvityksen toteutus

Intranet-palvelut Suomessa -selvitys järjestettiin nyt ensimmäisen kerran ja toteutettiin verkkokyselynä 6.5.-8.6.2014. Vastaajiksi rekrytoitiin organisaatioiden intranet-vastaavia blogiemme ja sosiaalisen median verkostojen kautta.

Vastauksia verkkokyselyyn kertyi yhteensä 113 ainakin 94 eri yritykseltä tai organisaatiolta – osa vastasi anonyyminä. Lukumäärällisesti vastaajien määrä ei mahdollista kovin vahvaa näyttöä tilastolliseen analyysiin, mutta vastaajat edustivat kattavasti eri toimialoja, julkishallintoa ja yksityissektoria sekä eri kokoisia organisaatioita.

Yleisesti kiinnostavimpia tuloksia kysely antoikin intranetien kehittäjien asenteista ja näkemyksistä, joiden perusteella voidaan visioida intranetien kehittämistrendejä lähivuosille.

Mitä kysyimme?

Kysely sisälsi 36 tyypiltään ja laajuudeltaan erilaista kysymystä. Intranetien teknisten ratkaisujen ja vastaajaorganisaatioiden taustatietojen lisäksi kysymyksillä selvitettiin introjen käyttötapoja, hallintamalleja ja omistajuutta.

Kyselyllä pyrittiin myös vertailemaan eri toiminnallisuuksien tai sisältöjen levinneisyyttä intraneteissä pyytämällä vastaajia tunnistamaan, mitkä ominaisuudet heidän intraneteissään ovat tällä hetkellä käytössä, ja mitä ominaisuuksia he pitävät merkitykseltään nousevina kehittämiskohteina.

Kyselyyn valikoidut arvioitavat ominaisuudet liittyivät viiteen eri teemaan:

Ajankohtaistiedottaminen
Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys
Ryhmätyö
Toiminnan johtaminen ja ohjaaminen
Yleisimmät sisällöt ja toiminnallisuudet

Yhteenveto: Intranetien megatrendit vuonna 2014

Selvityksemme perusteella merkittävimmät intranetien kehittämistrendit tällä hetkellä ovat seuraavat.

Yhteisölliset ja vuorovaikutukselliset elementit edelleen kasvussa

Sosiaalisuus ja vuorovaikutukselliset toiminnallisuudet ovat jo intranetien vakiotavaraa, mutta edelleen huimassa kasvussa. Kommentoinnin, tykkäämisen, kysymisen ja mikrobloggaamisen elementit eivät ole enää vain irrallisia tai päälleliimattuja, vaan ne ovat läsnä kaikissa toimissa.

Osallistumiskynnystä madalletaan ja helpon mikrojulkaisemisen keinoin kannustetaan henkilöstöä jakamaan tietämystään toisille. Erityisen vahva kehittämiskohde on se, kuinka työhön liittyviä kysymyksiä voisi esittää ja saada niihin vastauksen. Samoin kehitetään keinoja kiittää hyvin tehdystä työstä.

Periaatteina avoimuus ja vapaa pääsy

Avoimuuden periaate on jalkautunut intranetiin: keskusteluihin, kommentointiin ja osallistumiseen annetaan kaikille yhtäläiset mahdollisuudet kaikkien nähtäviksi. Valtaosa työnantajista tarjoaa intranetin käyttöön etäyhteydet ja on avannut ryhmätyötilat kaikkien avoimesti seurattaviksi. Avoimuuden trendi on juurtumassa jopa perinteisesti tiukkaan säädellylle pankki-, rahoitus- ja vakuutusalalle. Intranetien ominaisuuksia kehitetään edelleen, jotta henkilöstön aloitteita ja kehittämisideoita saataisiin kerättyä kattavammin.

Ryhmätyön tukeminen olennainen toiminnallisuus

Ryhmätyötilat ovat jo vakiintuneet tavaksi tukea sisäisten yksiköiden ja tiimien toimintaa – työtilat tarjotaan joko intranet-alustan työkaluilla tai intran rinnalle sijoitetuilla alustoilla. Ryhmätyötiloja on jo jonkin verran avattu myös organisaation ulkopuolisille henkilöille, ja puolet vastanneista pitää tätä tärkeänä kehittämiskohteena. Etenkin dokumenttien yhteistä työstämistä pyritään ohjaamaan ryhmätyötiloissa tapahtuvaksi.

Intranetin hyödyntäminen johtamisessa kasvussa

Toiminnanohjauksen toteuttaminen ja liiketoimintatiedon merkitys intraneteissä on hyvin vahvassa kasvussa. Intrassa vuoropuheluun törmäytetään johdon, esimiesten, työntekijöiden – ja välillisesti myös asiakkaiden – mielipiteet ja ideat. Introista on tulossa entistä sosiaalisempia myös toiminnanohjauksen saralla, erityisesti palvelujen ja kaupan sekä pankin ja vakuutuksen toimialoilla. Intraa hyödynnetään kasvavassa määrin työntekijöiden kannustamiseen ja kiittämiseen, päätösten perusteluun, aloite- ja ideointikanavana, asiakkailta saadun palautteen käsittelyyn ja kilpailijoiden toiminnan seuraamiseen.

Mobiilikäytön mahdollisuus mullistaa

Älypuhelinten käytön kasvu tulee pian mullistamaan sellaisten henkilöstöryhmien tavoittamisen intranetillä, jotka eivät tee töitä tietokoneen ääressä. Nyt vain kahteen intranetiin viidestä pääsee mobiililaitteella, mutta mobiiliyhteyksiä intraansa aikoo kehittää lähivuosina lähes puolet vastaajaorganisaatioista, erityisesti yksityiseltä sektorilta.

Videosisällöt tulossa ja kovaa

Videosisältöä julkaistaan vasta vajaassa puolessa introista. Tienraivaajina ovat toimineet suuret organisaatiot, joille videosisältöjen käyttö on tietenkin kustannustehokkaampaa. Kasvu on merkittävää: kolme neljästä aikoo panostaa videosisältöjen kuten videoesittelyjen tai -koulutusten julkaisuun intrassaan lähivuosina.

Sähköpostin korvaaminen edelleen agendalla

Sisäinen tiedottaminen on ollut intranettien vakiosisältöä jo historian alkuhavinoista lähtien, mutta edelleen sähköpostitulva on organisaatioiden tiedottamisen ongelma. Vaikka jo 80 % vastaajaorganisaatioista korvaa sähköpostitiedottamisen suurelta osin intranetin tiedotteilla, on sähköpostien vähentäminen edelleen merkittävimpien kehittämistavoitteiden joukossa.

Personointi ja profilointi keskusteluttaa

Avoimen tiedottamisen, vuorovaikutuksen ja mikrobloggamiseen kasvun myötä nousee ymmärrettävästi ongelmaksi tietomassan suodattaminen. Tästä syystä tiedotevirtojen profilointi sekä intranet-näkymien personointi ovat ratkaisuja, joihin aiotaan panostaa tuntuvasti.

Yhteisömanagerin tarpeeseen ei uskota

Intranet on yhä enemmän vuorovaikutteinen sosiaalinen kanava, jonka keskusteluvirtoja hallinnoiva yhteisömanageri on kuitenkin nimettynä vain kuudesosassa vastaajaorganisaatioita. Kun avointa keskustelua, aloitteita, kehumista, ryhmätyötä ja mikrojulkaisemista kuitenkin pyritään lisäämään, aikoo ainakin kolmannes vastaajista kehittää myös roolia yhteisömanagerille, joka hallinnoi ja aktivoi vuorovaikutuskanavia.

Vastaajaorganisaatioiden taustatiedot

Puolet vastaajista yksityiseltä sektorilta

Vastaajaorganisaatiot edustivat melko tasaisesti eri toimialoja. Jos koulutus- ja järjestöalan vastaukset yhdistetään julkishallinnon kanssa ’julkiseksi sektoriksi’, oli julkisen sektorin osuus vastaajista tasan puolet. Julkishallinnon vastaajat edustivat korkeakouluja, ministeriötä, joitakin kuntia ja monipuolisesti erillisvirastoja.

Vastaajaorganisaatiot suuria

Yli puolet vastaajista edustaa suurehkoja, yli 500 työntekijän organisaatioita, ja näistäkin puolet oli suuria, yli 2000 henkilöä työllistäviä organisaatioita. Yli 500 henkilön organisaatiot olivat tyypillisesti julkishallintoa sekä koulutuksen, teollisuuden ja rakentamisen, kaupan ja palveluiden sekä pankin ja vakuutuksen aloilla toimivia.

