12.9.2018 Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvitys

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksessä tarkastelimme perinteisen viestinnällisen intranetin rinnalla myös työtiloja ja sisäistä somea. Sisäisen somen työkaluja hyödynnetään enenevissä määrin sellaiseen tiedon jakamiseen, joihin aiemmin viestinnällistä intranetiä pyrittiin räätälöimään. Digitaalinen työympäristö työkalumaistuu ja tiedonvälityksen vastuu laajenee koko henkilöstölle, silti viestinnällisen intranetin päätehtävänä pysyy työnantajan viestintä ja yhteisen tiedon välittäminen.

Tässä artikkelissa koonti digitaalisen työympäristön tyypillisimmistä rooleista ja tehtävistä.

Digitaalisen työympäristön roolit ja tehtävät

Digitaalinen työympäristö on organisaation sisäinen, verkkoon kytketty toimintaympäristö, jonka ydin muodostuu usein seuraavista kolmesta osakokonaisuudesta: viestinnällinen intranet strategiseen viestintään sekä ryhmätyötilat ja sosiaalinen vuorovaikutuskanava (”sisäinen some”) arkiseen digitaaliseen työskentelyyn ja tiedonjakoon.

Roolin ja tehtävien kysymyksellä tarkasteltiin koko digitaalista työympäristöä. Digitaalisen työympäristön tärkeimmät tehtävät ovat työnantajan viestintä ja yhteisen tiedon välittäminen, työtehtävien suorittamista tukevan tiedon välittäminen sekä organisaation yhteisten strategisten tavoitteiden ja kulttuurin tukeminen.

Viestinnällinen intranet

Viestinnällisen intran rooli kapenee. Aiemmin viestinnällisen intran osana olleet vuorovaikutteiset ominaisuudet siirtyvät sisäiseen someen ja työtiloihin. Kysymys nousee: Mikä on viestinnällisen intran rooli tulevaisuudessa? (Annan toisessa artikkelissa tähän kaksi vastausta.)

Viestinnällisen intranetin perusroolina pysyy työnantajan toimintatapojen ja ohjeistojen välittäminen henkilöstölle sekä virallinen sisäinen tiedottaminen ja uutisointi. Viestinnällinen intranet on usein myös keskeinen sisäisen digitaalisen työskentelyn aloituspiste, joka esimerkiksi linkittää muihin järjestelmiin ja tietokantoihin.

 

Viestinnällistä intraa hyödynnetään eniten seuraaviin tehtäviin:

96 % Henkilöstöasiat ja -ohjeet
96 % Sisäiset tiedotteet ja uutiset
94 % Sisäiset palvelut ja ohjeistot
91 % Organisaation perustiedot, strategia ja toimintaperiaatteet
91 % Linkit järjestelmiin
90 % Puhelinluettelo
81 % Järjestelmien kuvaukset ja ohjeet
76 % Sisällön kommentointi ja/tai tykkääminen
68 % Toimipaikkojen arkiset tiedot
66 % Tapahtuma- ja/tai koulutuskalenteri
65 % Laatujärjestelmädokumentit

Hälyttävää on se, että monet viestinnälliset intranetit pyörivät elinkaarensa lopussa olevian järjestelmien päällä, eikä niihin pääse käsiksi mobiililaitteilla yhtä näppärästi kuin esimerkiksi sisäiseen someen. (Teknologiasta tarkemmin toisessa artikkelissa.)

95 % kyselyvastaajistamme ilmoittaa, että heillä on viestinnällinen intranet. Sen omistaa tyypillisesti viestintäyksikkö.

Sisäinen some

Sosiaalinen vuorovaikutuskanava tai ”sisäinen some” ​mahdollistaa monensuuntaisen vuorovaikutteisen viestinnän, tiedon jakamisen, vertaistuen, työn koordinoinnin ja muilta oppimisen. Tämä sisäinen keskustelukanava voi olla osa viestinnällistä intranetiä, ilmetä ryhmätyötilojen osana, mutta kasvavassa määrin myös erillisenä kokonaisuutena.

Sisäisen somen työkaluja hyödynnetään enenevissä määrin sellaiseen tiedon jakamiseen, joihin aiemmin viestinnällistä intranetiä pyrittiin räätälöimään.

Sisäisen somen myötä tiedonvälityksen vastuu laajenee koko henkilöstölle. Tästä syntyy oivalluksia.

Varsinkin sisäinen some ei ole vain tietotyöläisten kanava. Suurin kasvu tulee operatiivisen henkilöstön työyhteisöviestinnän digitalisoinnista.

Sisäistä somea hyödynnetään eniten seuraaviin tehtäviin:

90 % Vapaamuotoinen keskustelu
88 % Vinkkien jakaminen
76 % Tunnelmien ja fiilisten jakaminen työarjesta
68 % Julkinen kannustaminen ja kiittäminen
57 % Vertaistuki/Kysymys–vastaus-palstat
54 % Sisäiset tiedotteet ja uutiset
52 % Havaintojen jakaminen toimintaympäristöstä

83 % kyselyvastaajistamme ilmoittaa, että heillä on sisäisen somen kanava (erillisenä tai osana viestinnällistä intraa tai ryhmätyötiloja). Sen omistaa tyypillisesti viestintäyksikkö.

Ryhmätyötilat

Ryhmätyötilat mahdollistavat tietotyön tekemisen ja informaation jakamisen tiimeissä, yksiköissä ja projekteissa. Työskentely ja ryhmien työyhteisöviestintä tapahtuu tarpeiseen dedikoiduilla työkaluilla, osana tai mahdollisesti täysin erillään intranetistä.

Ryhmätyötiloja hyödynnetään eniten seuraaviin tehtäviin:

92 % Työryhmien ryhmätyötilat
88 % Yksikköjen/tiimien ryhmätyötilat
83 % Työdokumenttien yhteistyöstäminen/-muokkaaminen
65 % Extranet; Mahdollisuus kutsua ulkopuolisia ryhmätyötiloihin
47 % Työtehtävien koordinointi

88 % kyselyvastaajistamme ilmoittaa, että heillä on ryhmätyötilat. Sen omistaa tyypillisesti tietohallinto-/IT-yksikkö.

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvitys

Selvityksen tulokset perustuvat 125 verkkokyselyvastaukseen. Kysely oli avoinna 8.5.-10.6.2018. ja se oli kohdennettu organisaationsa intranetistä ja/tai digitaalisesta työympäristöstä vastaaville. Selvityksen teemoina ovat digitaalisen työympäristön roolit, tehtävät, ominaisuudet, teknologia sekä sen johtaminen ja kehittäminen. Selvitys toteutettiin nyt kolmannen kerran: vertailuaineistot ovat vuosilta 2014 ja 2016. Lisätietoja selvityksestä.

Voit myös tilata tulosjulisteen postitse:

» Tilaa juliste

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvitys: Kaikki artikkelit

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.