Intranet-ostajan opas

Tälle sivulle on koottu Perttu Tolvasen koulutusmateriaaleja ”Sähköinen työpöytä” -koulutuksista vuodelta 2012. Sivulle on myös koottu muiden koulutuksien materiaaleja vuodelta 2012 lisämateriaaliksi osallistujille.

Koulutuksessa käytetyt materiaalit powerpoint-muodossa:

• Sähköisen työpöydän rakentaminen 2012-11, koulutusmateriaali, 2012-11-12 ja 2012-11-13
• Intranet-järjestelmät Suomessa vuonna 2012, Perttu Tolvanen, intensiivikoulutus 20120921
• Intranet systems in Finland 2012 – Overview presentation to systems and different intranet concepts – Tolvanen Perttu

Suositeltavaa luettavaa verkosta:

• Step Two -konsulttifirman blogissa julkaistut intranet-aiheiset artikkelit (200+ vuosien varrelta, ja erittäin kovan luokan materiaalia)
• Julkaisujärjestelmät Suomessa -hakemisto (Perttu Tolvanen)
• Viides taso -blogi (ainut kotimainen intranet-aiheinen blogi käytännössä, kirjoittajana Perttu Tolvanen, uusia artikkeleita tulee vuodessa 10+ kpl)
• J. Boye -konsulttifirman blogi, joka myös pääosin julkaisee intranet-aiheisia juttuja
• Intranetizen -blogi (UK-painotteinen ryhmäblogi, joka julkaisee etenkin seminaariraportteja ja erilaisia hypetysjuttuja uusimmista intranet-trendeistä, välillä myös tiukkaa asiaa)

Suositeltavia intranet-aiheisia kirjoja:

• Designing intranets – Creating sites that wor (Step Two -konsulttifirman viimeisin kirja, joka aika hyvin tiivistää heidän käyttämät intranettien suunnittelukäytänteet, paljon asiaa etenkin sisältösuunnitteluun isoille organisaatioille)

Fläppitaulut dokumentoituna:

Hakukoneiden osalta markkina on vuonna 2012 Suomessa aika yksinkertainen. SharePoint-maailmassa ei aihetta tarvitse miettiä, koska FAST on markkinajohtaja hakukoneissa. Toisaalta joskus voi olla järkevää myös tutkia Googlen GSA -ratkaisua, joka on omana palvelimena ostettava ratkaisu joka integroituu käyttäjähakemistoihin ja osaa esim. hakea myös SharePointtia käyttäjäoikeuksia kunnioittaen. Kolmas vaihtoehto Suomessa on Lucene Solr, joka on pääosin erittäin räätälöityjen sisältöjen hakemiseen käytettävä ratkaisu (esim. hyvin erikoiset verkkokauppahakukoneet voidaan tehdä Solr:illa, joka on Java-pohjainen avoimen lähdekoodin tuote).

Intranet osana kokonaisarkkitehtuuria organisaatioissa tyypillisesti. Intranet omistaa tyypillisesti työsuhteeseen liittyvän ohjeistuksen, sisäisen uutisoinnin ja toimii hubina organisaatioiden muihin tietojärjestelmiin ja tietovarastoihin. Kuvassa myös visioitu monen organisaation tulevaisuutta, jossa työtiloista alkaa syntymään yhä keskeisempi osa kokonaisarkkitehtuuria etenkin ryhmätyön ja dokumenttien tallennuksen osalta (näin etenkin tietotyöorganisaatioissa).

Mitä asioita SharePoint tekee hyvin? Mihin asioihin SharePoint on tuotteena ratkaisu? Vastaus: 1) Työtilat, 2) Hakukone, 3) Profiilisivut (sisäinen puhelinluettelo jossa myös osaaminen mukana), 4) Intranet-julkaisujärjestelmä ja tärkeiden dokumenttien dokumenttikirjastot.

Sosiaalisuuden tasot organisaatioissa: 1) transactional (perusprosessit, aina lopputulos sama, vakioitu malli tehdä asioita), 2) collaborative (pysyvät tai asetetut tiimit ja projektit, tiivis ja määritetty yhteistyö yhteistä tavoitetta kohti), 3) co-operative (tehdään jotain pyynnöstä, tuetaan toisia yksiköitä kun on käsketty tehdä niin), 4) social (jopa broadcastia käytännössä, tehdään jotain ilman selkeätä käskyä tai pyyntöä, mennään org. rajojen yli).

Esiselvityksen kulmakivet: 1) tunne käyttäjät ja käyttäjäryhmät erityisesti (millaisiin ryhmiin organisaatiosi jakautuu, esim. tietotyö vs. prosessityö, älä katso vain organisaatiokaaviota), 2) tunne nykyiset järjestelmät ja tietovarastot (ilman laaja-alaista ymmärrystä organisaatiosi järjestelmäkokonaisuudesta ja eri järjestelmien nykyisistä rooleista et voi tehdä onnistunutta konseptisuunnittelua uudelle intranetille).

Erilaiset intranet-konseptit: 1) viestinnällinen intranet, 2) sosiaalinen intranet, 3) sähköinen työpöytä tietotyöläisille (SharePoint-filosofian sähköinen työpöytä), 4) sähköinen työpöytä prosessityöläisille (portaaliajattelun mukainen sähköinen työpöytä).

Erilaiset integraatiotavat intranet-projekteissa: 1) täysin oma sovellus intranet-alustan päälle/sisälle koodattuna (yleensä tällaisia ei alle 5000 euron tehdä), 2) valmiit sovellukset markkinapaikalta ostettuna (lähinnä Confluence-maailmassa, tulossa SharePointtiinkin), 3) Iframe-upotukset, eli ikkunassa upotettu näkymä toiseen sovellukseen tai web-sivuun (ei ole varsinaisesti integraatio, vain karu ikkunointi johon esim. SharePointissa valmis moduuli). Tämän kuvan iso viesti on siis se, että ei ole olemassa mitään ”maagisia integraatiotapoja” joiden avulla jonkun toisen sovelluksen toimintoja vain tuodaan näppärästi intranetin tai sähköisen työpöydän sisälle. Käytännössä joko koodataan kyseinen sovellus uusiksi uudelle alustalle (ja haetaan vain tietoja sieltä taustajärjestelmästä), tai sitten hyvin karkeasti upotetaan sen toisen sovelluksen käyttöliittymä ikkunassa sivulle (jonka kohdalla ei pidä puhua integraatiosta edes).

Profiilisivujen merkitys kasvaa jatkossa sosiaalisuuden rinnalla. Useat eri järjestelmät tarjoavat profiilisivuihin omia ratkaisujaan. On tärkeätä määritellä, että mikä on oman organisaation ”master-profiilisivu” ja mikä on tämän sivun rooli. SharePoint-maailmassa tämä profiilisivu myös korvaa yleensä organisaation puhelinluettelon, koska haku kattaa myös nämä profiilisivut ja haku voidaan kohdentaa myös vain profiilisivuihin.

SharePoint-filosofian mukainen sähköinen työpöytä. Esimerkiksi dokumenttien sijainnin osalta SharePoint-maailma on hyvin salliva, ja usein käytännössä kannattaakin soveltaa varsin hajautettua mallia. Esimerkiksi uutisten liitetiedostot on järkevää antaa sijaita intranetissa olevassa dokumenttikirjastossa. Myös intran ”tärkeiden dokumenttien” osalta voi olla järkevintä sallia liitteiden tallentaminen mahdollisimman lähelle kontekstia, eli omiin dokumenttikirjastoihin sisältösivujen yhteyteen (vaikka tämä ei ”tiedon kokonaisarkkitehtuurin” näkökulmasta aina kovin kaunista olisikaan).

Intranetin sisältörakenteiden suunnittelussa lähdetään yleensä liikkeelle organisaatiolähtöisestä rakenteesta, edetään asialähtöiseen rakenteeseen ja sitten lopulta tavoitellaan jopa tehtäväpohjaista rakennetta. Käytännön realismia on usein sijoittaa sisällöt asiapohjaisesti rakenteisiin, mutta rakentaa alueiden pääsivuista ja muista opastavista sivuista tehtäväpohjaisia (eli pyrkiä linkeissä tukemaan tehtäväpohjaisuutta).

Lopuksi lista haasteista, joihin teknologia ei juurikaan tarjoa ratkaisuja, vaan nämä ovat enemmänkin organisaatioiden rakenteista ja toimintamalleista johtuvia haasteita – joita pitää ratkoa toki intranet-projekteissa, mutta joiden osalta ratkaisut hyvin harvoin ovat teknologisia ratkaisuja.

—

Aivan lopuksi kootusti asioita, jotka olivat vuonna 2012 intranet-projektipäälliköitä askarruttavia (Perttu koostanut useiden koulutuksien ennakkokysymyksistä ja palautteista). Tästä voi tarkistaa, että onko saanut  vastauksia tyypillisiin kollegoiden kysymyksiin. Nämä ovat tosin monet hyvin vaativia kysymyksiä, joten ei haittaa jos kaikkeen ei ”kirkkaita” vastauksia osaa heti muodostaakaan. Näiden kysymyksien olemassaolon tiedostaminen on jo tärkeä taso intranet-projektipäällikölle!

• SharePoint (mihin soveltuu? mitä pitää tietää ennen projektia? kenen kanssa toteuttaa? mitä voi räätälöidä ja mitä ei?)
• Johdon sitoutus (miten saada budjetti hyväksyttyä? miten saada johto tukemaan intranetin lanseerauksessa ja näyttämään esimerkkiä esim. työtilojen käytön levittämisen kohdalla?)
• Intranetin omistajuus (viestintä vai kuka? miten yleensä järjestetty?)
• Hakukone (miten saada toimimaan? auttaako ostaminen? auttavatko metatiedot? mitä on toimiva haku intranetissa ylipäätään?)
• Sisältösuunnittelun tekeminen intraan (onko parhaita käytänteitä? mitkä asiat kuuluvat intraan?)
• Integraatiot (mitä voi tehdä? mitkä ovat erilaisia integraatiokäytänteitä? mitä kannattaa vaatia?)
• Wikit ja blogit vuonna 2012? (ovatko enää relevantteja? onko toimivia edes wiki-konsepteja olemassa?)
• Vaatimusmäärittelyn tekeminen jos aikoo hyödyntää jotain tuotetta? (miten tehdään käytännössä? pitääkö tehdä ensin kevyt vaatimusmäärittely tuotevalintaa varten?)
• Miten tunnistaa räätälöintitarpeet? Pitäisikö aina ensin mennä tuotteen ehdoilla ja sitten vasta räätälöidä? (ja onnistuuko käytännössä koskaan?)
• Ryhmätyötilojen rooli osana intranet-hankekokonaisuutta? (kuka omistaa ryhmätyötilat? miten määritellä suhde intraan? esim. dokumentit?)
• Milloin kannattaa harkita samaa julkaisujärjestelmää intranettiin ja verkkosivustoille? (plussat ja miinukset, milloin kannattaa esim. uutiset julkaista intrasta käsin?)
• Miten ”tietotyön” kehittämisessä kannattaa edetä vaiheittain? Mitkä ovat asioita jotka tarvitset erityisen paljon muutosjohtamista?
• Voiko heterogeenisen organisaation tarpeita edes ratkaista yhdellä intranetilla?
• Avoimuuskysymykset (esim. työtilojen suhteen)
• Dokumenttienhallinnan suhde intranettiin (minne saa dokumentteja tallentaa?)
• Sosiaalistuminen ja sosiaalisen intranetin konsepti (mikä on järkevä etenemismalli? pitäisikö aloittaa pienistä ryhmistä ja edetä sitten vasta ”isolle tasolle”? montako vuotta menee siihen että organisaation johtokin ymmärtää sosiaalisten työkalujen roolin johtamisessa?)
• Sosiaalisuus osana intranet-konsepteja (millaisia täsmäkonsepteja voidaan toteuttaa intranetin sisälle?, mitkä sosiaalisuuden konseptit eivät kuulu intran sisälle?)
• Tyypilliset päänavigaatioratkaisut ja sisältöryhmittelyn mallit intraneteissa (esim. HR:n osio vs. muiden sisäisten palveluiden osio)
• Esiselvityksen sisältö ja laajuus (mitä pitää selvittää? millä tavoin? haastatteluja vai kyselyitä? työpajoja vai prototyypin kautta kyselemistä? missä vaiheessa ylipäätään kysytään käyttäjiltä asioita ja millaisia asioita?)