Alle 50 henkilön organisaatiot (12,4 % vastauksista) olivat järjestöjä, koulutusalan organisaatioita tai toimivat tieto- ja viestintätekniikka-alalla sekä palveluissa ja kaupassa.

Lähes viidesosa vastaajista globaaleja toimijoita

Maantieteellisesti vastaajaorganisaatiot toimivat Suomessa (45,1 %) tai pääasiassa Suomessa (31,0 %). Pohjoismaissa toimivia oli 3,5 %; Euroopassa 4,4 %; ja globaalisti toimivia organisaatioita vastaajista oli 16 %.

Kaikilla alueilla toimii kaikenkokoisia organisaatioita.

Teknologiavalinnat

Kyselyssä saatiin vastaukset ainakin 94 eri yritykseltä tai organisaatiolta. Otoksen pienestä koosta johtuen tästä ei voida tehdä varsinaisia tilastollisia johtopäätöksiä teknologiavalintojen jakautumisesta, mutta tuloksista saa hyvän yleiskäsityksen intranet-ratkaisujen kirjosta.

SharePoint ylivoimaisesti suosituin alusta

Intranet on strateginen palvelu, jonka alustaksi valitaan useimmiten valmis järjestelmätuote. Kyselyyn vastanneista organisaatiosta puolet oli valinnut intranet-alustakseen Microsoftin SharePointin. Avoimista vastauksista kävi ilmi, että sen kyvykkyydet tiedottamisen, ryhmätyötilojen ja sosiaalisuuden tukemiseen on otettu suurena lupauksena tietotyön tehostamista varten.

SharePoint on erityisesti keskisuurten organisaatioiden suosikki intranet-alustaksi.

Suosituimmat alustat organisaation koon mukaan (listattu tässä, jos yli viidellä vastaajaorganisaatiolla käytössä).

yli 10 000 henkilön organisaatiot: useita eri alustoja

2000-10 000 henkilöä: SharePoint 2010 (käytössä 24 %:lla kyseisen kokoisista organisaatioista), SharePoint 2013 (16 %), Liferay (16 %)

500-2000: SharePoint 2013 (38 %), SharePoint 2010 (15 %)

150-500: SharePoint 2010 (29 %), Atlassian Confluence (24 %)

50-150: useita eri alustoja

alle 50: useita eri alustoja

Pilvestä käytettynä SharePoint on vasta tulossa – tällä hetkellä SharePoint 365 -alustaa hyödynsi vain muutama yritys. Uusien tuoteversioiden käyttöönotossa suuret yritykset näyttävät kyselyn valossa olevan edelläkävijöitä: valtaosa SharePointin uusimman version (SP 2013) käyttöönottaneista oli suuria yrityksiä / organisaatioita (yli 500 henkeä työllistäviä), joilla intra on ollut käytössä yli 6 vuotta.

Liferay vaikuttaisi kyselyn valossa olevan koulutusorganisaatioiden intranet-alusta: vastanneista organisaatioista 7 oli rakentanut intransa Liferay-alustalle, ja niistä yhtä poikkeusta lukuunottamatta kaikki olivat koulutuksen järjestäjiä. Toinen suosittu alusta, jonka käyttö painottuu jonkin verran koulutus- ja järjestökentän puolelle, on Atlassian Confluence. Confluence oli käytössä 8 vastaajaorganisaatiossa.

Muista julkaisualustoista oli joissakin organisaatioissa käytössä Drupal, IBM:n Notes/Domino, WordPress tai Oracle UCM. Drupal tai EpiServer vaikuttaisi olevan intranet-käytössä silloin kuin sama alusta on myös julkisen www-sivuston julkaisujärjestelmänä (tai se aiotaan ottaa käyttöön). Viisi vastaajaorganisaatiota ilmoitti, että intranet-alusta on itse kehitetty järjestelmä – liekö sattumaa, että näistä neljässä tapauksessa oli myös vastattu, että intranetin kehittämistä ei oikeastaan johdeta tavoitteellisesti ja menetelmällisesti?

Muita mainittuja alustoja (40 % vastanneista):

Alfresco, Crasman, Drupal, Elevation, EPiServer, Humap inspiration platform HIP, IBM Notes/Domino, InfoWeb, Itse kehitetty, Magnolia, Microsoft Office 365 / SharePoint pilvipalveluna, Microsoft Sharepoint services 3.0, Midgard, Oracle Portal / UMC, Plone, Prime, SharePoint2003, Stato, WebSphere, WordPress, Yammer

Useamman alustan käyttö rinnakkain on selvityksemme mukaan harvinaista. Aivan yksittäisissä tapauksissa Office 365:n rinnalla käytettiin Yammeria tai SharePointin on-premise-versioita. SharePoint-alustojen eri versioiden rinnalla esiintyi vain yksittäisissä tapauksissa toinen versio tuotteesta tai Drupal tai Liferay.

Eheä kokonaisarkkitehtuuri vai kanavakohtaiset alustat?

Vajaa kolmannes vastaajista kertoi kyselyssä, että intranetin järjestelmäalustaa käytetään tai aiotaan käyttää myös julkisten www-palvelujen julkaisujärjestelmänä. Näistä suuri osa oli SharePoint-alustoja, ja varsinkin SharePointin uusimpia versioita. Ne, jotka ilmaisivat, että yhteinen alusta on käytössä, mutta siitä luovutaan, olivat vanhoja legacy-järjestelmiä, joista ollaan todennäköisesti luopumassa kokonaan.

Valtaosa vastaajaorganisaatioista käyttää intranet-järjestelmiä työkalumaisina tietotyön ratkaisuina, joita ei ole tarkoituskaan hyödyntää muussa www-julkaisussa. Aiempien vuosien trendi eheästä, yhtenäisestä järjestelmäalustasta kaikille kanaville näyttäisi kääntyneen toiseen suuntaan.

Saman alustan käyttö julkisen verkkopalvelun ja intranetin alustana jakautuu järjestelmittäin seuraavasti:

100 % EPiServer (1/1 vastaajaa)

75 % Drupalia käyttävistä (3/4 vastaajaa). Viimeinenkin neljäs aikoo laajentaa käyttöä.

67 % WordPress (2/3)

29 % Liferaytä käyttävistä (2/7)

26 % SharePoint 2010 (6/23)

23 % SharePoint 2013 (5/22)

17 % MOSS 2007 (1/6)

0 % Atlassian Confluence (0/8)

Ryhmätyöskentelyä sekä intranet-alustalla että erillisessä järjestelmässä

Valtaosa kyselyyn vastanneista organisaatioista tarjoaa henkilöstölle sähköisiä työtiloja ryhmätyöskentelyyn. Suurimmalla osalla ryhmätyötilat on toteutettu intranet-alustalla, jolla työtiloja voi perustaa yksiköille, tiimeille ja projektiryhmille. Ainakin kymmenen vastaajaa kommentoi avoimissa kommenteissaan, että ryhmätyötilat eivät varsinaisesti ”sisälly” intranetiin, vaan ne on toteutettu erillisessä järjestelmässä.

Ryhmätyötä koskeviin kysymyksiin vastanneista yli puolet pitää keskeisenä kehittämiskohteena sitä, että työtiloihin voi kutsua myös organisaation ulkopuolisia henkilöitä. Näin siis ryhmätyötiloista on kehittymässä extranet-palvelujen kaltaisia ympäristöjä, joiden pääsynhallinnan ratkaisut kaatavat perinteisen suojatun intranet-ympäristön muureja.

Ryhmätyötilojen muodostaessa suhteellisen itsenäisiä kokonaisuuksia mm. dokumenttien työstämiseen on ratkaistava myös niiden kytkeytyminen kokonaisuuteen sekä muuhun intranetiin, oli se sitten samalla alustalla tai eri ympäristössä. Ryhmätyötä koskeviin kysymyksiin vastanneista miltei puolet pitikin merkittävänä kehittämiskohteena sitä, että työtilojen käytöstä (perustamisesta, hallinnoimisesta, käytännöistä ja lopettamisesta) luodaan linjapolitiikka.

Ks. ryhmätyöskentelyyn liittyen myös kohta Teema 3: Ryhmätyö.

