Microsoftin hegemonialle viestinnällisissä intraneteissä ei näy loppua. Microsoftin ylivalta todettiin jo edellisessä selvityksessämme vuonna 2020, jolloin SharePointin osuus viestinnällisistä intraneteistä oli jo yli 70 prosenttia. Markkinaosuus näyttää kuitenkin saavuttaneen jonkinlaisen saturaatiopisteen, sillä tänä keväänä toteutuessa selvityksessä SharePointin osuus ei ole tästä kasvanut.

Se mikä on selvästi muuttunut, on että intraneteissä on entistä enemmän siirretty SharePointin pilviversioon, eli SharePoint Onlineen. Vaakakuppi keikahti jo kaksi vuotta sitten pilviversion puolelle, mutta ero on kasvanut selvästi edellisestä selvityksestä.

Kaksi vuotta sitten SharePoint Online oli juuri ohittanut paikallisesti asennetut versiot. Onlinen osuus oli tuolloin noin 40 prosenttia ja paikallisesti asennettujen SharePoint-intranettien noin 30 prosenttia.  Nyt vastaavat luvut ovat 60 % ja 10 %. Muut teknologiat tulevat kaukana perässä.

Samassa yhteydessä, kun SharePoint Onlinen osuus on kasvanut paikallisesti asennettujen SharePointien kustannuksella, voidaan huomata selvää parannusta intranettien mobiilikäytettävyyteen. Selvityksemme mukaan 40 % vastaajista ilmoittaa intranettinsä olevan käytettävissä mobiilisti, kun vuonna 2020 vastaava luku oli 25 %.

Prosentit eivät tässä täysin korreloi SharePoint Onlinen kanssa, joka kylläkin on responsiivinen ja hyvin käytettävissä puhelimen selaimen kautta. Microsoftilta puuttuu paketista otetettava mobiiliapplikaatio intranetille, mikä voi olla yksi syy siihen, että SharePoint-intranettiä ei välttämättä mielletä mobiilikäytettäväksi. Toki, intranet-sisältöjä voi käyttää sekä SharePointin että Teamsin mobiiliapplikaatioiden kautta, mutta molemmissa intranet on vähän sivuseikka, eivätkä kumpikaan oikein vastaa ajatusta intranetin mobiiliapplikaatiosta.

SharePoint Onlinen suosion salaisuus

SharePointin huima pilvikehitys on pitkälti Microsoftin lisenssipolitiikan syytä – tai ansiota, kummin päin haluaa asiaa katsoa.

SharePoint Online kuuluu samaan lisenssipakettiin kuin mm. sähköposti, Office-ohjelmat ja Teams joten SharePoint Online -intranet tuntuu käytännössä ilmaiselta, ainakin muihin kaupallisesti lisensoituihin intranettuotteisiin verrattuna.

Päätös M365-lisenssien hankinnasta tehdään jossain aivan muualla kuin viestinnän työpöydällä, mutta kun päätös on tehty ja lisenssit hankittu, SharePoint Onlinen hyödyntäminen myös viestinnän tarpeisiin tuntuu loogiselta. Miksi maksaa erikseen lisenssikustannuksia intranetistä, kun meillä jo on tuote käytettävissä?

Sen lisäksi, että intranettiä varten ei tarvitse maksaa erikseen lisenssikuluja, myös itse intranetin perustaminen on parhaimmassa tapauksessa ”ilmaista”. SharePoint Online on kuin suuri varasto legopalikoita, jossa valmiista osista pystyy ”kliksuttelemalla” luomaan intranetin. Toki isommissa organisaatioissa SharePoint Online -intranetin luominen vaatii enemmän osaamista ja useimmiten ulkopuolista kumppania. Silti, toteutusprojektien kustannukset jäävät SharePoint Online-intraneteissä varsin maltillisiksi verrattuna vaihtoehtoisiin alustoihin.

