Ennen vanhaan oli intranet, se organisaation sisäinen verkkosivusto, jossa oli yhteiset ohjeet, dokumentit ja ajankohtaistieto ja hyvässä lykyssä keskustelupalsta sosiaalisuutta tuomaan. Jossain vaiheessa alettiin puhua digitaalisesta työympäristöstä, johon kuului useita eri työvälineitä ja nyt, vuonna 2021 puheenparsi on jälleen muuttunut. Nyt puhutaan digitaalisesta työntekijäkokemuksesta.  Mutta mitä tällä oikeasti tarkoitetaan ja mikä on ero aikaisempaan? Käytännössä kyse on samasta asiasta, mutta nyt katse on kiinnittynyt kolikon toiseen puoleen, eli käyttäjään.

Digitaalisesta työympäristöstä puhuttaessa, ajatellaan erilaisia digitaalisia työkaluja. Meillä on viestinnällinen intranet, jonka sisällöllinen kivijalka on henkilöstöasiat ja kaikille yhteiset toimintaohjeet sekä ajankohtaiset asiat. Digitaaliseen työympäristöön mielletään myös työtilat, jossa tehdään työtä yhdessä, mutta jotka sisältävät myös usein sellaisia ohjeita, jotka koskevat vain pientä ryhmää ja joita ei haluta jakaa koko organisaatiolle intranetissä. Lisäksi on organisaation sisäinen some, se matalan kynnyksen vuorovaikutuskanava.

Kaikki nämä ovat edelleen ihan päteviä työvälineitä, mutta etenkin Teamsin tulon myötä, on tullut vaikeammaksi vetää raja eri välineiden välille. Mikä on mitäkin, kun Teams on sekä työtilaa että sosiaalisuutta ja joissain organisaatioissa toimittaa myös intranetin virkaa? Onko digitaalinen työympäristö yhtä kuin Teams? Ei ole. Se on paljon muutakin, sillä siihen kuuluu kaikki organisaation sisäiset digitaaliset kanavat.

Mutta puhutaan hetki digitaalisesta työntekijäkokemuksesta.

DEX-ajattelussa työntekijä on keskiössä

Julkisissa verkkopalveluissa kehitys on pitkään ollut kohti erilaisia DXP-ratkaisuja, eli digital experience platformeja. Kyllä, ne ovat laajoja työkaluja, mutta niiden tavoitteena on luoda hyvä CX, Customer Experience eli asiakaskokemus. Etenkin kansainvälisesti on havaittu, että hyvää asiakaskokemus ei ole pelkästään teknisistä ratkaisuista kiinni, vaan tyytyväisten asiakkaiden takana on usein tyytyväisiä työntekijöitä. Tästä syystä, työntekijäkokemukseen halutaan panostaa yhä useammassa organisaatiossa, ja verkkopuolen CX ja DXP-ajattelu on valunut nyt organisaatioiden sisäisiin ratkaisuihin. Puhutaan Employee Experiencestä ja etenkin DEX:stä, eli Digital Employee Experiencestä, suomennettuna työntekijäkokemuksesta.

Työkalupuolella, organisaation sisäiset DEX-alustat ovat tuloillaan. Ensin tuli Teams – sveitsiläinen linkkuveitsi, joka on vähän kuin organisaation sisäinen DXP, eli monipuolinen työväline, joka taipuu erilaisiin tarpeisiin. Nyt Microsoft on lanseerannut uuden DEX-alustan, Vivan. Käytännössä puhutaan kuitenkin samoista työkaluista, kuin aikaisemmin, Microsoftin tapauksessa kyse on hyvin pitkälti (toistaiseksi ainakin) Teamsin uudelleenbrändäyksessä. Mutta kyse on muustakin, sillä näkökulma on muuttunut.

Sen sijaan, että mietitään, mitä työkaluja meillä on työympäristössämme, ja mihin niitä käytetään, laitetaankin työntekijä keskiöön. Mitä hän tarvitsee digitaaliselta ympäristöltään, jotta hänen kokemuksensa on hyvä? DEX-ajattelu onkin luonteva jatkumo pitkään vallinneelle palvelumuotoiluajattelulle.