Tulevaisuuden teknisiä ratkaisuja sisällönhallintaan ja vuorovaikutukseen

Viestinnälliset ja strategiset trendit intranetin roolista tietovarantona, liiketoiminnan ohjaajana ja sosiaalisena verkkona ohjaavat myös teknisten ratkaisujen kehittämistä. Tiedotevirtojen profilointia hyödyntää tällä hetkellä vain vajaa kolmannes vastaajaorganisaatioista, mutta miltei puolet vastaajista pitää tätä merkittävänä kehittämiskohteena. Käyttäjien näkymät ovat personoitavissa jopa 40 % selvityksen intraneteistä, mutta puolet vastaajista näkee tämän ominaisuuden nousevan yhä tärkeämmäksi.

Toiminnan ohjaaminen ja liiketoimintatiedon tuominen näkyville ovat intranetien roolissa nouseva trendi, joten järjestelmiin pyritään kehittämään näitä tukevia teknisiä ratkaisuja, kuten integraatioita online-raportoinnin, asiakastietojen, myyntityön tulosten ja vastaavien mittarien mahdollistamiseksi.

Sisäisiä asiointipalveluja (käyttäjätunnuksien hakeminen, lomahakemukset, matkalaskujen tekeminen tms.) tarjoaa 65 % selvitykseen osallistuneista intraneteistä, mutta vastaajista jopa 85 % näkee näiden merkityksen yhä kasvavan.

Vuorovaikutuksen, pikaviestinnän, verkostoitumisen ja osallistamisen työkalut ovat sosiaalisissa intraneteissä erityisen tärkeitä, joten intranet-alustojen työkalujen rinnalle on otettu myös erillisjärjestelmiä, kuten Chatter, Google+, Lync, Tibbr ja Yammer.

Pääsy ja käytön aktiivisuus

Selvityksen perusteella voidaan sanoa, että intranetit ovat vakiintuneet osaksi organisaatioiden toimintaa.

Reilu kolmasosa yli 10-vuotiaita

Yli kolmasosalla intranet oli ollut käytössä yli 10 vuotta (38 %). Tyypillisimmin intranet oli ollut käytössä jo pitkään erityisesti suurilla organisaatioilla. (Pienemmät organisaatiot saattoivat olla myös nuoria organisaatioita, jolloin niiden intranetkaan ei voi olla kovinkaan vanha. Vastaajaorganisaatioiden ikää ei kysytty.)

Käyttö aktiivista

Vastaajia pyydettiin arvioimaan, kuinka suuri osuus intranetiä käyttävistä työntekijöistä käyttää sitä päivittäin Suurimmassa osassa vastaajaorganisaatioita (60 %) vähintään puolet henkilöstöstä käyttää intranetiä päivittäin. Lähes koko henkilöstö (80-100 % henkilöstöstä) käyttää intranetiä päivittäin viidenneksessä vastaajaorganisaatioita (22 %). (Tosin 9 % vastaajista jättää arvioimatta.)

Kolmasosalla edelleen haasteita intranetiin pääsyssä

Vastaajia pyydettiin arvioimaan, onko organisaation henkilöstöstä osa sellaisia, joiden ei ole nykyisin mahdollista käyttää intranetiä. Organisaation toiminnan luonteesta riippuu, paljonko sillä on potentiaalisesti henkilöstöä, jonka on vaikeaa tai mahdotonta päästä käyttämään intranetiä säännöllisesti (esim. viikoittain) tai koskaan. Tällaisia työntekijöitä voivat olla esimerkiksi opettajat, sairaanhoitajat ja rakennuksilla työskentelevät, jotka työskentelevät muualla kuin tietokoneen ääressä. Perinteisesti tällaisille henkilöstöryhmille on tarjottu yhteiskäyttöisiä päätteitä taukotiloihin tai intranetin uutisia on julkaistu paperilla. Älypuhelinten käytön kasvu tulee mullistamaan tällaisten henkilöstöryhmien tavoittamisen.

Miltei 60 % vastanneista totesi, että henkilöstöstä vain pieni osa (alle 5 %) on sellaisia työntekijöitä, jotka eivät pääse käyttämään intranetiä säännöllisesti.

Kyselyyn vastanneista kuitenkin kolmasosa (33 %) kertoi, että intranetiin pääseminen on osalle työntekijöistä haasteellista. Haasteita on useimmiten rakentamisen ja teollisuuden alalla.

Kolme neljästä vastaajista pitääkin tärkeänä kehittämiskohteena helpottaa pääsyä intranetiin. Pääsyn parantamiseksi oli tunnistettu kehittämiskohteiksi mm. mobiiliyhteyksien kehittämistä, yhteiskäytössä olevien laitteiden lisäämistä, pilvipalvelujen käyttöönottoa ja koko järjestelmän uusimista.

Intraan työnantajan laitteilla

Vaikka pilvipalveluista on puhuttu parina viime vuonna kiivaasti, niiden rooli intranet-alustoina on vähäinen. Vain 40 % intraneteistä on saavutettavissa etänä miltä tahansa koneelta. Mobiililaitteilla (älypuhelimella tai tabletilla) intranetiin pääsee tällä hetkellä 43 %:ssa tapauksista.

Intranetejä on edelleen mahdollista käyttää lähinnä vain työnantajan välineillä joko töissä (96 %) tai muualta VPN-yhteyden tai vastaavan avulla (78 %). Yhteiskäyttöisiä päätteitä on tarjolla lähes puolessa (47 %) vastaajaorganisaatioita.

Mobiilikäyttö mahdollista jo melkein puolella

Intranetin mobiilikäyttö älypuhelimella tai tabletilla on tällä hetkellä mahdollista reilulla kahdella viidestä (43 % vastaajista).

Alustoittain mobiilikäyttö on tällä hetkellä mahdollista:

100 %, kun intranet-alustana on Office 365

63 %, Atlassian Confluence

50 %, SharePoint 2013

50 %, Drupal

43 %, Liferay

22 %, SharePoint 2010

0 %, Itse kehitetty

Mobiilikäyttö selvässä kasvussa

Lähes puolet (44 %) vastaajista aikoo kehittää mobiiliyhteyksiä intranetiin lähivuosina.

Mobiiliyhteyksiä aikovat kehittää erityisesti yksityisen sektorin organisaatiot (50 % yksityisen sektorin vastaajista vs. 27 % julkisen sektorin organisaatioista).

Puolella niistä organisaatioista, jotka aikovat parantaa mobiiliyhteyksiä, intranet on jo koko henkilöstön käytettävissä jolloin toisella välineellä (pääsymahdollisuus yli 95 %:lla työntekijöistä). Mobiiliyhteyksien parantamisella vain maksimissaan puolet organisaatioista pyrkii intranetin käyttäjäkunnan laajenemiseen.

Vain yksi kymmenestä sallisi omien laitteiden käytön

Yli puolet vastaajista (59 %) pyrkii lähivuosien aikana parantamaan työntekijöidensä mahdollisuuksia päästä intranettiin ja selkeimmin tämä tapahtuisi parantamalla mobiiliyhteyksiä.

Paljon viime aikoina hehkutettua ’Bring your own device’ -periaatetta eli henkilöstön omien laitteiden käyttöä intranetiin pääsyn laajentamismenetelmänä aikoo hyödyntää vain kymmenesosa (10,9 %) kaikista selvitykseen osallistuneista, kaikki yksityiseltä sektorilta.

Toisaalta osa parantaisi intranetiin pääsyä tekemällä uusia laitehankintoja (12,7 %) tai luomalla uusia käyttäjätunnuksia (4,6 %).

Sisällöt ja toiminnallisuudet

Intranetien sisältöjä ja toiminnallisuuksia kartoitettiin kysymyksillä, jotka koskivat intran ominaisuuksia viidestä eri teemasta:

Ajankohtaistiedottaminen
Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys
Ryhmätyö
Toiminnan ohjaaminen
Yleisimmät sisällöt ja toiminnallisuudet

Kukin teema oli jaettu kahdeksaan tyypilliseen ominaisuuteen, toimintoon tai sisältötyyppiin, joista vastaajat merkitsivät heidän intranetissään käytössä olevat. Valittavina oli siis yhteensä 40 ominaisuutta. Prosentit ko. sisällön tai ominaisuuden esiintymisestä kuvaavat ko. kysymykseen vastanneiden osuutta.

Lisäksi jokaista ominaisuutta pyydettiin arvioimaan sen mukaan, onko sen merkitys intranetissä vastaajan mukaan nousussa vai laskussa, vai pysyykö sen merkitys ennallaan. Aivan kaikki kyselyyn vastanneet eivät jättäneet arvioita ominaisuuksien kehittymisestä – merkityksen kehitystä arvioitaessa esitetyt prosenttimäärät kertovat ko. kysymykseen vastanneiden keskinäisestä jakaumasta. Vähiten arvioijia oli toiminnanohjauksen ja liiketoimintatiedon teeman kehittymiselle.

