Toimimme kollegani Perttu Tolvasen kanssa puheenjohtajina Alma Talentin Digitaalinen työympäristö 2017 – seminaarissa.

Nostimme Pertun kanssa tähän postaukseen konkreettisia vinkkejä ja oppeja (sekä muutamia nostoja Twitteristä) kotiinviemisiksi intranetien ja digitaalisten työympäristöjen kanssa työskenteleville. Lisää vinkkejä löytyy Twitteristä tapahtuman hashtagilla #digityö17.

Oppeja ja vinkkejä kotiinviemisiksi Digitaalinen työympäristö 2017 -seminaarista

Vinkkejä intranet-hankkeiden läpivientiin ja johtamiseen

Hankkeiden valmistelu: Perusteellinen esiselvitys. Muun muassa Pauligin Piia Puska nosti esiin hankkeiden valmistelun merkityksen. Huolellinen esiselvitys, jossa selvitetään käyttäjäkunnan ja johdon näkemyksiä, on vahva tausta koko projektille. Sen tuloksiin voidaan palata pitkin projektia, esimerkiksi tukeutua perustelu- ja priorisointitilanteissa.

Perusteellinen sisällönsiivous voidaan aloittaa heti, huolimatta muista uudistuksen vaiheista. Kimmo Miettinen kertoi, kuinka Valmetilla vanhan intran sisältörakenteita kevennettiin 40 %, syvät hierarkiat purettiin ja vanhentunutta sisältöä heitettiin romukoppaan. Sisällönsiivousprojektilla on myös sisällöntuottajia sitouttava ja osallistava merkitys.

Vinkkejä muutoksen johtamiseen

Muutoksen johtamisessa Alkon HR-johtaja Tytti Bergman korosti sitä, että historian painolasteihin on puututtava heti, vanhojen toimintapojen käyttöön ei anneta lupaa, vaan niihin puututaan välittömästi.

Tytti Bergman jakoi seminaarissa lukuisia muutosjohtamisoppeja ja pieniäkin vinkkejä Alkon laajan työkulttuurin uudistusmatkan varrelta. Muun muassa kuinka uusiin toimintatapoihin on annettu hyvin konkreettiset avut toteuttamiseen, esimerkiksi jopa minuuttiaikataulut konseptoitujen viikkopalaverien pitämiseen. Toimintatapamuutos tulee viedä aivan käytännön toiminnan tasolle; johdon strategiablogautukset eivät auta, jos väliesimiehet eivät saa konkreettisia työkaluja strategian viemiseen käytännön toimintaan.

Muutoksen työstämisessä myös yllättävä konkretia saattaa auttaa ohjaamaan ajattelua ja tuottamaan ahaa-elämyksiä. Esimerkiksi Alkolla esimiesvalmennuksessa esimiehet istuivat retkituoleilla, jotka konkretisoivat sitä, että uudessa toimintatavassa esimies vastaa useasta myymälästä, eikä ole liimattu yhteen myymälään.

Valmetin Kimmo Miettinen nosti toimintapamuutoksiin tehokkaan vinkin vanhan kansan viisaudesta: ”Jotain vanhaa, jotain uutta”. Kaikkea ei siis kannata lähteä mullistamaan kerralla, sillä uuteen toimintatapaan opettelu vie aikaa. Kun kaikki ei muutu kerralla, on jotain vanhaa, mikä tuo turvallisuudentunnetta.

Digitaalisen työskentelyn tai intranetien uudistuksessa huolellinen esiselvitys sitouttaa sisäisiä sidosryhmiä jo heti hankkeen alkaessa. Marjut Partanen Maanmittauslaitokselta kuvasi, kuinka henkilöstö oli mukana intranet-uudistuksessa läpi projektin. Maanmittauslaitos oli jopa antanut henkilöstönsä valita etusivun konseptin kahdesta annetusta vaihtoehdosta. Lopputulos on tarkoituksenmukainen ja aktiivisesti käytetty.

Intranet nähtiin monessa casessa hyvänä ”keppihevosena” suuremmalle toimintatapamuutokselle. Ainakin tämän seminaarin casejen perusteella voinee siis tehdä väitteen, että kannattaa harkita intranet-uudistuksen hyödyntämistä osana laajempaa muutoshanketta.

