Intranet-ostajan opas

22.1.2019

Intranetin käsite on laajentunut ja mielekkäämpää olisi ehkä puhua digitaalisesta työympäristöstä. Intranetin sisällöt eivät kuitenkaan ole mihinkään kadonneet ja organisaatioilla on edelleen tarve välittää yhteistä tietoa kaikille työntekijöille. Lähes kaikilla organisaatioilla on tähän tarkoitukseen käytössään viestinnällinen intranet, joko osana digitaalista työympäristöä tai täysin erillisenä palveluna. Selvityksemme vastaajista yli 95 % kertoi, että heillä on intranet olemassa.

Rajanveto viestinnällisen intranetin ja muiden työvälineiden välillä on haastava tehdä, eteenkin O365-ympäristössä, jossa eri osat nivoutuvat toisiinsa tiiviisti. Loppukäyttäjä mieltää kuitenkin edelleen usein käyttävänsä intraa. Intranettiä voidaankin tarkastella järjestelmien sijasta sisällön kautta.

Kun mietitään viestinnällisen intranetin sisältöjä, voimme ajatella, että sisältöjä on kolmenlaisia; on organisaatioon liittyvää tietoa ja ohjeistusta, on työsuhteeseen liittyvää tietoa ja ohjeistusta, ja on työn tekemiseen liittyvää tietoa ja ohjeistusta. Viestinnällinen intra voi sisältää kaikkia näitä tietosisältöjä tai vain yhden osan.

Intra pitää pintansa virallisena viestintäkanavana

Vaikka sisäinen some on yleistynyt, se ei ole syrjäyttänyt viestinnällistä intraa organisaation virallisena viestintäkanavana. Niistä vastaajista, joilla on viestinnällinen intranet käytössä, 96 prosenttia käyttää sitä sisäiseen uutisointiin ja tiedottamiseen. Vuorovaikutus näyttää kuitenkin siirtyvän yhä enemmän viestinnällisestä intranetistä sisäiseen someen. Jos lähdes kaikissa intraneteissä on uutisointia, vain 76 prosentilla on mahdollistettu sisällön kommentointi tai tykkääminen.

Myös työsuhteeseen ja organisaatioon liittyvät tiedot ovat hyvin yleistä intrasisältöä. Henkilöstöasioita ja ohjeita löytyy 96 prosentista introista ja sisäiset palvelut ja ohjeet on kuvattu 94 prosentissa introista. Organisaation perustiedot, strategia ja toimintaperiaatteet löytyy puolestaan 91 prosentista introista.

Intranet on opas ja ponnahduslauta muihin järjestelmiin

Suurimmassa osassa organisaatioista tieto jakautuu useaan eri järjestelmään. Parhaimmassa tapauksessa eri järjestelmien ja työkalujen roolit ovat selkeät, ja työntekijä tietää, mitä tietoa hänen kuuluu mistäkin hakea. Siinäkin tapauksessa, intranet toimii hyvin usein tiedon etsinnän aloituspisteenä ja ponnahduslautana muihin työkaluihin, sillä 91 prosenttia introista linkittää muihin käytössä oleviin järjestelmiin ja työkaluihin.

Järjestelmien kuvaukset ja ohjeet löytyvät 81 prosentista introista, joten jos työntekijä on pulassa eikä tiedä, mitä työkalua käyttää mihinkin tai miten, intra auttaa. Kattava sisäinen puhelinluettelo on monen työntekijän toivelistalla, ja sellainen löytyy 90 prosentista introista.

Intranet on yhteinen kaikille

Henkilökohtaisista työpöydistä haaveillaan aika ajoin, mutta harva lähtee profiloimaan sisältöjä käyttäjäryhmien mukaan tai tarjoamaan personointivaihtoehtoja. Yleisin malli on, että kaikille käyttäjille tarjotaan sama sisältö.

Järjestelmien pikalinkeissä näkyy eniten personointia. Vajaa 40 prosenttia introista tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden itse ylläpitää intrassa näkyviä pikalinkkejä. Uutisvirta profiloidaan käyttäjän mukaan reilussa kolmanneksessa introista, mutta varsinainen työpöydän tai etusivun personointi on mahdollista vain 16 prosentissa introista.

Työn tekemiseen liittyvä viestintä usein muualla

Jos organisaatioon liittyvät ja työsuhteeseen liittyvät tiedot ovat intran perussisältöjä, työn tekemiseen liittyvä tieto ja ohjeistus sijaitsee usein jossain muualla kuin viestinnällisessä intrassa. Vain 57 prosenttia viestinnällisistä introista sisältää eri tehtävien tai prosessien työ- ja toimintaohjeita. Tiimien sisäistä viestintää ja työtehtävien koordinointia tehdään vain noin 26 prosentissa introja ja liiketoimintajärjestelmät on integroitu vain noin joka viidenteen viestinnälliseen intraan.

Työn tekemiseen liittyvä tieto ja ohjeistus sekä viestintä on usein jossain muualla, kuin viestinnällisessä intrassa. Eteenkin työtilat ovat ottaneet tätä roolia yhä enemmän. Seuraavassa selvitysblogissa tarkastellaan tarkemmin, mihin ryhmätyötiloja tyypillisimmin käytetään.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.