Jokaisen teeman jälkeen oli mahdollisuus jättää vapaita kommentteja, joilla vastaajat kertoivat mm. kehittämisideoista kuhunkin teemaan liittyen.

Teema 1: Ajankohtaistiedottaminen

Tiedottaminen ja muu sisäinen viestintä ovat olleet intranettien vakiosisältöä jo intranettien historian alkuhavinoista. Ajankohtaistiedottamisen merkitys jatkuu vahvana myös tulevaisuudessa.

Selvityksessämme ajankohtaistiedottamisen teema sisälsi tiedottamista, tapahtumailmoittelua, mediaseurantaa ja päätösten perusteluita. Niputimme teemaan myös tiedotevirtojen personoinnin ja profiloinnin. Osa sisällöistä ja toiminnallisuuksista on hyvin vakiintuneita. Suoraan emme kysyneet, ”onko intrassanne uutisia”, vaan kysyimme tiedottamisen/uutisoinnin yksityiskohtia. Merkittäviä eroja toimialojen tai järjestelmäalustojen välillä ei synny siinä, mitä sisältöjä ja toiminnallisuuksia intraneteissä ajankohtaistiedottamiseen liittyen on.

Käytännössä lähes kaikissa intraneteissä (97 %) julkaistaan tiedot henkilöstötapahtumista ja/tai sisäisistä koulutuksista. Se on kaikkien teema-alueiden sisältämistä yksittäisistä ominaisuuksista toiseksi useimmin suomalaisissa intraneteissä esiintyvä, heti järjestelmiin vievien oikopolkulinkkien jälkeen (92 %). Sisäisen tapahtumakalenterin merkitys säilyy vahvana tulevaisuudessakin.

Neljä viidestä (81 %) kysymykseen vastanneesta ”intranetissä tiedottaminen korvaa suurelta osin sähköpostilla tai paperilla tiedottamisen”. Sen merkitys on kuitenkin edelleen hyvin vahvassa nousussa; reilu kaksi kolmasosaa (69 %) ominaisuuden merkitystä arvioineista uskoo sen nousuun. Näin uskotaan erityisesti keskisuurissa organisaatioissa (150-500 henkilön organisaatioiden vastaajista 85 % ja 500-2000 henkilön 81 %).

Tiedotus-/uutiskategorioista nostimme esiin päätöksenteon ja päätösten taustoittamisen. Perusteluja ja taustoja johdon päätöksille ja linjauksille kerrotaan useimmissa intraneteissä (66 %). Sisältö on kohtuullisen vakiintunut ja sen merkitys tulee säilymään myös tulevaisuudessa.

Mediaseuranta tai muu näkyvyys uutisoidaan tyypillisesti myös intranetissä (77 %). Se on tämän teeman ominaisuuksista kolmanneksi yleisin, ja vakiintunut vahvasti osaksi intranetejä.

Kaksi kolmasosaa (68 %) kysymykseen vastanneista ilmoittaa, etät heillä on intranetissään useita erilaisia tiedotuskanavia tai uutisvirtoja eri aiheista. Pääosin tilanne pysyy tällaisena, paitsi julkishallinnon toimialalla uskotaan vahvasti useiden erilaisten uutisvirtojen merkityksen nousuun lähitulevaisuudessa (72 % julkishallinnon vastaajista, kun kaikkien vastaajien joukosta nousuun uskoo vain 45 %). Yli 10 000 henkilön organisaatioissa ominaisuus on jo laskusuhdanteessa (43 % uskoo laskuun) – liekö suurissa organisaatioissa jo tarpeeksi erilaisia uutisvirtoja?

Vain kolmasosalla (37 %) kaikista organisaatioista intranetin tiedotevirrat on profiloitu esimerkiksi käyttäjän roolin tai sijainnin mukaan, mutta yli 10 000 henkilön organisaatioissa profilointi on mahdollista kaikilla. Personointi taas on käytössä useammalla (48 %). Profiloinnin ja personoinnin merkityksen kasvuun uskotaan vahvasti, erityisesti suurissa organisaatioissa. Yli 2000 henkilön organisaatioita edustavista vastaajista keskimäärin kaksi kolmesta uskoi molempien ominaisuuksien merkityksen kasvuun, kun kaikkien arvionsa antaneiden keskiarvo oli muutaman prosenttiyksikön alhaisempi.

Kuka tahansa intranetin käyttäjä voi julkaista intranetissä ilmoituksia reilussa puolessa intranetejä (59 %). Erityisesti pienehköissä 150-500 henkilön organisaatioissa uskotaan ominaisuuden merkityksen kasvuun (71 %, kun kaikista arvioijista nousuun uskoo 47 %).

Nousussa ajankohtaistiedottamisen sisällöistä ja ominaisuuksista:

Intranetissä tiedottaminen korvaa suurelta osin sähköpostilla tai paperilla tiedottamisen

Intranetissamme on työkaluja, joilla käyttäjä voi personoida näkymänsä.

Tiedotevirrat on profiloitu käyttäjien näkymiin (käyttäjien roolin, sijainnin tms. mukaan).

Teema 2: Vuorovaikutukselliset ja sosiaaliset toiminnot

Sosiaalisesta intranetistä ollaan hypetetty jo useita vuosia – ja sen merkitys intraneteissä tulee kasvamaan vahvasti myös tulevaisuudessa. Teema herätti suurta kiinnostusta myös kyselyssämme: lähes kaikki kyselyyn vastaajat arvioivat vuorovaikutuksellisuuden ja yhteisöllisyyden ominaisuuksien merkityksen kehittymistä. Tämä oli viidestä teemasta keskimäärin se suurin nousija.

Vuorovaikutukselliset ja sosiaaliset toiminnallisuudet ovat yleisimmin käytössä niissä intraneteissä, joissa alustana on SharePoint 2013 tai Confluence. Osa vastaajista ilmoitti, että varsinaiset vuorovaikutukselliset ominaisuudet tai osa niistä toteutetaan heillä muualla (esim. Google+) kuin varsinaisessa intranetissä. Sosiaalisten ominaisuuksien käytön suosiossa ei löydetty merkittäviä eroja vastaajaorganisaatioiden toimialoittain tai kokoluokittain.

Sosiaalisuus ilmenee intraneteissä tyypillisimmin sisällön kommentointina. Kolme neljästä (76 %) kysymykseen vastanneesta ilmoittaa, että kommentointi on mahdollista heidän intranetissään. Vaikka kommentointi on ollut joissakin intraneteissä arkipäivää jo useita vuosia, vastaajien keskuudessa uskotaan nousuun kommentoinnin merkityksessä. Näin on erityisesti 150-500 henkilön organisaatioissa (88 % ko. koon organisaatioita edustavista, kun kaikista arvioitsijoista 71 % uskoo kasvuun).

Sisällön kommentoinnin kanssa monesti sosiaalisen media palveluissa käskynkkää kulkeva sisältöjen tykkääminen on – erikoista kyllä – mahdollista harvemmin, vain puolessa intranetejä (47 %). Alhaista määrää selittänee tosin osaltaan se, että tykkääminen ei ole vakiotoiminnallisuutena mahdollista SharePointin 2010-versiossa, joka on selvitykseemme osallistuneiden keskuudessa suosituin alusta (intranet-alustana viidesosalla vastaajaorganisaatioista). Ko. organisaatioista 28 % ilmoittaa tykkäämisen olevan käytössä intrassaan, kun SharePointin uudempaa 2013-versiota (jossa tykkäys-mahdollisuus on vakiona) käyttävien organisaatioiden keskuudessa vastaava prosentti on 86. Tykkäämisen merkityksen kasvuun uskotaan (65 %) – erityisesti järjestösektorilla (88 %) ja pankki-, rahoitus- ja vakuutustoimialalla (80 %).

Kysyimme myös eri osallistumisen tavoista. Kaksi kolmesta (64 %) kysymykseen vastanneesta kertoo, että heidän intranetissään voi osallistua vapaamuotoiseen keskusteluun ja lähes yhtä monessa voi työhön liittyvistä asioista esittää kysymyksen ja saada siihen vastauksen (56 %). Erityisesti kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen on nouseva teema, kolme neljästä (76 %) merkitystä arvioineesta uskoo. Jokainen käyttäjä voi julkaista omaa sisältöä esim. blogin tai asiantuntija-artikkelin muodossa vain puolessa (46 %) vastaajien intranetejä. Toiseen teemaan sisällytetty johdon blogi löytyy samoin puolelta (49 %) kysymykseen vastanneista.

