Intranet-ostajan opas

Markkinoilla on saatavilla erittäin hyvä valikoima digitaalisia työkaluja, joita voidaan hyödyntää yhdessä ideoimiseen, osaamisen jakamiseen, suunnitteluun ja suunnitelmien arviointiin ja niistä keskustelemiseen. Tarjolla on paljon hyvinkin kohtuullisilla kustannuksilla tai jopa ilmaiseksi käyttöönotettavia työkaluja. Näillä nk. yhteistyöalustoilla voidaan tukea muun muassa erilaisten työryhmien ja projektitiimien työtä, oppimisen ja osaamisen jakamista, etäkokousten fasilitointia tai korvata perinteisiä fläppitaulu- ja muistilappuharjoituksia uusin digitaalisin työskentelymenetelmin.

Tuoreessa Digitaalinen työympäristö 2022 -selvityksessämme yhteistyöalustat Miro, Mural, Trello ja Howspace nousivat organisaatioiden käytetyimpien työkalujen listalle.

Miro ja Mural – suunnittelutyöhön ja ideoiden visualisointiin

Valkotaulutyökalu Miro on käytössä kolmanneksella (31%) vastaajista. Miroa hyödynnetään tänä päivänä jo melko laajasti erilaisiin suunnittelun ja yhteistyöstämisen tarpeisiin. Sen käyttö vaikuttaa lisääntyvän koko ajan ja sitä hyödynnetään organisaatioissa yhä enemmän myös sidosryhmien ja kumppaneiden kanssa tehtävään yhteistyöhön sekä projektityöhön ja työn hallintaan. Alun perin RealtimeBoard-nimellä tunnettu Miro on yli 1700 henkeä työllistävän RealtimeBoard Inc:n tuote. Vuodesta 2011 saakka markkinoilla olleen tuotteen myyntiä, kehitystä ja ylläpitoa johdetaan yrityksen pääkonttoreista Amsterdamista ja San Franciscosta käsin.

Toiminnoiltaan hyvin Miron kaltainen Mural, on käytössä noin joka kymmenennen (9%) selvitykseen osallistuneen organisaatiossa. Miron tavoin 2011 markkinoille tulleen Muralin taustalla on Buenos Airesissa, Argentiinassa ja San Franciscossa pääkonttoreitaan pitävä Tactivos, Inc.

Sekä Miro että Mural ovat käytössä miljoonilla käyttäjillä ympäri maailmaa. Molempien rajattomasti laajennettavissa olevat yhteistyöstettävät valkotaulut sallivat useiden eri käyttäjien yhtäaikaisen työskentelyn. Käyttäjät voivat havainnollistaa työstettävää asiaa erilaisin visuaalisin elementein, kuten muistilapuin, kuvaajin tai taulukoin sekä kirjata ylös ideoitaan, muistiinpanojaan tai havaintojaan erilaisin tekstityökaluin.  Sekä Miron että Muralin tauluihin voidaan helposti tuoda myös kuvia tai muita dokumentteja. Osia yhdessä työstettävistä tauluista voidaan piilottaa käyttäjiltä ja tuoda näkyviin vasta myöhemmin työskentelyn edetessä. Toisaalta taulujen luojalla on mahdollisuus lukita osa sisällöstä, joka estää muiden käyttäjien muokkaukset näiltä osin.

Sekä Mirossa että Muralissa on tarjolla satoja valmiita mallipohjia, joita käyttäjät voivat hyödyntää oman työn tukena. Myös omat hyväksi todetut taulut voidaan kätevästi tallentaa mallipohjiksi muiden oman organisaation käyttäjien saataville. Molemmissa virtuaalista yhteistyöstämistä ja suunnittelutyön fasilitointia tukevat myös monipuoliset ajastin- ja äänestystoiminnot.

Yhteistyötä voidaan tukea sekä Mirossa että Muralissa alustojen tarjoamin kommentointi- ja chat-toiminnoin. Muralista poiketen Miro toimii myös videotapaamisten alustana. 

Molemmista työkaluista löytyy kattavasti liittymät yleisimmin käytettyihin, esimerkiksi Microsoftin 365 -tuoteperheen ja Google-ekosysteemin järjestelmiin ja sovelluksiin, kuten esimerkiksi Teamsiin.

Sekä Miroa että Muralia kehitetään jatkuvasti ja uusia toimintoja ja ominaisuuksia julkaistaan tasaiseen tahtiin. Yksi työskentelyä helpottava Miron melko tuore ominaisuus on mm. muistilappujen automaattinen ryhmittely niiden värin tai niihin liitettyjen tägitietojen mukaisesti.

