Microsoft ja sen kumppanit ovat tehneet pontevaa markkinointityötä Suomen intranet-skenessä jo pitkään ja se kyllä näkyy meillä intranet-kilpailutuksissa. Välillä tuntuu jopa siltä, että yrityksen Office 365 -lisenssit on hankittu ensin, ja sitten vasta ryhdytty miettimään, että mitäs kivaa niillä tehtäisiin. Onhan O365:n työkalut toki hyviä moneen asiaan, mutta muitakin vaihtoehtoja kannattaa miettiä, ennen kuin lyö teknologiavalinnan lukkoon.

Karkeasti yleistäen intranetit tukevat päivittäisten työtehtävien tekemistä kahdella eri tavalla. Ne

  1. tarjoavat työntekijyyteen kuuluvaa käytännön tukimateriaalia, esimerkiksi ohjeita ja koko yritystä koskevaa ajankohtaisviestintää
  2. tarjoavat työkaluja päivittäisten työtehtävien suorittamiseen, työskentelyyn ryhmissä ja työyhteisöjen keskinäiseen viestintään

Yksi teknisen alustavalinnankin lähtökohdista pitäisi olla se, kumpi näistä rooleista intranetissä painottuu enemmän. Toki intranet voi olla paljon muutakin, mutta tässä artikkelisarjassa keskityn pohtimaan, mitä alustavaihtoehtoja näihin kahteen perustarpeeseen markkinoilta löytyy.

Tässä ensimmäisessä osassa pureudun nimenomaan ykköskohtaan, eli käsittelemään ns. viestinnällisen intranetin alustoja. Kakkoskohtaa käsittelevä artikkelisarjan toinen osa julkaistaan ensi viikolla.

Sananen SharePoint Online:sta

Selvyyden vuoksi sanottakoon, että tämän jutun tarkoituksena ei suinkaan ole mollata SharePoint Onlinea. Hyvin toimivia O365-introja löytyy tästä maasta kyllä runsain mitoin (ks. vaikkapa case-kuvaukset Cityconin tai Koulutuskeskus Salpauksen intranet-projekteista). SharePointista löytyy varsin hyvät perusratkaisut myös viestinnällisen intranetin rakentamiseen, ja kevyiden sisältösivujen ja erilaisten tukimateriaalien julkaisu sekä ajankohtaistiedottaminen kaikille työntekijöille hoituvat sillä varsin näppärästi. Modernien sivupohjien myötä jopa mobiiliystävällisesti. Ja varsinkin, jos tarvittavat O365-lisenssit takataskusta jo löytyy, SharePoint-intranetin pystyttäminen on todennäköisesti hyvinkin järkevää.

Mutta SharePoint Online ei silti ole vahvimmillaan puhtaasti viestinnällisen intranetin alustana. Jos sisältöä on paljon ja se on pakko ryhmitellä syviin navigointirakenteisiin ja/tai sisältöä tarjoillaan monella eri kielellä, SharePoint Onlinen kyvykkyyksiä voidaan joutua venyttämään äärirajoilleen, usein loppukäyttäjän kustannuksella. Toivotunlaisen brändi-ilmeen saaminen voi olla yllättävän haastavaa ja/tai johtaa turhan tiukkaan toimittajariippuvuuteen, joten Microsoftin parhaita käytäntöjä kannattaa noudatella varsin tarkasti. Tästä syystä suurin osa O365-intraneteista muistuttaakin enemmän tai vähemmän toisiaan. Käyttäjäkohtaiset lisenssit voivat myös tulla isossa organisaatiossa yllättävän kalliiksi. Jos nämä asiat nousevat kynnyskysymyksiksi, voi olla järkevämpää tehdä viestinnällinen intranet muilla välineillä.

WordPress

Ensiajatuksella WordPress voi tuntua erikoiselta valinnalta intranet-alustaksi. Mutta toisinaan intranetiin kohdistuvat tarpeetkin ovat lähinnä viestinnällisiä ja luonteeltaan lähempänä julkista verkkosivustoa kuin esimerkiksi dokumenttien työstämistä. Viestinnän perustarpeet hoituvat WP:llä oikein mukavasti, sisällöntuottajan työkalut ovat helppokäyttöisiä ja moneen muuhun alustaan verrattuna WP-intranetin rakentaminen on helppoa ja halpaa. Jos jotain toiminnallisuutta ei perusratkaisussa ole, siihen yleensä löytyy edullisia lisäosia, joilla homma hoituu. Hosting-kustannukset ja ylläpito ovat yleensä myös varsin maltillisesti hinnoiteltuja. Monikielisyyskin onnistuu, vaikka se ei olekaan WP:n erityinen vahvuus. Syvät navigointirakenteet voivat kyllä olla ongelmallisia ja toisinaan WP-sivustoista tulee erilaisten lisäosien sekamelska, mutta ainakin intranetin saa juuri sen näköiseksi kuin haluaa. Joskus ihan harkitsemisen arvoinen vaihtoehto.

Esimerkkinä WP-intrasta mainittakoon esimerkiksi Seppälän Sepinet, josta enemmän juttua Sofokuksen blogissa.