Merkittävä huomio on, että erityisesti pankki-, rahoitus- ja vakuutustoimialan sekä palvelujen ja kaupan vastaajat uskovat yllä mainittujen sosiaalisten osallistumistapojen merkityksen kasvuun intraneteissä reilusti enemmän kuin muiden toimialojen. Ehkäpä avoimuuden periaatteet organisaation sisäisessä toiminnassa ovat juurtumassa myös tiukasti säädellylle pankkialalle? Palvelualoilla yhteinen keskustelu ja asiantuntemuksen jakaminen organisoidusti intranetissä tuo organisaation hiljaista tietoa näkyväksi ja kasvattaa sen yhteistä tieto- ja osaamispääomaa.

Intranetin käyttäjiin eli henkilöihin liittyvät tiedot jaoimme tässä teemassa kahteen osaan: henkilöprofiileihin ja käyttäjien kuvan saatavuuteen. Ehkä hieman hämmentävästi 72 % kysymykseen vastanneista ilmoittaa, että käyttäjistä on saatavilla kuva, mutta vain 60 % ilmaisee, että jokainen käyttäjä voi julkaista intranetissä oman henkilöprofiilinsa (esim. yhteystiedot ja tehtävänkuva). Henkilöprofiileiden kanssa osittain sisällöllisesti päällekkäisen puhelinluettelon sijoitimme arvioitavaksi ominaisuudeksi toiseen teemaan; se löytyy lähes kaikilta (89 %). Vastausten perusteella käyttäjien kuvat ovat intraneteissä vakiintuneempaa sisältöä, kun henkilöprofiilit ovat nousussa.

Intranet on todellinen sosiaalisen pöhinän kanava: keskustelukanava, aloitekanava, ryhmätyön väline, työn ohjaamisen ja hyvin tehdystä työstä kiittämisen kanava, ilmoituskanava jne. ja jopa asiakaspalautteen käsittelykanava. Silti vain 19 %:lla kysymykseen vastanneista on nimennyt intranetilleen yhteisömanagerin, joka hallinnoi ja aktivoi intranetin vuorovaikutuskanavia. Se oli kaiken kaikkiaan toiseksi harvinaisin selvitetystä 40 intranetin ominaisuudesta. Kovin moni ei myöskään usko yhteisömanagerien tuloon: vain kolmannes kaikista selvitykseemme vastanneista arvioi, että yhteisömanagerin merkitys intraneteissä kasvaa. Organisaatioiden ulkoisissa sosiaalisissa kanavissa yhteisömanagerius on todennäköisesti huomattavasti yleisempää.

Nousussa sosiaalisista sisällöistä ja ominaisuuksista:

Työhön liittyvistä asioista voi esittää kysymyksen ja saada siihen vastauksen.

Sisältöä voi kommentoida.

Sisällöistä voi tykätä (”peukuttaa” tms.).

Jokainen käyttäjä voi julkaista oman henkilöprofiilinsa (esim. yhteystiedot ja tehtävänkuva).

Teema 3: Ryhmätyön tukeminen

Ryhmätyön teemassa selvitimme erilaisten ryhmätyötilojen käyttöä ja niiden avoimuutta, dokumenttien muokkaamista suoraan intranetissä sekä mm. ryhmätyötilojen hallintamallia.

Moni vastaaja ilmoittaa avoimissa vastauksissa, että ryhmätyötilat eivät sijaitse varsinaisen intranetin kanssa samassa järjestelmässä, vaan käytössä on rinnakkain useita alustoja.

”Meillä on erikseen Confluence-pohjainen työtilaratkaisu (ei yhteyttä Intranetiin).”
”Näistäkin toiminnoista valta osa on käytössä team siteillä, eikä intrassa sinänsä.”
”Ryhmätyötilat ovat pääsääntöisesti SharePointissa ja intranet käyttää muuta julkaisutyökalua.”

Kysymykseen ryhmätyön ominaisuuksien löytymisestä intranetistään vastasikin vain kaksi kolmesta kyselyyn vastanneista. Alla esitetyt prosentit kuvaavat teemaan vastanneiden osuutta. Ryhmätyön ominaisuuksien merkityksen kasvua arvioivat silti lähes kaikki kyselyyn vastanneet. Ryhmätyön merkitys on kohtuullisessa kasvussa, muttei niin suuressa kuin intranetin sosiaalisten ominaisuuksien.

Ryhmätyöskentely ei ole vielä niin tyypillistä intranet-toimintaa kuin esimerkiksi ajankohtaistiedottaminen intranetissä. Organisaatiot hakevat ryhmätyön muotoja, mutta eivät ole siitä niin innoissaan kuin intran koukuttavista sosiaalisista ominaisuuksista, joiden käyttö on helpompaa kuin ryhmätyötilojen käyttöpolitiikan määrittely – ja siihen sitoutuminen. Ryhmätyöskentely on pitkälti puhdasta työn tekoa, pitkäjänteisempää ja vaivalloisempaa, ja vaatii paljon myös henkilöiden keskinäisiltä suhteilta ja yhteistyöltä.

”Ryhmätyöskentelyn tuen odotetaan harppaavan uudelle tasolle, kun SharePoint (joskus) saadaan käyttöön.”, eräs vastaajamme uskoo.

Intranetiin voi perustaa ryhmätyötilan organisaation mukaiselle yksikölle tai tiimille (89 %) sekä työryhmälle tai projektiryhmälle, jonka jäsenet ovat organisaation eri yksiköistä (86 %). Suhteutettuna kaikkiin selvitykseen osallistuneisiin, ovat ryhmätyötilat käytössä vain reilulla puolelle (56 % ja 54 %).

Ryhmätyötilan perustaminen teemoille tai asioille, jotka eivät liity suoraan työhön, on mahdollista puolella (54 %) kysymykseen vastanneista.

Organisaation ulkopuolisten henkilöiden kutsuminen ryhmätyötiloihin on huomattavasti harvinaisempaa kuin muiden ryhmätyöominaisuuksien hyödyntäminen (mahdollista 38 %:lla kysymykseen vastanneista). Huomattavaa on, että julkishallinnon 26 vastaajaorganisaatiosta tämä on mahdollista vain kahdessa. Ryhmätyötiloihin voi kutsua ulkopuolisia henkilöitä useimmiten Confluence-intraneteissä (71 % vs. esim. SharePoint 2013:ssa 45 %:ssa).

Yhteisten dokumenttien työstäminen intranetissä on yleistä (mahdollista 72 % kysymykseen vastaaneista). Tämä on ominaisuus, jonka merkityksen kasvuun uskotaan eniten ryhmätyöteeman ominaisuuksista (66 % merkitystä arvioineista uskoo nousuun). Erityisesti järjestöissä tämä on kasvava trendi.

Ryhmätyötilojen avoimuus jakaa mielipiteitä. Väitteemme ’Työtilojen sisällöt ovat pääsääntöisesti kaikkien intranetin käyttäjien luettavissa; suljettuja ryhmiä perustetaan vain erityisen luottamuksellisille asioille’ toteutuu joka toisella kysymykseen vastanneella (54 %). Pienemmille organisaatioille on suurempia organisaatioita tyypillisempää, että ryhmätyötilojen sisällöt ovat pääsääntöisesti kaikkien intranetin käyttäjien luettavissa. Ne, jotka ovat ottaneet avoimuuden linjan, aikovat myös pysyä sillä linjalla. Avoimuuden kasvuun – myös tässä asiassa – uskotaan erityisesti pankki-, rahoitus- ja vakuutustoimialalla (80 % toimialan vastaajista).

Puolet (54 %) kysymykseen vastanneista ilmoittaa, että ryhmätyötilojen käytöstä (perustamisesta, hallinnoimisesta, käytännöistä ja lopettamisesta) on luotu linjapolitiikka ja/tai kirjallinen ohjeistus. Linjapolitiikka on luotu muiden alustojen käyttöön verrattuna useammin, jos käytössä on jokin SharePointin versio. Esim. 75 %:lla SharePoint 2013 -introista linjapolitiikka on määritelty. Avoimissa kommenteissa tätä hieman tuskasteltiin: ”Vaikka työtilojen käytön linjaukset on tehty, niiden toteutumista ei pystytä seuraamaan”. Vastaajien mukaan tilanne pysynee suhteellisen samanlaisena myös tulevaisuudessa.