Molempien työkalujen alati kasvava toiminnallisuuksien lista ja yhä monipuolisemmat ominaisuudet tekevät niistä paikoin hieman hankalasti lähestyttäviä. Perustoimintojen osalta molempien käyttöönotto on kuitenkin melko helppoa. Juuri omaan tilanteeseen sopivien työskentelytapojen löytäminen edellyttää molemmilla alustoilla jo jonkinasteista perehtyneisyyttä. Työkalujen käyttöä tukemaan on onneksi olemassa laajat valikoimat erilaisia tutoriaaleja ja ohjeita, joiden avulla käyttäjät voivat tutustua alustojen ominaisuuksiin ja löytää itselleen kulloinkin sopivat käyttötavat.

Nykyään lähes poikkeuksetta myös North Patrolin asiakasprojekteissa hyödynnetään joko Miroa tai Muralia. Yhteistyöstämisen alustat palvelevat mainiosti hybriditapaamisten fasilitoinnissa ja tarjoavat toimivan alustan myös esimerkiksi projektin yhteisiä työpajoja valmisteleville ennakkotehtäville tai niitä täydentäville kotitehtäville. North Patrolissa Miroa hyödynnetään paljon myös sisäisen suunnittelun työkaluna.

Sekä Miron hinnoittelumalli että Muralin hinnoittelumalli sisältää perustoiminnot kattavan ilmaisversion. Maksullisten versioiden lisenssitasoja on molemmissa useita kustannusten vaihdellessa ns. tiimitason alle 10 dollarin (/kk/käyttäjä) lisensseistä aina asiakaskohtaisesti neuvoteltaviin business/enterprise-tason lisensseihin.

Muralin datat tallentuvat joko USA:ssa tai Argentiinassa oleviin datakeskuksiin. Miro kertoo tallentavansa datat oletuksena Irlannissa sijaitsevaan datakeskukseen ja varmuuskopioivansa ne USA:n Virginiaan. Miro on jollain aikataululla tuomassa laajimpaan Enterprise-tason lisenssimalliin mahdollisuuden rajata datan tallennusta EU:n sisälle. Miron tämänhetkisen tiedotuksen mukaan esimerkiksi käyttäjätietoja ja joitakin kolmansien osapuolten integraatioihin liittyviä datoja tullaan kuitenkin jatkossakin prosessoimaan EU:n ulkopuolisissa datakeskuksissa.

Trello – fyysisten kanban-taulujen moderni korvaaja

Joka viides (19%) vastaaja hyödyntää puolestaan Trelloa, jonka mainittiin korvanneen mm. aiemmin käytössä olleet fyysiset kanban-taulut. Selvitys osoittaa, että Trelloa hyödynnetään organisaatioissa etenkin ryhmien ja tiimien sisäiseen viestintään ja tiedonjakoon, projektityöhön ja työn hallintaan sekä innovointiin ja kehittämiseen.

Vuonna 2010 alkunsa saanut projektien, työnkulkujen ja tehtävälistojen hallintaan tarkoitettu Trello siirtyi 2017 tapahtuneessa, yli 400 miljoonan dollarin kaupassa, osaksi australialaisen ohjelmistojätin Atlassianin tuotevalikoimaa.  7000 työntekijää 13 maassa työllistävän Atlassianin tuotevalikoimaan kuuluvat myös mm. Jira, Confluence ja Bitbucket.

Trello koostuu tauluista, tauluihin luotavista luetteloista sekä tehtäväkorteista, joita voidaan liittää ja liikutella eri luetteloiden välillä. Trelloa voidaan hyödyntää tehokkaasti muun muassa erilaisten projektien, työnkulkujen, prosessien tai erilaisten muiden tehtävälistojen joustavaan hallintaan.

Trello-taulujen korteille voidaan määrittää kyseiseen tehtävään liittyviä tietoja, kuten otsikko, kuvaus, tehtävästä vastaavat käyttäjät sekä tavoiteaikataulu. Kortteja voidaan luokitella erilaisia tägitietoja käyttäen ja niihin voidaan liittää tehtävää tarkentavia liitetiedostoja. Lisäksi kortin tehtävä voidaan muun muassa erilaisia tarkistuslistoja hyödyntäen jakaa osakokonaisuuksiin, joille voidaan antaa tavoiteaikataulu ja joiden avulla voidaan seurata tehtävän valmiusastetta.  

Trello-taulujen ja korttien hallintaan voidaan myös luoda erilaisia automaattisia toimintoja. Kortteihin voidaan luoda pikapainikkeita, joilla tehtävä voidaan nimetä itselle tai se voidaan kuitata tehdyksi. Käyttäjiä voidaan myös automaattisesti muistuttaa lähestyvistä määräajoista tai tehtävän valmiiksi merkitseminen voi käynnistää automaattisen prosessin, jossa kuittauksesta lähtee tieto projektin seuraavasta vaiheesta vastaavalle henkilölle.

