Vuosi 2017 oli Helsingin yliopistossa muutoksen vuosi. Yliopistossa oli käynnissä iso organisaatiouudistus ja samaan aikaan otettiin käyttöön opiskelijoille uusi Opintoni-palvelu, johon oli tarkoitus siirtää sellaisia sisältöjä, jotka ennestään olivat intrassa.Helsingin yliopiston silloinen Flamma-niminen intra oli yhteinen sekä henkilökunnalle että opiskelijoille. Se oli vuosien saatossa paisunut, ja nyt siitä lohkaistaisiin osa opiskelijoiden sisällöistä muualle. Flamma ei myöskään toiminut mobiilissa, mikä on tänä päivänä suuri miinus. Kun huomioidaan myös, että intranetin alustaratkaisu oli tulossa elinkaarensa päähän, intranetuudistus oli enemmän kuin paikallaan.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
30.1.2020
Vaikka teknisen alustan vaihto oli projektin pakottava tekijä, uudistuksen yhteydessä tuli pohdittavaksi myös, kenelle ja mihin käyttötilanteisiin intra on oikeasti tarkoitettu. Etsiessään ratkaisua näihin kysymyksiin Helsingin yliopisto pyysi North Patrolin mukaan hahmottamaan ylätason konseptia ja yliopistolle sopivaa teknologiaratkaisua.
Yhteisintrasta luovuttiin, siirryttiin Liferayhin
Helsingin yliopisto oli ennen projektin alkua selvittänyt henkilöstön ja opiskelijoiden näkökulmia Flamman uudistamisesta sekä intranetien tulevaisuuden mahdollisuuksia ja kehityssuuntia.
Flamman osalta päätettiin keskittyä palvelemaan ensisijaisesti yliopiston henkilökuntaa. Intranet säilytettiin edelleen avoimena myös opiskelijoille, jotka pääsevät sitä kautta tutustumaan henkilökunnan maailmaan ja seuraamaan yliopistotason asioita.
Konseptuaalisesti uusi intranet tulisi olemaan arkea tukeva työkalu sekä sisäisen viestinnän tärkein väline. Vanhaan Flammaan verrattuna, uudessa intrassa sisältö on fokusoituneempaa, konkreettisempaa ja löydettävämpää, ja siirrytään pois yksikkö- ja organisaatiolähtöisestä ajattelusta.
Konseptuaalisesti oli hyvin tärkeää, että sisältöjä pystytään kohdentamaan eri käyttäjäryhmille. Personointiominaisuuksien puuttuminen oli mm. yksi syy siihen, että Suomessa hyvin yleisesti käytetty O365 Sharepoint Online ei soveltunut teknologiana Helsingin yliopistolle. Uutta ratkaisua pohtiessa tuli huomioitavaksi myös alustan modulaarisuus, sillä uudistusprojekti haluttiin vaiheistaa sekä jatkokehittää osakokonaisuuksina.
Loppupeleissä valinta oli avoimen lähdekoodin Drupalin ja kaupallisesti lisensoidun Liferayn välillä. Molemmat vaihtoehdot istuvat konseptiin ja ovat hyvin räätälöitävissä Helsingin yliopiston tarpeisiin. Yliopiston omaa Java- ja PHP-osaamista voitaisiin myös tulevaisuudessa hyödyntää alustojen ylläpidossa ja jatkokehityksessä. Loppupelissä vaakakuppi kallistui Liferay:n DXP:n puolelle, sen personointiominaisuuksien ja sivujen monistettavuuden vuoksi.
Uusi intranet toteutetaan yhteistyössä yliopistolaisten kanssa
Uuden intranetin kärkitavoitteeksi tuli käyttäjä- ja palvelukokemuksen parantaminen. Uuden intranetin tarkempaan suunnitteluun osallistuu laajasti yliopistolaisia. Yliopisto toteutti syksyllä 2017 yhdessä Helsinki Think Companyn kanssa kuuden viikon #flamethon-yhteiskehittämisprojektin, joihin osallistui noin 60 yliopistolaista.