Tässä teemassa kysyimme myös, voivatko intranetin käyttäjät luoda kontaktiverkostoja muiden käyttäjien kanssa eli verkostoitua sisäisesti. Tämä ominaisuus löytyy vain kolmanneksella (35 %). Ominaisuus on vakiona Confluencessa. Se onkin mahdollista kaikissa Confluence-intraneteissä, kun muilla alustoilla olevissa introissa näin on puolella (SharePoint 2013). Ominaisuus kiinnostaa ja sen merkityksen kasvuun uskotaan (62 % arvioijista uskoo), erityisesti suurissa organisaatioissa (74 % 500-2000; 63 % 2000-10 000; 75 % vastaajista, jotka edustavat yli 10 000 henkilön organisaatioita).

Nousussa ryhmätyöskentelyn sisällöistä ja ominaisuuksista:

Ryhmät työstävät yhteisiä dokumenttejaan intranetissä.

Työtilan voi perustaa työryhmälle tai projektiryhmälle, jonka jäsenet ovat organisaation eri yksiköistä.

Teema 4: Toiminnan johtaminen ja ohjaaminen

Toiminnanohjauksen ja liiketoimintatiedon teeman osa-alueet eivät ole vielä intranetien tyypillisimpiä ja vakiintuneimpia sisältöjä tai toiminnallisuuksia. Tästä kertoo mm. muita teemoja pienempi vastaajamäärä kysyttäessä teema-alueen yksittäisten ominaisuuksien kehitystä. (Vastaajien pieni määrä voi selittyä osittain myös sillä, että selvityksemme vastaajista puolet olivat julkiselta sektorilta, joille osa tämän teema-alueen ominaisuuksista eivät ole luontaisia.)

Toiminnanohjauksen ja liiketoimintatiedon teema-alueen merkitys on kuitenkin selkeästi kasvussa; se on toiseksi suurimmassa nousussa sosiaalisen intranetin teeman jälkeen. Yritysten asiakkaat ja toimintaympäristö ovat tulossa entistä näkyvämmäksi osaksi intranetejä, erityisesti palvelualoilla.

Lähes kaikkien (76 %) tähän osioon vastanneiden mukaan heidän intraneteissä julkaistaan liiketoiminnan tärkeimpiä tunnuslukuja. Kun luklu suhteutetaan kaikkien kyselyyn vastanneiden määrään, julkaistaan tunnuslukuja lähes kolmanneksessa (59 %) intranetejä. Se onkin varsin vakiintunut intranet-sisältö pienissä ja suurissa organisaatioissa; keskisuurissa ei yhtä paljon. Liiketoiminnan tärkeimpien tunnuslukujen julkaisun merkitys on kasvussa (49 % kaikista vastaajista uskoo näin), erityisesti 150-500 henkilön organisaatioissa (65 %).

Liiketoimintaraportteja julkaistaan intraneteissä vielä vähänlaisesti (40 %), mutta niiden merkityksen nousuun intranet-sisältönä uskoo hieman useampi (44 %). Merkityksen nousuun uskotaan erityisesti pankki-, rahoitus- ja vakuutusalalla (80 %) ja suurehkoissa 500 – 2000 henkilön organisaatioissa (61 %).

Neljänneksellä (27 %) intranet on integroitu yhteen tai useampaan liiketoimintajärjestelmään. Integroinnin merkityksen kasvuun uskoo kuitenkin yli puolet vastaajista (59 %). Erityisesti pankki-, rahoitus- ja vakuutusalalla sekä järjestöissä tämä on selkeä suunta, sillä kaikki ko. toimialojen vastaajat uskovat integroinnin merkityksen kasvuun. Eräs vastaajista kertoo, että ”Toiminnanohjaus ja intranet yhdistyvät. Tuloksena esimiehen työpöytä ja online-raportointi henkilöstölle.”. Erään toisen vastaajan organisaatiossa taas aiotaan ”tehdä integraatio myynninohjausjärjestelmän tiettyihin valittuihin mittareihin.”.

Puolet (47 %) kysymykseen vastanneista ilmoittaa, että heidän intranetissään säilytetään kattavat tiedot tarjotuista palveluista ja tuotteista. Toimintatapa on vakiintunut erityisesti 2000-10 000 henkilön organisaatioihin. Kun luku suhteutetaan kaikkiin kyselyyn vastanneidenn, on luku 36 %.

Katsauksia kilpailijoiden tekemisiin intraneteissä esitetään todella harvoin (14 %). Se on harvinaisin selvitetyistä 40 ominaisuudesta. Yli puolet (53 %) uskoo, että tilanne pysyykin tällaisena; kilpailijakatsausten merkityksen kasvuun uskoo 40 % vastaajista. Yksityisellä sektorilla intraneteissä esitetään julkista sektoria yleisemmin katsauksia kilpailijoiden toimintaan, kannustetaan ja kiitetään tehdystä työstä sekä julkaistaan asiakkailta saatua palautetta.

Intraneteistä on tulossa entistä sosiaalisempia myös toiminnanohjauksen saralla: intrassa vuoropuheluun törmäytetään johdon, esimiesten, työntekijöiden ja välillisesti – mutta yhä enenevässä määrin – myös asiakkaiden mielipiteet ja ideat.

Aloitteita tai ideoita voi esittää johdon käsiteltäväksi jo hyvin monella (59 %). Tämä toiminnallisuus on selkeässä kasvussa; 65 % vastaajista uskoo sen merkityksen kasvuun. Järjestösektorilla luku on huimat 100 %.

Asiakkailta saatua palautetta julkaistaan vielä harvoin (25 %), mutta palautteen julkaisun merkityksen kasvuun uskoo yli puolet vastaajista (56 %), erityisesti palvelualoilla (100 % pankki, rahoitus ja vakuutus; 71 % teollisuuden ja rakentamisen; sekä 70 % palveluiden ja kaupan alan vastaajista uskoo merkityksen nousuun). Myös muuta tietoa asiakkaista julkaistaan intranetissä, kuten eräs vastaaja kommentoi: ”Intranetissä on asiakkuustutkimuksen tuottamaa ajantasaista tutkimustietoa kaikkien käytössä.”.

Kannustusta ja kiitosta hyvin tehdystä työstä jaellaan intraneteissä jo varsin usein (46 %). Se on yksi selkeimmin kasvavista intranet-trendeistä. Kolme neljästä (76 %) vastaajasta arvioi, että intranetissä kannustamisen ja hyvin tehdystä työstä kiittämisen merkitys tulee kasvamaan. Lähes kaikki (96 %) 500-2000 henkilön organisaatioista tuleva vastaaja uskoo, että merkitys nousee; samoin lähes kaikki (90 %) palveluiden ja kaupan alan vastaajat. ”Tänä vuonna uudistettavaan intraamme tulee paljon pieniä keveitä kannustamisen ja kiittämisen elementtejä.”, eräs vastaaja kommentoi.

Kiitos-porkkanoiden lisäksi liiketoimintaa ohjataan mm. julkaisemalla sovitut tavoitteet intranetissä kaikkien nähtäville. Eräs vastaajamme kertoo: ”Strategiamateriaali, yksiköiden tavoitteet, johdon tuloskorttitavoitteet ja tiimit ja tiimien tavoitteet julkaistaan intranetissä.”

Nousussa toiminnan johtamisen ja ohjaamisen sisällöistä ja ominaisuuksista:

Intranetissä kannustetaan ja kiitetään hyvin tehdystä työstä.

Intranetissä voi esittää aloitteen tai idean johdon käsiteltäväksi.

Teema 5: Perinteiset sisällöt ja toiminnallisuudet

Viimeiseen teemaan niputettiin intranetien perinteisiä klassikkosisältöjä, -tietovarastoja ja -toiminnallisuuksia sekä villikorttina videot. Klassikkoja ne todella ovatkin! Mutta tuloksista selviää myös, että erääseen klassikko-ominaisuuteen on jo kyllästytty niin, että sen merkitys introissa on kääntynyt laskuun – ainoana 40:stä selvitetystä ominaisuudesta.

Oikopolkulinkit tärkeimpiin järjestelmiin ja työkaluihin (92 %); koko henkilöstön yhteystiedot tai puhelinluettelo (89 %); sekä organisaation esittely ja sisäiset toimintamallit (89 %) ovat suomalaisten intranetien vakiosisältöä ja ne löytyvät lähes kaikilta. Oikopolkulinkit oli kaikista 40 ominaisuudesta tyypillisin; puhelinluettelo ja organisaation esittely jakoivat bronssisijan.

