Teollisuusliitossa Luuppi on korvannut Sorvin. Emme kuitenkaan puhu perinteisistä teollisuudessa käytettävistä työkaluista, vaan intraneteistä, yhdestä digitaalisen työympäristön tärkeimmästä työkalusta. Teollisuusliitto otti intranetuudistuksen myötä suuren harppauksen moderneihin viestintätapoihin. Dokumenteista ja sähköpostiviestinnästä siirryttiin mobiilisti luettaviin sisältösivuihin ja hajautettuun uutisointiin.

Teollisuusliitto on Suomen suurin teollisuuden ammattiliitto ja siihen kuuluu noin 200 000 jäsentä. Teollisuusliitto syntyi 1.1.2018, kun Metalliliitto, TEAM Teollisuusalojen ammattiliitto ja Puuliitto yhdistyivät yhdeksi suurliitoksi. Teollisuusliiton palveluksessa työskentelee noin 200 henkilöä päätoimipisteessä Helsingissä sekä aluetoiminnassa eri puolilla Suomea.

Perustamisesta lähtien, Teollisuusliiton intranetin virkaa on toimittanut Metalliliiton vanha, on-premise intranet Sorvi, joka siitä huolimatta, että intranettiin tuotiin liiton yhteisiä sisältöjä ja logoja muutettiin, oli vahvasti metalliliittoleimainen. Kaikki työntekijät eivät kokeneet sitä omakseen. Reilu kaksi vuotta uuden liiton perustamisen jälkeen, Teollisuusliitto oli tullut siihen pisteeseen, että vanha Sorvi-intra oli uusittava − myös teknisistä syistä. Uudesta intranetistä haluttiin aidosti koko Teollisuusliiton yhteinen, moderni ja helppokäyttöinen intranet. Syntyi SharePointin moderneilla sivustoilla rakennettu Luuppi.

Esiselvityksellä ongelmat ja haasteet tietoon

Jotta tiedettäisiin, minkälainen intranet aidosti palvelisi Teollisuusliiton työntekijöiden tarpeita, Teollisuusliitto otti avukseen North Patrolin toteuttamaan intranetin esiselvitystä. Esiselvityksessä kartoitettiin käyttäjien tarpeita sisäiselle viestinnälle ja työvälineille, luotiin kokonaisnäkemys intranettiin kohdistuvista tarpeista, kirkastettiin viestinnällisen intranetin konsepti, linjattiin intranetin sisältö sekä sen rooli suhteessa muihin työkaluihin.

Esiselvityksestä kävi ilmi, että tietoa etsitään paljon intranetistä, mutta myös sähköposti, kokoukset sekä henkilökohtaiset kontaktit ovat edelleen työntekijöille tärkeitä tiedonsaantikanavia. Vanhan intranetin suurimmat ongelmat kiteytyvät tiedon löydettävyyteen, ajantasaisuuteen sekä siihen, että intraa ei voinut käyttää mobiililaitteilla.

Vuosien saatossa intranetin sisältörakenne oli paisunut, ja tiedon löytyminen suuresta sisältömassasta koettiin haastavaksi. Sorvi oli hyvin dokumenttivetoinen, eikä tiedon löytäminen dokumenttien sisältä ole kovin yksinkertaista. Lisäksi käyttäjä ei voinut olla varma löytämänsä tiedon ajantasaisuudesta, sillä intranettiin on jätetty myös vanhat versiot ohjeista. Vanhaa intranettiä ei voinut käyttää mobiililaitteilla, mikä koetiin myös haastavana. Henkilökunnalla oli myös tarve saada enemmän tietoa siitä, mitä muissa yksiköissä tehdään ja ajankohtaistietoa ja avoimuutta kaivattiin lisää. Tarve löytää kollegoiden yhteystietoja ja heidän asiantuntemusalueitaan nousi myös selvityksessä esille.

Kaikkia esiselvityksessä esiin nousseita tarpeita ei kuitenkaan intranetillä tarvinnut ratkaista. Teollisuusliitossa oltiin intranet-uudistuksen yhteydessä työstämässä uutta työkalua, joka kokoaisi tietoa toiminnallista taustajärjestelmistä ja lisäksi Teams oli juuri otettu käyttöön ja dokumentinhallinnassa Teollisuusliitto oli siirtymässä käyttämään M-Files -järjestelmää.  

Kun uusia työkaluja viestintään, kollaboraatioon ja dokumentinhallintaan otetaan käyttöön, myös intranetin rooli kaventuu ja selkenee. Intranetistä tulee tiedon keskus, joka ohjaa käyttäjää löytämään sisältöjä muista järjestelmistä, ja intranetin oma sisältö pysyy rajallisena.

