26.10.2016

Yksinkertaisen Office 365 -intranetin pystyttämiseen ei välttämättä kummoisia taitoja vaadita. Jos vain lisenssit on hankittuina, periaatteessa kuka vain SharePoint-pääkäyttäjän oikeuksilla varustettu henkilö voi sellaisen kliksutella kasaan. Jos vielä vähän sattuu tietämään mitä tekee, lopputuloksena voi jopa olla oikein hyvä intranet. Näin toimittiin meillä North Patrolissa aikanaan, ja näin toimitaan varmasti monessa muussakin pienehkössä organisaatiossa, missä työskentely on hyvin dokumenttikeskeistä. Kätevää, varsinkin kun lisenssien lisäksi ei muita kustannuksia tule.

Vähänkään isommassa organisaatiossa tämä malli ei enää toimi. Tarvitaan kunnollinen suunnitelma siitä, mitä viestitään ja julkaistaan, miksi ja kenelle, missä tilanteissa intranetiä käytetään ja millä päätelaitteilla. Ulkoasunkin pitäisi miellyttää silmää ja henkiä yrityksen omaa visuaalista ilmettä, kun O365:n perusteemoilla ei oikein tahdo riittävän hyvää syntyä. Silloin järkevintä on laatia intranetille kunnollinen konsepti ja/tai vaatimusmäärittely ja kilpailuttaa toteutustyö.

Räätälöintejä välttelemällä edullisemmin

O365-intranetiin päätyneet asiakkaamme ovat lähtökohtaisesti hyväksyneet Microsoftinkin suositteleman mallin, että asiakaskohtaisia räätälöintitöitä kannattaa vältellä. Jos pärjätään suurelta osin valmiilla rakennuspalikoilla, toteutusprojektin hintakin putoaa selvästi. Tämän ei kuitenkaan enää tarvitse tarkoittaa sitä, että on tyydyttävä SharePointin tarjoamiin perusteemoihin ja karuun ulkoasuun.

Toimittajilla on ollut jo runsaasti aikaa opetella, miten SharePoint Onlinen ulkoasua kannattaa ja voi muokata niin, että lopputulos sopii paremmin yrityksen ilmeeseen, miellyttää silmää ja toimii nätisti myös mobiililaitteilla. Toimittajat ovat myös hioneet omia toimitusmallejaan niin, että toteutusprojektien työmäärät on saatu pääosin pidettyä maltillisina. Varsin miellyttävää kehitystä, ainakin tilaajan kannalta.

No paljonko se sitten maksaa?

Koostimme tähän artikkeliin hinnat seitsemästä viime vuoden aikana tehdystä Office 365 -intranet-kilpailutuksesta, joita olemme olleet fasilitoimassa. Tarjouspyyntöihin tuli yhteensä 52 tarjousta, 20 eri toimittajalta. Artikkelissa esitetyt hinnat ovat arvonlisäverottomia, eikä niissä ole huomioitu Office 365 -lisensseistä aiheutuvia kustannuksia.

Täysin ilman räätälöintejä ei pärjätty yhdessäkään projektissa, mutta muutamaan projektiin osa toimittajista tarjosi vain hyvin pieniä, alle 10 htp:n työmääriä. Näissä toteutusprojektit pitivät sisällään lähinnä toimittajan oman tuotteen/konseptin lisenssit, tuotteen/konseptin mukaisesti vakioidun O365-intranetin käyttöönoton ja korkeintaan muutamia päiviä pienkehitystä. Toisessa ääripäässä olivat projektit, joissa intranetiin oli rakennettava jo huomattavia määriä räätälöityjä toiminnallisuuksia, esim. personointia, profilointia tai integraatioita taustajärjestelmiin. Keskimäärinkin toteutusprojekteihin tarjottiin työtä 63 htp:n verran, eli ihan pelkillä valmispalikoilla ei selvästikään vielä pärjätä.

Myös alkuinvestoinnin määrissä (käyttöönottoprojektin työkustannukset, toimittajan oman tuotteen/konseptin kertaluonteiset lisenssimaksut ja muut kertaluonteiset maksut) oli isoja eroja. Halvimmillaan investoinnin osuus kokonaisuudesta oli 22 400 euroa, kun kalleimmillaan se oli 144 225 euroa, keskiarvon ollessa 52 257 euroa.

Suuria eroja tuli myös laskettaessa neljän vuoden kokonaiskustannuksia, johon mukaan laskettiin investoinnin lisäksi ylläpitomaksut ja muut toistuvat kustannukset (66 194 € – 295 464 €). Neljän vuoden kokonaiskustannusten keskiarvo oli 118 580 euroa.

Pienin Suurin Keskiarvo
Toteutuksen työmäärä 5 htp 170 htp 63 htp
Alkuinvestointi 22 400 € 144 225 € 52 257 €
Toistuvat kustannukset (4 vuotta) 30 424 € 195 879 € 66 324 €
4 vuoden kokonaiskustannukset 66 194 € 295 464 € 118 580 €

Ylläpito ja jatkokehitys tuplaa budjetin

Toteutusprojektien isohkojen hintaerojen lisäksi merkillepantavaa oli myös se, miten paljon budjettia on varattava käyttöönottoprojektin jälkeiselle ajalle. Tarjousvertailuissamme käytämme vertailuhintana aina neljän vuoden kokonaiskustannuksia, joihin on laskettu mukaan paitsi alkuinvestointi, myös kuukausittaiset ylläpitomaksut ja muut toimittajan veloittamat toistuvat kustannukset, mukaan lukien jonkin verran kuukausittaisia lisätöitä toimittajan ilmoittamilla tuntihinnoilla. Lisätyöt on hyvä huomioida jo ajoissa, koska niitä todennäköisesti tarvitaan joka tapauksessa.

Oheiseen kuvaajaan on kerätty neljän vuoden kokonaiskustannusten keskiarvot kaikista tässä koosteessa mukana olleista seitsemästä tarjouskilpailusta. Pylväät on jaettu investointiosaan (oranssi palkki) ja juoksevien kulujen osaan (sininen palkki). Kuvaajasta on helppo havaita, että budjettia kuluu ylläpitoon ja jatkokehitykseen lähes aina vähintään käyttöönottoprojektin verran.

Neljän vuoden kokonaiskustannusten keskiarvot Office 365 -projekteissa

Hinnalla ei edelleenkään voita

Kuten aikaisemmassa WordPress-vertailussamme huomattiin, pelkällä edullisella hinnalla ei Office 365 -maailmassakaan voita. Seuraavassa graafissa on indikoitu vihreällä värillä kunkin kilpailutuksen voittaneen tarjouksen hinnan sijoittuminen muiden tarjouskilpailun tarjousten hintoihin (halvin alimpana, kallein ylimpänä). Halvin tarjottu neljän vuoden kokonaiskustannushinta voitti vain yhden näistä seitsemästä tarjouskilpailusta. Enemmän vaakakupissa painoivat laadulliset kriteerit, kuten tilaajan erityistarpeiden huomiointi, toimitusmallin soveltuminen tilaajan työskentelytapoihin, tuotteistettujen ratkaisumallien kypsyys sekä ratkaisun toimintavarmuus jatkuvasti muuttuvassa Office 365 -ympäristössä.

Hinnalla ei voita

Sananen Office 365 -lisensseistä

Etenkin suurissa organisaatioissa yksi merkittävimpiä intranetin kustannuksiin vaikuttava tekijä on tarvittavien Office 365 -lisenssien määrä. Niitä ei tässä koosteessa huomioitu, mutta jo muutaman sadan hengen organisaatiossa neljän vuoden kokonaiskustannukset voi melkeinpä tuplata, jos lisenssit joudutaan hankkimaan saman projektin budjetista.

Rehellisesti sanottuna, pelkän intranetin takia O365-lisenssejä harvoin kannattaa edes hankkia. Tässä koosteessa mukana olleissa projekteissa O365-lisenssit ovatkin olleet jo muista syistä hankittuina esim. sähköpostin ja toimistosovellusten (Word, Excel, PowerPoint ym.) takia, jolloin SharePoint Online intranet-alustana on ollut muutenkin luonteva valinta.

Office 365 -intraneteissä ostajan markkinat

Räätälöintien välttely asettaa tekniset toimittajat mielenkiintoiseen asemaan. Kun kaikilla on käytettävissä samat rakennuspalikat, toimittajien on entistä vaikeampi erottautua edukseen pelkällä teknisellä osaamisella ja perus-O365-intranet-toimituksilla.

Kilpailu onkin viime aikoina keskittynyt enemmän siihen, miten perus-O365-intranet saadaan näyttämään visuaalisesti miellyttävämmältä, miten käyttöliittymä saadaan responsiiviseksi ja mitä lisäarvoisia toiminnallisuuksia perus-intranetiin voidaan tuoda omilla valmisratkaisuilla, ilman asiakaskohtaista räätälöinnin tarvetta. Ja kaikki tämä mahdollisimman edullisesti ja – toivottavasti – myös Microsoftin parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Intranet-ostajan kannalta kerrassaan kutkuttava tilanne.

Edit 4.1.2017: Jutussa olevaa kustannustaulukkoa päivitetty. Taulukosta oli pudonnut yksi rivi pois, minkä seurauksena 4 vuoden kokonaiskustannukset -rivin sisältö ei vastannut rivin otsikkoa. Pahoittelemme virhettä.