Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020-selvitys osoittaa, että mikään ei horjuta Microsoftin asemaa Suomessa – ero muihin teknologioihin vain kasvaa. Erityisesti Teamsin käyttö on suorastaan räjähtänyt kahdessa vuodessa. Kevään poikkeustila on myös muuttanut sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen käytäntöjä organisaatioissa, mutta kaikissa työpaikoissa toimintakulttuuri ei ole pysynyt teknisen kehityksen vauhdissa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.6.2020
North Patrol selvitti huhti-toukokuussa 2020 suomalaisten organisaatioiden sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen välineitä Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020-kyselyllä. Laajaan kyselyyn osallistui yhteensä 111 vastaajaa erilaisista, pääosin suurikokoisista suomalaisista organisaatioista. Tämän kevään selvitys on jatkoa vuosina 2018, 2016 ja 2014 tehdyille selvityksille, ja vertailudata osoittaa selkeästi, että Microsoftin valta on Suomessa kiistaton.
– Suomessa Google ei pysty enää haastamaan Microsoftia. Atlassian pääsee Confluencen, Slackin sekä Jiran avulla lähimmäksi, mutta jää silti kovin kauas, toteaa teknologiakonsultti Perttu Tolvanen North Patrolista
Teams jyrää kaikilla rintamilla mutta sähköposti pitää vielä pintansa
Teamsin käyttö on kahdessa vuodessa moninkertaistunut. Vuonna 2018 vain 30 prosenttia vastaajista ilmoitti, että heillä on Teams käytössä, tänä vuonna Teamsiä käyttää jo 85 prosenttia vastaajista. Teamsiä käytetään ensisijaisena työkaluna tiedon ja tiedostojen jakamiseen organisaation sisällä, tiedostojen yhteismuokkaamiseen, projektityöhön ja työn hallintaan sekä vertaistukeen ja ryhmän sisäiseen kommunikaatioon.
Vaikka Teams on tullut uutena työkalupakkiin, se ei määrällisesti ole vähentänyt muita työkaluja ja lähes kaikissa organisaatioissa on useita eri vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineitä käytössä. Noin puolessa vastaajaorganisaatioissa on käytössä SharePoint Online -työtilat ja Yammer, 37 prosenttia käyttää WhatsAppia, 23 prosenttia Confluencea ja 21 prosenttia Slackia. Videoneuvotteluissa Teamsin haastaa Zoom, jonka osuus on 22 prosenttia.
Suomi on ottanut hurjan digiloikan viimeisen parin vuoden aikana, mutta siihen nähden sähköpostin ja verkkolevyjen osuus tiedon välittämisessä ja säilyttämisessä on vielä huolestuttavan suuri. Sähköpostia käytetään sisäiseen tiedonjakoon vielä 84 prosentissa organisaatioissa ja verkkolevyt ovat käytössä 64 prosentissa organisaatioissa.
Teamsin hallintamalli mietittävä ja käytännöistä sovittava
Kevään 2020 poikkeusolot ja etätyösuositukset ovat nopeuttaneet Teamsin käyttöönottoa monessa organisaatiossa. Osassa organisaatioista työvälineet ja toimintatavat olivat jo tuttuja, toisissa on jouduttu ottamaan haltuun uusia tapoja toimia.
Useat vastaajat kertovat, että Teamsin käyttö on etätyön myötä vahvistunut, osalla suorastaan räjähtänyt. Poikkeusaika on tehnyt etätyöstä laajassa mittakaavassa hyväksyttyä, mutta toimintatapoja haetaan vielä. Uusien työvälineiden käyttöönotto on pitkälti keskityynyt tekniseen osaamiseen, eikä toimintamalleja tai järjestelmien roolitusta ei ole aina ehditty miettiä.
Jotkut kokevat Teamsin sekavana ja monessa organisaatiossa ongelmana on, että välineitä on monta, eikä tiedetä, mitä kussakin kuuluisi tehdä.
– Monessa organisaatiossa on panostettu työvälineiden tekniseen käyttöönottoon ja sen tukemiseen, mutta yhteisten toimintatapojen jalkauttaminen on jäänyt kiireessä puolitiehen, sanoo verkkoviestinnän asiantuntija Camilla Heikkilä, North Patrolista.
Perttu Tolvanen vertaa Teamsin nousua SharePointin vallankumoukseen ja ennustaa moneen organisaatioon Teams-krapulaa.
– Eri järjestelmille on hyvä miettiä heti aluksi selkeät roolit ja hallintamallit, muuten ollaan nopeasti Teamsin suhteen tilanteessa, jossa sitä ei hallitse kukaan, Tolvanen toteaa.
Työkaluvetoinen digiloikka on nyt tehty
Selvitys osoittaa selkeästi, että Suomessa on tehty työkalulähtöinen digiloikka. Sähköpostista ja verkkolevyistä ollaan luopumassa sisäisessä yhteistyössä ja yhteistyö ja viestintä ei jää enää työkaluista kiinni. Työkaluja on tarjolla runsaasti, ehkä liikaakiin.
Suomalaisten organisaatioiden digitaalinen työympäristö on yksipuolistumassa entisestään, mikä ei välttämättä ole vain huonoa. Kun kaikki käyttävät samoja työvälineitä, yhteistyö yli organisaatiorajojen helpottuu. Sähköposti ei ole enää se ainoa tuttu väline organisaatioiden väliseen kommunikointiin.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
