Intranet-ostajan opas

Mitä sisältöjä suomalaisissa viestinnällisissä intraneteissä on? Keväällä tekemämme Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksemme kertoo, että miltei kaikkien intranetien ytimen muodostavat seuraavat sisällöt:

1. Henkilöstöasiat ja -ohjeet (95 %)
2. Oikopolkulinkit järjestelmiin ja työkaluihin (88 %)
3. Organisaation perustiedot (83 %)
4. Kategorisoidut uutiset (82 %)
5. Tapahtuma- ja koulutuskalenterit (70 %).

Pysyväis- ja ajankohtaistiedon ohella intranetit ovat tiedon etsimisen lähtöpiste, sillä niistä on linkitys organisaation muihin yhteisiin ja toimialakohtaisiin järjestelmiin ja työkaluihin.

Intranetit ovat virallinen viestintäkanava kaikille

Iso osa intranetien sisällöstä on staattista, koko organisaatiota käsittelevää ja samansisältöistä tietoa, joka päivittyy melko harvoin. Ohjeiden ja perustietojen lisäksi siellä sijaitsee henkilöstön puhelinluettelo ja yhteystietohaku (79 %).  Intranet toimii oppaana ja tavoitteena on, että se on paikka, josta lähdetään ensin tietoa etsimään.

Harvemmin introissa esitettyjä pysyvää sisältöä ovat prosessien tai liiketoimintojen tunnusluvut ja mittarit (32 %) tai organisaation palvelujen tai tuotteiden tiedot (16 %).

Yhdessä tuotettu sisältö siirtymässä muihin välineisiin

Valtaosa intranetien sisällöistä on niin kutsuttua virallista massaviestintää, josta perinteisesti huolehtii viestintätoiminto. Työntekijöiden tuottamaa sisältöä on noin puolessa intraneteissä ja sellaista on johdon tuottama sisältö (57 %), keskustelupalsta (41 %) tai henkilökohtaiset blogit (38 %).

Johdon tuottamat sisällöt ovat nousussa, joten intranetin rooli johdon viestintäkanavana kirkastuu. Tällä hetkellä yli puolessa intranetissä johto käyttää intranetiä oman viestin viemiseen.

Vuorovaikutukseen luodut työkalut ovat löytäneet digitaalisessa työympäristössä oman paikkansa. Selvityksemme osoitti, että Teamsin, Yammerin, WhatsAppin ja Slackin kaltaiset työkalut ovat yhteisöllisen sisällön tuoton käytössä jopa yli 80 %:sesti, joten yhteisesti tuotettu sisältö ja vuorovaikutus on siirtymässä muille areenoille viestinnällisistä intraneteistä.

Intranetin haaste on tiedon määrä

Viestinnällisten intranetien sisältöjen ongelmat kilpistyvät tietoon: sen määrään, ajantasalla pitoon ja löytymiseen. Kun tietoa on paljon, se vanhenee, rapauttaa rakennetta ja hajautuu hierarkioiden syövereihin. Hyvälläkään sisällöllä ei ole käyttöä, jos sitä ei löydetä.

Lähtökohtaisesti intranet on kaikille avoin ja jos tietoa rajataan, se tehdään jossain muualla. Esimerkiksi Microsoft O365 -työkaluja roolitettaessa määritellään, mitä sisältöä missäkin työvälineessä on. Linjattavia sisältötyyppejä ovat muun muassa ohjeistus ja uutiset.

Entä se ruokalista, joka on ollut intranetien klassikkosisältöä. Löytyykö vielä suomalaisista intraneteistä tieto, mitä tänään syödään? Kyllä löytyy, ruokalista on noin puolessa selvityksen vastaajien intraneteissä.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.