16.1.2017

OP Ryhmä käynnisti intranetin ja digitaalisen työympäristönsä uudistaminen kohti sosiaalista intranetiä kolmisen vuotta sitten ja uusi intra julkaistiin syksyllä 2015. OP on 12 000 asiantuntijan ja toimihenkilön työnantaja. Puolet henkilöstöstä työskentelee keskusyhteisössä, puolet ympäri Suomen eri osuuspankeissa. Haaste intranetin suhteen olikin ryhmärakenteessa: OPn 180 osuuspankkia ovat itsenäisiä pankkeja, joilla on myös yksilöllisiä viestintätarpeita.

– Intran uudistamisen lähtökohtina oli mm. tarve uudistaa vanhentunut alustatekniikka, viestintäkanavien viidakon perkaus, työkulttuurin muutos eli liikkuvan työn ja vuorovaikutuksen korostaminen, sekä tietenkin digitalisaatio ja OPn strategiset tavoitteet, OPn sisäisen viestinnän johtaja Silja Nikkanen kuvaa Digitaalinen työympäristö ja Intranet -seminaarissa 29.9.2016.

– Viestinnän kanavaviidakkoa lähdettiin perkaamaan uudella intralla, Silja Nikkanen kuvaa.

– Vuonna 2013 syksyllä käytössä oli tuotetietojen, sisäisen palvelujen ja yhteisen viestinnän kanavana vanha, yksisuuntainen Opinet; sisäinen verkkolehti sekä iso joukko erilaisia SharePoint-työtiloja, uutiskirjeitä ja ajankohtaistiedotteita runsaan sähköpostiliikenteen lisäksi.

Intranet-uudistuksen tavoitteena oli rakentaa yksi kokonaisuus tiedonjakoon, keskusteluun ja tukimateriaaleille.

Alustaksi oli päätetty SharePoint 2013. Projektista vastasi OPn viestinnän tiivis kolmen henkilön työryhmä. Kumppaneina hyödynnettiin useampia tahoja, mm. North Patrol konseptoi intranetin päälinjat.

Uuden intranetin neljä osiota

OPn uusi intranet koostuu neljästä erityyppisestä osasta:

  1. yhteisestä intranetistä,
  2. oman pankin intranetistä,
  3. työtiloista sekä
  4. omasta sivustosta.

OPssa keskusyhteisö tuottaa osuuspankeille tuotteita ja tukee pankkeja monilla tavoin. Yhteinen intranet koostaa tämän sisällön.

– Yhteisen intranetin etusivu on kaikkien OPlaisten etusivu, joka jäsentää tiedon viidakkoa tarjoamalla mm. tärkeimmät viestit uutiskarusellissa, kaikille yhteiset uutiset, häiriöviestit sekä käyttäjän oman pankin uutiset, Silja Nikkanen kuvaa.

OP Ryhmä intranet etusivu

– Jokaisella osuuspankilla on pankkisivustonsa, pankin ”oma intra”, joka vastaa pankin tarpeisiin. Muun muassa yhteisiin keskusyhteisön tuottamiin ohjeistuksiin ja artikkeleihin on pankeilla mahdollisuus itse lisätä omat erityistapansa. Lisäksi sivusto toimii pankin sisäisen viestinnän alustana.

Työtilat ovat SharePointin tuttuja ryhmätyö- ja projektisivustoja. Oma sivusto on SharePointin tuttu MySite, joka koostaa mm. keskustelut.

OP Ryhmä intranet ohjesivu

Tiedon jakaminen kuuluu jokaisen tehtäviin

OPn digitaalisen työympäristön uudistus linkittyi luontevasti OPn Vallila-hankkeeseen eli uuden pääkonttorin rakentamiseen, jossa siirryttiin uuteen fyysiseen työympäristöön: monitoimitilatoimistoihin. Muutos jatkuu läpi Suomen.

Periaatteena on, että jokainen oplainen on viestijä, sisällöntuottaja. Uuden toimintamallin omaksuminen on ollut haasteellista OPssa, kuten niin monille muillekin organisaatioille.

– Organisaatiossa pitkä historia yksisuuntaisesta viestinnästä; tämä on iso harppaus. Mistä saadaan se rohkeus, että jokainen osallistuu? Jokin pelkokerroin ihmisillä on vielä olemassa, Silja Nikkanen pohtii.

– Monesti puhutaan, että sisäinen some on paikka harjoitella jakamista ja sosiaalista mediaa yleensä. Me olemme havainneet päinvastaista: he, jotka jo ovat ulkoisessa somessa aktiivisia, ovat sitä myös sisäisesti. Tästä hyvänä esimerkkinä on pääjohtajamme Reijo Karhinen, joka on todella aktiivinen Twitterissä. Intrassa hän pitää Reijon blogia – joka on todella suosittu. Johdon esimerkki on tärkeä, mutta yhtä tärkeää on itse kunkin jakaa mielenkiintoista ja tärkeää tietoa myös sisäisten kanavien kautta. Se vie yhteisöllisyyttä ja uutta työkulttuuria eteenpäin.

OP Ryhmä Vallila havainnekuva sisältä

Asiakascase

Asiakas: OP Ryhmä
Palvelu: Ryhmän henkilöstön intranet
Tekninen alusta: SharePoint 2013
Konseptointi 2013-14: North Patrol
Käyttöönotto syksyllä 2015


Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.