Kääntöpuolena SharePoint Online on ”ota tai jätä”-tyyppinen intranet. Koska SharePointin pilviversio on Microsoftin jatkuvassa kehityksessä oleva tuote, sitä ei juuri kannata räätälöidä. Jos intranetin konsepti ja organisaation tarpeet käyvät yksiin SharePoint Onlinen ominaisuuksien kanssa, kyse on nappivalinnasta. Jos ei, joudutaan punnitsemaan, tehdäänkö juuri sellainen intranet, joka halutaan, vai mukautetaanko intranet siihen, mikä on mahdollista tai järkevää. Useimmiten raha ratkaisee ja todetaan, että kaikki toivelistalla olleet ominaisuudet eivät ole pakollisia ja päädytään mukauttamaan konseptia.

Microsoft Viva vahvistaa SharePoint Onlinen otetta entisestään

Sen lisäksi, että SharePoint Online on erittäin kustannustehokas ratkaisu, Microsoft on onnistunut nivomaan intranetin osaksi laajempaa työympäristökokonaisuutta, mikä tekee siitä entistä houkuttelevamman.

Viva on Microsoftin uusi työntekijäkokemusalusta ja Microsoftin tapa tuoda omia työvälineitään vahvemmin yhteen. Käytännössä Viva on monen asian uudelleenbrändäys, mutta se kehittyy koko ajan ja uusia osa-alueita lanseerataan säännöllisesti. Kaikista Vivan ominaisuuksista ei ole suomalaisille organisaatioille hyötyä, mutta perusajatus siitä, että Microsoftin eri digitaalisia työvälineitä voi käyttää sujuvasti yhdessä on monelle houkutteleva.

Teamsin ottaessa isompaa roolia organisaatioissa, raja Teamsin ja intranetin välillä voi olla vaikea vetää ja työntekijöitä voi olla vaikea houkutella intranettiin, kun arkinen tietotyö pyörii Teamsissä. Teams on alusta asti nojautunut SharePointin moderneihin työtiloihin dokumentinhallinnan osalta, mutta Viva Connectionsin myötä saadaan tuotua myös viestinnällinen intranet saumattomaksi osaksi Teams-kokemusta ja työntekijät ikään kuin takaisin intranetin käyttäjiksi.

Tämä ei välttämättä ole ratkaiseva syy valita intranet-alustaksi juuri SharePoint Online, mutta painaa vääjäämättä vaakakupissa, kun vertaillaan vaihtoehtoja.

Kaikille ei SharePoint Online sovi

On olemassa organisaatioita, joille SharePoint Online ei yksinkertaisesti vain sovi, jolloin katse pitää suunnata muihin intranetalustoihin tai julkaisujärjestelmiin.

SharePoint Onlinen selkein haastaja on edelleenkin paikallisesti asennettava SharePoint, jonka uusin versio tunnetaan nimellä Subscription Edition. Siinä, missä Subscription Edition nojaa samoihin moderneihin sivupohjiin kuin Online-versio, on hyvin monella organisaatiolla edelleen käytössä vanhoja, paikallisesti asennettuja SharePointteja, joiden tuki on joko loppunut tai loppumassa. Näistä vanhoista paikallisesti asennettavista SharePointeista kaikki eivät voi siirtyä pilveen, mm. tietoturvasyistä.

Vaikka yllä totesin, että lisenssit ovat usein syy ottaa SharePoint Online käyttöön, ne voi yhtälailla olla myös syy olla ottamatta sitä käyttöön intranettinä. Jos organisaatiossa on paljon nk. suorittavaa työtä tekeviä käyttäjiä, joilla ei ole omaa sähköpostia tai tarvetta Teamsille tai Office-työkaluille, lisenssien hankkiminen vain intranetin takia voi tulla turhan kalliiksi, sillä Microsoftin lisenssit ovat käyttäjäkohtaisia. Silloin vaihtoehdoksi voi nousta esim. avoimen lähdekoodin järjestelmillä tehdyt lisenssivapaat intranetit tai esim. kaupalliset julkaisujärjestelmät, joiden lisenssipolitiikka perustuu muuhun kuin käyttäjämääriin.