Klassikkosisällöiksikin tituleerattavat ruokalistat löytyvät myös lähes kaikilta (77 %), kuten lähestulkoon yhtä monelta myös kirpputori (70 %). Ruokalistojen merkitys säilyy myös tulevaisuudessa.

Kirpputori esiintyy tyypillisemmin julkisen sektorin organisaatioiden introissa kuin yksityisen sektorin. Merkille pantavaa on, että kirpputori oli ainut ominaisuus, jonka merkitys intraneteissä on selvitykseen osallistuneiden mukaan laskussa. Kirpputorin merkityksen kasvuun uskotaan ainoastaan Confluence-alustaa käyttävien piirissä (50 % Confluence-alustaa käyttävistä uskoo kirpputorien merkityksen kasvuun).

Myös sisäisiä asiointipalveluja on hyvin monella intranetissään (73 % teeman vastanneista käyttää intranetissään). Sisäiset asiointipalvelut osana intranetiä ovat tyypillisempiä suurten kuin pienten organisaatioiden introissa. Niitä on kaikissa Liferay-intraneteissä. Asiointipalveluiden (kuten käyttäjätunnus- ja lomahakemusten ja matkalaskujen tekemisen) merkityksen nousuun intraneteissä uskoo vajaa puolet kaikista vastaajista (48 %), mutta järjestöjen vastaajista lähes kaikki (88 %).

Selkeä nouseva trendi on videosisältöjen esittäminen intrassa. Tällä hetkellä videosisältöä on vasta vajaalla puolella (48 %; kaikkiin kyselyyn vastanneisiin suhteutettuna 43 %). Tienraivaajina ovat olleet suuret organisaatiot (videon käyttäjistä 72 % on yli 500 henkilön organisaatioita). Alustan näkökulmasta tulee videosisältöjen esittämisen yleisyydessä nousee merkittäviä eroja: videoita julkaistaan useimmissa intraneteissä, jotka on toteutettu Confluencella (88 % Confluence-intranetejä julkaistaan videoita), SharePoint MOSS 2007:lla (83 %) tai SharePoint 2013:lla (76 %). Erikoista sinänsä: SharePoint 2010 -alustalla toteutetuissa introissa vain 37 %:ssa julkaistaan videoita ja Liferaylla toteutetuissa vain 17 %:ssa.

Videosisältöjen julkaisemisen merkityksen nousuun vastaajista uskoo 71 %. Merkityksen nousuun uskotaan erityisesti pankki, rahoitus ja vakuutus -toimialalla (100 %); järjestöissä (83 %) ja teollisuuden ja rakentamisen alalla (80 %), sekä erityisesti 500-2000 henkilön organisaatioissa (83 %). Videosisältöjen julkaisemisen merkityksen kasvuun uskotaan erityisesti Confluencea (100 % alustaa käyttävistä vastaajista), SharePoint 2010:a (88 %) ja SharePoint 2013:a (70 %) intranet-alustanaan käyttävien joukossa.

Johdon blogi jakaa mielipiteitä. Joidenkin mielestä se alkaa jopa jo olla menneen talven lumia. Johdon blogin merkityksen uskotaan pysyvän ennallaan; merkityksen nousuun uskotaan lähinnä vain julkishallinnossa sekä palvelujen ja kaupan alalla. Tällä hetkellä puolet (49 %) kysymykseen vastanneista ilmoittaa, että heiltäkin löytyy johdon blogi.

Nousussa klassikkosisällöistä ja -ominaisuuksista:

Videoina julkaistut esittelyt, koulutukset tms.

Sisäiset asiointipalvelut (esim. käyttäjätunnuksien hakeminen, lomahakemukset, matkalaskujen tekeminen tms.).

Yhteenveto sisällöistä ja toiminnallisuuksista

Teemoissa selvitimme 40 eri sisältöä tai toiminnallisuutta. Alle olemme poimineet yhteenvedot tyypillisimmistä, harvinaisimmista, nousevista ja laskevista intranetien sisällöistä ja toiminnallisuuksista sekä yhteenvedon viiden teeman kehityksestä.

Kaikkien 40:n tulosdata on esitetty pdf-tiedostossa.

Tyypillisimmät sisällöt ja toiminnallisuudet TOP-15

	% kysymykseen vastanneista	% kyselyyn vastanneista (n=113)
Tapahtumat ja koulutukset	97 %	81 %
Linkit työkaluihin	92 %	82 %
Puhelinluettelo	89 %	80 %
Organisaatioesittely ja ohjeet	89 %	80 %
Yksiköiden/tiimien työtilat	89 %	56 %
Työ-/projektiryhmien työtilat	86 %	54 %
Sähköpostiin korvaaminen	81 %	68 %
Ruokalistat	77 %	69 %
Mediaseuranta	77 %	65 %
Liiketoiminnan tunnusluvut	76 %	59 %
Kommentointi	76 %	63 %
Sisäiset asiointipalvelut	73 %	65 %
Kuva käyttäjistä	72 %	60 %
Dokumenttien työstö työtiloissa	72 %	45 %
Kirpputori	70 %	63 %

Harvinaisimmat sisällöt ja toiminnallisuudet TOP-5

	% kysymykseen vastanneista	% kyselyyn vastanneista (n=113)
Kilpailijakatsaukset	14 %	11 %
Nimetty yhteisömanageri	19 %	16 %
Asiakaspalaute	25 %	19 %
Integrointi liiketoimintajärjestelmään/-miin	27 %	21 %
Kontaktiverkostojen luonti muiden käyttäjien kanssa	35 %	22 %

Nousussa olevat sisällöt ja toiminnallisuudet, TOP-15

Vastaajat arvioivat seuraavien sisältöjen ja ominaisuuksien merkityksen kasvun suurimmaksi lähitulevaisuudessa (vaihteluväli: -1,00 = kaikki vastaajat arvioivat merkityksen laskevan; +1,00 = kaikki vastaajat arvioivat merkityksen kasvavan).

	Merkityksen kehittyminen
Kannustaminen ja kiittäminen	0,75
Kysymykset ja vastaukset	0,75
Videot	0,71
Kommentointi	0,70
Sähköpostin korvaaminen	0,69
Aloitteet ja ideointi	0,65
Dokumenttien työstö työtiloissa	0,64
Omat blogit	0,63
Henkilöprofiilit	0,61
Tykkääminen	0,60
Sisäinen verkostoituminen	0,59
Profilointi	0,58
Personointi	0,58
Integraatiot järjestelmiin	0,56
Asiakaspalaute	0,56

Laskussa olevat sisällöt ja toiminnallisuudet, TOP-3

Kyselyyn vastanneet eivät uskoneet juuri minkään annetun 40 ominaisuuden laskuun. Vain seuraavat kolme ominaisuutta saivat vähintään kuudelta vastaajalta tuomion merkityksen laskusta:

Kirpputori

Useita uutisvirtoja eri aiheista

Ruokalistat

Näistäkin vain kirpputori on ainut tutkitusta 40 sisällöstä ja ominaisuudesta, joka on keskiarvon mukaan laskussa; sen merkityksen kasvun/laskun keskiarvo on -0,06.

Teemojen merkityksen kehittyminen

Viidestä esittämästämme teemakokonaisuudesta suurimmassa kasvussa vastaajien mukaan on vuorovaikutus ja yhteisöllisyys. Perinteisten sisältöjen ja toiminnallisuuksien osalta kasvu on hyvin pientä . Ko. teemassa suurin kasvu tulee videoiden käytön kasvusta.

Alla olevassa taulukossa merkityksen kehittyminen -sarakkeen luku kuvaa teeman keskiarvoa kysyttäessä teeman yksittäisten sisältöjen ja toiminnallisuuksien merkityksen kasvua. Ääripäät ovat -1,00 (= kaikki vastaajat arvioivat merkityksen laskevan) ja +1,00 (= kaikki vastaajat arvioivat merkityksen kasvavan).

Teema	Merkityksen kehittyminen (-1,00 – +1,00)
Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys	0,59
Toiminnan johtaminen ja ohjaaminen	0,52
Ryhmätyö	0,49
Ajankohtaistiedottaminen	0,48
Perinteiset sisällöt ja toiminnallisuudet	0,32

Intranetin johtaminen

Yhdeksällä kymmenestä organisaatiosta intranetille on määritelty omistajayksikkö, joka saa päättää palvelun strategisista linjauksista. Sisällöntuotanto on organisoitu jollain tavoin käytännössä kaikissa vastaajaorganisaatioissa (96 %). Silti vain neljännes vastaajista ilmoittaa, että heidän intranetinsä on tavoitteellisesti ja menetelmällisesti johdettu.

Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvitys

Viestintä vastuussa intraneteistä

Intranetille on määritelty omistajayksikkö tai -yksiköt 9/10 organisaatioista. Tyypillisesti viestintä on intranetin omistaja (70 %), jolla on oikeus päättää palvelun strategisista linjauksista. Kakkoseksi nousi tietohallinto (19 %). Hämmentävästi vain 1,8 % vastaajaorganisaatioista oli vastuuttanut intranetin omistajuuden henkilöstöhallinnolle. Kysymykseen pystyi valitsemaan useamman yksikön vastaukseksi.

Reilulla kymmeneksellä organisaatioista (13 %) intranetistä ei ole kokonaisvastuussa mikään yksikkö. Näiden vastaajien joukossa oli myös muutama 2000-10 000 henkilön organisaatio, mitä voidaan pitää varsin poikkeuksellisena ja jopa hälyttävänä tilanteena.

Yksityisellä sektorilla tähdätään kohti hajautettua sisällöntuotantoa; julkisella trendi jo ohi

Vastaajia pyydettiin arvioimaan viiden vaihtoehdon väliltä, mikä sisällöntuotantomalli kuvaa heidän intranetinsä sisällöntuotantoa nyt, ja mihin suuntaan sisällöntuotantomallia aiotaan kehittää. Käytännössä kaikki (96 %) vastaajat olivat organisoineet sisällöntuotannon jollain tavoin.

Varsinkin suurissa organisaatioissa suositaan sisällöntuotannon mallia, jossa ’itsenäisesti toimivat avainhenkilöt kussakin yksikössä huolehtivat oman vastuualueensa sisältöjen ylläpidosta’. Eri toimialojen välillä ei ollut havaittavissa suuria eroja. Poikkeuksena mainittakoon teollisuuden ja rakentamisen ala, jossa suositaan muita aloja useimmin sisällöntuotannon keskittämistä muutamalle avainhenkilölle.

Tulevaisuudessa sisällöntuotantoa pyritään hajauttamaan mahdollisimman monelle, mutta samalla kuitenkin eri yksiköistä pyritään vastuuttamaan avainhenkilöitä koordinoimaan sisällöntuotantotyötä. Hajautetun mallin suuntaan tähdätään tulevaisuudessa useammin yksityisellä sektorilla (hajautetussa mallissa nyt 15 organisaatiota; sinne suuntaamassa 28 organisaatiota) kuin julkisella sektorilla (nyt 25; jatkossa 29). Julkisella sektorilla hajautustrendi alkaakin jo kuihtua.

Vain neljännes intraneteistä tavoitteellisesti johdettuja

Selvityksemme mukaan vain lähes neljännes intraneteistä (23 %) on tavoitteellisesti ja menetelmällisesti johdettuja ja intranet koetaan strategian toteuttamisen välineeksi.

Yli puolet vastaajista (56 %) arvioi, että heidän intranetinsä on ’Jollain tapaa’ tavoitteellisesti ja menetelmällisesti johdettu. Reilu viidennes (22 %) kaikista vastaajista ilmoittaa, että heidän intranetinsä ’ei oikeastaan’ ole tavoitteellisesti johdettu.

Toimialoista kaksi kolmesta järjestöstä ilmoittaa, että heidän intranetinsä ’ei oikeastaan’ ole tavoitteellisesti johdettu. Organisaation koolla ei ole merkittävää vaikutusta intranetin johtamiseen; kaiken kokoisia organisaatioita on läsnä kaikissa kategorioissa.

Järjestelmäalusta kytkeytyy intranetin tavoitteelliseen johtamiseen siinä, onko SharePointista käytössä uusin versio vai ei. Käytännössä kaikissa (95 %) organisaatioissa, joissa on käytössä uusin SharePoint-versio, intranet on joko ’jollain tapaa’ (59 %) tai ’ehdottomasti’ (36 %) tavoitteellisesti johdettu. Vanhempaa SharePoint 2010 -versiota käyttävistä vain vajaa kolme neljäsosaa (74 %) ilmoittaa, että heidän intranetinsä on vähintään ’jollain tapaa’ tavoitteellisesti johdettu.

Puolet intraneteistä nimetty

Vastaajaorganisaatioista 55 % oli antanut intranetilleen nimen. Loput viittasivat palveluun sujuvasti esim. nimityksellä ”Intra”.

Niissä tapauksissa, joissa nimi oli annettu, suosittuja nimeämisperiaatteita oli kolme erityyppistä:

Väännös intra-termistä, esim. Sintra, Santra, Vintra.

Organisaation omasta nimestä tai sen kirjaimista muunneltu intran nimi.

Organisaation toimialasta johdettu termi, esim. Tutka, Miilu, Proppu.

Intranetin nimeäminen saattaa helpottaa palvelusta viestimistä. Ainakin siinä tapauksessa, kun kyse on intranetin uudistamisesta tai uudelleenlanseerauksesta ja yleisnimitys ’intranet’ on tahriutunut huonomaineiseksi jonkin vanhan intranet-virityksen vuoksi.

Intranet-vastaavien rooli

Selvitykseemme pyrimme rekrytoimaan vastaajiksi erityisesti organisaatioiden intranet-vastaavia, koska halusimme selvittää intranetien lisäksi myös intranet-vastaavien roolia ja nimikkeitä.

Intranet-vastaaville ei vakiintunutta nimikettä

Kyselyyn vastanneilla intranet-vastuullisilla oli huimat 57 erilaista nimikettä, joista yksikään ei sisältänyt ”intranet”-termiä. Ainakaan vastaajiemme joukosta ei siis löydy työntekijöitä, joiden ydinvastuulla olisi toiminimikettä myöten intranetistä huolehtiminen.

Tyypillisin nimike on perinteinen viestintäammattilaisen yleisnimike ’tiedottaja’, joita oli selvitykseemme osallistuneista 15 %. Tämä kertonee siitä, että intranet-vastaavalla on paljon muitakin vastuita kuin intranet.

Seuraavaksi suosituimmat nimikkeet olivat ’viestintäasiantuntija’ / ’viestinnän asiantuntija’ (7 %); ’verkkotoimittaja’ (7 %); ’viestintäsuunnittelija’ / ’viestinnän suunnittelija’ (6 %); ’verkkoviestintäpäällikkö’ / ’verkkopalvelupäällikkö’ / ’Digital Communication Manager’/ ’ Internal Communication/Web Manager’ (5 %); ’viestintäpäällikkö’ (5 %) ja ’projektipäällikkö’ (5 %).

Vastaajiemme joukossa ole yhtäkään ’intranet-päällikköä’ tai ’Intranet Manageria’, eikä Suomeen ole vakiintunut muutakaan nimikettä intranet-vastaavalle. Hyvin lähelle näitä tosin menee nimike ’Site Manager’, joita vastaajistamme oli yksi.

Tyypillisimmät intranet-vastaavan nimikkeet ovat siis pitkälti viestinnän yleisnimikkeitä – yli 70 % vastaajista istuukin viestinnässä tai markkinoinnissa. Yleisnimikkeiden käyttö selittynee joko sillä, että intranet-vastaavalla on paljon muitakin vastuita kuin intranet; intranet-ala on nuori ja vakiintumaton; tai sillä, että intranetiä ei arvosteta merkittäväksi välineeksi organisaatiossa.

Intranet-vastaava istuu viestintäyksikössä

Vastaajista suurin osa istuu organisaationsa viestintä- tai markkinointiyksikössä (71 % vastanneista). Tietohallintotaustaisia on 14%, yleisjohtoon kuuluvia 6 % ja henkilöstöhallinnosta vastaajia on vain pari (1,8 %). Muista yksiköistä tulee vajaa kymmenes (7 %) vastaajista. Tulos on yhdenmukainen sen kanssa, että viestintäyksiköt omistavat 70 % Suomen intraneteistä.

Vastaajista yli neljännes ilmoitti olevansa rooliltaan vastuussa organisaationsa sisäisestä viestinnästä, ja vajaa viidennes toimii intranetin sisällöllisenä päätoimittajana.

Teknisiä asiantuntijoita kyselyyn vastanneista oli vain vajaa kymmenes, ja vastaajista alle 15 % kuuluu organisaatiossaan tietohallinnon yksikköön.

Yli neljännes vastasi kysymyksiin siitä näkökulmasta, että he toimivat projektipäälliköinä intranet-kehittämisprojektissa.

Intranet-ostajan opas

Asiantuntemusta toimivien digityöympäristöjen suunnitteluun