Intranet-ostajan opas

6.9.2016 Satu Tähtinen

Monet eivät tule ajatelleeksi, että intranet on yksi organisaation keskeinen tietojohtamisen järjestelmä. Intranetin ja tietojohtamisen yhteys paljastui minullekin vasta, kun aloin tehdä gradua Oulun kaupungin intranetin roolista johtamisessa ja esimiestyössä.

Tietojohtamista, innovaatioita ja aineetonta pääomaa tutkinut professori Pirjo Ståhle (2015) pitää organisatorisen tiedon hallintaa yrityksen tärkeimpänä kestävän kilpailuedun lähteenä. Ne yritykset, jotka osaavat yhdistää ja jalostaa erilaista tietoa, menestyvät parhaiten.

Tässä tavoitteessa auttaa tietojohtaminen. Sen tarkoituksena on lisätä organisaation tehokkuutta hyödyntämällä sen tietovarantoja ja tiedollisia voimavaroja. Kevin Desouzan (2011) mukaan tyypillisiä tietojohtamisen järjestelmiä organisaatioissa ovat esimerkiksi dokumenttisäilöt ja intranetit, jotka edistävät tiedon säilyttämisen ja siihen käsiksi pääsemisen lisäksi myös tiedon jakamista.

Teknologia ei opeta jakamaan tietoa

Tämän päivän organisaatioissa käytetään yhä enemmän rahaa tietojohtamista tukeviin teknologioihin. Monet tuntuvatkin ajattelevan, että teknologia ratkaisee tietojohtamisen ongelmat. Näin ei tietenkään ole, sillä pelkkä teknologia ei opeta ihmisiä jakamaan tietoa.

Teknologian rooli on mahdollistaa tiedon jakaminen. Desouza huomauttaakin, että tietojohtaminen alkaa ihmisistä ja päättyy ihmisiin, sillä tiedon lähteinä ja kuluttajina ovat aina ihmiset.

Marleen Huysman ja Dirk de Wit (2010) ovat kytkeneet toisiinsa tietojohtamisen ja organisaation oppimisen. Tiedon jakaminen on pohja organisaation oppimiselle: organisaatio oppii jakamalla tietoa, rakentamalla tietoa ja rekonstruoimalla olemassa olevaa tietoa.

Myös Huysman ja de Wit kehottavat keskittymään ihmisiin, ei tiedon tallentamiseen. Kiinnostavaa on tieto tiedon takana, ihmiset. Ja koska puhutaan ihmisistä, tietojohtamisessa tärkeiksi näkökohdiksi nousevat kulttuuri ja ihmisten kokema hyöty.

Sama pätee myös intranetiin: Intranetiä tuskin käytetään, jos käyttäjät eivät pysty hahmottamaan intranetin hyötyä omalle työlleen. Käyttöä tukee myös tiedon jakamiseen positiivisesti suhtautuva organisaatiokulttuuri.

Tavoitteena tiedon jakaminen, ei varastoiminen

Huomaatte ehkä, että puhun nimenomaan tiedon jakamisesta. Jiazhong Hong ja Pirjo Ståhle (2005) ovat kuvanneet tietojohtamisen evoluutiota sen lyhyehkön historian aikana: Siinä missä ennen vuotta 1995 keskityttiin tiedon jäsentämiseen ja tallentamiseen mm. uuden teknologian avulla, toisen sukupolven tietojohtaminen pohtii hiljaisen tiedon näkyväksi tekemistä ja verkostoitumista. Kolmannen sukupolven tietojohtamisessa tiedon ajatellaan virtaavan. Keskiössä on uuden tiedon luominen keskellä muuttuvaa, epävarmaa maailmaa.

