8.12.2017

Intranet on palvelu, joka on lähtökohtaisesti olemassa sen sisältämän tiedon vuoksi. Kuitenkaan kaikki informaatio ei ole relevanttia kaikille käyttäjäryhmille. Toisaalta osa informaatiosta on merkityksellistä kaikille – se usein jopa halutaan pakottaa kaikkien silmien eteen. Toisaalta osaa sisällöstä hyödynnetään aktiivisesti päivittäin – ja osaa vain kerran vuodessa. Ja toisaalta pitäisi olla myös superhelppoa pitää sisältö ajantasaisena.

Haastavia vaateita intran sisältökonseptoinnille? Apuväline sisältösuunnitteluun löytyy intranetin kolmen funktion viitekehyksestä.

Intranetin kolmen funktion viitekehys

Intranetin kolmen funktion viitekehys auttaa tunnistamaan intranetin merkittävimmät käyttötapaukset ja näihin liittyvät sisällöt sekä niitä toteuttavat toiminnallisuudet.

Viitekehys auttaa hahmottamaan intranetin ja digitaalisen työympäristön muodostaman kokonaisuuden osatekijät ja roolittamaan nämä suhteessa toisiinsa. Tätä kautta viitekehys selkeyttää myös mm. intranetin/digitaalisen työympäristön osatekijöiden roolien käyttöönottoa, viestimistä koko henkilöstölle sekä odotustenhallintaa.

Viitekehys on sovellettavissa myös digitaalisen työympäristön ekosysteemin suunnitteluun, esim. Office 365 -ympäristön työkalujen roolittamiseen.

Organisaatioviestinnän ääripäät

Viitekehyksen taustalla on funktioiden hahmottuminen organisaatioviestinnän kontekstiin, jonka ääripäitä ovat:

A. Virallinen sisäinen viestintä,

joka on toimitettua, luonteeltaan joukkoviestintämäistä ylhäältä alas tuotettua ja harvoin muuttuvaa. Konkreettisina esimerkkeinä mm. organisaation virallinen lakisääteinen sisäinen tiedottaminen sekä johdon blogiartikkelit.

B. Epävirallinen ja yhteisöllinen viestintä,

joka on arkista ja epäformaalia, työyhteisöjen keskinäistä, yhteisöjä muodostavaa, työtehtäviä tukevaa sekä alati muuttuvaa. Konkreettisina esimerkkeinä mm. projektien sisäinen työskentely, poikkiorganisaation saman alan asiantuntijoiden välinen ”pöhinä” tai vaikkapa myymälähenkilöstön vuorovaikutus sisäisessä somessa.

Intranetilla/digitaalisella työympäristöllä voidaan tukea viestintää, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua kaikissa ääripäiden välisissä konteksteissa.

Viitekehyksen elementit

Intranetin kolme funktiota (Hanna P. Korhonen)

1. Työntekijyyden tukeminen ja organisaatioon sitouttaminen

Nämä sisällöt ja toiminnallisuudet ovat intranetin ydintä. Ne ovat kaikille työntekijöille samansisältöisiä.

Sisällöt on tuotettu muutamilta massoille, ne ovat virallisesti hyväksyttyä. Näitä ovat esimerkiksi linjaukset ja ohjeet työnantajalta työntekijöille kuten HR-ohjeistukset tai organisaatiokaavio; linkit työkaluihin ja järjestelmiin; sisäinen ja strategiaviestintä; sekä tiedot sisäisistä palveluista, tukifunktioista ja näiden ohjeet.

Vaikka sisältö on koko henkilöstölle samansisältöistä, voi se ilmentyä useina eri kieliversioina tai esimerkiksi toimipaikkakohtaisina soveltamisohjeina.

Tämä funktio on läsnä kaikissa intraneteissä. Nämä ovat niin fundamentaaleja intranetin rakennuspalikoita, että näiden yhteisten sisältöjen sisältörakenteen kopioiminen kaverilta voi olla lähes mahdollista!

Koko intranet voi toteuttaa vain tätä funktiota, varsinkin tuotantointensiivisissä organisaatioissa, joissa yhteiset työntekijyyttä tukevat sisällöt tulee olla niin tietotyö- kuin tuotantohenkilöstönkin saavutettavissa, kun taas itse tietotyöskentelyn välineistöä ei tarvita kuin valkokaulustyöntekijöille.

2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen

On intranetin konseptoinnin kiehtovin osa-alue, mikä tekee intraneteistä uniikkeja ja organisaationsa näköisiä. Jos intranet tukee tai ohjaa liiketoiminnan prosesseja, tekee se intrasta bisneskriittisen. Huomioitavaa on, että kaikissa intraneteissä tätä funktiota ei ole läsnä ollenkaan.

Työtehtävien suorittamisen tukemisella tarkoitetaan prosessi- tai roolikohtaista työn tekemisen ohjeistoja ja toiminnan ohjaamista; eli pitkältä katsoen: kuinka strategiaa sovelletaan tässä prosessissa-/roolissa? Tällainen sisältö on relevanttia vain niille henkilöille, jotka työskentelevät ko. prosessissa.

