Digitaalinen työympäristö 2022 -selvityksessämme pureuduimme jo viidettä kertaa suomalaisten organisaatioiden digitaalisiin työympäristöihin ja työvälineisiin. Selvityksessä nousi esiin useita kymmeniä erilaisia digityön työkaluja.

Selvityksen ja siihen liittyvien haastatteluiden yhteydessä analysoimme, miksi työkalujen kirjo on niin laaja. Selvää on, että useissa organisaatioissa muuttuvaa digitaalista työympäristöä ei ole johdettu kokonaisuutena, vaan eri puolilla organisaatiota on keksitty omia ratkaisuja oman yksikön yksittäisiin haasteisiin. Tästä johtuen on organisaatioissa esimerkiksi otettu käyttöön useita erilaisia työvälineitä, jotka käytännössä ajavat saman asian. Käytössä olevista päivittäiseen työhön valjastetuista työkaluista ja -välineistä on ymmärrettävästi vaikea luopua. Organisaatioissa kipuillaankin nyt muun muassa sen kanssa, että omia hyväksi havaittuja toimintatapoja joudutaan muuttamaan uusien työkalujen ja niiden käytön tuomien uusien käytäntöjen myötä.

Sähköposti pitää pintansa sisäisen viestinnän kanavana

Intranet on selkeästi käytetyin viestintäkanava silloin, kun puhutaan kaikille yhteisestä viestinnästä ja ajankohtaissisällöistä. Intranetin koetaan olevan keskeinen tiedonhaun lähtöpiste, josta työntekijät löytävät kaikille yhteiset ohjeistukset ja ajankohtaiset uutiset ja tiedotteet, ja josta käyttäjä ohjataan muihin järjestelmiin ja työkaluihin.

Teams nousee selkeästi käytetyimmäksi silloin, kun viestintä tapahtuu rajatumpien ryhmien, kuten yksiköiden ja tiimien sisällä tai eri organisaatioryhmien välillä. Teamsissa käydään ryhmien sisäisiä keskusteluita ja vaihdetaan pikaviestejä.

Selvitys osoittaa myös, että sähköpostin käyttö viestinnän ja vuorovaikutuksen välineenä on pysynyt edelleen korkeana. Se on toiseksi käytetyin sisäisen viestinnän kanava.

Sähköpostin suosioon on monia syitä. Muiden työntekijöiden yhteystiedot ja valmiit sähköpostiryhmät löytyvät usein helposti organisaation sähköpostijärjestelmästä. Samoin aiemmin käydyt viestiketjut ovat tallessa sähköpostin uumenissa. Sähköpostin käyttöön on totuttu ja uusien työkalujen käyttöönotto tuntuu työläältä ja hankalalta. Jos itse kokee hankalaksi esimerkiksi Teamsiin siirtymisen, on vaikea luottaa myöskään siihen, että sitä kautta kaikki muut asianosaiset olisivat varmuudella tavoitettavissa. Sähköpostia käytetään laajasti myös siihen, että työntekijöitä tiedotetaan viestien avulla esimerkiksi intranettiin viedystä uudesta sisällöstä. Näin halutaan varmistaa, että käyttäjät saavat tiedon uudesta sisällöstä, ja heidät voidaan linkein ohjata suoraan uuteen sisältöön.

Sähköpostin määrä aiheuttaa tuskaa monessa organisaatiossa. Sähköposti toimii äärimmäisen huonosti vuorovaikutteiseen viestintään. Sähköpostiin tallennetut tiedot ja ohjeistukset vanhenevat nopeasti, eikä niihin liittyvät lisätiedot tai keskustelu linkity helposti alkuperäiseen viestiin. Sähköpostiviestit tallentuvat työntekijöiden henkilökohtaisiin sähköpostitileihin, ja muun muassa organisaatiosta lähtevien henkilöiden mukana poistuu paljon sellaista tietoa, jonka olisi hyvä edelleen olla muun tiimin käytössä. Yksi lähes kaikkien selvitykseen osallistuneiden organisaatioiden yhteinen tavoite onkin organisaation viestinnän siirtäminen vahvemmin muihin paremmin palveleviin kanaviin.

