Maanmittauslaitos oli ajautunut intranetinsä kanssa samaan pisteeseen kuin niin moni muukin organisaatio: pari vuotta sitten uudistettu intranet oli periaatteessa ”ihan ok”, mutta sen käyttöönottoon ei oltu tuolloin panostettu, eikä henkilöstö ottanut intraa koskaan omakseen. Intralla oli huono maine. Löydettävyys sisältörakenteesta ja haulla oli käyttäjien mukaan heikko.

Intranetin uudistuspäätös tuli johdolta. Tällä kertaa se uudistettaisiin käyttäjien ehdoin.

Maanmittauslaitos on lähes 2000 henkilön asiantuntijaorganisaatio, joka toimii 37 toimipisteessä ympäri Suomen, Maarianhaminasta Ivaloon. Maanmittauslaitos tekee erilaisia maanmittaustoimituksia, tuottaa kartta-aineistoja sekä turvaa maanomistuksen ja luototusjärjestelmän ylläpitämällä kiinteistöjen lainhuutoja ja kiinnityksiä sekä muita kiinteistöjen tietoja rekistereissään.

Tavoitteena miellyttävä käyttökokemus

Maanmittauslaitoksen henkilöstön keski-ikä on viidenkympin tienoolla. Keskimäärin henkilöstö on siis porukkaa, joka on tottunut tietokoneella työskennellessään klikkailemaan, availemaan ja selailemaan valikoita; tottunut etsimään haluamansa jäsennellystä kokonaisuudesta. Tämä ei ole sitä ikäluokkaa, joka viuhtoo eteenpäin huiman pitkää sivua, vilkuilee sisältöjä, fiilistelee kuvitusta tai heittää hakusanoja sinne päin. Maanmittauslaitoksen vanhan intranetin etusivu, joka kokosi kaiken uuden sisällön lukuisiin laatikoihin, tuntui käyttäjistä liian laajalta ja hallitsemattomalta. Se aiheutti ahdistusta ja infoähkyä.

– Vaikka olen ollut aiemmin mukana tekemässä kymmeniä verkkopalveluita, tämä projekti opetti minulle, kuinka tärkeää on varsinkin intranetien kohdalla tehdä juuri käyttäjien näköistä ja osittain unohtaa yleiset suunnittelusäännöt, korostaa uudistusprojektissa product ownerina toiminut sovellusasiantuntija Timo Teitto.

Intranet-uudistuksen tärkeimmäksi tavoitteeksi asetettiinkin ensisijaisesti miellyttävän käyttökokemuksen tarjoaminen. Tämä tarkoitti, että käyttöliittymän, etusivun, navigoinnin ja haun tuli olla käyttäjilleen sopivat.

Tavoitteet sidottiin Maanmittauslaitoksen arvoihin:
– Luotettava kumppani: Intranetin tietoon voi luottaa
– Rohkeus ja kyky uudenluomiseen: Täysin uudenlainen käyttöliittymä
– Halu palvella: Intranet palvelee tehokkaasti työntekemisessä
– Erilaisina yhdessä: Lukuisat työryhmät, silti samalla pohjalla ja samassa ympäristössä

Ketterässä toteutuksessa aikataulu ja budjetti kirjoitettiin kiveen

Intranet-uudistus suunniteltiin kahdella projektiryhmällä. Käyttöönottoprojekti, jossa oli laaja edustus eri käyttäjäryhmistä, teki tilauksen toteutusprojektille, jossa oli projektipäällikön lisäksi graafinen suunnittelija ja intran palvelupäällikkö. Jokainen projektiryhmäläinen keräsi omasta käyttäjäryhmästään muutostoiveet ja säilytettävät hyvät käytännöt. Ne vedettiin yhteen ja priorisoitiin työryhmällä.

Teknisenä alustana päätettiin jatkaa Drupalilla, joka oli jo tuttu julkisesta verkkopalvelusta sekä aiemmasta intrasta. Drupal mahdollisti myös käyttöliittymän muokkaamisen melkeinpä mihin tahansa asentoon. Teknisenä toteutuskumppanina toimi Wunderkraut. Ketterä toteutus oli käytännössä intensiivinen viiden sprintin puristus, kukin kestoltaan yksi viikko. Aikataulu ja budjetti kirjoitettiin kiveen, toteutettavista elementeistä joustettiin.

Valppaasti dialogiin käyttäjien kanssa

Vaikka uudistus tekniseltä kantilta oli varsin vähäinen, ensisijainen paino olikin käyttöönottotöissä, johon intranetin pääkäyttäjän ja käyttöönottoprojektin projektipäällikön, viestintäasiantuntija Marjut Partasen, työaikaa oli budjetoitu riittävästi. Se oli intranetin tulevaisuuden kannalta ensiarvoisen tärkeää.

– Tarjosin itseäni aktiivisesti eri tiimien kokouksiin, koulutuspäiviin ja mihin tahansa vastaaviin tilaisuuksiin, joissa oli paljon porukkaa läsnä. Kerroin, missä vaiheessa milloinkin intranet-projektissa oltiin menossa. Kuuntelimme aktiivisesti palautetta ja vinkkejä, otimme vinkistä vaarin, Marjut Partanen kertoo ja jatkaa:

– Keräsimme palautetta myös vanhan intranetin keskustelupalstalla. Uutisoimme projektin vaiheesta aktiivisesti – pienistäkin aiheista – vanhan intran etusivulla. Projektiryhmämme eri henkilöt kirjoittivat vuorollaan blogiin tärkeistä kehityskohteista ja innostivat porukkaa. Sloganimme olikin ’Innostu intrasta!’. Ja vähitellen henkilöstö lähtikin mukaan, kun he havaitsivat, että heitä oikeasti kuunnellaan.

Henkilöstön kuuleminen huipentui äänestykseen intranetin etusivusta.

Ehdokkaita oli aluksi kolme: 1) Facebook-mainen virta; 2) ”perinteinen” intranetin etusivu, jossa etusivulle pyrittiin mahduttamaan mahdollisimman paljon uutta ajankohtaistietoa jaottelemalla sitä lukuisiin laatikoihin; sekä 3) ”askeleet”-malli, jossa uudet ajankohtaistiedot paloiteltiin välilehdille. Näistä kaksi viimeistä pääsi mukaan äänestykseen ja voiton vei ylivoimaisesti Askeleet-malli.

Maanmittauslaitoksen intranetin etusivu onkin erittäin erilainen verrattuna monen muun organisaation intranetin etusivuun.

Etusivu koostuu useista ”välilehdistä”, joista käyttäjä voi avata kerrallaan yhden klikkaamalla etusivun vasemman reunan ”askelta”. Oletuksena mikään välilehdistä ei ole avoinna intraan saavuttaessa; käyttäjä voi halutessaan määrittää oletuksena avoinna olevan välilehden.

Maanmittauslaitoksen intranetin etusivu, kun käyttäjä ei ole valinnut yhtäkään vasemman reunan välilehdistä.
Maanmittauslaitoksen intranetin etusivu, kun käyttäjä ei ole valinnut yhtäkään vasemman reunan välilehdistä.

Tarjolla on mm. Maanmittauslaitoksen yhteiset uutiset -välilehti, jonne koko henkilöstö voi tuottaa uutisia; Palvelujen uutiset -välilehti; Omat uutiset -välilehti, joka koostaa omien ryhmien viimeisimmät muutokset sekä oman toimipaikan tiedotteet; sosiaalisen median pöhinän koostava välilehti; viestinnän päätoimittama ”nämä sinun on välttämätöntä tietää” -ajankohtaisasioiden välilehti; sekä Oikopolut-välilehti, jossa käyttäjä voi ylläpitää omia linkkejään.

Esimerkki Maanmittauslaitoksen intranetin etusivun välilehdestä: 'MML Uutiset' -välilehdeltä avoinna eräs uutisartikkeli.
Esimerkki Maanmittauslaitoksen intranetin etusivun välilehdestä: ’MML Uutiset’ -välilehdeltä avoinna eräs uutisartikkeli.

 

Maanmittauslaitoksen omaa paikkatietoaineistoa hyödynnettiin karttanäkymään. Esimerkki on Maanmittauslaitoksen intranetin etusivun välilehdestä 'Kartta'. Jos matkustat ennalta tuntemattomaan toimipisteeseen (jonnekin niistä 37:sta), täältä löytyvät mm. linkit lounaslistoihin.
Maanmittauslaitoksen omaa paikkatietoaineistoa hyödynnettiin karttanäkymään. Esimerkki on Maanmittauslaitoksen intranetin etusivun välilehdestä ’Kartta’. Jos matkustat ennalta tuntemattomaan toimipisteeseen (jonnekin niistä 37:sta), täältä löytyvät mm. linkit lounaslistoihin.

