Asiantuntijamme Hanna P. Korhonen kouluttaa 1.11.2018 Kuopiossa otsikolla ”Digitaalisen työympäristön käyttöönotto ja muutosjohtaminen”.

Koulutus on suunnattu erityisesti käyttöönotto- ja muutoshankkeiden projektipäälliköille, joilla on työlistallaan digitaalisen työympäristön käyttöönotto, joka muuttaa työn prosesseja ja toimintatapoja. Muutos voi olla esimerkiksi Office 365:n tai G Suiten, monipuolisen intranetin, dokumenttienhallintajärjestelmän ja/tai sisäisen somen käyttöönotto.

Koulutuksessa käydään läpi käytännönläheinen malli, jolla suunnittelet henkilöstöryhmittäin käyttöönoton konkreettiset tehtävät ja aikataulutat ne projektisuunnitelmaan. Malli on työkalu sekä avainhenkilöt osallistavaan suunnitteluun että toteutuksen läpivientiin.

Hanna P. Korhonen, mistä tässä koulutuksessa on kyse?

”Digitaalisen työympäristön käyttöönotto vaatii ensisijaisesti toimintatapamuutosta monissa rutiininomaisissa tietotyön tehtävissä. Käytännöt tallentaa, jakaa ja hyödyntää työssä tarvittavaa tietoa muuttuvat. Lisäksi yhteisen työn koordinoimisen ja siitä viestimisen tavat muuttuvat.

Digitaalisen työympäristön käyttöönottojen haasteena ei mielestäni ole niinkään teknologian käytön omaksuminen yksilötasolla, vaan yksilön epätietoisuus siitä, mitä varten, mihin ja millä tavoin sitä teknologiaa on tarkoitus käyttää. Jos digitaalisten työkalujen käyttötarkoitukset ja pelisäännöt ovat olemassa, mutta henkilöstö ei toimi niiden mukaisesti, käyttöönotossa ja muutosjohtamisessa on epäonnistuttu.

Tässä koulutuksessa käsittelemme digitaalisen työympäristön käyttöönottoa toimintatapamuutoksena. Opimme järjestelmällisen tavan, kuinka yhteiset toimintatavat jalkautetaan tehokkaasti organisaatioon, silti palautetta kuunnellen ja toimintaa ketterästi muokaten. Onnistuneen käyttöönoton lopputuloksena kaikki yhteisön jäsenet tietävät, minkälaista toimintaa heiltä odotetaan ja miksi, ja lisäksi he osaavat ja ovat motivoituneita toimimaan sovitulla tavalla.

Täytyy sanoa, että tämä koulutuksessa käsiteltävä muutosjohtamisen huippuasiantuntijoiden ja käytännön kokemusten pohjalta kehittämäni muutosmalli digitaalisen työympäristön käyttöönottoon tuo insinöörimäisen selkeyden tähän monisyiseen haasteeseen!”

Mitä jalkauttaminen vaatii?

”Onnistunut toimintatapamuutos vaatii ensinnäkin nykytilan hahmottamista ja tavoitetilan määrittelyä. Digitaalisen työympäristön kontekstissa nykytilaa ja tavoitetilaa tulee tarkastella henkilöstöryhmittäin ja arvioida muutoksen laajuutta.

Esimerkiksi sille tietotyöläiselle, joka istuu päivät pitkät tietokoneella, tuo digitaalinen työympäristö massiivisen muutoksen arkirutiineihin, kun muistiota ei laitetakaan enää verkkolevylle, valmisteltavaa esitystä ei lähetetä kommenttikierrokselle sähköpostilla tai sopimusarkistoa ei hillotakaan enää omassa sähköpostikansiossa. Tietotyöläisellä käytännössä lähes kaikki arkirutiinit mullistuvat. Toisilla henkilöstöryhmillä muutos on huomattavasti pienempi. Esimerkiksi siivoojalle digitaalinen työympäristö voi tuoda käytännön työohjeet puhelimeen. Tai kaupan myyjälle sisäinen some siirtää klassisen terkkuvihkon digiaikaan.

