Yhä useampi korkeakoulu on tunnistanut haasteen saada opiskelijat löytämään ja käyttämään yhteisessä intranetissä tarjottavaa tietoa ja on havaittavissa selkeä trendi, jossa korkeakoulut siirtävät opiskelijoille suunnattuja ohje- ja tietosisältöjä avoimesti saataville.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
16.5.2022
Siinä missä intranet on luonnollinen osa tietotyöläisen digityöympäristöä, opiskelijan arki pyörii toisissa järjestelmissä – on Peppiä, Sisua, Tuudoa ja Moodlea ja varmisti vielä jotain muita. Harva opiskelija seuraa aktiivisesti ja omaehtoisesti oman korkeakoulunsa intraa ihan vain tavan vuoksi, kuten moni tietotyöläinen tekee.
Jotta ohje- ja ajankohtaistieto tavoittaa kohderyhmänsä, sen pitää olla helposti saatavilla ja lisäksi mieluusti tarjolla paikassa, jota muutenkin käyttää. Näin esimerkiksi tärkeään tietoon voi törmätä vahingossa, etsiessään jotain muuta.
Intranet ei kuitenkaan ole opiskelijalle se ensisijainen digitaalinen työväline. Silloin kun opiskelija tarvitsee tietoa omaan työhönsä, eli opiskeluihin liittyen, hän menee todennäköisesti Peppiin, Sisuun, Tuudoon tai Moodleen – tai syöttää hakusanan Googleen. Kun intranet on kirjautumisen takana, hakukone ei myöskään sinne lonkeroitaan ulota, eikä intranetissä oleva tieto opiskelijaa tavoita, vaikka se olisi hänelle tärkeää.
Intranetistä tulee musta aukko, joka opiskelijan kannalta nielaisee valtavasti tietoa, mutta jossa ei tule käytyä.
Yhteinen intranet palvelee usein vain henkilöstöä
Korkeakouluilla on paljon käytännön ohjeita, jotka koskevat sekä opiskelijoita ja henkilöstöä, ainakin jollain tasolla. Yhteisellä intranetillä on usein pyritty siihen, että ohjeita tarvitsee päivittää vain yhteen paikkaan, ja ne ovat kaikkien saavutettavissa, ajantasaisina ja oikeansisältöisenä. Hyvä idea, joka toteutuu huonosti käytännössä.
Yksi yhteisen intranetin perustelu on myös ollut, että halutaan nähdä korkeakoulu yhteisönä, johon kuuluu henkilöstön lisäksi esimerkiksi opiskelijat ja tutkijat. Yhteinen intranet on nähty yhtenä tapana tukea tätä yhteisöä. Tietopankilla ei kuitenkaan yhteisöllisyyttä rakenneta, vaan jollain aivan muulla.
Sen lisäksi, että opiskelijat eivät vaivaudu kirjautumaan intranettiin, intranetin sisällöt on useimmiten kirjoitettu ensisijaisesti henkilöstölle. Henkilöstö ja opiskelijat tarvitsevat useimmiten tietoa hiukan eri näkökulmista, joten riskinä on, että opiskelijoiden pitää intranetissä kahlata ensin sellaisten sisältöjen tai näkökulmien läpi, jotka eivät ole heille relevantteja. Kuinka moni luovuttaa ennen kuin pääsee tenttimistä koskeviin ohjeisiin, jotka koskevat juuri opiskelijaa, eikä tentin järjestävää opettajaa?
Yhteinen intranet henkilöstölle ja opiskelijoille on toki mahdollista toteuttaa. Se vaatii sisältösuunnittelulta enemmän ja kohdentamista on myös syytä harkita. Kaikkea ei tarvitse tarjota kaikille, vaikka varsinaista syytä tiedon piilottamiselle avoimessa yhteisössä ei ole. Informaatioähky ei ole kiva kenellekään.
Hakukonelöydettävyys tärkeä syy suosia avointa ratkaisua
Kun intranettejä korkeakouluissa uudistetaan, tavaksi on tullut eriyttää henkilöstölle ja opiskelijoille tarjottavat tiedot eri palveluihin. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tenttimistä koskevat ohjeet opettajalle tarjotaan intranetissä, ja vastaavat ohjeet opiskelijalle jossain muualla. Uusi intranet on useimmiten suunnattu vain henkilöstölle, joskin opiskelijoilla voi olla pääsy katsomaan tiettyjä sisältöjä. Se, kuinka moni opiskelija siellä oikeasti käy on kysymysmerkki. Arvelisin, että aika harva.
Suunta on vahvasti kohti täysin avointa ”opiskelijaintranettiä”. Tarjoamalla opiskelijoiden hyvinvointiin, opintojen tukeen ja muihin käytännön asioihin liittyvät tiedot julkisesti, myös potentiaaliset opiskelijat pääsevät tutustumaan niihin ja ne voivat parhaimmassa tapauksessa vakuuttaa hakijan siitä, että juuri tämä on se korkeakoulu, johon haluaa opiskelemaan. Tämä näkökulma on myös korostunut viime vuosina, kun yhä useampi opiskelija vaihtaa korkeakoulua maisterivaiheessa.