Käyttäjä voi itse valita, mikä välilehdistä on oletuksellisesti avoinna saavuttaessa intranetiin. Muutenkin käyttäjällä on paljon valtaa personoida etusivuaan, mikä tietenkin vaatii jonkin verran perehdytystä.

Aktiivinen perehdytys

Jo ennen uuden intranetin julkaisua sen logiikka ja pikaohjeet julkaistiin vanhassa intranetissä.

Vanha intranet otettiin pois käytöstä päivää ennen uuden julkaisua. Julkaisupäivänä 1.4.2016 klo 9 koko henkilöstölle lähetettiin poikkeuksellisesti sähköpostia. Posti sisälsi pikaohjeet uuteen intranetiin. Intranet julkaistiin klo 12.

Heti julkaisun jälkeisen kahden viikon aikana Marjut piti 12 videokoulutusta eri puolille Suomea, eri käyttäjäryhmille, ja erikseen myös mm. esimiehille ja luottamushenkilöille.

– Jälleen olimme hyvin valppaina. Keräsimme koulutuksista palautetta ja teimme muutoksia heti. Henkilöstö koki, että heitä kuunnellaan. Myös keskustelupalstaa hyödynnettiin palautteenkeruussa. Menimme tuotantoon varsin lyhyen testijakson jälkeen, joten oikeastaan koko kahden viikon intensiivinen koulutusjakso oli samalla myös testausta.

Henkilöstöltä tuli hyvää palautetta siitä, että ohjeistus oli jaossa jo etukäteen. Kiitosta on tullut myös etusivun jäsentelystä sekä päänavigaatiovalikosta, joka perustuu sisäkkäisiin alasvetovalikoihin. Nämä käyttöliittymäkonventiot sopivat Maanmittauslaitoksen käyttäjille. Enää ei tarvitse mennä kokoavien välisivujen kautta sisältöihin, vaan niihin voi selailla sisäkkäisistä valikoista.

Sisällön jäsentely käyttäjien tarpeista

– Uusi intranet tarjoaa myös useita eri reittejä saman sisällön ääreen: mm. ”Minä MML:ssä” -valikko linkittää nopeasti käytetyimpiin palvelussuhteeseen liittyviin sisältöihin tai palveluihin. ”Apua”-valikko toimii puhtaasti työnteon tukena linkittäen järjestelmiin, yhteystietoihin ja tukipyyntöpalveluihin. ”MLL”-valikosta voi pureutua sisältöön organisaation mukaisesti ja kartta-näkymässä paikkatietoon perustuen, Marjut Partanen esittelee.

case_maanmittauslaitos_navigaatio_Mina_MMLssa

case_maanmittauslaitos_navigaatio_apua

Intranetissä on yhteistä viestinnällistä sisältöä: henkilöstöasiat, sisäiset palvelut, politiikat ja ohjeistukset; sisäinen tiedottaminen ja uutisointi sekä blogeja. Jokaisella palveluryhmällä/tiimillä sekä projekteilla on omia Työryhmiä yhteiseen työskentelyyn. Lisäksi pienemmille ryhmille voi perustaa Työhuoneita. Melkein kaikki intran sisällöt ovat julkisia kaikille. Erinomaista palautetta on saanut myös uusi Kokousmuistio-työkalu, joka on käytännössä yksi sisältösivujen sisältötyypeistä strukturoitune sisältökenttineen.

Käyttäjiä kuunneltiin ja kuunnellaan myös jatkossa. Syksyllä pyöräytetään henkilöstökysely. Jatkokehityskohteet kirjataan listalle ja intran toteuttajan kanssa on sovittu säännöllisestä jatkokehityksestä.

– Käyttäjien kuuntelemisella ja käyttöönottoon satsaamisella oli valtavan suuri merkitys intranet-uudistuksemme onnistumisessa, viestintäasiantuntija Marjut Partanen summaa.


Case: Maanmittauslaitoksen intranet

Asiakas: Maanmittauslaitos, viestintäasiantuntija Marjut Partanen & sovellusasiantuntija Timo Teitto
Palvelu: Henkilöstön intranet
Toteutus: Wunderkraut
Tekninen alusta: Drupal