Soveltoradiossa intranet-aiheiset lähetykset jatkuivat viime vuonna, ja viimeisin intranet-konsultti Jarin haastateltavana on Digital Illustratedin Riikka Gassen.

>> Kuuntele Riikka Gassenin haastattelu Soveltoradiosta

Jos asiapitoisen sisällön kuluttaminen kuuntelemalla miellyttää, niin jakso on suositeltavaa kuunneltavaa, koska sisältää paljon hyviä havaintoja intranettien ihmeellisestä maailmasta.

Tässä muutamia omia poimintojani jakson annista:

  1. Riikka painottaa Jari Kotolan kanssa käytävässä keskustelussa muun muassa intranet-projektien sopivuutta myös laajempiin työtapa- ja toimintakulttuurimuutoksiin. Tämä on osuva huomio, koska organisaatioissa ei ole kovin paljon hankkeita, jotka koskettaisivat kovin suoraan sisäisiä työskentelytapoja, ja sitä kautta intranet-hanke voi olla erinomainen ”keppihevonen” myös laajempaan uudistumiseen.
  2. Jari ja Riikka puhuvat myös tietotyön muutoksesta, jossa toisten kanssa ei niinkään ”kommunikoida”, esimerkiksi sähköpostien välityksellä, vaan pyritään työskentelemään yhteisissä työtiloissa, jolloin vuorovaikutus on ehkä asteen välittömämpää. Tätä muutostahan etenkin Microsoft on evankelisoinut viime vuosina, ja tuonut myös paljon työvälineitä tätä ajatusta tukemaan.
  3. Riikka sanoo katsovansa asioita nimenomaan Microsoft-ekosysteemin näkökulmasta, mutta ehkä juuri siksi on kiinnostavaa kuulla Riikan korostavan intranetin ja työtilojen erilaisuutta. Hän painottaa näiden maailmojen eroa nimenomaan tiedon löydettävyyden näkökulmasta, koska työntekijöille on tärkeätä pystyä erottamaan ns. ”valmiit dokumentit” keskeneräisistä tiedoista. Tämä on helppo allekirjoittaa, koska selkeät roolit eri palveluille on aivan keskeinen edellytys jotta digitaalinen työympäristö pysyy selkeänä, ja esimerkiksi hakukoneet toimivat kuten työntekijät odottavat.
  4. Keskustelussa myös mainitaan usein termi ”viestinnällinen intranet”, joka on edelleen varsin elinvoimainen palvelukonsepti isoissa organisaatioissa, jotka tarvitsevat tehokasta viestintää laajoille ryhmille sekä toimivaa tärkeiden ohjeiden ja dokumenttien jakelua. Tämän konseptin rinnalla on lisäksi organisaation sisäinen sosiaalinen kanava, joka tuntuu Jarin ja Riikankin keskustelussa roolittuvan omaksi osa-alueekseen. Sisäinen some onkin yleensä jotain työtilojen ja viestinnällisen intranetin välimaastossa olevaa, avointa keskustelua, mutta ei pelkästään tiimien tai projektien sisäistä asiaa. 
  5. Johdon roolista myös käydään hyvää keskustelua, koska kaikki organisaatiot eivät toimi samoilla periaatteilla. Toisissa organisaatioissa johdon rooli on voimakkaampi, toiset ovat enemmän asiantuntijoiden tai tiimin rivijäsenten ohjauksessa, etenkin kun puhutaan muutoksen ajamisesta.Ylimmällä johdolla lienee aina jonkinlainen rooli isoissa muutoksissa, mutta etenkin tiimitasolle mentäessä ei tiimien esimiesten esimerkki ole aina organisaatioissa se tärkein asia. Tämä on tärkeä huomio, joka ainakin jokaisen konsultin tulisi selvittää ennenkuin lähtee suunnittelemaan asiakkaalle uusien työtapojen lanseerausta. 
  6. Toinen osuva, ja ehkä rohkeakin, väite on etätyön ja hajautuneiden organisaatioiden toimintatavat, jotka eivät ehkä aina ole käytännössä samalla tasolla kuin mitä puheet aiheesta antaisivat odottaa. Tästä puhutaan usein myös North Patrolissa, koska monet isot ja hajallaan olevat organisaatiot toimivat edelleen varsin kankeasti, vaikka käytössä on kaikki mahdolliset modernit viestintävälineet. Tässä asiassa kyllä omasta mielestäni paljon vastuuta kaatuu aiemmin mainittujen johtajien ja esimiesten suuntaan, koska kyllä usein järkevät johtamismallit ja tiimin toimintatavat lähtevät johtajista ja tiimien vetäjistä, jotka linjaavat niitä arjen pieniä pelisääntöjä. Esimerkiksi jos videon tai puhelimen päässä olevat osallistujat eivät saa tasapuolista kohtelua palaverissa, niin paraskaan videoneuvottelujärjestelmä tai tiimi-chatti ei tätä epätasapainoa korjaa.

Mainittujen teemojen lisäksi keskustelussa käsitellään mm. koulutuksen ja valmennuksen hyviä käytänteitä kun tuodaan uusia työkaluja käyttöön organisaatiossa.

Kannattaa kuunnella.

>> Kuuntele Riikka Gassenin ja Jari Kotolan keskustelu Soveltoradiosta

Lisää intranet-asiaa podcast-muodossa:

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.