Caverionin uusi intranet on arjen työkalu ja tehokas viestinnän väline

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 6 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Teknisiä ratkaisuja kiinteistöille ja teollisuudelle suunnitteleva, tuottava ja ylläpitävä Caverion otti uuden intranetinsä käyttöön maaliskuussa 2018. Uudistuksen päätavoitteina oli toteuttaa sekä arjen työtä tukeva työkalu että mahdollistaa samanaikainen viestintä läpi organisaation, eri kielialueiden ja henkilöstöryhmien. Vahvalla omistajuudella ja johtamisella uudistus ja sisällöntuotannon toimintatapamuutokset toteutuivat aikataulussa ja budjetissa. Projektista kertovat projektia menestyksekkäästi käytännössä vetänyt digital communications manager Anne Kotila sekä Caverionin viestintä- ja markkinointijohtaja Päivi Alakuijala.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

19.9.2018

Hanna P. Korhonen

– Vanha intranetimme oli synnytetty nopeasti siinä vaiheessa, kun Caverion irtautui omaksi yrityksekseen YIT:stä vuonna 2013. Tämä intranet oli käytössä vain osassa toimintamaistamme ja siitä oli kaksi erillistä versiota. Vaikka meillä oli hyvin toimiva viestintävastaavien verkosto, oli meillä vaikeuksia varmistaa yrityksen tavoitteiden, painopisteiden ja ihan käytännön asioidenkin viestinnän läpimeno kaikille henkilöstöryhmille ja kaikkiin toimintamaihin, koska tekniikka ei tukenut prosessia, Anne Kotila kuvaa lähtötilannetta.

Caverion suunnittelee, toteuttaa, huoltaa ja ylläpitää käyttäjäystävällisiä ja energiatehokkaita teknisiä ratkaisuja kiinteistöille, teollisuudelle ja infrastruktuurille Pohjois-, Keski- ja Itä-Euroopassa. Caverionilla on noin 16 000 työntekijää 12 toimintamaassa, enemmistö heistä työskentelee toimiston ulkopuolella.

– Vanhalla intranetilla emme juurikaan tavoittaneet tätä kohderyhmää, koska intranetimme ei ollut suunniteltu heidän lähtökohdistaan, eikä se ollut päätelaiteriippumattomasti saavutettavissa.

Esiselvitys ja tavoitteet

Caverion hyödynsi North Patrolin asiantuntemusta käyttäjien ja liiketoiminnan tarpeiden kartoittamisessa, osallistavassa suunnittelussa, konseptoinnissa, teknologiavalinnan tukena, varhaisen vaiheen prototypoinnissa, vaatimusten kirjaamisessa sekä toteuttajakumppanin kilpailuttamisessa.
Suunnitteluvaiheessa Caverionilta työhön osallistui aktiivisesti kolmihenkinen ydinryhmä viestinnästä ja IT:stä, reilun 10 henkilön projektiryhmä sekä mm. eri maiden viestintävastaavista koostuva laajennettu projektiryhmä. Laajennettu projektiryhmä osallisti aktiivisesti henkilöstöä kaikissa toimintamaissa co-design-menetelmin mm. haastattelemalla, testaamalla ideoita ja hakemalla kommentteja prototyyppeihin. Palautteet vedettiin yhteen ja linjaukset tehtiin projektiryhmän työpajoissa.

Esiselvityksen pohjalta tavoitteiksi asetettiin:

  1. Mobile-first. Pääsy intranetiin pyritään saamaan kaikille henkilöstöryhmille, kaikissa toimintamaissa.
  2. Focus ihmisiin. Mahdollisuus verkostoitua ja jakaa osaamista.
  3. Yksi Caverion. Yhteisen kulttuurin vahvistaminen. Henkilöstön ylpeyden vahvistaminen Caverionilla työskentelystä. Menestysten ja saavutusten viestiminen.
  4. Henkilöstön sitouttaminen. Jatkuvuuden viestiminen viestimällä uusista sopimuksista, urakoista ja projekteista. Uramahdollisuudet ja henkilöstöedut.
  5. Päivittäisen työn tukeminen. Henkilöhakemisto ja pikalinkit sovelluksiin.
  6. Sisältö pääosin omalla kielellä. Sisällön harmonisointi ja saman viestin välittäminen koko henkilöstölle minimaalisella manuaalisella työllä.

Toteutus

Anne Kotila toimi projektipäällikkönä läpi toteutusvaiheen sekä teknisen toimittajan että sisällöntuotannon suuntaan.

Teknisestä toteutuksesta Episerver-alustalle vastasi Solita. Projektia hallittiin kahden viikon sprinteissä. Solita toteutti myös visuaalisen ilmeen ja käyttöliittymän, joita lähestyttiin sekä desktop- että mobiilikäytön näkökulmista ja lopputuloksiin yhdistettiin molempien parhaat puolet.