North Patrolissa Trelloa on käytetty jo usean vuoden ajan muun muassa markkinointitoimenpiteiden suunnittelun alustana. Trello-tauluille kerätään esimerkiksi alustavia ideoita tulevien blogien, artikkelien tai webinaarien aiheista.  Suunnitelmien edetessä idea-aihioita tarkennetaan, niille määritetään tekijät ja julkaisuajankohdat, ja niitä ryhmitellään ja kootaan yhteen mm. uutiskirjeiden sisällöiksi.

Trellon hinnoittelumalli toimii siten, että käytön voi aloittaa esimerkiksi maksutonta versiota hyödyntäen. Käytön ja käyttäjien lisääntyessä ja uusien lisätoiminnallisuuksien tullessa tarpeeseen, Trelloa voi joustavasti laajentaa valitsemalla jokin laajemmat ominaisuudet sisältävistä lisensointimalleista.

Kaikki Trellon käyttäjä- ja käyttödata tallentuu USA:han Amazon Web Services (AWS) -palvelimille.

Howspace – työryhmien yhteinen leikkikenttä ja oppimisalusta

Howspace on helposti muokattava yhteistyön ja verkko-oppimisen alusta, joka mahdollistaa erilaisten ja eri kokoisten ryhmien ja yhteisöjen ohjatun työskentelyn ja osallistamisen. Se nousi digityötä koskevassa selvityksessämme esiin yhtenä käytetyimpänä yhdessä tekemisen alustana. Yhteensä 13% vastaajista mainitsi Howspacen olevan käytössä omassa organisaatiossaan.

Howspacessa voidaan julkaista koko yhteisöä koskevia sisältöjä, kuten tekstejä, dokumentteja, videoita tai kuvia. Sisältöjä voidaan kohdentaa pienemmillekin ryhmille. Käyttäjiä voidaan osallistaa työskentelyyn monin tavoin. He voivat käydä keskustelua joko omilla nimillään tai anonyymisti tai antaa pisteytyksiä ja äänestää ajankohtaisista asioista. Käyttäjille voidaan julkaista erilaisia kyselyitä tai palveluun voidaan luoda ns. reaktionappeja käyttäjien ajatusten tai mielipiteiden keräämiseksi. Alusta mahdollistaa myös mm. projektityössä käytettävien tehtävälistojen luonnin tai sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi kokousvarauksiin tai videokeskusteluiden alustana. Howspace sisältää myös sisäänrakennettuja tekoälyyn pohjautuvia ominaisuuksia, joiden luvataan mahdollistavan alustalla käytyjen kommenttien ja keskusteluiden automaattinen analysointi. Analyysin lopputuotoksena kuvataan syntyvän tiivistelmä, sanapilvi tai teema-/tunneanalyysi tärkeimmistä esiin nousseista aiheista.

Omassa asiakaskunnassamme Howspace on käytössä usein muun muassa työntekijöiden perehdytyksessä ja koulutuksessa. Se toimii hyvin myös alustana yksikkö- ja organisaatiorajat ylittävälle yhteistyölle tarjoten helposti hallittavan ja lähestyttävän ja tietoturvallisen ympäristön yhteisesti työstettäville sisällöille ja keskusteluille.

Howspacen hinnoittelumallissa alle 50 käyttäjän kuukausiveloituksena peritään kiinteä 10€ per käyttäjä. Käyttäjämäärien lisääntyessä käyttäjäkohtainen kuukausiveloitus laskee porrastetusti. Erityisen suurille organisaatioille tai mm. oppilaitoksille tai yhdistyksille on mahdollista neuvotella asiakaskohtainen räätälöity paketti.

Howspace lupaa tietoturvaselosteessaan täyttää kaikki GDPR-asetuksen vaatimukset. Howspacen asiakkaiden työtiloihin tallentamat tiedot tallennetaan Ruotsissa sijaitseville palvelimille.

Howspace on suomalaisen n. 40 henkilöä työllistävän Howspace Oy:n ainut myyntituote. Tuotteen sanotaan olevan käytössä yli 1000 organisaatiolla eri puolilla maailmaa. Yrityksellä on toimistot ja henkilökuntaa Helsingissä, Jyväskylässä, Tukholmassa ja Torontossa.

[Edit: 25.11.2022 13:15 Alkuperäisestä artikkelista on poistettu virheelliseen tulkintaan perustunut maininta, että asiakkaiden Howspaceen tallentamia tietoja voitaisi joissakin tapauksissa siirtää myös EU-alueen ulkopuolelle.]