Vinkkejä työntekijäkokemukseen

Kuka omistaa työntekijäkokemuksen, joka on niin monen tekijän summa? Voiko yksi taho johtaa sitä? Entä jos siitä vastaakin tiimi, joka saa ylimmältä johdolta vaikkapa 4 x 2 h keskusteluaikaa vuodessa? pohti Jonathan Phillips keynotessaan. Jonathanin kokemusten mukaan ylimmän johdon on vaikea kieltäytyä, kun pyydetään vain ”kaksi tuntia kvartaalissa” -investointia.

Kaisa Hilden kuvasi Ylen esimerkin kautta, kuinka organisaation ”kolminaisuuden” ’tilat, tavat, ja työkalut’ tulee olla linjassa keskenään. Esimerkiksi hienot avoimet sosiaaliset työkalut eivät automaattisesti synnytä viestintäosaamista tai luo avointa viestintä- ja keskustelukulttuuria organisaatioon. Tilojen, tapojen ja työkalujen tulee olla yhtäläisesti kehittyneitä.

Intranet tuo organisaation toiminnan ja kulttuurin näkyväksi myös kuvallisesti; intranet on mahdollisuus yhteisen kokemuksen muodostamiseen. Pauligin intrassa kuka tahansa pauliglainen voi jakaa kuvallisia postauksia, Piia Puska esitteli. Toiminnallisuus on koettu tärkeäksi Pauligin liiketoiminnassa, joka on värikästä ja maukasta.

Vinkkejä teknologiaan ja työkaluihin liittyen

Missä digitaalisen työskentelyn ekosysteemissä organisaationne on? Microsoft, Google, IBM? Vai ei missään? Organisaation IT-ekosysteemi ohjaa intranetin ja erityisesti digitaalisen työympäristön teknologiavalintaa; se avaa toisia ovia houkuttelevammin ja sulkee toisia.

Huomioi lisenssikustannukset teknologia-analyysia tehdessäsi! Ovatko lisenssit käyttäjämäärien mukaan vai per palvelin? Jos lisenssit ovat käyttäjäkohtaiset, kenelle kaikille ne on tarkoitus ostaa? Huomio myös, että yhteiskäyttötunnukset eivät ole nykyisin kaikissa järjestelmissä edes sallittuja.

Varjo-IT on edelleen todellisuutta monessa paikassa, ja esimerkiksi Jonathan Phillips kehotti vain tunnistamaan ne alueet, jotka pitää ottaa osaksi virallista tuotetarjontaa. Esimerkiksi WhatsApp voi olla joissain tilanteissa sallittu, joissain tilanteissa taas on tärkeätä kannustaa henkilökunta käyttämään virallisesti tarjottua kanavaa, kuten Yammeria. Yksittäisten tiimien voi myös antaa touhuta aivan eri työkaluilla, jos se on heille järkevää. Esimerkiksi Slackin moni totesi toimivan tiiviisti vuorovaikuttaville ohjelmistokehitystiimeille, mutta ei välttämättä kaikille organisaation ryhmille.

Sisäiset chat-palvelut nähtiin monessa esityksessä nousevana trendinä, josta ehkä jo seuraavina vuosina nähdään konkreettisia esimerkkejä. Nyt ei vielä nähty yhtään toimivaa ”HR-bottia”, vaikka sellaisia kuulimme jo olevan olemassa. Chatin tulo puhelinpalvelun rinnalle myös sisäisissä palveluissa nähtiin lopulta aika luontevana kehityskulkuna, ei välttämättä edes kovin mullistavana asiana.

Hakukoneiden heikosta kehityksestä oli moni pahoillaan, eikä edelleenkään moni kiittänyt omaa hakukonettaan. Case-esityksissä nähtiin tosin jopa kehuja Microsoftin Delveä kohtaan, jota yleisesti pidettiin varsin kiinnostavana tulevaisuuden suuntana – ehkä haku 2.0 on aktiivisia, älykkäitä suosituksia eikä vain tyhjä boksi, johon kirjoitetaan?

Huolellisesti toteutettu esiselvitys ja tarvekartoitus ohjaa teknologiavalintaa. Esimerkiksi Valmetilla pohdittiin uuteen intranetiin kohdistuvia tarpeita ja havaittiin, että oma intra ei ole mitenkään uniikki – alustaksi riitti hyvin paketti-intra perustoiminnallisuuksineen. Esiselvitys auttaa konkretisoimaan sitä, mitä intralta halutaan – ja riittääkö siihen peruspaketti vai tehdäänkö uniikkia?


Lue myös: Tärkeimmät havainnot Digitaalinen työympäristö 2017 -seminaarista


Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.