Tärkein syy siirtyä kohti avoimia opiskelijapalveluita on kuitenkin se, että tiedot löytyvät hakukoneiden avulla. Google on käytännössä jokaisen verkkopalvelun etusivu, ja jos Google ei löydä hakemaasi sisältöä, sitä ei ole.
Tietyllä tavalla tämä on paluu vanhaan. Ei tarvitse peruuttaa kovin kauas ajassa taaksepäin, jolloin opiskelijoiden tukimateriaali ja ohjeet olivat vielä osa korkeakoulujen julkisia verkkopalveluita.
Opiskelijoiden käytännön ohjeet eivät välttämättä istu julkisille verkkosivuille sen paremmin kuin henkilöstölle ensisijaisesti kohdennettuun intranettiin. Korkeakoulujen verkkopalvelut ovat viime vuosina keskittyneet myymään opinahjoa potentiaalisille opiskelijoille, tutkijoille ja jopa työntekijöille. Vakuuttamaan, että juuri meille kannattaa tulla. Osa korkeakouluista on vienyt tämän vielä pidemmälle, ja tehneet verkkopalvelustaan koulutuksen ”verkkokaupan”, jossa kävijä pystyy selailemaan ja vertailemaan eri koulutusvaihtoehtoja eri näkökulmista ja jopa laittamaan koulutuksia ostoskoriin.
Kun puhuttelutapa on vahvasti uusien opiskelijoiden houkuttelu ja palveluiden myyminen, olemassa olevat opiskelijat eivät ehkä tunnista verkkopalvelun olevan myös heille tarkoitettu. Mihin opiskelijoiden ohjeet sitten kannattaisi laittaa?
Konseptuaalisesti on ainakin kolme eri tapaa tarjota opiskelijoille opintoihin liittyvää tuki- ja ajankohtaissisältöä avoimesti.
A) Täysin erilliset opiskelijan oppaat
Moni korkeakoulu on ratkaissut haasteen luomalla opiskelijoille täysin erillisen, julkisen opiskelijan oppaan, joka sisällöltään vastaa pitkälti sitä, mitä intraneteissä on tarjoiltu mutta joka on erillään uusien opiskelijoiden houkuttelusta, eli varsinaisesta verkkopalvelusta. Opiskelijan opasta ei tule sekoittaa opinto-oppaan kanssa, joka sisältää opetussuunnitelmat ja opintotarjonnan, ja joka on ollut julkisesti tarjolla aikaisemminkin.
Erillisiä opiskelijan oppaita on esimerkiksi alkuvuodesta 2022 julkaisttu LUT-yliopiston eLUT, LAB-ammattikorkeakoulun eLAB tai Tampereen yliopiston ja ammattikorkeakoulun Opiskelijan opas ja Itä-Suomen yliopiston Kamu, muutamia mainitakseni.
B) Opinto-opas osana julkista verkkopalvelua
Toisissa korkeakouluissa opiskelijan opas on tehnyt paluun osaksi julkista verkkopalvelua. Tässä on kaksi eri toteutustapaa. Perinteinen tapa on tarjota opiskelijan ohjeet omana sisältökokonaisuutena osana päänavigaatiota, kuten esimerkiksi Oulun yliopistossa. Näin opiskelijoille tarkoitetun tiedon rinnalla näkyy myös muut yliopiston sisällöt.
Toinen tapa on tarjota opiskelijan ohjeet osana verkkosivustoa, mutta erillisenä ”kuplana”, johon ohjataan esimerkiksi apunavigaatiosta, kuten esimerkiksi Haaga-Helialla. Haaga-Helian esimerkissä verkkopalvelun muut sisällöt ovat tarjolla, mutta käyttöliittymällisesti opinto-opas muodostaa selkeän oman navigoitavan kokonaisuuden.
C) Hybridimalli
Ohjesisältöjä tarjotaan myös hybridimallilla, jossa suurin osa opiskelijoille suunnatuista palveluista ovat avoimesti tarjolla joko täysin erillisessä palvelussa tai osana korkeakoulun verkkosivustoa. Avoimesti tarjolla olevan sisällön lisäksi, opiskelija ohjataan tutustumaan sisältöihin ja palveluihin, jotka ovat kirjautumisen takana esimerkiksi intranetissä, jonne opiskelijoilla on pääsy, mutta ei välttämättä muuten juuri asiaa.
Joillain korkeakouluilla on edelleen yhteisiä intranettejä tai erillisiä opiskelijaintranettejä, mutta nähtäväksi jää mikä niiden kohtalo on. Suunta on pitkään ollut kohti avoimia opiskelijapalveluita ja veikkaisin, että jollain aikavälillä myös nämä viimeiset suljetut opiskelijaintranetit avautuvat – palvellaan käyttäjiä niissä ympäristöissä, joissa he muutenkin ovat.
Sinua voisi myös kiinnostaa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
