Intranet-ostajan opas

Millaisia sisältöjä suomalaisissa viestinnällisissä intraneteissä esitetään ja millaisia toiminallisuuksia niissä käytetään? Keväällä tekemämme Digitaalinen työympäristö 2022 -selvitys osoittaa, että intranetien sisältöjen ytimen muodostavat:

• Henkilöstöasiat ja -ohjeet 98 %
• Oikopolkulinkit järjestelmiin ja työkaluihin 92 %
• Organisaation perustiedot 83 %
• Kategorisoidut uutiset 80 %
• Sisäisten palvelujen ohjeistot ja toimintaperiaatteet 78 %.

Intranetien yleisimmät sisällöt liittyvät staattisiin ohjeistuksiin, toimintaperiaatteisiin ja linkkeihin sekä dynaamisiin ajankohtaisiin sisältöihin. Harvinaisemmat sisällöt käsittelevät toimialan tai markkinan seurantaa (7 %), strategisiin tunnuslukuja ja mittareita (13 %) tai myytävien palveluiden ja tuotteiden tietoja (17 %).

Vertailtaessa yleisimpiä sisältöjä yksityisten ja julkisten organisaatioiden kesken erot eivät ole suuria. Yksityisissä organisaatioissa kategorisoidut uutiset (89 %) ja sisäisten palvelujen ohjeistojen ja toimintaperiaatteiden osuus (89 %) on suurempi kuin julkisissa organisaatioissa (uutiset 76 %, toimintaperiaatteet 73 %). Kärkiviisikon ulkopuolella julkiset organisaatiot suosivat yksityisiä enemmän ruokalistoja (78 %, yksityinen 53 %) ja tapahtumakalentereita (83 %, yksityinen 58 %).

Edellisen vuoden selvitykseen verrattuna ydinsisällöt ovat säilyneet ennallaan, vain oikopolkulinkkien merkitys on kasvanut. Listan ulkopuolelta ison harppauksen on tehnyt ruokalistat, sillä edellisessä vertailussa se löytyi puolelta organisaatioista, nyt jopa 70 % vastaajien intraneteistä. Edellisenä vuonna tapahtumat ja koulutukset ylsivät kärkiviisikkoon, mutta ei enää tämän vuoden tuloksissa.

Tukipalvelut vastaavat ja tuottavat sisällöt

Intranetien sisällöstä vastaa, kehittää ja ylläpitää suurimmalta osin tukipalvelut, on se sitten viestintä, henkilöstö- tai tietohallinto. Tukipalvelut ylläpitävät organisaation perustietoja, tietojärjestelmien esittelyjä ja ohjeita, henkilöstöasioita sekä omien substanssiasioidensa toimitettua sisältöä.

Intranetien toiminnallisuudet pintauttavat automaattisesti media- ja someseurannan tuloksia, tunnuslukuja ja mittareita tai tuotetietoja.

Työntekijöiden osallisuus sisällöntuottoon on vähäisempää. Työntekijöiden tuottamaa sisältöä on blogit (30 %), keskustelupalstat (37 %) tai kirpputorit (20 %). Johto osallistuu sisällöntuottoon useammin kuin työntekijät yleisesti, etenkin yksityisissä organisaatioissa (79 %, julkisissa organisaatiossa 34 %).

Viime selvitykseen verrattuna johdon ja työntekijöiden itsensä tuottama sisältö on kaikkinensa hieman vähentynyt. Esimerkiksi henkilökohtaiset blogit ovat enää 30 %:lla käytössä (2020 41 %) ja keskustelupalsta oli käytössä nyt 37 %:lla (2020 49 %). Yhteisesti tuotettava sisältö ja vuorovaikutus ovat siirtyneet digitaalisen työympäristön muille työkaluille. Edellisessä selvityksessä Teamsin, Yammerin, WhatsAppin ja Slackin kaltaiset työkalut olivat käytössä yli 80 %:sesti, nyt vastaava luku oli Teams-käytöllä oli 88 %.

Tiedon löytyminen tärkeintä

Intranetin tyypillisistä toiminnallisuuksista yleisimmät ovat

• Haku viestinnällisen intranetin sisällöstä 93 %
• Sisältöä voi kommentoida ja/tai siitä voi tykätä 83 %
• Intranetissä hyödynnetään videoita organisaatioviestinnässä 53 %
• Kaikki voivat uutisoida/tiedottaa 48 %
• Intrassa on vapaamuotoista keskustelua 35 %.

