Korporaatiopropagandaa?
Työnantajan uutiset ja tiedotteet vievät tyypillisesti suurimman osan intranetin etusivusta. Kutsuttakoon niitä nyt leikkisästi korporaatiopropagandaksi. Tehtävään palkatut viestijät tuuttaavat työnantajan ja johdon viestiä muutamilta massoille. Työnantaja ohjeistaa uutisilla ja tiedotteilla yhteisönsä jäseniä, kertoo muutoksista ja suunnitelmista, ohjaa isoa laivaa oikeaan suuntaan, nostattaa yhteistä henkeä ja luo kulttuuria.
Sisäiset tiedotteet ja uutiset intran etusivulla ovat toki tärkeitä.
Mutta onko klassinen viestinnällisen intran uutis- ja tiedotevetoinen etusivu jo aivan vanhentunut konsepti?
Väittäisin, että se on ainakin vahva jäänne ensimmäisestä intranet-konseptista, jonka ydinajatuksena oli olla ”organisaation sisäiset kotisivut”. Aivan kuten organisaation julkiset verkkosivut, myös ”sisäiset kotisivut” sisältävät toimitettua sisältöä muutamilta massoille. Sivuston omistaja eli viestintäyksikkö toimii portinvartijana. Tähän konseptiin intran etusivun täyttäminen uutisilla sopii oikein luonnollisesti.
Sosiaalista pöhinää?
Viime vuosina introjen konseptit kokonaisuudessaan ovat moninaistuneet merkittävästi sitten yksisuuntaisten ”sisäisten kotisivujen”.
On sosiaalisia introja, joissa kantavana ideana on, että kuka tahansa voi tuottaa niitä etusivun uutisia (Ooo, vau! Huomaa ironinen sävy!). Silti todennäköisesti ne ”kenen tahansa” tuottamat uutiset tai ”ilmoitukset” ovat erillisessä palstassaan kuin ne organisaation viralliset tiedotteet, ”ettei vaan mene sekaisin” ja viestinnällä säilyy kontrolli. (Mikä nyt toisaalta on ihan fiksuakin.)
Sosiaaliseen intraan voi liittyä viestintää myös usealla ”tasolla”: koko globaali organisaatio; maa-/divisioonaorganisaatio ja tietty toimipaikka. Globaali ”taso” on tyypillisesti viestinnän kontrollissa, ja sitten alkaa löyhentyä kohti pienempiä kokonaisuuksia. Kuinka näitä eri ”tason” uutisia näytetään intran etusivulla, tuottaakin jo pohdintaa profiloinnista ja personoinnista tai useita uutislaatikoita laatikoiden perään (jollain kaikkien ajankohtaisasioiden seuraaminen yhdellä silmäyksellä ei olekaan enää mahdollista).
Myös näkymä intraan kytkettyyn sosiaaliseen kanavaan (esim. Yammer) taistelee etusivun herruudesta viestinnän toimittaman uutispalstan kanssa.
Arkisen (tieto)työn tehokkuutta?
Samaan ympäristöön saatetaan kytkeä myös työtiloja: tietyt ryhmät, projektit, prosessit tai tiimit hyödyntävät intranetiä oikeasti tietotyöntekoon. Näin varsinkin, jos intranet on päätetty pystyttää Office 365 -pilvipalveluun tai Google Apps for Work -työkaluilla, jotka oikeasti on tarkoitettu dokumenttivetoiseen tietotyöhön ja työn koordinointiin; ei ollenkaan ”sisäisten kotisivujen” alustaksi. Silti intranetin etusivulle – jonka kautta käyttäjä halutaan saatella tietotyöskentelyn äärelle – lätkäistään edelleen vahvimpina laatikkona viestinnän toimittama uutispalsta, koska intranetin omistaja kokee vastuukseen varmistaa korporaatiopropagandan perillemeno.
(Älkää ymmärtäkö väärin, aivan ehdottomasti virallista sisäistä viestintää tarvitaan organisaatioissa! – Ja useinhan se ei koskaan ole riittävää!)
Mitä tietotyöläinen haluaa, saattaa kuitenkin olla toista. Tietotyöläinen haluaa tehokkuutta: päästä nopeasti keskeneräiseen hommaan kiinni ja vilkaista ehkä ohimennessään, oliko toisessa projektissa jotain akuuttia. (Ja tsekata lounaslistan!)
Niin hyvä kollaboraatioväline kuin onkin, SharePoint (pilvessä tai ilman) munaa tässä tehokkuudessa ihan täysin. Mistään et saa käyttäjänä kokonaiskuvaa omista työtiloistasi tai niissä tapahtuneista muutoksista. Edes Office 365:n uusi Sites/SharePoint-näkymä ei tuo tähän ratkaisua.