Käytännössä työntekijällä on erilaisia tarpeita, joihin pyrimme eri digitaalisten työvälineiden kautta ratkaisemaan. Ratkaisu voi olla sama setti digitaalisia välineitä, kuin aikaisemminkin on ollut käytössä, tai sitten eri työntekijöillä on samaan tarpeeseen erilaiset ratkaisut. Sen sijaan, että mietitään, mitä milläkin välineellä tehdään, mietitään, mitä työntekijän pitäisi saada aikaiseksi, ja löydetään siihen ratkaisut.

Digitaalista työntekijäkokemusta pohtiessa, asia, jota ratkaistaan on tärkeämpi kuin väline.

Tarpeet ja käyttötavat ohjaavat työvälineiden valintaa

Minkälaisia tarpeita työntekijällä sitten on, jotka vaikuttavat digitaaliseen työympäristöön. Jotta työntekijä pystyy työnsä tekemään hyvin, hän tarvitsee useimmiten:

  1. yleistä, työnantajan kaikille työntekijöille kohdistamaa informaatiota
  2. organisaation yhteisiä toimintaohjeita, jotka voivat liittyä sekä työn tekemiseen tai työsuhteeseen
  3. kokea yhteenkuuluvuuden tunnetta muiden työntekijöiden kanssa ja kokea kuuluvansa organisaatioon (se kuuluisa Me-henki!)
  4. ohjeita ja opastusta omaan työhön liittyen
  5. kokea yhteenkuuluvuutta oman tiimin kanssa
  6. viestiä ja tehdä yhteistyötä oman tiimin kanssa
  7. olla vuorovaikutuksessa muiden tiimien ja ryhmien kanssa
  8. tuottaa tietoa ja työskennellä digitaalisesti sekä oman ryhmän että muiden ryhmien kanssa
  9. saada tietoa siitä, mitä muut työntekijät tai tiimit tekevät

Listaa voi tarkentaa ja pidentää, mutta karkeasti työntekijän digitalaiset tarpeet liittyvät tiedon ja ohjeistuksen saamiseen, tuottamiseen ja työn tekemiseen sekä sosiaaliseen vuorovaikutukseen.

Moni tunnistaa tässä varmaan jo, millä digitaalisen työympäristön välineillä nämä listaamani tarpeet hoidetaan omassa organisaatiossa. Osaan käytetään intranettiä, osaan Slackiä tai WhatAppia, ja joku varmaan ajattelee, että kaiken voisi kuitata Teamsillä. Samoja tehtäviä voidaan yrityksissä hoitaa lukuisilla eri työkaluilla, kuten nähtiin North Patrolin tekemässä Digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksessä, jossa kyseltiin, mitä välineitä eri tehtäviin käytetään.

Mutta jos oikeasti tavoitellaan hyvää työntekijäkokemusta, ei riitä, että selvitetään työntekijöiden tarpeet, vaan myös käyttötapoja ja -tapauksia pitää pohtia. Esimerkiksi, kuinka usein tietoja tarvitaan, miten helposti niiden pitää löytyä ja millä laitteilla ne pitää olla saatavilla.

Digitaalisen työympäristön tulee olla helppo ja vaivaton työntekijälle, mutta se ei aina tarkoita samaa työnantajalle. Työnantajan kannalta helpoin (tai halvin) ratkaisu ei välttämättä ole työtekijän kannalta se paras vaihtoehto. Tietoa voi esimerkiksi joutua tuottamaan eri paikkoihin ja eri muotoihin, mikä työnantajanäkökulmasta voi olla vaivalloista, mutta palkitsee sillä, että työntekijöiden arki sujuu.

Kun on saatu kokonaiskuva työntekijöiden tarpeista ja käyttötavoista, voidaan lähteä suunnittelemaan, millä työvälineillä tarpeet katetaan. Siitä syntyy digitaalinen työympäristö, ja samalla hyvä digitaalinen työntekijäkokemus. Kaverilta voi ottaa mallia, mutta harvoin kopioida. Jokainen organisaatio on omanlaisena ja työntekijät ja heidän tarpeensa ja käyttötapansa ovat erilaisia.


Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.