Ylipäätänsä tyypillisimmät toiminnallisuudet liittyvät tiedon löytymiseen tai jakamiseen, sisällön kohdentamiseen tai yhteenkuuluvuuden lisäämiseen. Haku ja sisältöön reagointi ovat toiminnallisuuksia, joita käytetään liki jokaisessa intranetissä, mutta ehkä myös siksi, että niitä on intranet-ratkaisuissa tarjolla.

Tyypilliset toiminnot ovat melko vastaavasti käytössä yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa. Yksityisissä organisaatioissa hyödynnetään kuitenkin enemmän hakua muista järjestelmistä (47 %, julkisissa 12 %), videoita (68 %, julkisissa 46 %) ja integrointeja liiketoimintajärjestelmiin (26 %, julkisissa 5 %).

Aikaisempaan selvitykseen verrattuna toiminnallisuuksista on enemmän käytössä sisällön kommentointi (89 %, 2020 83 %) ja työpöydän personointi (13 %, 2020 6 %). Vähemmän on käytössä vapaamuotoinen keskustelu (35 %, 2020 41 %) ja videoiden hyödyntäminen (53 %, 2020 60 %).

Onko mikään muuttunut kahden vuoden aikana?

Tämän vuoden selvitys osoittaa, että intranet on yhteisten tietojen koti, vaikka välineitä ja mahdollisuuksia viestimiseen on lisääntynyt. Mahdollisuuksien lisääntyminen heijastuu oikopolkulinkkien suosiona ja työntekijöiden sisällöntuoton vähenemisenä. Intranetille on muodostumassa enemmän viestinnällinen rooli – etenkin silloin kun halutaan tavoittaa kaikki organisaation jäsenet ja tarjota kaikille tarkoitettua sisältöä ja lisätä yhteenkuuluvuuden tunnetta. Kohdennetummalle ja sisällöllisesti eriytyneemmälle viestinnälle on muut keinot ja kanavat.

Intranetin haaste liittyy edelleen tiedon määrän ja sisällön hallintaan. Tämän suhteen mikään ei ole muuttunut kahdessa vuodessa. Käyttäjien näkökulmasta tarve on kuitenkin edelleen akuutti: miten tieto löydetään juuri siinä tilanteessa, jossa se tarvitaan.

Tiedon tulvasta huolimatta sisältöä ja vuorovaikutusta kaivataan lisää organisaatiorajojen yli. Kuitenkin yksiköille on luontevinta kertoa intranet-osioissaan omasta toiminnosta eikä omasta toiminnasta. Sisäisen viestinnän näkökulmasta toiminnosta kertominen on päällekkäistä tietoa julkisten verkkosivujen sisältöjen kanssa. Eikä tilanne ole helpottumassa, koska yksiköt ovat viimeisen parin vuoden aikana oppineet jakamaan tietoa omalle porukalle intraneteistä erillisissä työtiloissa.

Julkisten organisaatioiden intranetit ovat profiililtaan ”perus” intranetejä palvellen tasapuolisesti yhteisillä sisällöillä kaikkia. Yksityisissä organisaatioissa intranet on enemmän johtamisen välineenä, työntekijöitä ohjataan enemmän ja yksilöllistä käyttöä mahdollistetaan enemmän. Lisäksi yksityisissä organisaatioissa satsataan intranetin räätälöityihin toiminnallisuuksiin enemmän.

Viimeisen kahden vuoden aikana etätyöskentely on muovannut suomalaista tietotyötä paljon, mutta intranetin sisältöihin tai toiminnallisuuksiin se ei juurikaan näytä heijastuvan muuten kuin muiden välineiden käytön lisääntymisenä ja yksittäisinä huomioina. Seuraava selvitys paljastaakin, onko esimerkiksi tapahtumien ja koulutusten katoaminen suosikkisisältöjen kärkiviisikosta pysyvää. Mielenkiintoista on myös nähdä, kasvaako työntekijöiden tarve sisällön tuottamiseen, kun he ovat nyt oppineet osallistumaan ja tottuneet keskustelemaan Teamseissa ja Yammereissa. Joka tapauksessa yhteisiä pelinsääntöjä ja roolitusta kanavien kesken tullaan tarvitsemaan.

Oli organisaatiomuoto mikä tahansa, intranet on tiedonhaun lähtöpiste, joka tarjoaa kaikille tasa-arvoisen pääsyn yhteiseen tietoon ja ohjaa käyttäjiä muiden järjestelmien, työkalujen ja viestintäkanavien äärelle. Intranetin roolilla ja sen perussisällöillä on oma tärkeä roolinsa organisaatioiden sisäisessä viestinnässä ja yhteenkuuluvuuden luonnissa.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa