Jokainen intranetuudistus on paikka pysähtyä ja miettiä, mitä oikeastaan olemme tekemässä ja miksi. Usein uudistukseen lähdetään siksi, että intranet on vanhentunut joko teknisesti tai sisällöllisesti, mutta oli syy mikä tahansa, tilaisuus kannattaa hyödyntää ja tarkastella työntekijäkokemusta kokonaisuutena, sen sijaan, että pohditaan pelkästään yhtä työkalua. Kannattaako tämä oikeasti tehdä, vai kannattaisiko meidän itse asiassa tehdä jotain ihan muuta?

Lähes jokaisessa organisaatiossa, niin pienessä kuin isossa on olemassa intranet – se sisäinen verkkopalvelu, joka kokoaa yhteen organisaation yhteiset ohjeistukset ja ajankohtaistiedon. Intranetillä on elinkaari ja jossain vaiheessa tulee hetki, jolloin intranet kaipaa uudistusta. Sen sijaan, että lähdetään tekemään jälleen kerran yhtä uudistusprojektia, pitäisi ehkä kysyä, tarvitaanko intraa ollenkaan ja jos tarvitaan, millainen sen pitäisi olla?

Tavoitteena parempi työntekijäkokemus

Intranetillä voi olla ikää viisi vuotta tai enemmän, mutta sinä aikana moni asia on muuttunut ja mennyt eteenpäin. Uusia digitaalisia työkaluja on lanseerattu ja ehkä uusille työntekijäryhmille halutaan tarjota pääsy suoraan tiedon äärelle.

Vaikka liikkeelle lähdetään ajatuksella, että intranet uudistetaan, joudumme kuitenkin pohtimaan, mitä muita työkaluja meillä on tarjolla, ja miten intranet suhtautuu niihin. Etenkin Teams on mullistanut monessa organisaatiossa tiedon tarjoamisen, ja monipuolisuudellaan Teams haastaa myös käsityksen siitä, mitä intranetin tulisi olla.

Kun intranet tulee teknisen elinkaaren päähänsä, houkutus voi olla siirtää intranetin sisältämät tiedot Teamsiin. Eihän intraa kukaan käytä, kun se on niin rämettynyt, ettei kukaan sieltä mitään löydä? Tämä voi olla joillekin organisaatioille ihan fiksu ratkaisu, mutta ei kaikille (tosin kyllä se Teams myös rämettyy…).

Eri työntekijäryhmillä on toisistaan poikkeavia tiedontarpeita ja käyttötapoja. Se, mikä parantaa toisen työntekijäkokemusta, voi olla toiselle heikennys. Esimerkiksi ei-tietotyöläisten on usein helpompi etsiä ja löytää tarvitsemansa tieto organisaation sisäisestä verkkopalvelusta, eli intranetistä, kuin Teamsin syövereistä dokumenteista.

Ennen kuin päätetään, mitä tehdään, tulisikin ottaa mahdollisimman monta erilaista näkökulmaa huomioon. Mitä meidän pitäisi oikeasti tehdä, jotta työntekijät olisivat tyytyväisiä?

Tarpeet ensin, ratkaisu sitten  

Me North Patrolissa olemme lähestyneet intranetuudistuksia pitkään tarpeiden kautta:

  1. Mitä tarpeita työntekijöillä on, jotka pitää ratkaista?
  2. Minkälaista tietoa eri työntekijät tarvitsevat työssään?
  3. Mitä reunaehtoja työ itsessään asettaa tiedon etsimiselle ja käytölle?
  4. Kuinka usein tietoa tarvitaan ja missä tilanteessa?

Jotta voidaan keksiä ratkaisuja, pitää ensin tietää tarpeet. Jos intranetuudistuksessa katsotaan pelkästään olemassa olevaa intranettiä, mitä tehtävää se nykyisin hoitaa tai mitä sisältöjä siellä nyt on, arvioimme vain olemassa olevaa, emmekä saa tietää, mikä tarpeita meillä on, joita intranet voisi ratkaista.

Intranetprojektiin liittyvässä tarvekartoituksessa kannattaakin osallistujille kertoa, että vaikka tavoitteena on uudistaa intranet, katsotaan tiedontarpeita ja työtapoja laajemmin. Siksi ei kannata kysyä, mitä mieltä olet intranetistä tai miten sitä pitäisi sinusta kehittää, vaan lähteä purkamaan vyyhtiä kauempaa. Mitä tietoja sinä tarvitset työssäsi, minkälaisissa tilanteissa ja miten sinä haluaisit tietoa kuluttaa?

Kaikkiin ongelmiin intranet ei ole ratkaisu, mutta tarpeiden tunnistaminen voi poikia muita projekteja tai vähintään auttaa rajamaan intranetin roolia.

Tarvekartoitus ei kuitenkaan ole avoin piikki tai ostoslista, vaan siihen tulisi suhtautua enemmänkin toivelistana tai terapiasessiona. Tarvekartoitus kertoo meille, mitä työntekijämme tarvitsevat, jotta heidän työarkensa sujuisi paremmin. Nämä kertyneet tarpeet pitää analysoida ja priorisoida. Näin voidaan tunnistaa mahdolliset kehittämiskohteet – myös ne, joita ei intranetillä ratkaista. Osa tarpeista voidaan kattaa digitaalisen työympäristön muilla työvälineillä, osa voi jäädä odottamaan seuraavaa kehitysprojektia.

Hyvällä suunnittelulla parempi investoiti

Kun tarpeet on rajattu, päästään luomaan konseptia, eli miettimään, minkälaisen intranetin juuri meidän organisaatiomme tarvitsee. Konsepti kertoo, minkälainen kokonaisuus meidän kannattaisi rakentaa, jotta se palvelee työntekijöitä mahdollisimman hyvin. Minkälaisia sisältöjä intranetissä on ja millä tavalla niitä tarjotaan eri kohderyhmille. Onko kaikki kaikille samaa vai tarvitaanko kohdennuksia? Painottuuko ajankohtaiset asiat, ohjeet vai dokumentit? Kuinka usein ja millä tavoin sisältöjä käytetään? Kuka tuottaa sisällöt ja tarvitaanko sosiaalisia toiminnallisuuksia?

Intranet-projekti on aina investointi, sekä rahallisesti että ajallisesti, joten fiksuinta on varmistaa, että panokset laitetaan oikeaan asiaan. Siksi tarvekartoitusta ja intranetin konseptointia ei kannata ohittaa. Helppo ratkaisu on kääriä hihat ja ryhtyä tekemään uutta intranettiä. Jos kuitenkin maltetaan pysähtyä ja tehdä taustatyö kunnolla, voidaan päätyä ratkaisuun, jossa intranettiä siinä muodossa, jossa se on ollut, ei tarvita lainkaan. Tai jos on, se ainakin palvelee tarkoitustaan entistä paremmin ja meillä on tyytyväiset työntekijät.


Jos tuntuu, että tarpeiden kartoittaminen ja ratkaisujen löytäminen ei itseltä onnistu, niin North Patrolin puoleen voi aina kääntyä. Me autamme mielellämme!

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.

Sinua voisi kiinnostaa myös seuraavat artikkelit