Episerver

Erityisesti Ruotsissa Episerver on saanut todella vahvan jalansijan myös intranet-alustana, johtuen tietysti pitkälti siitä, että tuote on ruotsalainen ja tekijöitä on siellä pilvin pimein. Meillä Suomessa Epiä on totuttu pitämään lähinnä julkisten verkkopalvelujen alustana, eikä intranet-ratkaisuja kovin montaa tästä maasta löydy. Mutta on niitä kuitenkin jokunen ja lisääkin on tulossa. Ja ihan hyvästä syystä. Episerver voi olla hyvä valinta esimerkiksi jos tarvitaan laaja ja näyttävä, monikielinen viestinnällinen intranet, jonka sisällöt pitää tarjoilla lähes samansisältöisinä kunkin käyttäjän omalla kielellä. Epi voi olla isoille organisaatiolle myös yllättävän kustannustehokas ratkaisu, jos käytetään Epin DXC-pilvipalvelua ja samalle alustalle rakennetaan muitakin verkkopalveluja, esimerkiksi yrityksen julkiset verkkosivut.

Tyytyväinen Episerver-intranetin omistaja on esimerkiksi Paulig.

Drupal

Drupaliakaan ei meillä kovin yleisesti käytetä intranet-alustana. Itse asiassa vuoden takaisessa intranet-selvityksessämme WP:llä, Drupalilla ja Episervereillä oli kullakin vain noin 3 % edustus markkinasta. Drupal-intranetejä rakennetaan usein silloin, kun talossa on myös omaa Drupal-osaamista, ja/tai jos Drupalilla on jo entuudestaan vahva rooli yrityksen tietojärjestelmissä. Syvien navigointirakenteiden ja monikielisyyden osalta Drupal on oikeastaan samalla viivalla WP:n kanssa ja projektit ovat usein kustannuksiltaan Episerverin luokkaa. Mutta Drupalin yhtenä vahvuutena voidaan pitää esimerkiksi monikanavajulkaisua. Jos viestintä on vaikkapa pirstaloitunut useisiin pieniin tietomurusiin, joita pitää jakaa intranetiin, julkiseen verkkopalveluun ja pariin muuhunkin paikkaan, Drupal voi olla erinomainen valinta. Maanmittauslaitoksella yksi valintaan vahvasti vaikuttava tekijä oli, että Drupal mahdollisti intranetin käyttöliittymän muokkaamisen hyvin monipuolisesti.

Liferay

Liferay on Java-pohjainen portaalialusta ja portaalimaisuudesta johtuen Liferay-intranetejä on totuttu pitämään vähän tylsinä ja työkalumaisina. Liferayn vahvuuksia on toki esimerkiksi integroitavuus erilaisiin taustajärjestelmiin, ja jos intranet koostuu lähinnä Java-portleteista, jotka koostavat tietoa eri lähteistä, niin tylsäähän siitä helposti tulee. Mutta samalla toki erittäin hyödyllistä. Eikä tylsyyteenkään ole pakko tyytyä, kyllä Liferay taipuu myös modernin viestinnällisen intranetinkin tekemiseen. Jos intranetin käyttäjillä pitää lisäksi olla hyvin eritasoisia käyttöoikeuksia sisältöihin, sisältöjä on tarve kohdentaa käyttäjä- tai ryhmäkohtaisesti, Liferay voi hyvinkin olla se paras valinta intranet-alustaksi. Jos haaveissa on käyttäjien oma, personoitu ”sähköinen työpöytä”, Liferay voi käytännössä olla tässä mainituista alustoista ainoa järkevä vaihtoehto. Liferay-toimittajat kiittelevät myös mm. valmiskomponenttien runsautta, skaalautuvuutta ja räätälöitävyyttä. Harmi vain, että Liferay-projektit tuppaavat olemaan hieman hintavampia muihin edellä mainittuihin alustoihin verrattuna.

Valinnan vaikeus

Kaikilla näillä alustoilla on omat vahvuutensa ja heikkoutensa ja sopivimman teknisen alustan valinta onkin aina monen tekijän summa. Lopullista valintaa ei kuitenkaan pitäisi koskaan tehdä tekniikka edellä. Ensin on tärkeää määritellä intranetin konsepti: ketkä intranetiä käyttävät ja minkälaisten työtehtävien tekemiseen? Minkälaisista elementeistä intranet muodostuu? Mitä tavoitteita sillä halutaan saavuttaa? Vasta konseptin kirkastuttua kannattaa miettiä, mikä tekninen alusta näihin tarpeisiin parhaiten vastaa. Huolella tehty esiselvitys on usein ensimmäinen askel kohti oikeita valintoja.

Artikkelisarjan toinen osa julkaistaan ensi viikolla. Siinä käsitellään O365-intranetin haastajia ryhmätyöratkaisuissa.

Tarvitsetko tukea intranet-uudistukseen?

Ota yhteyttä North Patroliin! Autamme valmistelemaan ja ostamaan verkkosivusto-, intranet-, extranet- ja verkkokauppaprojekteja. Olemme järjestelmätoimittajista ja digitoimistoista riippumaton konsulttiyhtiö. Toimimme neuvonantajana, joka ajaa etuasi ja auttaa löytämään parhaat ratkaisut verkkopalvelujen kehittämistarpeisiisi. Meiltä saat tukea hankkeiden suunnitteluun, vaatimusten määrittelyyn, tarjouspyyntöjen laadintaan, kilpailuttamiseen, sopimusneuvotteluihin sekä teknologia- ja toteuttajavalintoihin.


Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.