Koulutuskeskus Salpauksen intranet-uudistukseen oli monia syitä: organisaatiomuutos, kohtaamispaikan puute, vanhentuva tekninen alusta, tiedon heikko löydettävyys ja intranetin mobiilikäyttöisyyden puute. Uusi henkilöstöintranet haluttiin tehdä uudelle Salpaukselle, tukemaan uutta toimintaa. Huolellinen suunnittelu, yksinkertaistaminen ja olennaiseen keskittyminen johti selkeään ja tykättyyn lopputulokseen.

Koulutuskeskus Salpaus on Lahden alueella toimiva monipuolinen, nuoria ja aikuisia opiskelijoita sekä työelämää palveleva oppilaitos. Salpaus oli aiemmin osa Päijät-Hämeen koulutuskonsernia, jonka eri toimijoiden verkkopalveluja kehitettiin yhdessä. Tämä näkyi myös vanhan intran rakenteessa ja toiminnoissa. Uutta intraa tehtiin uudelle organisaatiolle eli puhtaasti Koulutuskeskus Salpauksen käyttöön.

– Alusta asti oli selvää, että emme rakenna pelkästään perinteistä viestinnällistä intraa vaan laajempaa työskentely-ympäristöä ja salpauslaisten kohtaamispaikkaa, viestintäsuunnittelija, intranet-projektipäällikkö Silja Häikiö kuvaa.

Suuret linjat suurella porukalla

North Patrol pyydettiin kirkastamaan ideaa siitä, mitä uusi intranet, työympäristö ja kohtaamispaikka olisi ja voisi olla. Ensin Perttu Tolvanen piti suuremmalle joukolle herättelytilaisuuden intranetin mahdollisuuksista. Ajatusten annettiin hautua hetken, jonka jälkeen kokoonnuttiin työpajaan Pertun ja Hanna P. Korhosen johdolla purkamaan nykytilan tuskia sekä hahmottelemaan unelmien intranetiä. Työpajassa oli edustus laajasti eri henkilöstöryhmistä opinto-ohjaajasta hallintosihteeriin ja lehtorista laitoshuoltajaan.

Intranet-uudistuksen konkreettiseksi kärjeksi kirkastui arjen pienten, mutta merkityksellisten, asioiden tuominen kärkeen ja hallinnollisten asioiden vieminen taustalle.

Sisältöä tulisi yksinkertaistaa, karsia ja tehdä siitä luettavampaa. Intran tulisi tuntua organisaatioltaan eli oppilaitokselta ja tukea sen yhteisiä arvoja: oppimisen rohkeutta, tekemisen iloa ja reilua asennetta. Intra olisi henkilöstön kohtaamis- ja työskentelypaikka, jonne tulisi päästä mistä ja millä laitteella tahansa.

Yksityiskohtien tarkennus napakalla projektiryhmällä

North Patrolin teknologia-analyysin pohjalta intranetin alustana päätettiin käyttää Office 365:ttä, josta oli jo paloja oppilaitoksen käytössä. Intranetin toiminnallisuuksien tarkempi suunnittelu tehtiin valittua teknologiavalintaa vasten noin kymmenen henkilön napakalla projektiryhmällä ja määrittelyt kirjattiin tarjouspyyntöön.

– Samalla suunniteltiin myös, miten Office 365:n valmiita sovelluksia, kuten Yammeria ja Delveä, hyödynnettäisiin Salpaukselle sopivalla tavalla, it-asiantuntija Pekka Eerola kuvaa.

Sama työryhmä työsti toiminnallisuuksien määrittelyn rinnalla sisältörakenteen suunnittelua ja vanhan sisällön perkausta. Projektiryhmässä oli edustajat viestinnästä, IT:stä ja hallinnosta.

Projektiryhmän tukena toimi laajempi asiantuntijaryhmä, jossa oli edustajia erilaisista työtehtävistä, erityisesti opetuksen parista.

– Etenkin suunnitteluvaiheessa asiantuntijaryhmältä saatiin tärkeää tietoa siitä, mitä uudelta intralta odotetaan ja millaisia tarpeita eri puolilla taloa on, Silja Häikiö iloitsee. – Projektiryhmän ja asiantuntijaryhmän muodostava malli oli sen verran toimiva, että päätimme hyödyntää vastaavaa myös tulevassa nettisivuprojektissa.

Hankinta toteutettiin julkisena hankintana. North Patrol laati työskentelyn perusteella intranetin toteutuksen vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön sekä arvioi saadut tarjoukset. Tarjouksia saatiin yhdeksän, joista toteutuskumppaniksi seuloutui HiQ Finland.

Harkitulla räätälöinnillä tehokkuutta toimintaan

Ohjenuorana teknisessä määrittelyssä ja toteutuksessa toimi räätälöintien välttäminen, koska Office 365 on alati muuttuva tuoteperhe, jota kannatta hyödyntää valmistuotteen ehdoin.

– Päätimme silti toteuttaa räätälöintinä työtiloille yksinkertaisen tilauslomakkeen, joka käynnistää työtilan luontiprosessin. Tilauslomakkeen toimivuudessa oli aluksi hieman haasteita pilviympäristössä, mutta nyt emme vaihtaisi sitä pois mistään hinnasta, Pekka Eerola painottaa.

HiQ toteutti myös muita pieniä teknisiä ”kikkoja” O365:een. Esimerkiksi Yammer on integroitu myös viestinnällisen intranetin sisällön kommentoinnin välineeksi, jolloin kaikki erityyppiset keskustelut ovat seurattavissa keskitetysti Yammerin kautta.

– Alkuperäisenä tavoitteenamme oli ottaa käyttöön viestinnällinen intranet, O365:n työtilat sekä Yammer samaan aikaan. Mutta ”huuto” henkilöstön suunnalta oli niin suuri, että porrastimme: ensin helmikuussa 2016 Yammer, maaliskuussa työtilat ja lopulta huhtikuussa uusi intranetimme, joka sai nimikilpailun kautta nimen Santra. Viestinnällisen intranetin julkaisu vauhditti myös työtilojen ja Yammerin käyttöä, Silja Häikiö kertoo.

– Positiivista palautetta olemme saaneet sisällön selkeydestä ja ilmeen raikkaudesta. Yammer on otettu hyvin vastaan ja se hyödyntäminen keskusteluissa on vähentänyt sähköpostiliikennettä. Myös työtiloista tykätään, vaikka niiden käyttö on vaatinut eniten opiskelua, iloitsee Silja Häikiö.

– Negatiivista palautetta tuli aluksi eniten yksinkertaisen, perinteisen puhelinluettelon puuttumisesta. Nyt ihmiset ovat kuitenkin huomanneet, että intran henkilöhaun kautta löytyy Delven monipuoliset, kuvalliset henkilöprofiilit.

– Kaiken kaikkiaan olemme oikein tyytyväisiä. Uusi intranetimme näyttää meiltä. Ja nyt se toimii myös mobiilisti!

Erinomaisen kokonaiskuvan Santrasta saa sen lanseerausvideosta:


Case: Koulutuskeskus Salpauksen henkilöstöintra

Asiakas: Koulutuskeskus Salpaus
Palvelu: Henkilöstöintranet Santra
Konseptointi, vaatimusmäärittely, kilpailutus: North Patrol
Tekninen toteutus: HiQ Finland
Aikataulu: esiselvitys huhtikuussa 2015 – julkaisu huhtikuussa 2016