Koulutuksessa käsittelemme koulutettavien omia toimintapamuutoscasejä. Arvioimme henkilöstöryhmittäin muutosta estäviä ja sitä edistäviä tekijöitä, sekä mm. ryhmän kykyä omaksua tarvittavia muutoksia. Hyödynnämme edistävät tekijät, pohdimme keinoja esteiden taklaamiseen. Suunnittelemme konkreettiset toimenpiteet, joilla tavoitteisiin päästään. Olennaista on myös tunnistaa muutoksen ajurit. Selvitämme, ketä tarvitsemme toimenpiteiden läpiviennissä ja edistämisessä.

Suunnittelemme konkreettiset keinot, millä keinoilla varmistamme, että henkilöstöryhmät ovat tietoisia muutoksesta, ovat motivoituneita muutokseen, tietävät, mitä heiltä odotetaan, osaavat toimia oikein ja kuinka vahvistamme oikeaa toimintatapaa. Toisaalta, miten voimme osallistaa henkilöstöä muutoksen tekemiseen, muutosajureiksi, palautteen antoon, sekä kuinka korjaamme ketterästi toimintamalleja.

Koulutuksessa on esillä paljon esimerkki-casejä mm. osallistamiseen, sitouttamiseen, muutosviestintään ja motivointiin sekä kaiken kaikkiaan muutoksen läpivientiin.”

Kenelle koulutus on hyödyllisin?

”Ehdottomasti koulutus on hyödyllisin niille organisaatioille, joilla digitaalisen työympäristön käyttöönotto tai vastaava toimintatapamuutos on muutaman kuukauden sisällä alkamassa. Nyt on hyvä hetki suunnitella ja kirkastaa se, millaista työtä käyttöönotto vaatii, kuinka se kannattaa vaiheistaa ja ketä siinä tulee olla mukana.

Suosittelen koulutusta käyttöönotto- ja muutoshankkeiden projektipäälliköille sekä IT-johdolle.

Koulutuksesta saa ehdottomasti parhaimman hyödyn, kun koulutettavalla on oma esimerkkihanke ’mukana’, johon koulutuksessa käsiteltävää muutosjohtamisen mallia voi jo koulutuksen aikana soveltaa. Koulutuksessa päästään suunnittelussa jo erinomaiseen alkuun ja työtä voi jatkaa koulutuksen opeilla omalla toimistolla.

Koulutuksessa fokuksessa on erityisesti digitaalisen työympäristön käyttöönotto- ja muutoshankkeet. Digitaalisella työympäristöllä tarkoitetaan alustaa tai alustoja, joiden avulla organisaation työntekijät hallitsevat ja jakavat tietoa sekä osaamista, viestivät ja työskentelevät projekteissa, yksiköissä ja ryhmissä (esimerkiksi Microsoft Office 365, Google G Suite, IBM Connections ja muut yleiset dokumenttienhallinnan järjestelmät, intranetit ja ns. sisäisen somen alustat kuten Yammer ja Workplace by Facebook). Opit ovat kuitenkin sovellettavissa myös muiden sisäisten järjestelmien käyttöönottoihin ja toimintatapamuutosten johtamiseen.

Tervetuloa oppimaan toimiva muutosmalli!”

Koulutus: Digitaalisen työympäristön käyttöönotto ja muutosjohtaminen
Aika: 1.11.2018
Paikka: Kuopio
Järjestäjä: Professio
Professio on erikoistunut julkishallinnon koulutuksiin. Tähän koulutukseen ovat tervetulleita sekä julkishallinnon että yksityissektorin organisaatioiden edustajat.

HUOM! Koulutuksen toteutus 30.8.2018 Espoossa on peruttu vähäisen ilmoittautujamäärän vuoksi.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.