Norjalainen ryhtyi konseptointihommin kartoittamalla tärkeimmät intranetin käyttötapaukset ja asettamalla selkeät tavoitteet.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Konseptityön edetessä kävi selväksi, että kaikille oli tärkeää, että intranetiä hyödynnettäisiin sisäisten tiedotteiden ja uutisten julkaisuun, työnantajan ohjeiden jakeluun, organisaation strategian viestintään sekä sillä helpotettaisiin henkilöstön arkea mm. tarjoamalla linkit sisäisiin työkaluihin ja järjestelmiin.
Suomalaiselle oli tärkeää, että intranetissä voisi myös keskustella ja kommentoida sisältöjä, siellä olisi sellaista sosiaalista ja yhteisöllistä pöhinää. Ruotsalaiselle oli selvää, että tähän tarkoitukseenhan on fika – ei siihen nyt oikeastaan mitään digitaalista välinettä niin tarvittaisi.
Ruotsalainen kävi monta keskustelua kanelbullen ääressä ja määritteli intralle tarkoituksen sekä sitoutti johdon tukemaan intranet-hanketta ja intran käyttöä yleensä.
Yhtä kaikki, konseptoinnin jälkeen ryhdyttiin lapioimaan. Norjalainen valitsi pohdinnan jälkeen työkalukseen SharePointin, vaikka tarjolla olisi ollut laaja kirjo moninaisia vaihtoehtoja. Ruotsalainen valitsi Episerverin – olihan se kotomaan lahja maailmalle ja vastasi hyvin julkaisumaisiin tarpeisiin.
Suomalainen kävi tiukan väännön SharePointistaan: otetaanko se nyt jostain epämääräisestä pilvestä vaiko tutusti on-premise-ratkaisuna omasta konesalista. Suomalainen päätyi pilveen, koska pääsy intranetiin älypuhelimella tien päältä oli tärkeää, samoin Yammer-ryhmäkeskustelut – olivathan ne yhteys muihin kollegoihin (eikä tarvitsisi uskaltaa soittaa niille).
Intranetiin pääsy myös kotoa oli tärkeää suomalaiselle; norjalainen ja ruotsalainen olivat kahden vaiheilla: ”jooo-o, eihän niitä töitä nyt kotiin tuoda”. Suomalaisen mielestä samaan intraan toteutettaisiin myös tiimien ja projektien ryhmätyötilat – olihan alustana tähän tarkoitukseen näppärästi soveltuva SharePoint ja niihinkin töihin pääsisi sitten käsiksi kotoa.
Suomalainen nimesi intranetin sisällöille vastuulliset ylläpitäjät ja nimesi viestinnällisen päätoimittajan.
Kovan työn tuloksena intranetit oli saatu julkaistua. Suomalainen, ruotsalainen ja norjalainen huokaisivat helpotuksesta. Samassa osa strategisista langoista tipahti. Projektin jälkeen tuntui siltä, ettei intra tai sen kehittäminen nyt niin kovin strategisesti johdettuja olleetkaan.
Tarina perustuu maiden intranet-selvityksiin. Selvitysten vertailtavissa olevat luvut on koottu alla oleviin taulukoihin ja graafeihin.
Lähteinä ovat:
- Norja: Intranettundersøkelsen 2015, Netlife Research; 143 vastaajaa
- Ruotsi: Rapport: Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2015, Web Service Award AB; 247 vastaajaa
- Suomi: Intranet-palvelut Suomessa 2016 -selvitys, North Patrol Oy; 119 vastaajaa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
