24.4.2020

Useat yliopistot ovat viime aikoina pohtineet introjaan. Kun intranettien tekniset alustat tulevat elinkaarensa päähän on paikka katsoa myös konseptia uusiksi. Niin teki mm. Helsingin Yliopisto, jonka Liferay -intranetistä olemme kertoneet aikaisemmin tässä blogissa.
Siinä, missä Helsingin yliopisto päätti eriyttää työntekijöiden ja opiskelijoiden intrat toisistaan, Turussa ja Vaasassa sijaitseva ruotsinkielinen Åbo Akademi otti toisen lähestymistavan. Åbo Akademin uusi intra on yhteinen sekä henkilöstölle että opiskelijoille, ja se toteutettiin Suomen suosituimmalla intranetalustalla, O365:lla.

Åbo Akademi uusi julkisen verkkopalvelunsa vuonna 2018 WordPressille. Uudistuksessa yliopiston intranet jäi vielä vanhalle, teknisesti jo vanhentuneelle alustalle, joten pienen hengähdystauon jälkeen Åbo Akademin viestintä ja tietohallinto käärivät jälleen hihat ja aloittivat intranetin uudistustyön.

Vanhan intranetin vikalista oli pitkä, ja hyvin tyypillinen pitkään käytössä olleille introille. Löydettävyys oli heikko ja rakenne epäselvä, ja kaikki tiedot eivät enää olleet ajan tasalla. Intranetin käyttöaste oli pudonnut ja organisaation sisäinen sähköposti viuhui. Vanha intra oli selkeästi jämähtänyt aikaan, jolloin se oli luotu, eikä se ollut se moderni ja joustava digitaalisen työn ratkaisu, jota Åbo Akademi kaipasi.

Uudistusprojektin tärkeimpiä tavoitteita oli vähentää sisäistä sähköpostia ja modernisoida työtapoja. Tiedon löytäminen ja jakaminen piti saada helpommaksi. Lisäksi haluttiin tukea yhteisöllisyyttä yliopiston sisällä tukemalla tiedonvaihtoa ja keskustelua. Intran tulisi olla ensisijainen tiedonhaun lähtöpiste, etenkin työntekijöille mutta myös opiskelijoille, joilla intran lisäksi tärkeä työväline on Peppi-järjestelmä, jossa omat opinnot. Hyvä haku oli toki myös vaatimuslistalla.

O365 ei ollut itsestäänselvyys

Intraprojektin alkaessa Åbo Akademilla oli käytössään SharePoint on-premise -työtiloja ja Teamsiä oltiin pilotoitu. Alusta alkaen oli selvää, että työtiloihin käytettäisiin SharePointia, mutta viestinnällisen intran osalta vertailussa oli useampi vaihtoehto. Liferay, Episerver ja Confluence jäivät vertailun ulkopuolelle korkeiden lisenssikustannusten takia. Lopullinen vertailu tehtiin MS Sharepoint onlinen ja on-premisen sekä Drupalin välillä. Mustana hevosena vertailuun otettiin mukaan WordPress, joka on käytössä Åbo Akademin julkisessa verkkopalvelussa, ja jota näkee jonkin verran myös intrakäytössä.

Uudistuksen yhtenä tavoitteena oli vähentää sisäistä sähköpostiliikennettä ja tarjota uusia mahdollisuuksia sisäiseen keskusteluun ja tiedonvaihtoon. Tähän tarpeeseen O365 on lyömätön, sillä se tarjoaa paketista valmiita työkaluja, joita voidaan hyödyntää tiedonvaihtoon – ja näihin löytyy myös omat mobiiliapplikaatiot, mikä on plussaa.

Vaikka O365 SharePoint Online ei ollut täydellinen vastaus Åbo Akademin tarpeisiin, konseptissa ei ollut mitään sellaista, mitä ei pienillä räätälöinneillä voinut toteuttaa O365:n moderneilla sivupohjilla.

Yliopistolle oli tärkeää, että intra olisi sekä ruotsiksi että englanniksi. Intraprojektin aikana, O365:ssa ei ollut vielä kieliversiotukea, mutta pienellä virityksellä käyttäjälle saa luotua kuvan kaksikielisestä intrasta. Lisäksi Åbo Akademi halusi mahdollistaa uutislistausten personoinnin niin, että käyttäjä pystyisi valitsemaan, minkä tiedekunnan uutisia hän seuraisi. Tätäkään toiminnallisuutta ei ollut tarjolla intraprojektin aikaan suoraan paketista, mutta pienellä räätälöinnillä se oli toteutettavissa.

Konseptuaalisesti näytti siltä, että koko Åbo Akademin digitaalinen työympäristö voitaisiin toteuttaa O365:n työkaluilla, mutta pellin alla oli vielä asioita ratkottavana. Kuten esimerkiksi se, miten henkilöprofiileista saadaan tarpeeksi rikkaat, että ne vastaavat käyttäjien tarpeita ja konseptia.

Loppupelissä teknologiavalinta oli kuitenkin selkeä. Haasteista huolimatta O365 oli paras valinta Åbo Akademin viestinnällisen intranetin alustaksi.

Keskikokonen intra, suuri sisältötyö

Åbo Akademin uusi intranet on HiQ:n toteuttama, ja Clair Helsingin Hanna P. Korhonen avusti Åbo Akademita sekä projektinhallinnassa että sisältötyössä.

Åbo Akademin uusi intra koostuu yhdestä hubisivustosta ja 21 sivustosta per kieliversio, joten suhteellisen kompaktista O365-intrasta on kyse. Silti, yliopistointran uudistus on aina suuri ponnistus, ja niin tälläkin kertaa. Hierarkkisesta intrasta siirtyminen O365:n sivustomalliin vaatii oman työnsä, ja toki sisältöjen uudistaminen niin, että kokonaisuus on looginen, löydettävä ja luettava myös mobiilissa on työlästä.

Lopputulos vastaa kuitenkin odotuksia, ja muutos edelliseen on melkoinen.

Projektin tiedot:
• Konseptointi ja määrittely: North Patrol loka-joulukuu 2018
• Kilpailutus: North Patrol tammi-helmikuu 2019
• Sisältötyö: Clair Helsinki: 2019
• Tekninen toteutus: HiQ: 2019
• Julkaisu: Tammikuussa 2020


Case: Åbo Akademin intranet

Asiakas:  Åbo Akademi
Hankinnan hintaluokka: noin 100 000 € sisältäen alkukartoituksen ja kilpailutusdokumenttien valmistelun. Tässä ei ole mukana projektipäällikön tai tiimin työtä eikä Intran ylläpitomaksuja.
Palvelu: Intranet
Tekninen alusta: O365
Konseptointi ja määrittely:  North Patrol (lokakuu-joulukuu 2018)
Vaatimusmäärittely sekä kilpailuttaminen ja toimittajavalinta: North Patrol (tammi-helmikuu 2019)
Tekninen toteutus: HiQ (2019)
Sisältötyö: Clair Helsinki (2019)
Julkaisu: Tammikuu 2020



Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.