Oma graduni kiinnittyi erityisesti tietojohtamisen toisen ja kolmannen sukupolven näkemyksiin, jotka tarkastelevat tietojohtamista tiedon jakamisena, organisaation oppimisena ja uuden tiedon luomisena. Keskiöön näissä näkemyksissä nousevat vuorovaikutus, verkostot ja kulttuuri. Ilman tiedonjakamista tukevaa organisaatiokulttuuria, riittävää vuorovaikutusta ja ihmisten vapaaehtoista verkostoitumista tieto ei organisaatiossa virtaa eikä uusia ajatuksia synny. Janesin, Patrickin ja Dotsikan (2014) mukaan kulttuurissa keskeisiä tekijöitä ovat ihmisten halu jakaa tietoa ja luottamus kollegoihin.

Sosiaalinen intranet saa tiedon virtaamaan

Huysmanin ja de Witin mukaan monet intranetit perustuvat edelleen lähestymistapaan, joka keskittyy tiedon varastoimiseen ja sen saavutettavuuden korostamiseen. Vaikka tämäkin on tärkeää, meidän pitäisi ottaa askel eteenpäin: nähdä intranet myös tiedon tuottamisen, vuorovaikutuksen ja verkostoitumisen alustana. Tällä tiellä ollaan jo: Desouzan mukaan uusi teknologia, kuten blogit ja wikit, voivat parantaa tiedon jakamisen tehokkuutta.

Vanessa Bachmaier (2015) on tutkinut sosiaalisen intranetin hyödyntämistä tietojohtamisen prosesseissa. Hänen mukaansa sosiaalinen intranet voi tukea hiljaisen tiedon näkyväksi tekemistä tarjoamalla työntekijöille jaettuja ”tiloja”, joissa nämä voivat olla vuorovaikutuksessa, viestiä epämuodollisesti, muodostaa yhteyksiä toistensa kanssa ja rakentaa keskinäistä luottamusta.

Sosiaalinen intranet antaa mahdollisuuksia ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja verkostoitumiseen ja tukee siten tavoitetta saada tieto todella virtaamaan organisaation sisällä.

Lue myös, kuinka johtajien intranetin käyttö kertoo organisaation kypsyydestä tiedon jakamisessa.

Satu Tähtinen

Kirjoittaja työskentelee Oulun kaupungin intranetin Akkunan päätoimittajana.

Satu Tähtisen kasvatuspsykologian pro gradu -tutkimus Oulun kaupungin intranet Akkuna johtamisessa ja esimiestyössä on luettavissa Oulun yliopiston sivuilla. Tutkimuksen avainsanoja ovat mm. esimiestyö, johtaminen, tietojohtaminen, muutos, organisaatiokulttuuri, organisaation oppiminen, vuorovaikutus ja Web 2.0.

Lue myös aiheen toinen artikkeli:
Vieraskynä: Johtajien intranetin käyttö kertoo organisaation kypsyydestä tiedon jakamisessa

Lähteet:

Bachmaier V. (2015), Service Employees use of a Social Intranet for Tacit Knowledge Externalisation. 16th European Conference on Knowledge Management EXKM 2015, Italy.

Desouza K. (2011). An Introduction to Knowledge Management. Teoksessa K. C. Desouza & S. Paquette, Knowledge Management. An Introduction. London: Facet Publishing.

Hong J & Ståhle P (2005), The coevolution of knowledge and competence management. International Journal of Management Concepts and Philosophy 1 (2).

Huysman, M. & de Wit, D. (2010), Knowledge Sharing in Practice. Dordrecht: Kluwer Academic Publishers.

Janes, Patrick & Dotsika (2014), Implementing a social intranet in a professional services environment through Web 2.0 technologies. The Learning Organization 21 (1).

Ståhle P. (2015), Tietoperusteinen kasvu – vakava osaamishaaste. Teoksessa P. Ståhle (toim.), Rikastuttava yhteistyö ja uudet toimintamallit. Innovaatioekosysteemi yhteiskunnan ajurina. Helsinki: Tekes.

Kuvat:

Sadun kuva: Anna Karppinen.

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.