#flamethon-työpajoissa tunnistettiin ongelmia, rajattiin haasteita, luotiin käyttäjistä minitarinoita ja ideoitiin mahdollisimman suuri määrä ratkaisuehdotuksia. Ensimmäisessä työpajassa luotiin pienryhmissä konseptista ensimmäiset mallit, joita esiteltiin ja opponoitiin.
Seuraavassa työpajassa luotiin konsepteista nopeita käytännön ratkaisumalleja, joista tehtiin prototyypit. Prototyyppejä testattiin oikeilla käyttäjillä, ja yhteensä noin 200 yliopistolaista osallistui näin konseptin kommentointiin.
Lopulta #flamethonista otettiin toteutukseen runsaasti konsepti-ideoita: käyttäjän oma profiilisivu ja sen ohjattu täyttäminen, vuosikellokalenterit eli henkilöstörooleille, sisältösivuille yhteiset ja yksikkökohtaiset sisällöt, jotka kohdentuvat käyttäjän mukaan, ennakoiva ja ehdottava haku sekä roolikohtaiset dashboardit.
Helsingin yliopiston projektia johti omistajan vahva visio
Toteutusprojektin kilpailutuksen voitti Ambientia. Tarjoukset pyydettiin tavoitehintaisina, mutta konsepti muuttui sen verran kilpailutuksen aikana, että uusi intra päädyttiin tekemään ketterillä menetelmillä, Helsingin yliopiston johtamana projektina.
Intraa toteutettiin alusta lähtien hyvässä yhteistyössä. Helsingin yliopiston palvelumuotoilukumppani Digitalist oli mukana muotoilemassa palvelua, ja Ambientian kehittäjät istuivat kaksi päivää viikossa Helsingin yliopiston ohjelmistotuotannon ja verkkopalveluiden asiantuntijoiden kanssa työstämässä ratkaisua yhdessä.
Vaikka Liferay ei tuotteena ollut Helsingin yliopiston kehittäjille ennalta tuttu, sen haltuunotto sujui mutkattomasti. Myös alustan ylläpidon vastuu oli Helsingin yliopistolla, ja ylläpitotyöhön liittyvän osaamisen kasvattaminen oli osa projektityötä.
Toimittajan ja yliopiston intranet-projektiryhmistä muodostetulla yhteisellä projektiryhmällä ja läsnätyöpäivillä pyrittiin varmistamaan saumaton yhteistyö ja tiedonkulku projektin aikana sekä myös yliopiston oman Liferay-osaamisen kehittyminen.
Omissa käsissä oleva toteutusvaihe edellyttää, että asiakkaan taholta on myös resursseja ja osaamista panostaa projektiin. Helsingin yliopisto pystyi irrottamaan projektin Product Owneriksi sataprosenttisella työpanoksella Juha Sjöblomin, jolla oli aikaisempaa kokemusta Liferaysta. Sisältöpuolesta vastasi Pauliina Pajunen ja teknisenä tuoteomistajana toimi Mikko Hassinen.
Kaikki ovat sisällöntuottajia
Liferay oli uusi alusta yliopistolaisille, joten myös sisällöntuotantopuolelle tarvittiin koulutusta. Sisältökoordinaattorit koulutettiin Liferayn käyttöön, ja uusien sivujen luominen ja portlettien hallinta rajattiin pienemmälle porukalle.
Haasteista huolimatta, Liferay on huomattavasti helpompi sisällöntuottajan näkökulmasta kuin vanha Oracle-pohjainen Flamma, sillä sisältöjä voi muokata Wysiwyg-näkymässä. Näin ollen Helsingin yliopistossa päädyttiin ratkaisuun, jossa kuka tahansa intran käyttäjä pääsee uudessa Flammassa muokkaamaan sisältöjä. Kaikille avoimilla muokkausoikeuksilla haluttiin oikeushallintaa yksinkertaisemmaksi, lisää wikimäisyyttä ja avoimuuden kulttuuria. Jokaisella sisällöllä on kuitenkin vastuutaho, jolle menee tieto siitä, kun sisältöä on muokattu.
Hyvä haku toivelistalla
Hyvä haku on jokaisen intrauudistajan toivelistalla korkealla, ja niin myös Helsingin yliopistolla. Uuden Flamman hakuun on panostettu todella paljon.
Hakumoottorina ei ole Liferayn oma haku, vaan Liferay GSearch, joka pohjautuu Elastic Searchiin, ja on käyttökokemukseltaan googlemainen. Liferay GSearch ei ole vielä virallinen osa Liferaytä, vaan Helsingin yliopisto pilotoi sitä.
Kaikelle sisällölle on lisätty avainsanat, ja sisältö on hakukoneoptimoitu. Sisältöjen löydettävyyttä tehostetaan painottamalla tärkeäksi määriteltyjä sanoja ja niiden synonyymejä. Näin voidaan nostaa hakutuloksiin ikään kuin googlemaisesti sponsoroituja linkkejä sellaisiin sisältöihin, joita halutaan käyttäjille korostaa.
Sisäinen some räjäytti pankin
Sisäinen some oli vähällä jäädä konseptista pois, sillä käyttäjätestauksessa siihen suhtauduttiin kahtiajakoisesti. Se päätettiin kuitenkin toteuttaa räätälöitynä toteutuksena Liferayn päälle. Sisäinen some tai yhteisövirta nimettiin Virtaseksi, ja sen käyttö on räjähtänyt. Verrattuna vanhaan intraan, Virtanen on se tärkein erottava tekijä.
Kehityskohteita on vielä
Helsingin yliopistossa digitaalisten palveluiden kehittäminen ei pääty projekteihin vaan ne jatkuvat tuotekehitysprosesseina. Yliopistossa intrankin halutaan vastaavat palveluntarjontaa koskeviin strategisiin tarpeisiin, toisaalta innovatiivisessa yhteisössä ideoita kerätään ja pilotoidaan yhteiskehittämällä.
Lanseeraukseen jälkeen keskeisiä uusia toiminnallisuuksia ovat olleet henkilöhaun kehittäminen ja palveluchatin käyttöönotto. Seuraavaksi jatkokehityksessä keskitytään muun muassa Liferayn hyödyntämiseen entistä tehokkaammin palvelualustana muun muassa työnkulkuihin.
Kaiken kaikkiaan Helsingin Yliopiston Flamma-uudistusprojekti on ollut erittäin onnistunut. Kehitysjonossa ei roiku kuin hyvin pieniä asioita ja pari isompaa kehityskohdetta on jo mietittynä. Samaan henkeen, kuin konseptia syksyllä 2017 työstettiin yhdessä yliopistolaisten kanssa, myös Flamman kehityssuunnitelmia pohditaan yhdessä tulevaisuustyöpajoissa.
Artikkelin pääkuvassa vasemmalla Mikko Hassinen, Pauliina Pajunen ja Juha Sjöblom. Kuva Juho Matilainen/Trustmary.
Projektin tiedot
Helsingin yliopiston Flamma-intranet
Teknologia-alusta: Liferay DXP
- Ylätason konsepti ja teknologiavalinta: North Patrol, tammikuu 2017 – kesäkuu 2017:
- Vaatimusmäärittely ja kilpailutus, North Patrol, elokuu 2017 – marraskuu 2017
- #Flamethon -konseptisuunnittelu, Helsinki Think Company ja Helsingin yliopisto, marraskuu 2017 –joulukuu 2017
- Palvelumuotoilu ja käyttöliittymäsuunnittelu, Digitalist & Ambientia, kevät 2018
- Tekninen toteutus: Ambientia, huhtikuu 2018 – toukokuu 2019
- 1.0-version julkaisu, maaliskuu 2019
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