Kuva: Sisäisen viestinnän ja ajankohtaisasioista tiedottamisen käytetyimmät työvälineet (Digitaaliset työympäristöt 2022 -selvitys)

Teamsin rinnalle uusia työkaluja tietotyöhön, projektien hallintaan ja yhdessä kehittämiseen

Organisaatiotasoisten ohjeiden jakaminen keskittyy yli 60 % kyselyn organisaatioissa viestinnällisiin intranetteihin. Muuten Teams on selvityksemme mukaan selkeästi käytetyin työkalu tietotyön tekemiseen, projektien hallintaan ja yhdessä kehittämiseen ja innovointiin.  Teamsin ohella myös SharePointin työtiloissa jaetaan usein ohjeita, työstetään yhteisiä dokumentteja ja hallinnoidaan projekteja ja niiden materiaaleja.

Selvityksen tulokset osoittavat myös, että Microsoft-ekosysteemin organisaatioissa on ryhdytty entistä laajemmin hyödyntämään M365-paketin ominaisuuksia. Teamsit on saatu käyttöön, joten organisaatioissa on lähdetty hyödyntämään paketin lisäominaisuuksia, kuten projektityöhön tarkoitettua Microsoft Planneria, joka on kanban-tyyppinen tehtävienhallintasovellus. Muita mainittuja M365-työkaluja olivat esimerkiksi Microsoftin projektityökalu Projects sekä lomaketyökalu Forms. Asiakasprojekteissamme ja Microsoft-työkaluja hyödyntävien asiakkaidemme kanssa käydyissä keskusteluissa pohditaan yhä useammin myös Microsoftin työkalujen avulla tehtävien ns.  minisovellusten käyttökelpoisuutta organisaatioiden erilaisten  prosessien tukemiseen. Microsoftin PowerAppsiä hyödyntäen voidaan tuottaa esimerkiksi erilaisia prosesseja tukevia työnkulkuja tai vuorovaikutteisia lomakkeita ilman varsinaista koodaustyötä.

Kyselyssä 30% vastaajista mainitsi, että heidän organisaatioissaan käytetään Microsoftin OneDrivea tiedostojen yhteistyöstämiseen. Sen käyttäminen tiedostojenjakamisen ja työstämisen alustana ei kuitenkaan ole aivan ongelmatonta. OneDrive on yksittäisen käyttäjän henkilökohtainen pilvitallennustila. Se mahdollistaa tiedostojen helpon jakamisen muiden kanssa niin organisaation sisäisten kuin ulkoistenkin käyttäjien kanssa. Jaetut tiedostot ovat kuitenkin aina sidoksissa käyttäjän henkilökohtaiseen OneDriveen, eivätkä ne jää organisaation käyttöön esimerkiksi henkilön siirtyessä toisen työnantajan palvelukseen.

Wikiohjelmisto Confluence nousee edelleen tuoreen selvityksen käytetyimpien työvälineiden listalle erityisesti ohjesisältöjen jakamisen alustana. Confluencen käyttö on kuitenkin vähenemässä ja Confluencen uusi lisensointimalli ajaa sitä entistä pienemmän käyttäjäjoukon työkaluksi.

Kuva: Tietotyön, projektien hallinnan ja yhdessä kehittämisen käytetyimmät työvälineet (Digitaaliset työympäristöt 2022 -selvitys)

Tietotyön tekemiseen ja käytettyihin työvälineisiin liittyen suurimpana haasteena nähdään käyttäjien puutteellinen tekninen osaaminen. Välineitä on otettu käyttöön, mutta tiimeissä on edelleen käyttäjiä, jotka eivät ole halunneet tai onnistuneet ottamaan uusia työkaluja käyttöön riittävällä tasolla. Käytössä olevien työkalujen täysi potentiaali jää täten hyödyntämättä ja koko tiimin tavoittamiseksi tietotyötä päädytään tekemään edelleen vanhaan tapaan ja vanhoja välineitä hyödyntäen.