Monipuoliset brändäys-, personointi- tai kieliversiotarpeet ovat myös hyviä syitä rakentaa intranet jollain muulla, kuin SharePoint Onlinella. Ulkoasu on vain rajallisesti muokattavissa ja vaikka Microsoft on tuonut moderneihin sivupohjiin kieliversioinnin, se on monella tavalla vielä huono, eikä välttämättä edes vastaa yksinkertaisempiin kieliversiotarpeisiin, kuten esimerkiksi Haaga-Helia-ammattikorkeakoulussa todettiin.

Hybridiympäristöt ja SharePoint Online

Googlen osuus Suomen markkinoista on ollut laskusuunnassa, ja harvassa on ne organisaatiot, jotka käyttävät Googlen sähköpostia ja työkaluja dokumentinhallintaan. Näiden organisaatioiden kohdalla on kuitenkin päivänselvää, että intranet ei voi olla Microsoftin SharePoint. Googlella ei ole enää omaa vastaavaa tuotetta tarjolla, mutta markkinoilla on valmiita intranettuotteita kuten Happeo, joka on tehty toimimaan Googlen ekosysteemissä.

Ja vaikka SharePointin päälle tehtyjä valmiita intranettuotteita on markkinoilla useampia, kuten esimerkiksi monen suomalaisen organisaation tuntema Valo, jotain Microsoftin noususta kertoo myös se, että Happeo on laajentanut tuotteensa toimimaan Googlen lisäksi myös Microsoftin kanssa. Muutamia muita tällaisia hybridituotteita löytyy markkinoilta, kuten Solitan käyttämä Unily, mutta niiden markkinaosuus on hyvin pieni. Kun on tarve integroida usean ekosysteemin tuotteisiin, intranetin hybridituotteet tai julkaisujärjestelmäpohjaiset intranetit ovat kuitenkin vahvoilla.

Minulla ei ole kristallipalloa, joten en voi varmuudella sanoa, miten Microsoftin ja SharePointin käy seuraavan kahden vuoden aikana, mutta en kuitenkaan jaksa uskoa, että Microsoftin markkina-asema kovasti enää kasvaa. Aina on organisaatioita, jotka eivät syystä tai toisesta voi tai halua ottaa SharePointia käyttöön. Uskon kuitenkin, että paikallisesti asennettavien SharePointien osuus kutistuu ja SharePoint Online vahvistuu entisestään. Jo nyt on nähtävissä, että hybridiympäristöt ovat lievässä nousussa. Teamsin vetovoima on niin voimakas, että myös sellaiset organisaatiot jotka eivät ole pilviratkaisuja aiemmin edes harkinneet, punnitsevat tarkasti vaihtoehtojaan. Jos kerran Teamsin kelkkaan voi hypätä, niin ei ole kovin montaa syytä olla siirtämättä myös intranet pilveen.


Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa

Sinua voisi myös kiinnostaa

Digitaalinen työympäristö 2022 -selvitys

Digitaalinen työympäristö 2022 -selvitys pureutuu jo viidettä kertaa suomalaisten organisaatioiden digitaalisiin työympäristöihin ja työvälineisiin. Selvitimme mikä on viestinnällisen intranetin rooli. Miten muut työvälineet on roolitettu? Millaisia haasteita etä- ja hybridityö organisaatioissa aiheuttaa ja millaisin keinoin näitä haasteita on lähdetty ratkaisemaan?

Selvityksen puitteissa toteutimme laajan verkkokyselyn ja haastattelimme organisaatioiden edustajia 5 eri toimialalta. Selvityksen havaintoja ja tuloksia analysoidaan blogikirjoituksissa läpi kesän ja syksyn 2022.

Ohessa tähän mennessä julkaistut artikkelit:

Voit myös tilata maksuttoman painetun Digitaalinen työympäristö 2022 -tulosraportin oheisella lomakkeella.

Tilaa painettu tulosraportti (Webropol-lomake)