Tampereen kaupungin työntekijöiden intra, Tasku, on ollut käytössä vajaan vuoden, joten nyt hyvä hetki kysyä, miten Tasku on otettu vastaan. Viestintäpäällikkö Aila Rajamäki vastaa, että kokemukset ovat olleet hyvät. ”Sisällöstä ja käytettävyydestä saatu palaute on ollut pääosin positiivista,” Rajamäki kertoo.

Isojen kaupunkien intraprojektit ovat massiivisia jo käyttäjien määrän puolesta. Tampereen Taskullakin on käyttäjiä noin 15 000. Isoon projektiin osallistuu useita toimijoita ja henkilöitä. Ajallisesti projektit ovat pitkiä, joten niiden uusiminen pitää vaiheistaa.

Hyvä konsepti säilytettiin

Projektin käynnistyessä North Patrol oli avustamassa Tampereen intranet-hankintaa laatimalla esiselvityksen, määrittelemällä vaatimukset ja kilpailuttamalla toteutuksen. North Patrolin Sami Kalanen kertoo, että Tampereen kaupungin vanha intra antoi hyvän lähtökohdan uusimiseen. Loora oli paljon käytetty, ja siinä oli hyvä konsepti.

Konsepti nojautui teemallisiin sisältökokonaisuuksiin, joilla oli omat kohderyhmänsä. ”Loorassa ammattiryhmät tai vaikka tietyn järjestelmän käyttäjät jakoivat tietoa työohjeista ja muusta työntekemiseen liittyvästä sisällöstä. Oli hienoa, että kulttuuri oli jo olemassa. Monet intra-casemme ovat osoittaneet, että työnteon tukemisen tapaa on vaikea saada ylhäältä päin toimimaan – sen pitää lähteä organisaatiosta itsestään,” Kalanen kuvaa.

Tässä projektissa suurimmat muutostarpeet koskivat vanhentunutta teknologiaa, käyttöliittymää ja ulkoasua. Lisäksi haluttiin lisätä intran tavoitettavuutta panostamalla mobiilikäytettävyyteen.

Työntekijän oma etusivu

Taskun sisältö on jaoteltu selkeästi Etutaskuun, Henkilöstöasioihin sekä Työ tueksi – ja Organisaatio-osioihin. Pääsisältöalueelta löytyy uutisnosto, pääuutiset sekä uutis- ja tapahtumapalsta itse valittuine uutisineen. Tiedon löytymistä avitetaan oikopoluilla ja näytetään myös ulkoisen sivuston tiedotteet.

Taskussa työntekijä pääsee itse ylläpitämään omat yhteystietonsa sekä valitsemaan seurantaan haluamiaan sivustoja, sovelluksia ja linkkejä. Näiden valintojen ansiosta jokaisen työntekijän intran etusivu on omanlaisensa. Lisäksi työntekijä voi tilata uutiset ja tapahtumat suoraan omaan sähköpostiin.

Taskua voi käyttää etätunnuksilla esimerkiksi kaupungin mobiililaitteilla, joten nyt kentällä ja asiakkaiden kanssa työskentelevät pääsevät halutessaan Taskuun.

Parin vuoden projekti viestinnällä, hr:llä ja tietohallinnolla

Intran esisuunnittelu käynnistyi North Patrolin kanssa 2015, kilpailuttamaan päästiin siitä puolen vuoden päästä ja Solitan kanssa toteutus alkoi Liferay-alustalle kesällä 2016. Taskun yhteiset aineistot julkaistiin lokakuussa 2017, ja tammikuussa 2018 julkaistiin ensimmäiset yksiköiden omat sivustot.

”Liferay oli tämänkaltaiseen konseptiin ja kulttuuriin sopiva väline. Sen toteutuksessa päästiin hyödyntämään Liferayn ominaisuuksia esimerkiksi kategorisoimaan uutisia ja tapahtumia teemojen mukaan,” kertoo Kalanen.

Projektiin osallistuneiden määrä vaihteli projektin vaiheiden mukaan. Kaupungilta uudistuksen projektiryhmässä oli projektipäällikkönä viestintäyksiköstä viestintäsuunnittelija, hänen lisäkseen viestintäyksiköstä uudistukseen osallistui viestintäpäällikkö ja verkkoviestintäsuunnittelija. Tietohallinnosta oli mukana sovellusasiantuntija ja henkilöstöasioiden sisältökokonaisuuden osalta henkilöstösuunnittelija.

Viestinnällisesti onnistunut intra

Tasku ei tullut kerralla valmiiksi, vaan projektin massiivisuuden vuoksi intra otettiin käyttöön vaiheittain. Ensin julkaistiin kaikille yhteiset aineistot ja sen jälkeen alettiin toteuttaa vaiheittain yksikkökohtaisia sivustoja, joilla palvelualueet, palveluryhmät, yksiköt ja eri ammattiryhmät voivat kertoa omista asioistaan. Vanha intra on ollut siirtymävaiheen käytössä, mikä on mahdollistanut käyttöönoton vaiheittain.

Projektissa yllätyksiä toi tekniset haasteet ja niiden ratkaisemisten vaikeudet. Rajamäki kertoo, että jatkossa Taskua kehitetään suunnitelmallisesti ja siihen pyritään saamaan uusia toiminnallisuuksia.

Tällä hetkellä Taskua ylläpitää noin 150 henkilöä. Ylläpitäjien joukko tulee ajan myötä kasvamaan, kunhan kaikkien yksiköiden omat sivut ovat käytössä.

”Mielestäni saimme suunniteltua ja toteutettua viestinnällisesti onnistuneen intranetin,” kertoo Rajamäki.

Case: Tampereen kaupungin intranet

Asiakas: Tampereen kaupunki
Hankinnan hintaluokka: noin 200 000 €
Palvelu: Intranet
Tekninen alusta: Liferay CE
Esiselvitys:  North Patrol (syksy 2015)
Vaatimusmäärittely sekä kilpailuttaminen ja toimittajavalinta: North Patrol (kevät 2016)
Tekninen toteutus: Solita (alkoi kesäkuu 2016)
Julkaisu: Lokakuussa 2017
Kehitystyö jatkuu mm. yksiköiden ja osioiden julkaisulla vuoden 2018 alussa.

Tutustu myös muihin intra-caseihin

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.