Intranet-ostajan opas

Viime aikoina useammasta organisaatiosta on tihkunut tietoa, että Yammerista ollaan joko luovuttu tai siitä ollaan luopumassa. Yammerin hiipuminen näkyy myös Digitaaliset työympäristöt 2022 -selvityksessämme, jossa Yammerin osuus oli kahden vuoden vertailujaksolla tippunut jopa 13 prosenttiyksikköä.

Luopumista on perusteltu mm. sillä, että organisaation sisäinen keskustelu on siirretty Teamsiin ja samalla on haluttu karsia vanhoja työkaluja. Päätökset Yammerista luopumisesta ovat kuitenkin turhan hätiköityjä – Yammer muuttaa muotoaan ja avointen keskusteluiden siirtäminen Teamsin kanaville voi jopa olla loppukäyttäjille karhunpalvelus.

Monessa organisaatiossa antipatiat Yammeria kohti ovat voineet hautua vuosia, ja uutena työkaluna Teams voi tuntua houkuttelevamalta ja raikkaammalta kuin Yammer. Puutteellinen käyttöönotto on voinut jättää Yammerin lapsipuolen asemaan, ja nyt ajatellaan, että Teamsillä saadaan paremmin lisättyä ja tehostettua sisäistä viestintää ja tiedonkulkua. Vika ei kuitenkaan välttämättä ole työvälineessä itsessään, vaan siinä, että sitä ei ole osattu täysin hyödyntää.  Teams ei ole mikään hopealuoti, joka maagisesti lisää yhteisöllisyyttä, tiedonvaihtoa, vuorovaikutusta ja osaamisen jakamista yli organisaatiorajojen. Pahimmillaan kaiken keskustelun vieminen Teamsin eri kanaville voi sulloa työntekijät vielä tiukemmin omiin poteroihinsa.

Teams ei korvaa Yammerin käyttökokemusta

Yammerin ryhmät ovat lähtökohtaisesti olleet organisaatioissa kaikille avoimia, eli kuka tahansa on voinut käydä lukemassa viestejä ja liittymässä eri ryhmiin. Yammeria hyödynnetään selvityksemme mukaan osaamisen (22 %) ja ajankohtaistiedon (10 %) jakamiseen, yhteenkuuluvuuden tunteen lisäämiseen (26 %), viestintään eri organisaatioryhmien ja tiimien välillä (22 %) sekä ideointiin ja yhdessä kehittämiseen (10 %).

Kun organisaatioissa on haluttu korvata Yammerissa käytävä keskustelu Teamsillä, on Teamsiin luotu koko organisaation kattava tiimi, jossa on useampi kaikille avoin kanava, jossa keskustelua käydään. Karkeasti ajatellen voi tuntua siltä, että kyse on samasta asiasta ja vain väline on muuttunut, mutta käyttökokemuksessa on kuitenkin yksi suuri ero. 

Tiimien keskustelukanavat ovat juuri sitä, mitä nimi antaa olettaa – yksittäisten tiimien sisäisiä keskusteluita. Käyttötapaus on se, että käyttäjä käy itse katsomassa tiimin keskustelukanavalla, mitä uutta kuhunkin kanavaan on tullut. Notifikaatio uudesta keskustelusta tai kommentista tulee vain, jos sinut on tägätty.

Yammer puolestaan on klassinen sosiaalinen media siinäkin mielessä, että se kokoaa tuoreimmat postaukset eri yhteisöistä ja ryhmistä yhteiseen virtaan, josta käyttäjä saa yhdellä silmäyksellä käsityksen siitä, mitä uutta eri yhteisöihin on tullut. Tässä on vissi ero käyttäjänäkökulmasta – kuvittele, että Facebookissa joutuisit joka kerta kurkkimaan jokaisen ryhmän sisällön erikseen, sen sijaan että selailet virtaa.

Kaikki keskustelut samassa – ja soppa on valmis

Yammerin korvaaminen Teamsillä on esimerkki työkalulähtöisestä ajattelusta. Ajatellaan, että kun uusia työvälineitä otetaan käyttöön, niin jostain vanhoista on samalla luovuttava. Silläkin uhalla, että loppukäyttäjän käyttökokemus heikkenee. Vaikka ajatus keskustelun keskittämisestä Teamsiin on tietyllä tavalla perusteltu, kaiken keskustelun keskittäminen nimenomaan tiimien kanaville sisältää myös riskejä.

