Paulig-konserni on kansainvälinen elintarviketeollisuuden perheyritys, jonka vahvoja brändejä ovat Paulig, Santa Maria, Risenta, Gold&Green ja Poco Loco. Konsernissa työskentelee 1900 henkilöä 13 maassa, neljässä liiketoimintayksikössä sekä yhteisissä toiminnoissa. Paulig halusi uudistaa intranetin rakenteen tukemaan paremmin tuottavuutta ja yrityskulttuurin kehitystä vahvaksi yhtenäiseksi Paulig Way -kulttuuriksi, jossa sisäisesti vahva yhtenäinen toiminta tukee eri brändien markkinointia. Intranet-uudistusta tarvittiin myös tuomaan lisää yhteisöllisyyttä, herkullisempi visuaalinen ilme ja parempi haku sekä varmistamaan nykyaikainen mobiilisaatavuus. Paulig halusi myös selvittää, kannattaisiko intranet toteuttaa dokumentinhallintaan jo käyttöönotetulla Office 365 -pilvipalvelulla vai jatkaa Episerverillä.

Intranet-uudistuksen projektipäällikkö Piia Puska ja sisältöuudistuksesta vastaava Minna Olkkola iloitsivat onnistuneesta projektista, kun haastattelemme heitä pari kuukautta lanseerauksen jälkeen.

– Yksi arvomme on ’Kasvamme yhdessä’ ja se näkyi myös sitoutumisessa projektiin läpi koko organisaation. Yli 100 henkilöä osallistui hankkeen eri vaiheissa joko haastatteluihin, itse projektiin, testiryhmiin tai editor-koulutuksiin. Olemme todella iloisia, että meillä oli projektitiimissä yhteensä 13 hengen edustus kaikista neljästä divisioonastamme ja kuudesta toimintamaasta. On ilo työskennellä yrityksessä, jossa yhteistyö toimii näin loistavasti, Piia Puska kehuu.

Olemme kouluttaneet noin 130 editoria läpi organisaation, ja tarjoamme aktiivisesti kaikille editor-oikeuksia. Kasvatimme sisällöntuottajien määrää ja jokainen taho vastaa nyt omasta sisällöstään. Projekti on todistanut, että meillä työntekijät ovat sitoutuneita ja ymmärtävät roolinsa yhteisessä sisäisessä viestinnässä.

Uutiset, ainekset ja ihmiset

Sisältörakenteen uudistaminen oli meille iso muutos, sillä nyt koko konsernille avautuu täysin sama rakenne. Tarjoamme maakohtaista tietoa kieliversiointia hyödyntäen. Haasteena meillä on monikielisyys. Pelkkä englanti ei riitä. Tarjoamme osan sisällöstä paikallisella kielellä, koska meillä on toimistotyöntekijöiden lisäksi myynti- ja tuotantohenkilöitä monessa maassa, Minna Olkkola kuvaa.

– Halusimme myös tarjota yksinkertaista rakennetta ja jaoimme intranetin rohkeasti kolmeen pääosioon: Uutiset, Ainekset ja Ihmiset.

– Lisäksi meillä on nyt onnistuttu hyödyntämään HR-tietoa integraation kautta niin, että voimme tarjota kohdennettua tietoa käyttäjille, iloitsee Piia Puska

Uutisissa (News) käyttäjä saa omaan virtaan profiilin perusteella kohdennetut sekä itse tilaamansa uutiset.

– Uutisvirta on nyt visuaalisempi, sillä mukana on aina kuva ja lyhyt ingressiteksti. Se muistuttaa enemmän verkkolehtiä. Tämä on ollut käyttäjille iso muutos, joka vie aikaa tottua, Piia Puska kertoo.

 

– Varsinaisten uutisten lomassa meillä kulkee sisäisiä some-päivityksiä (Social Posts), joissa kuka tahansa pauliglainen voi juhlia arjen pieniä menestystarinoita, jakaa tietoa tai tunnelmia esimerkiksi erilaisista tapahtumista, kuvailee Minna Olkkola.

Some-päivityksien ”lentoon lähtöä” tuettiin antamalla esimerkkejä, julkaisemalla muutama malli ja vinkkaamalla, että tarkoituksena on nostaa esiin asioita samalla tavalla, mitä jakaisit ulkoiseen someenkin. Kansainvälisen organisaation haasteena on usein kielimuuri, joka pahimmillaan estää koko toiminnallisuuden käyttöönottoa. Pauligilla jakaja voi valita, kohdentaako postauksensa omalle maalleen omalla kielellä vai tekeekö sen englanniksi koko henkilöstölle. Osallistua voi myös tuttuun tapaan tykkäämällä ja kommentoimalla.

Toinen pääosio, Ainekset (Ingredients), sisältää ns. perinteiset intranet-sisällöt, kuten henkilöstöasiat, vastuullisuusasiat sekä työkalut, eli Piia Puskan sanoin ”ainekset, joista pauliglaiset on tehty”.

Sisältö on tarvittaessa maakohtaisesti räätälöity henkilön HR-profiilin perusteella.