Työkaluilla tukea yhteisöllisyyden luomiseen ja sosiaaliseen vuorovaikutukseen

Suomalaisissa organisaatioissa on käytössä useita erilaisia työvälineitä, joilla mahdollistetaan ja tuetaan osaamisen jakamista, sosiaalista vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyden luomista yli organisaatiorajojen.

Kuva: Käytetyimmät työkalut yhteenkuuluvuuden tunteen lisäämiseksi ja osaamisen jakamiseksi organisaation sisällä (Digitaaliset työympäristöt 2022 -selvitys).

Teams nousee tässäkin kategoriassa selkeästi yleisimmin käytetyksi työvälineeksi. Myös Microsoftin keskustelualusta Yammer nousee käytetyimpien työkalujen TOP5:een. Parhaillaan monissa organisaatioissa pohditaan kuitenkin sitä, vieläkö keskustelut mahdollistavan Teamsin käytön yleistyessä Yammerille löytyy käyttöä. Molemmille työkaluille on kuitenkin, ainakin toistaiseksi, olemassa vielä selkeät omat käyttökohteensa.  Teamsista poiketen, Yammer mahdollistaa muun muassa eri keskusteluvirtojen koostamisen yhdeksi keskusteluvirraksi. Yammer toimii usein osana intranettiä koko organisaatiota koskevan avoimen keskustelun kanavana ja kaikille yhteisenä sosiaalisena kohtaamispaikkana.

Vaikka tarjolla on paljon hyviä työvälineitä, niillä voidaan vain tukea sosiaalista vuorovaikutusta. Yhteisöllisyyden tunne syntyy ja sosiaalinen kanssakäyminen mahdollistuu ensisijaisesti kuitenkin ihmisten välisissä kontakteissa ja kanssakäymisessä. Selvityksessäkin tuli esiin, että muun muassa säännölliset henkilöstöinfot ja muut yhteiset tilaisuudet, joihin on mahdollista osallistua myös paikan päällä, ovat tärkeitä.

Kaaos haltuun yhteisillä työtavoilla ja pelisäännöillä 

Yleisesti vaikuttaa siltä, että tietotyö sujuu olemassa olevilla välineillä. Kuitenkin samaankin tehtävään voidaan eri puolilla organisaatiota hyödyntää eri työvälineitä. Ongelmaksi muodostuukin se, mitä asioita hoidetaan missäkin kanavassa ja kenet tavoittaa parhaiten mitäkin reittiä pitkin.

Selvää on, että työkalujen määrä lisääntyy entisestään ja organisaatioissa on pohdittava, miten ne saadaan valjastettua käyttöön tehokkaasti ja käyttäjiä parhaiten palvellen. Ensisijaisen tärkeää on eri työvälineiden ja viestintäkanavien roolien kirkastaminen ja niiden tehtävien määrittäminen. Tähän liittyen on tärkeää luoda yhteiset pelisäännöt ja viestiä niistä käyttäjille selkeästi.

Lisäksi on hyväksyttävä se tosiseikka, että alati muuttuvassa toimintaympäristössä myös käyttäjien tekniset valmiudet vaativat jatkuvaa kehittämistä, ja osaamisen ylläpitäminen koulutuksin ja ohjeistuksin tulee resursoida hyvin.

Digitaalinen työympäristö 2022 -selvitys

Digitaalinen työympäristö 2022 -selvitys pureutuu jo viidettä kertaa suomalaisten organisaatioiden digitaalisiin työympäristöihin ja työvälineisiin. Selvitimme mikä on viestinnällisen intranetin rooli. Miten muut työvälineet on roolitettu? Millaisia haasteita etä- ja hybridityö organisaatioissa aiheuttaa ja millaisin keinoin näitä haasteita on lähdetty ratkaisemaan?

Selvityksen puitteissa toteutimme laajan verkkokyselyn ja haastattelimme organisaatioiden edustajia 5 eri toimialalta. Selvityksen havaintoja ja tuloksia analysoidaan blogikirjoituksissa läpi kesän ja syksyn 2022.

Ohessa tähän mennessä julkaistut artikkelit:

Voit myös tilata maksuttoman painetun Digitaalinen työympäristö 2022 -tulosraportin oheisella lomakkeella.

Tilaa painettu tulosraportti (Webropol-lomake)