Jos kaikki keskustelu, aina projektityöstä ja tiimien sisäisistä työtehtävien hoitamisesta, koko organisaation läpileikkaavaan avoimeen keskusteluun käydään tiimien kanavilla, käyttäjälle tulee pahimmassa tapauksessa järkyttävän suuri määrä tiimejä, joiden keskusteluita pitäisi seurata (muistaen vielä, että yhteen vetävää näkymää tiimien keskusteluista ei ainakaan vielä ole tarjolla).

Käyttäjänäkökulmasta keskusteluita voi olla vaikea hallita, ja vielä vaikeampaa erottaa, mitä milläkin kanavalla kerrotaan. Missä oli ne keskustelut, jotka näkyvät kaikille kollegoille, missä taas ne, joissa voidaan puhua luottamuksella tiimin sisäisistä asioista?

Tämä yhteen sullominen on hiukan ristiriitaista sen kanssa, että pari vuotta pandemian alkamisesta on yhä useammassa organisaatiossa havahduttu siihen, että työvälineiden roolitusta ja käyttötapoja on selkeytettävä, ja paljon on tehty pelikirjoja, joilla kuvataan eri työvälineiden käyttötapoja.

Viva Engage tuo Yammerin osaksi Teamsiä

Jos organisaatiossa halutaan keskittää kaikki sisäiset keskustelut Teamsiin, niin mikäpä siinä. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että Yammerista työkaluna tulisi luopua.

Teamsissä itsessään on kaksi eri keskusteluvaihtoehtoa – tiimien kanavat ja chatti. Vuonna 2020 Microsoft loi mahdollisuuden tuoda Yammer-keskustelut osaksi Teamsin käyttökokemusta ”Yhteisöt”-applikaation avulla. Yammeria on siis jo muutaman vuoden voinut käyttää Teamsistä käsin (myös mobiilissa), jopa ilman, että käyttäjä tietää käyttävänsä Yammeria.

Syksyllä 2022 Microsoftin uusi Viva-brändi oli levinnyt koskemaan myös Teamsin Yammer-yhteisöjä, ja nykyisin Yammer tunnetaan Teamsissä Viva Engagena. Samat toiminnallisuudet, uusi, hiukan huonompi nimi.

Viva Engage on hyvä esimerkki siitä, että pitkään kiertäneet huhut Yammerin kuolemasta ovat vääriä. Yammeria kehitetään, ja nyt syksyllä mukaan on tullut uutena ominaisuutena tarinat. Tarinoiden idea on, että niiden avulla voidaan seurata yksittäisiä kollegoita, samalla tavalla kuin Facebookissa tai Instagramissa.

Ajatuksesta – ja samasta nimestä huolimatta, Yammerin tarinat eivät ainakaan vielä vastaa Instagramin tai Facebookin tarinoita täysin, sillä ne eivät näytä poistuvan. Tarinat muistuttavat enemmän Facebookin postauksia kuin tarinoita, ja ne näkyvät virrassa siinä missä Yammerin yhteisöihin lisätyt viestit.

Summa summarum, Viva Engage eli Yammer Teamsissä voisi olla vastaus monen organisaation tiedonjakotarpeisiin. Jos organisaatio kuitenkin on jo siirtänyt yhteiset avoimet keskustelut Yammerista Teamsin tiimien kanaville, päätöstä ei olekaan kovin helppo pyörtää ja siirtää keskustelut Viva Engageen, eli käytännössä takaisin Yammeriin. Siksi olisikin erittäin tärkeää, että tarkastellaan erilaisia käyttötilanteita ja mietitään parhaat mahdolliset ratkaisut, ennen kuin päätöksiä tehdään suuntaan tai toiseen, sen sijaan, että karsitaan työkaluja karsimisen ilosta.

On hyvin mahdollista, että jollain aikavälillä Yammer omana tuotteena lakkaa olemasta, ja Microsoft integroi sen täysin osaksi Teamsiä, mutta kuten kaikessa Microsoftiin liittyvässä – tämänkään suhteen en pidätä hengitystä.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa