14.3.2018

Yksi suurimmista motkotuksen aiheista viestinnällisiin intranetteihin liittyen on, että sisältöjä ei löydetä. Se on usein myös yksi syy siihen, että intranetuudistukseen lähdetään. Saamme lähestulkoon jokaisessa intranetprojektissa kuulla, että tärkein tavoite uudistuksessa on saada intraan parempi haku, jotta löydettävyys paranee. On kuitenkin paljon asioita, mitä voidaan tehdä löydettävyyden eteen, ilman, että kosketaan hakuun. Paraskaan hakukone ei auta, ellei itse sisältö ole kunnossa.

Älä ole nokkela

Julkisissa verkkosivuistoissa osataan jo kiinnittää huomiota hakukoneoptimointiin. Verkkosivujen sisällön on vastattava niitä hakusanoja, joilla tavoitellut kohderyhmät etsivät sisältöäsi. Nokkelat sanaleikit ja kikkailu eivät edesauta sisällön löytymistä, eteenkään silloin, kun halutaan että sivuille tullaan hakukoneiden avulla. Ellet nouse Googlen hakutuloksissa, palveluusi ei tule (lähes) kukaan.

Introissa puolestaan näkee edelleen paljon nokkeluuksia ja organisaation sisästä jargonia; hankkeille ja asioille on omat, organisaation sisäiset nimet, jotka eivät avaudu uudelle tulokkaalle, eikä kaikille vanhoillekaan työntekijöille. Intranet on hyvin tehtynä loistava väline uuden työntekijän perehdyttämiseen, mutta kaikki tämä menee hukkaan, jos uusi työntekijä tarvitsee sanakirjan, jotta pääsee selville intran saloista.

Nimistä ja otsikoista tulee käydä selkeästi ilmi, mitä asiaa kyseinen sisältö koskee. Jos organisaatiolla on esimerkiksi sisäinen koulutusohjelma nimeltä Muikku, sanan ’koulutusohjelma’ tulisi näkyä sekä navigaatiossa että sivun otsikossa. Pelkästä nimestä kukaan ei arvaa, mistä on kyse.

Jos värikäs kieli on yksi syy löydettävyysongelmiin, niin on myös liiallinen virallisuus. On ymmärrettävää, että virallisissa ohjeistuksissa noudatetaan myös virallista kirjoitusasua, mutta jos henkilöstö käyttää samasta asiasta tuttavallisempaa ilmaisumuotoa, sisältö ei löydy pelkällä virallisella termillä. Klassinen esimerkki tästä on vanhempainvapaa-asiat.

Jos intrassa puhutaan vanhempainvapaasta, ja käyttäjä hakee äitiyslomaa tai isyyslomaa, ei sivu nouse parhaimmankaan haun tuloksissa. Toinen vastaavanlainen sanapari on sairausloma/sairasloma. Virallisesti kirjoitetaan sairauslomana, mutta usean loppukäyttäjän suussa ylimääräinen u-kirjain tippuu pois.

Vaatii aika paljon metatiedottamista ja haun optimointia, jotta sisällöt löytyvät myös ”väärillä” hakusanoilla.

Kiinnitä huomiota rakenteeseen

Selkeiden ja kuvaavan nimeämiskäytännön lisäksi, löydettävyyttä voidaan parantaa kiinnittämällä huomiota intranetin rakenteeseen. Pelkkään hakuun nojautuminen ei ole järkevää, oli haku kuinka hyvä tahansa, vaan loogiseen sisältörakenteeseen kannattaa panostaa.

Hyvin usein nähdään intranettejä, jossa sisällöt jaotellaan organisaatiolähtöisesti. Organisaatiolähtöisessä jäsentelytavassa sisältörakenne määräytyy sen mukaan, mikä yksikkö vastaa sisällön tuottamisesta. Helppoa päivittäjille, haastavaa käyttäjälle. Esimerkkiotsikoita tällaisessa intranetissä voisi olla ’Henkilöstö’, ’Talous’ ja ’IT’.

Tämä jaottelutapa edellyttää, että käyttäjä tietää, mikä organisaatioyksikkö vastaa minkäkin sisällön tuottamisesta. Harvoin näin kuitenkin on. Intraa päivittäin käyttävät oppivat kyllä nopeasti, mikä sisältö asuu missäkin, mutta muille käyttäjille tilanne on haastava. Jos taloushallinto vastaa hankinnoista ylipäätänsä, niin kuuluuko esimerkiksi ohjeet uuden tietokoneen hankinnasta taloushallinnolle vai IT:lle? Tässä tilanteessa haku voi olla se oljenkorsi, mihin tartutaan ja pahimmassa tapauksessa petytään, koska sekään ei lunasta lupaustaan.

