10.1.2019

Hyvin tehtynä digitaalinen työympäristö parantaa yrityksen sisäistä tiedonkulkua, helpottaa työn tekemistä ja vähentää sisäistä sähköpostiliikennettä. Digitaalisella työympäristöllä voidaan saavuttaa suuriakin säästöjä, kun työn tekeminen tehostuu ja päällekkäinen työ vähene paremman viestinnän avulla.

Joskus muutos jää kuitenkin puolitiehen, eikä digitaalisista työympäristöistä saada täysiä tehoja irti eikä hyötyjä ulosmitattua. Miten voisimme varmistaa, että uusi intra on menestys?

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksessämme kysyimme, missä asioissa organisaatiossa ollaan onnistuttu erityisen hyvin ja mitkä asiat ovat olleet onnistumisen takana. Onnistumiset kiteytyvät muutamaan avaintekijään, joihin kannattaa uudistusprojekteissa ja ylläpidossa kiinnittää erityistä huomiota.

1. Kirkasta työkalujen roolit

Digitaalinen työympäristö muodostuu useimmiten viestinnällisestä intranetistä, ryhmätyötiloista sekä sisäisestä sosiaalisesta kanavasta. Nämä voivat olla osa samaa ekosysteemiä tai täysin erillisiä järjestelmiä, ja eteenkin ryhmätyölle voi olla useita rinnakkaisia työkaluja. Riippumatta siitä, minkälainen digitaalinen työympäristö organisaatiolla on, on tärkeää roolittaa työkalut ja työympäristö selkeästi sekä sopia yhteiset pelisäännöt. Päällekkäisiä rooleja ei kannata luoda ja työntekijöille tulee olla selvää, mitä milläkin työkalulla tehdään ja mitä ja miten missäkin viestitään.

2. Määrittele omistajat ja varmista vuoropuhelu

Digitaaliselle työympäristölle on tärkeä määritellä selkeä omistaja. Digitaalisen työympäristön omistajuus on hyvin usein jaettu – esimerkiksi viestinnällinen intra ja sisäinen some ovat usein viestinnän vastuulla, kun ryhmätyötilat ovat usein tietohallinnon hoivissa. Paras lopputulos saadaan kuitenkin yhteistyöllä. Työvälineet ovat harvoin täysin erillisiä, joten niitä ei myöskään kannata hallita täysin erillään toisistaan. Eri omistajayksiköiden on kuitenkin keskusteltava keskenään ja kehitettävä digitaalista työympäristöä yhdessä. Joissain organisaatioissa on jopa perustettu erillinen työryhmä digitaalista työympäristöä ja sen kehittämistä varten.

3. Sitouta työntekijät ja johto

Jokaisessa projektissa törmätään muutosvastarintaan. Kun ollaan uudistamassa työtapoja, on erityisen tärkeää, että johto sitoutetaan muutokseen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Ei riitä, että johto tukee projektia nimellisesti, vaan heidän on myös näytettävä esimerkkiä. Muutokseen on helpompi sitoutua, kun on kokenut voivansa vaikuttaa lopputulokseen, joten sekä johto että työntekijät on hyvä ottaa tavalla tai toisella mukaan jo projektin varhaisessa vaiheessa.

4. Innosta, ohjaa ja kouluta

Muutosta ei saada aikaiseksi sillä, että työntekijöille annetaan uudet työkalut ja toivotaan, että he osaavat käyttää niitä viisaasti ja yhteisten sääntöjen mukana. Menestyksekäs muutos edellyttää, että uudet työkalut ja mallit jalkautetaan kunnolla. Se vaatii pitkäjänteistä ohjaamista ja kouluttamista, mutta myös innostamista ja esimerkin näyttämistä.

5. Lisää vuorovaikutteisuutta

Vuorovaikutteisuus, blogien ja uutisten tykkääminen, asioiden jakaminen ja yleinen keskustelu lisää kiinnostavuutta ja tuo fiilistä intraan, mutta usein myös lisää aktiivisia käyttäjiä. Sisäisen somen myötä työntekijät jakavat osaamistaan entistä enemmän ja saavat myös nopeammin vastauksia kysymyksiinsä. Vuorovaikutteisten työkalujen jalkauttamiseen kannattaa siis panostaa erityisesti, sillä hyvin käytettynä ne myös tehostavat intran muuta käyttöä.

6. Kehitä jatkuvasti ja huolehdi resursseista

Resurssihaasteet ja osaamisvaje on useasti introjen kompastuskivi. Resurssikysymykset koskevat eteenkin intraprojektia, mutta myös ylläpitoa ja elinkaarta. Siinä missä intrat ovat ennen olleet hyvin pienen porukan vastuulla, nykyisin jaetaan sisällöntuotantovastuuta reippaasti. Vuorovaikutteisuuden lisääntymisen myötä, jokainen työntekijä voidaan nähdä sisällöntuottajana. Intran tekninen ylläpito suunnitellaan usein hyvin, mutta samalla tavalla pitää suunnitella sisällön ylläpito ja kehitys, sekä huolehtia sisällöntuotannon resursseista. Intra ei ole valmis, kun se kerran julkaistaan, vaan koko digitaalista työympäristöä on tarve kehittää jatkuvasti. Kun tähän on olemassa selkeät mallit ja prosessit on myös helpompi huolehtia kehityksen resursseista.