Nämä sisällöt ovat prosesseittain tuotettua ja hyväksyttyä. Mutta koska ne sijaitsevat organisaatioviestinnän ääripäiden välissä, ilmenee niissä sekä virallisempaa sisältöä (kuten tietyllä määritetyllä prosessilla ylläpidettyjä ohjeita) että vapaamuotoisempaa sisältöä (kuten ko. prosessin henkilöstön välistä keskustelua siitä, kuinka ohjetta sovelletaan).

3. Ryhmätyön tukeminen

On työyhteisökohtaista viestintää eli esimerkiksi ryhmien, tiimien, työyhteisöjen ja projektien sisäistä keskinäistä työskentelyä.

Tämä voi ilmentyä esimerkiksi tietotyöläisten ryhmätyötilana, jossa ryhmä voi säilyttää ja muokata yhteisiä työdokumentteja. Toisaalta tämä voi ilmetä myös vaikkapa vain sisäisen somen kanavina esim. myymälöille.

Sisältö on luonteeltaan ko. yhteisön itse tuottamaa ja arkisesti muokkaamaa. Tyypillisesti yhdelle henkilölle relevanttia on useampikin yhteisö.

Tämä funktiokaan ei ole välttämättä ollenkaan läsnä ’intranetissä’. Esimerkiksi tuotantopainotteisissa organisaatioissa ’Intranetiksi’ kutsutta palvelu saattaa toteuttaa vain funktiota yksi, ja tietotyöläisten dokumentti-intensiiviseen ryhmätyöskentelyyn on erillinen alusta ja tuotannon henkilöstön keskinäiseen vuorovaikutukseen oma sisäisen somen kanavansa.

Kokonaisuuden hahmottamisen ja löydettävyydenkin kannalta on siis äärimmäisen tärkeää tunnistaa intranetin funktiot omassa organisaatiossa ja roolittaa toteutusvälineet tukemaan funktioita.

Kuinka aloittaa?

Tee näin: Intranetin kolmen funktion viitekehyksen käyttäminen sisältörakennesuunnittelussa:

  1. Selvitä organisaation tuki- ja liiketoimintaprosessit ja niiden toimijat.
  2. Selvitä, mitä informaatiota prosesseissa ja niiden toteuttamiseksi liikkuu (tai tulisi liikkua). Menetelmänä esim. haastattelut ja työpajat.
  3. Tunnista tiedon hyödyntäjät ja tuottajat prosesseissa. Tunnista tiedon tyypit ja luonne mm. ”virallisuuden” vs. vapaamuotoisuuden aste.
  4. Minkä tai minkätyyppisen tiedon liikkumista intranetillä voitaisiin tukea? Mitkä roolit intranetilla on organisaatiossanne?
    A. Viestinnällinen, tiedottava ja yhteisöä rakentava; ja/tai
    B. Liiketoimintaa tukeva ja ohjaava; ja/tai
    C. Ryhmätyöskentelyn väline
  5. Nämä kolme pääroolia sisältävän intranetin kolmen funktion viitekehyksen avulla intranetille muodostetaan selkeä konsepti: digitaalisen työympäristön sovellukset ovat viitekehyksen avulla roolitettavissa tavoitteita tukeviin käyttötarkoituksiin ja sisältö tavoitteita tukeviin temaattisiin kokonaisuuksiin ja sisältötyyppeihin.

Muista: Mikäli intranet tukee myös liiketoimintaa, tulee liiketoiminnan kuulua aktiivisena toimijana intranetin suunnitteluun ja johtamiseen (myös jatkuvaan kehittämiseen!).

Huomioi: Intranetin toteutusprojektia tukee teknisen vaatimusmäärittelyn lisäksi sisältörakennesuunnitelma.

Sisältörakennesuunnitelma

Intranetin toteutusprojektia tukee teknisen vaatimusmäärittelyn lisäksi sisältörakennesuunnitelma.

Sisältörakennesuunnitelma sisältää esimerkiksi:

1. Palvelun kuvaus

  • Tavoitteet ja konsepti
  • Käyttäjät ja puhuttelutyyli
  • Roolittuminen ja liittymät

2. Sisältökonsepti/Sisältörakenne

  • Työntekijyyden tukeminen; Työtehtävien suorittamisen tukeminen; Ryhmätyön tukeminen
  • Pääsisältöosioiden tavoitteet, rooli, käyttötarkoitukset, sisällöt, puhuttelutyyli sekä käytettävät sivu-/sisältötyypit.

3. Julkaisu- ja toimituspolitiikat

  • Eri sisältötyyppien mukaisten sisältöjen julkaisemisen linjaukset, julkaisija, hyväksymisprosessit, vaikuttamistavoitteet. Esim. ohjeiden päivittäminen, uutisointi, tapahtumailmoittelu…

4. Sivu- ja sisältötyypit

  • Sivu- ja sisältötyyppien käyttötarkoitukset, sivupohjien elementit, mahdolliset rautalankakuvat

Sisällöntuottajan muistilista

  • Lyhyitä Tee näin -tsekkilistoja tyypillisimpiin tilanteisiin

Katso myös

Esitykseni SharePoint HPR -seminaarissa 28.11.2017

 

Lue myös

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.