Toinen, suhteellisen usein nähty tapa järjestellä intran sisällöt, on ryhmitellä ne sisältötyyppikohtaisesti. Tässäkin piilee ongelma, sillä tapa kertoo enemmän sisällön tyypistä kuin sen merkityksestä. Intrassa voi olla otsikot ’Ajankohtaista’, ’Ohjeet’ ja ’Lomakkeet’, mutta mitä niiden alta löytyy? Ajankohtaista on vielä suhteellisen selkeä otsikko, ja se puolustaa paikkaansa intrassa, mutta entä Ohjeet? Ajankohtaisvirtaa lukuun ottamatta, lähestulkoon kaikki intrasisältö on jollain tavalla ohjeistavaa. Kun yhden otsikon alle kasataan kaikki ohjeet lomaohjeista työn tekemisen ohjeistuksiin ja soppa on valmis. Löydettävyys kärsii vääjäämättä.

Jos halutaan parantaa löydettävyyttä, kannattaisi sisältöä järjestää käyttäjän tarpeiden mukaisesti, joko roolipohjaisesti tai prosessipohjaisesti. Avainkysymys on, kuka tietoa tarvitsee ja missä tilanteessa? Kun sisältö on ryhmitelty käyttäjän eikä sisällöntuottajan logiikan mukaan, sen pitäisi kaiken järjen mukaan löytyä helpommin, myös ilman hakua. Tosin kaikilla ei ole sama logiikka, joten vaihtoehtoisiin käyttäjäpolkuihin kannattaa kiinnittää huomiota sisältörakennetta suunnitellessa.

Taistele rämettymistä vastaan

Intranetin sisällöillä on taipumus paisua kuin pullataikina. Intraan lisätään uusia asioita, mutta vanhentuneita sisältöjä sieltä ei muisteta poistaa. Kun sisältö kasvaa kasvamistaan, rakenne kärsii samalla. Kun rakenne on paisunut tarpeeksi, se muuttuu epäloogiseksi ja käyttäjän on pakko turvautua hakuun. Ellei hakutoimintoa ole konfiguroitu tarjoamaan uusimpia sisältöjä ensin, se tarjoilee suurella todennäköisyydellä vanhoja sisältöjä vaikka uudempia olisi tarjolla, vain siksi, että vanhoja sisältöjä on luettu enemmän.

Jotta vältytään intran rämettymiseltä, kannattaa:

1) roolittaa eri järjestelmät
Kaikki organisaation sisäinen tieto ei kuulu intraan. Yksittäisten tiimien omassa työssään tarvitsemat tiedot ja ohjeet löytyvät helpommin esimerkiksi työtiloista tai yhteisiltä verkkolevyiltä kuin intran syövereistä. Viestinnällinen intranet ei myöskään ole arkisto, vaan viralliset dokumentit ja niiden eri versiot kannattaa hallita muualla

2) laittaa prosessit kuntoon
Vanhentunut tieto pitää siivota pois intrasta. Jotta intra pysyy ajan tasalla, tarvitaan yhteiset pelisäännöt ja selkeät prosessit sille, millä tavalla sisällöistä huolehditaan ja kenen vastuulle ne kuuluvat. Vahvasti ajassa kiinni olevat asiat kannattaa julkaista uutisena tai osana muuta ajankohtaisvirtaa, jolloin niiden päivitystarve poistuu. Muutoin sisältösivujen päivittämiselle ja ajan tasalla pitämiselle tulee luoda prosessit.

Vinkit sisällön parempaan löydettävyyteen:

  1. Puhu asioista niiden oikeilla nimillä! Intra ei ole vain vanhoille työntekijöille vaan oiva työväline uusien perehdyttämiseen. Kirjoita niin, että myös ulkopuolinen voisi ymmärtää.
  2. Mieti, kenelle intraa tehdään! Jaottele sisällöt työntekijöiden tiedontarpeiden mukaan, älä organisaatiorakenteen mukaan.
  3. Vastuuta intran siivous! Kukaan ei voi yksin vastata kaikesta intrasisällöstä. Jaa vastuut ja luo prosessit sille, että intrasta siivotaan säännöllisesti vanhat sisällöt pois. Hyödynnä uutisvirtaa mahdollisuuksien mukaan.

Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.

Kaipaatko neuvoa omaan verkkopalveluhankkeeseesi? » Ota yhteyttä!