Sisällöntuotannossa ydinrooleissa olivat viestintävastaavat sekä jokaisesta konsernifunktiosta vastuutetut henkilöt. Intensiivisin sisältötyön vaihe käynnistettiin marraskuussa.

Ensin järjestelmään toteutettiin englanninkielinen master-rakenne, joka sitten toimi pohjana myös maiden sivustoille. Yhteiset sisällöt sijaitsevat samassa paikassa maasta riippumatta.

Yhtenäisen sisältörakenteen saavuttaminen oli täysin kriittinen tekijä uuden intranetin tavoitteiden toteutumisessa. Sisältörakenne suunniteltiin yhteistyössä maiden ja funktioiden kanssa.

Itse sisällön tuotanto oli iso urakka, mutta taakkaa helpotti se, että sisällön luominen oli jaettu pieniin palasiin. Kukin toiminto vastasi omasta osiostaan ja tämän vuoksi sisältöä olikin työstämässä noin kolmesataa henkilöä eri toiminnoista.

– Työ onnistui yllättävän kivuttomasti. Uskon, että sitoutumista edisti se, että osa sisällöntuottajista oli ollut mukana jo esiselvitysvaiheessa. He olivat olleet itse linjaamassa uuden intranetin tavoitteita ja toteutustapoja, Anne Kotila iloitsee.

Uusi intranet

Uusi intranet tukee yhtenäistä toimintakulttuuria ja mahdollistaa tasavertaisen viestinvälityksen ilman pullonkauloja.

Alustana on Episerver, koska se tukee parhaalla tavalla monimutkaisia kielitarpeita. Nyt konserniviestintä voi lisätä intraan tärkeän tiedotteen (englanniksi), ja se julkaistuu kaikkiin maasivustoihin samanaikaisesti. Maiden viestintävastaavilla on mahdollisuus kääntää tiedote omalle kielelleen tai vaihtoehtoisesti antaa sen rauhassa julkaistua englanniksi. Sanoma kulkee jokaisen intrakäyttäjän etusivulle nopeasti ja tehokkaasti.

Suuressa roolissa intranetissa ovat pikalinkit. Kunkin maan pääkäyttäjä ylläpitää listaa pikalinkeistä ja kukin intranet käyttäjä voi valita itsellensä tarpeellisimmat omaan näkymäänsä. Linkit seuraavat mukana kaikilla muilla paitsi hakutulossivulla.

Intranetissä on myös henkilöhakemisto osana sisältöhakua. Henkilöllä on automaattisesti (tausta järjestelmistä) henkilökortillaan yhteystietonsa sekä tiedot esimiehestä ja tiimin jäsenistä. Jokainen voi itse täydentää profiiliin kuvansa ja tarkentaa osaamistietojaan.

Viestinnällisen intranetin rinnalla käytössä on Yammer, jonka keskustelut ovat näkyvissä myös intran etusivulle. Anne kertoo, että Yammerin käyttö on lähtenyt liikkeelle vaihtelevasti. Esimerkiksi Norjassa käyttöönottoa on tuettu monin tavoin ja siellä on jo useampia aktiivisia Yammer-ryhmiä.


Annen ja Päivin vinkit onnistuneeseen intranet-uudistukseen:

  • Huolellinen esiselvitys ja konseptointi on kaiken perusta
  • Osallista mahdollisimman laajasti, huolehdi että funktiot tunteva omistajuutta sisällöistä
  • Pidä eri sidosryhmät ajan tasalla projektin etenemisestä
  • Ylimmän johdon tuki hankkeelle on tärkeää, koska se auttaa sisällöntuottajia priorisoimaan hanketta ajankäytössään
  • Tee realistinen aikataulu, äläkä lipsu siitä. Jos julkaisupäivää on pakko siirtää, tee se mahdollisimman myöhään.
  • Juhli julkaisua! Jaa kiitosta ja kunniaa kaikille asianosaisille.

Case: Caverionin intranet C-Net

Asiakas: Caverion
Palvelu: Viestinnällinen intranet kaikkiin 12 toimintamaahan
Tekninen alusta: Episerver
Esiselvitys, konseptointi: North Patrol (kevät-kesä 2016)
Vaatimusmäärittely ja toteuttajan kilpailuttaminen: North Patrol (kevät 2017)
Tekninen, visuaalinen ja käyttöliittymällinen suunnittelu ja toteutus: Solita (syksy 2017)
Julkaisu: maaliskuussa 2018

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Verkkosivustojen personointi suhteessa tietosuojaan ja evästeohjeistuksiin (27.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun