11.5.2017

Atlassianin Confluence on alkujaan työryhmien dokumentointitarpeisiin kehitetty wiki-alusta, josta syntyy joillakin mukauttamisilla ja räätälöinneillä myös erinomainen intranet-ympäristö. Käytännössä on kuitenkin tosi vaikeaa löytää teknisiä yhteistyökumppaneita noiden räätälöintien toteuttamiseen. Hyvää bisnestä olisi tarjolla, mutta teknisiä toteuttajia ei kiinnosta? Miksi ei?

Confluence on ’intranet social’ -käyttöön soveltuvista Suomessa käytössä olevista tuotejärjestelmistä vakavin kilpailija Microsoftin SharePointille. Suomalaiset tietotekniikkatalot ovat luoneet Office 365 -ympäristöön kymmenkunta erilaista tuotteistettua intranet-ratkaisua, joilla SharePoint Online -alusta muokataan toimivaksi intranet-konseptiksi. Confluence-alustalle tällaisia ei ole juurikaan tiedossamme – mikähän lienee syynä? Johtaako nyt Microsoftin massiivinen markkinointikoneisto ja laajasti masinoitu kumppaniverkosto siihen, että markkinajohtajalle ei löydy lainkaan haastajia?

Confluence on hyvä intra-alusta

Erityisesti tutkimuslaitoksille, oppilaitoksille ja muille asiantuntijaorganisaatioille Confluence on todella kätevä intranet-alusta. Sillä on mutkatonta luoda tietosivustoja, ryhmätyötiloja, uutisia ja yhteisöjä: oppimiskynnys ”wiki-sivujen” tuottamiseen ja muokkaamiseen on matala. Kommentointi- ja tykkäystoiminnot tukevat vuorovaikutusta wiki-tiloissa (’spaces’), jotka kannustavat lähtökohtaisesti yhteisölliseen tiedon tuotantoon ja jakamiseen.

Tuore kehitysaskel on myös Office-dokumenttien entistä sujuvampi käsittely, joten dokumenttikirjastotkin syntyvät Confluence-ympäristöön näppärästi käsiteltäviksi. Käyttäjäprofiilien, kalenterien ja sisältölistauksien käsittely sujuu hyvin, ja laajennettavuus liitännäisillä sekä rajapinnoilla on toimivaa.

Mikäli organisaatiossa ei kaivata O365-paketin sähköposteja ja kalenteritoimintoja, vaan tarpeena on yksinomaan ”intranet-palvelu”, on Confluence oivallinen vaihtoehto SharePoint Onlinelle. Confluence on intranet-julkaisemisessa helppokäyttöisempi sekä lisenssihinnaltaan edullisempi. Säästö julkaisualustan lisenssihinnoissa voi olla suuressa asiantuntijaorganisaatiossa todella tuntuva, mutta Confluencea hyödynnetään silti tosi vähän?

Confluence-käyttöliittymää kannattaa täydentää

Aivan samoin kuin pilvi-SharePointia, on Confluenceakin syytä kohentaa ihanteellisen intranet-käyttökokemuksen saavuttamiseksi. Confluencen erityisenä heikkoutena on se, että sen perusominaisuuksiin ei kuulu vakiomuotoisen ”päänavigaation” esittäminen. Viestinnällisen intranet-palvelun käyttökokemukselta odotetaan (ainakin vielä) hyvin vahvasti sitä, että palvelun tietosisällöt on jäsennetty pääosioiksi, joihin löytyvät ”pysyvät” siirtymälinkit intran ylätunnisteesta. Tämän navigointivalikon aikaansaamiseksi Confluencea on räätälöitävä tai siihen on hankittava lisäosa tai ”teema”, jolla linkit intranetin wiki-sivustoille voidaan jäsennellä valikoksi.

Navigoinnin helpottamiseksi ja löydettävyyden parantamiseksi tämä valikkoratkaisu on suositeltavaa räätälöidä kaikkiin Confluence-järjestelmiin, joilla tarjoillaan sisäinen viestinnällinen intranet-palvelu.

Toinen yleinen Confluence-räätälöinti on mobiilikäytön tai responsiivisuuden ratkaisu: Confluencen perusratkaisut eivät mukaudu kapeampiin selaintiloihin älypuhelin- tai tablettikäytössä. Kun mobiilikäyttö on intraneteissä yhä enemmän itsestäänselvyys, halutaan Confluence-introihin toteuttaa eri päätelaitteisiin mukautuvat esitystavat esimerkiksi jollakin kolmannen osapuolen teemalla.

Kun räätälöintien toteutus tai lisäosien / tuotteistettujen teemojen käyttöönotto ei tavallisesti suju organisaation omin voimin, tarvitaan Confluence-intran toteutukseen yhteistyökykyinen toteuttajakumppani, joka auttaa omalla asiantuntemuksellaan intranetin suunnittelussa sekä toteutusratkaisujen linjaamisessa ja käyttöönotossa. Mutta näitä onkin vaikeaa löytää!

Kuka ryhtyisi toteuttajakumppaniksi Confluence-intra-projektissa?

Olemme viimeksi vuonna 2014 kartoittaneet Confluence-intranetien toteuttajakumppaneita Suomessa. Lista jäi tuolloinkin kovin lyhyeksi, eikä ainakaan meillä North Patrolissa ole nykytietämällä tietoa uusista yrittäjistä tällä saralla.

Asiakkaamme ovat kyllä kiinnostuneita Confluence-alustasta, ja käyttöönottoprojekteja on parhaillaan suunnitteilla useampia. Kovin lannistavaa tietysti on, jos tarjouskilpailuihin ei löydy osallistujia 😦

Nyt kikyä markkinoille! Kuka ottaisi kiinnostavaa järjestelmäalustaa haltuun ja paketoisi toimivia Confluence-intranet-konsepteja suomalaisiin organisaatioihin? Saa ilmoittautua!