Intranet-ostajan opas

6.9.2016 Satu Tähtinen

Aiemmassa kirjoituksessani kuvasin, kuinka intranet on yksi organisaation keskeinen tietojohtamisen järjestelmä. Nykypäivän tietojohtamisessa kyse ei ole enää pelkästään järjestelmistä vaan siitä, miten ihmiset saadaan jakamaan tietoa: verkostoitumaan, tekemään yhteistyötä ja olemaan vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.

Kysymys on myös oppimisesta. Marleen Huysmanin ja Dirk de Witin (2010) mukaan tiedon jakaminen on pohja organisaation oppimiselle: organisaatio oppii jakamalla tietoa, rakentamalla tietoa ja rekonstruoimalla olemassa olevaa tietoa.

Kun tieto virtaa organisaation sisällä, ihmiset oppivat toisiltaan, organisaatio oppii jäseniltään ja syntyy uusia ajatuksia – innovaatioita. Professori Pirjo Ståhlen (2015) mukaan tässä piilee yritysten menestymisen ja jopa Suomen kasvun ydin.

Tehdessäni gradua Oulun kaupungin intranetin roolista johtamisessa ja esimiestyössä jouduin pohtimaan, mitä tietojohtamisen näkökulmasta merkitsee se, jos johtajat käyttävät tai eivät käytä intranetiä. Keskeinen väitteeni on, että johtajien ja esimiesten intranetin käyttö kertoo organisaation kypsyydestä tiedon jakamisessa.

Tietojohtamisen kypsyystasoa voidaan mitata

Jotta tietojohtaminen voisi onnistua ja tuottaa haluttuja tuloksia, organisaation on saavutettava tietty tietojohtamisen kypsyystaso. Esimerkiksi Lin, Wu ja Yen (2012) vertasivat organisaation tiedon virtaamisen esteitä organisaation tietojohtamisen kypsyystasoon ja havaitsivat, että esteet ovat erilaisia eri kypsyystasoilla olevissa organisaatioissa.

Omassa tutkimuksessani sovelsin ajatusta kypsyystasosta aineiston analyysissä kiinnittämällä huomiota johtajien ja esimiesten erilaisiin intranetin käyttötapoihin. Hyödynsin analyysissä erityisesti Huysmanin ja de Witin organisaation oppimisen mallia, jossa he jakoivat organisaatioita karkeasti kolmeen ryhmään sen mukaan, millaisia tavoitteita organisaatiot olivat asettaneet tietojohtamisen käytännöille.

Hahmotin nämä tavoitteet kypsyystasoina: tavoite kertoo, kuinka pitkällä organisaatio on tiedon jakamisen käytännöissään ja toisaalta oppimisprosesseissaan.

Kolme käyttötapaa – kolme kypsyystasoa

Analyysi osoitti, että suurin osa Oulun kaupungin johtajista ja esimiehistä käytti intranetiä lähinnä tiedon hankkimiseen. Huysmanin ja de Witin mukaan silloin, kun tietojohtamisen tavoitteena on tiedon hankkiminen, työntekijöille pyritään tarjoamaan pääsy organisaatiotietoon esimerkiksi intranetin avulla. Tällöin oppiminen tapahtuu yksilötasolla: työntekijä sisäistää organisaation tietoa. Intranetistä tietoa hankkivat johtajat ja esimiehet edustivat toisin sanoen kypsyystasoa 1.

Jos tavoitteena on tiedon uudelleenkäyttäminen (kypsyystaso 2) tavoitteena on saada ihmiset oppimaan toisiltaan. Silloin organisaatioissa kehitellään sosiaalisia ja teknisiä verkostoja mahdollistamaan tiedon vaihtamista, mutta keskiössä on edelleen yksilöiden oppiminen. Osa kaupungin johtajista ja esimiehistä edusti tätä kypsyystasoa korostamalla esimerkiksi tiimityöskentelyn merkitystä ja tiedon vaihtamista verkostoissa.

Kun tarkoituksena on kehittää tietoa (kypsyystaso 3), kyse on kaksisuuntaisesta oppimisprosessista, joka tapahtuu sekä yksilö- että ryhmätasolla: yksilöt oppivat yhdessä luomalla uutta tietoa, josta on hyötyä heille itselleen ja organisaatiolle. Vasta tällöin voidaan todeta organisaation oppimisen toteutuvan. Ne johtajat tai esimiehet, jotka kuvasivat intranetin merkitystä esimerkiksi vuoropuhelun rakentamisessa, olivat tutkimusaineistossani vielä harvassa.

Näyttäisi siltä, että Oulun kaupungin esimiesten ja johtajien intranetin käyttötavat tukevat yksilön ja osittain ryhmän oppimista mutta eivät koko organisaation oppimista. Intranet on tietopankki ja apuväline mutta ei vielä kanava verkostoitumiseen ja vuoropuheluun.

Tietopankista johtamisfoorumiksi

Uskon, että tällä hetkellä monen muunkin organisaation intranet näyttäytyy johtamisen ja esimiestyön näkökulmasta lähinnä tietopankkina, apuvälineenä ja johdon yhdensuuntaisena tiedotuskanavana.

Tulevaisuuden intranet voi olla paljon muutakin: avoimempaa ja vuorovaikutteisempaa organisaatiokulttuuria edistävä johtamisfoorumi, digitaalinen työympäristö ja täysimittainen sosiaalinen intranet, joka antaa mahdollisuuksia vuorovaikutukseen, vapaamuotoiseen verkostoitumiseen ja virtuaaliseen läsnäoloon.

Pelkkä intranetin kehittäminen välineenä ei kuitenkaan riitä: kehittää pitää myös työntekijöiden, esimiesten ja johtajien osaamista sekä organisaatio- ja johtamiskulttuuria. Kun organisaatiokulttuuri tukee tiedon jakamista, organisaation oppimista ja uuden tiedon luomista ja osaaminen ja välineet tähän ovat kunnossa, ollaan jo melko pitkällä – myös tietojohtamisen näkökulmasta.

Satu Tähtinen

Kirjoittaja työskentelee Oulun kaupungin intranetin Akkunan päätoimittajana.

Satu Tähtisen kasvatuspsykologian pro gradu -tutkimus Oulun kaupungin intranet Akkuna johtamisessa ja esimiestyössä on luettavissa Oulun yliopiston sivuilla. Tutkimuksen avainsanoja ovat mm. esimiestyö, johtaminen, tietojohtaminen, muutos, organisaatiokulttuuri, organisaation oppiminen, vuorovaikutus ja Web 2.0.

Lue myös aiheen toinen artikkeli:
Vieraskynä: Intranet tietojohtamisen järjestelmänä

Lähteet:

Huysman, M. & de Wit, D. (2010), Knowledge Sharing in Practice. Dordrecht: Kluwer Academic Publishers.

Lin, Wu & Yen (2012), Exploring barriers to knowledge flow at different knowledge management maturity stages. Information & Management (49).

Ståhle P. (2015), Tietoperusteinen kasvu – vakava osaamishaaste. Teoksessa P. Ståhle (toim.), Rikastuttava yhteistyö ja uudet toimintamallit. Innovaatioekosysteemi yhteiskunnan ajurina. Helsinki: Tekes.

Kuvat:

Akkunan käyttäjäkysely 2015 tulokset, Zef-raportti, Oulun kaupunki 2015.

Sadun kuva: Anna Karppinen.

Ruutukaappaus Oulun kaupungin intranetin Akkunan etusivusta 25.8.2016.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.