Kolmas pääosio, Ihmiset (People), sisältää HR-järjestelmäintegraation avulla toteutettuna henkilöhakemiston ja jokaisen henkilön oman profiilin, jota käyttäjä voi itse täydentää. Hauskuutta työpäivään tuo mahdollisuus vaihdella omavalintaista taustakuvaa.

Näin projekti eteni

Intranet-uudistus käynnistettiin loppuvuodesta 2015. Uudistuksen valmisteluksi toteutettiin ensin esiselvitys-projekti (talvella 2015-2016), jossa kumppanina oli North Patrol. Esiselvityksessä Pauligin projektiryhmä tapasi ja haastatteli sisäisiä sidosryhmiä North Patrolin ohjauksessa tavoitteena tiedonkeruun rinnalla sidosryhmien osallistaminen ja sitouttaminen. North Patrolin fasilitoimassa konseptointityössä tarkasteltiin erityisesti eri henkilöstöryhmien ja -roolien näkökulmia sekä intranetin tavoitteita.

Näiden pohjalta intranetin tavoitteiksi kirkastuivat kulttuurin ja strategian tukeminen, joita voitiin toteuttaa rakenteen ja sisältökonseptin selkeyttämisen, liiketoiminnan – ja erityisesti sen tekijöiden eli ihmisten – esiintuomisen kautta. Peruskonseptiltaan uusi intranet olisi viestinnällis-sosiaalinen, jossa pääpaino on eri maihin ja divisiooniin kohdennettavissa uutisissa, monikielisissä sisällöissä, visuaalisuudessa ja ihmisissä. Näihin tarpeisiin pöydällä olleista teknologiavaihtoehdoista soveltui selkeästi parhaiten Episerver.

– Hyvästä taustaselvityksestä oli apua itse projektin aikana. Olemme usein viitanneet ja palanneet asetettuihin tavoitteisiin ja toiveisiin. Työllä oli myös tärkeä osallistava vaikutus, Piia Puska kommentoi.

Esiselvityksen jälkeen Paulig jatkoi toimittajakumppanin kanssa visuaalisella konseptityöllä. Intranetin toteutuskumppaniksi valittiin Creuna, jonka kanssa työ alkoi heti kesälomien jälkeen 2016.

Varsinainen toteutustyö tehtiin ketterin menetelmin. Creuna toteutti intranetin visuaalisen ilmeen ja responsiivisen käyttöliittymän. Creuna ideoi sisältökonseptityön myötä sisältötyyppien mukaisen kolmijaon, joka edisti myös mobiilikäytön selkeyttä.

– Toteutusprojektin aluksi määrittelimme tarkkaan Creunan kanssa yhdessä, mitä toteutuksessa tehdään. Huolellinen pohjatyö oli tärkeä vaihe koko projektin jatkon kannalta. Meillä laatu nousi tärkeimmäksi kriteeriksi ja aikataulu hieman jousti tarpeen mukaan. Saimme uuden intran uunista ulos juuri sopivasti meidän Arvopäivänä 7.3.2017, Piia Puska kuvaa


Piian ja Minnan vinkit onnistuneeseen intra-projektiin

  1. Tee huolellinen taustatyö tai esiselvitys, jossa henkilöstö innostetaan osallistumaan.
  2. Luota henkilöstöön ja anna intrassa valtaa ja vastuuta myös viestintäorganisaation ulkopuolelle. Viestinnän panokset kannattaa laittaa koulutukseen ja tukeen.
  3. Määrittele yksiselitteiset tavoitteet ja sovi toteuttajakumppanin kanssa huolellisesti, mitä ollaan tekemässä ja miten. Varmista, että molemmat ymmärtävät toteutuksen tavoitteet yhtenevästi.
  4. Allokoi riittävästi sisäistä työaikaa. Meillä projektissa viestintä, HR ja IT tekivät kiinteästi yhteistyötä. Projekti jaettiin kolmeen osa-alueeseen: tekninen, sisältö ja käyttöönotto. Kaikissa oli nimetty vastuuhenkilö, ja sisältötyöhön osallistuivat useat eri toiminnot.
  5. Ole rohkea! Meillä rohkeus näkyy mm. siitä, että otimme ensimmäisten joukossa käyttöön uutta Episerverin pilvipalvelutarjoamaa. Lisäksi otimme sisäisesti käyttöön uuden tavan käyttäjäprofilointiin.
  6. Taustatietojärjestelmien tarkastamiseen kannattaa uhrata myös aikaa ennen kiireistä projektia.

Case: Pauligin Stella-intranet

Esiselvitys: North Patrol (talvi 2015-2016)
Sisältökonsepti ja sisällöntuotanto: Pauligin omana työnä
Tekninen, visuaalinen ja käyttöliittymällinen suunnittelu ja toteutus: Creuna (syksy 2016)
Julkaisu: Maaliskuussa 2017


PS: Piia Puska pitää case-puheenvuoron Stella-intranetistä Digitaalinen työympäristö -seminaarissa 28.9.2017.


Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.