Tavoitteena yhteinen digitaalinen koti

Muutos vanhaan intraan oli melkoinen. Sisältökokonaisuuksia työstettiin ajatuksella, ja yritettiin löytää ratkaisu, joka ei nojautuisi organisaatiorakenteeseen. Koko intranetin tärkeimpänä tavoitteenahan oli tuoda Teollisuusliittolaiset yhteen ja luoda intranetistä kaikille työntekijöille yhteinen digitaalinen koti. Poteroitumista omiin yksiköihin haluttiin välttää, joten sisältörakenteen tuli heijastaa yhteistä liittoa, eikä pohjautua eri yksiköihin.

Organisaation sijaan toiminnasta tuli uuden intranetin rakenteen punainen lanka ja ulospäin suuntautuva työ ja sitä tukeva, liiton sisälle kohdistuva työ, erotettiin omiksi kokonaisuuksiksi. Jako on tuntunut toimivan, ja sisältötyö sujui lopulta hyvin, kertoo Teollisuusliiton kehitysasiantuntija Kirsi Törmänen, joka toimi projektin päällikkönä.

Sisällöntuotanto oli koko projektin vaativin osuus, ja vaikka projekti vedettiin pienellä porukalla läpi, sisällöntuotantoon valjastettiin jokaisesta yksiköstä kaksi henkilöä. Koska vanhassa intranetissä sisällöt olivat pääasiassa dokumentteina, niiden purkaminen ja työstäminen uuden konseptin mukaiseen rakenteeseen sisältösivuiksi oli työlästä. 

SharePoint Online pienillä muutoksilla

Uusi intranet nojautuu hyvin pitkälti modernin SharePoint onlinen vakiotoiminnallisuuksiin, ja sen on Teollisuusliitolle rakentanut Knowit. Joitain erityispiirteitä Luupissa kuitenkin on, jotka ovat edellyttäneet myös räätälöintiä tai SharePointin oletustoiminnasta poikkeavia toteutustapoja.

Suurin muutos vanhaan intranettiin on, että uudessa Luupissa ei ole lainkaan dokumentteja. Sisällöt on purettu sisältösivuiksi, mutta siltä osin, kun dokumentti on formaattina edelleen tarpeellinen, linkitetään intranetistä M-Filesissä sijaitseviin dokumentteihin. Suurimpana muutoksena vanhaan intraan on, että Sorvissa tarjotaan linkit vain dokumentin uusimpaan versioon, sen sijaan, että käyttäjälle tarjotaan myös vanhat versiot. Intranetissä käytetyt kuvat on myös koottu yhteiseen kuva-arkistoon, mikä helpottaa sisällöntuottajien työtä, kun heillä on riittävästi kuvituskuvaa käytössä.

Koska uutistuotanto laajeni uudistuksen myötä ja uutiset hajaantuvat usealle eri sivustolle, nähtiin tarpeelliseksi luoda paikka, arkisto, joka kokoaa kaikki yhteen, ja jossa pääsee keskitetysti etsimään ajankohtaissisältöjä, riippumatta siitä, millä sivustolla ne on julkaistu. Ajankohtaisarkisto kompensoi sitä, että etusivulla on kulloinkin vain neljä tuoreinta uutista näkyvissä. Intranettiin toteutettiin myös oma toiminnallisuus häiriötiedotteille.

Haku puolestaan konfiguroitiin hakemaan aina koko intranetistä, riippumatta sivustosta, jolla käyttäjä kulloinkin on.

Etäprojekti, jossa aikataulu piti

Luuppi otettiin käyttöön Teollisuusliitossa toukokuun 2021 alussa. Silloin esiselvitysprojektin aloittamisesta oli kulunut aika tarkalleen vuosi. Kirsi Törmänen on erittäin tyytyväinen yhteistyöhön sekä North Patrolin että Knowitin kanssa. Kaikki sujui hyvin ja aikataulussa, vaikka etenkin toteutusprojekti tehtiin täysin etänä, koronapandemiasta johtuen.

Kehitysprojekti on päättynyt, mutta intranetin kehittäminen ei. Projektin päättyessä vastuu intranetin kehittämisestä on siirtynyt Teollisuusliiton viestinnälle, joka vastaa intranetistä kokonaisuutena. Luuppi on kuitenkin koko Teollisuusliiton yhteinen myös sisältövastuun suhteen – sisällöntuotanto on hajautettu eri puolille organisaatiota. Teknisesti intranet on valmis, mutta sisältöjä kehitetään ja tuotetaan intranettiin edelleen.

Projektin tiedot:

  • Esiselvitys: toukokuu – syyskuu 2020, North Patrol
  • Määrittely ja kilpailutus: syyskuu – marraskuu 2020, North Patrol
  • Sisällönsuunnittelu: marraskuu 2020, North Patrol & Teollisuusliitto
  • Toteutusprojekti: marraskuu 2020 – toukokuu 2021, Knowit Experience Oy
  • Sisällöntuotanto: kevät 2021, Teollisuusliitto

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.