Office 365:n uusi Sites/SharePoint-näkymä on hyvä(?) yritys. Viimeisimpien kolmen tapahtuman näyttäminen per työtilatiili on fiksua, mutta kukaan käyttäjä ei ole kiinnostunut algoritmien pukkaamista ”Frequenteista” tai ”Suggestedeista”, jotka vievät päänäkymästä 80 %. Keskeneräisiin hommiinhan tässä pitäisi päästä kiinni – ei haahuilla hämärässä ”saattaisit muuten olla kiinnostunut näistä” -kuusikoissa! Onhan siellä toki käyttäjän itse suosikikseen merkkaamat työtilat – joista tosin etusivulla näkyy vain 5 kpl ja loput löytyvät klikkauksen takaa piilosta, ilman tietoa viimeisimmistä muutoksista ko. työtiloissa. En sitten ymmärrä, ketä nämä palvelevat. Plussaa hakulaatikosta. Tyypillisesti SharePoint-hankkeissa tehdäänkin räätälöity listaus kaikista työtiloista ja/tai käyttäjän kaikista suosikkityötiloista, jotta oikeasti päästäisiin tehokkuuteen työssä. Ja tyypillisesti työtilahakemisto on intran etusivusta erillinen näkymä, koska etusivulle on jo liikaa tunkua.
Pitäisikö viestinnän päästää irti?
Mikä sitten on intranetin etusivun rooli ja suhde moderneihin intranet-konsepteihin, jotka voivat koostua ”pyhästä kolminaisuudesta”: 1) viestinnällinen intranet; 2) sosiaalinen kanava; ja 3) työtilat? Pitäisikö arkisen tietotyön kartalla pysymisen ja työn tehokkuuden mennä ohitse yhteisen korporaatiopropagandan? Tulisiko intran etusivun tarjota ensisijaisesti viimeisimmät muutokset omissa projekteissa ja töissä, ei organisaation uuden talousjohtajan nimitystä tai osavuosikatsausta?
Vai pitäisikö nämä olla jaoteltuna kolmelle eri etusivulle, eikä edes yritettäisi naittaa virallista viestintää muutamilta massoille, ryhmien keskinäistä koordinointia ja yhteisdokumenttien muokkausta?
Gappsin YLE-projektista spin-offina kehittämä Universe-intranet-tuote pyrkii ratkaisemaan tätä haastetta ja kääntää nupit veikeästi totutusta vastakkaiseen asentoon: korporaatiopropagandan nupit pienelleen ja tietotyön ryhmät suurelleen. Universe-intranetin etusivulla pääroolissa ovat uusimmat päivitykset käyttäjän omista työryhmistä ja niiden keskusteluista. Korporaatiopropaganda on sivun oikeassa laidassa pienenä varjeltuna sarakkeena – joskin sekin vain yksi ryhmä muiden joukossa. Tämä käy oikein hyvin tietotyö- ja projekti-intensiivisiin organisaatioihin. Silti paine Universenkin nyt yksinkertaisen etusivunäkymän paisumiseen on varmasti suuri.
Myös intranetien suhteen viestintäfunktio on murroksessa. Tai ei ’myös’ vaan ’erityisesti’. Viestintäfunktion rooli organisaatioviestinnässä muuttuu ”propagandan” kirjoittajasta ja tuuttaajasta viestinnän mahdollistajaksi ja konsultiksi.
Pitäisikö viestinnän siis päästää irti myös intran etusivun toimittamisesta ja antaa valta yhteisölle?
PS: Intranet-vastaava, olethan huomannut käynnissä olevan Intranet-palvelut Suomessa -selvityksemme? Kanna kortesi kekoon ja vastaa verkkokyselyymme!
Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.
Intranet-ostajan opas 
16.6.2016 at 13:21
Kirjoittajalla on puutteelliset tiedot SharePointin peräänkuulutetuista ominaisuuksista. Täällä parempaa tietoa 🙂 http://www.sulava.com/2016/06/tietotyolainen-haluaa-tehokkuutta-sita-myos/
TykkääTykkää
16.6.2016 at 14:16
Kiitos Karoliina kommentistasi ja juttuni innostamasta ansiokkaasta blogauksestasi!
Vastauksena postaukseesi:
Käytän Office365:tä päivittäin.
Uudella Sites/SharePoint-näkymällä viittaan juurikin tuohon screenshotissasi http://www.sulava.com/wp-content/uploads/2016/06/sivustotpaivitys2.png esittämääsi näkymään.
Ko. näkymässä on paljon potentiaalia, kuten taisin mainitakin. ’Usein käytetyt’/’Frequent’ tarjoilee hyvää sisältöä, jota itse JO työstää. Tosin näkymä ei vielä ole mielestäni loogisessa järjestyksessä. (Mutta Microsoftilla onkin ollut kautta vuosien aina erilainen logiikka kuin minulla. 🙂 )
Toki voin selailla tiedostojani myös Delvestä, mutta koska käsittelen kymmeniä tiedostoja päivittäin, se näkymä alkaa tuntua tehottomalta.
Pointtini tulee tässä: Tietotyöläisen tehokkuushaaste, johon O365 huonosti vastaa, tulee esiin tällaisessa tuiki tavallisessa käyttötilanteessa:
Jos haluaisin käsitellä tiedostoja, joiden olemassaolon tiedän ja niiden sijainnin tietyssä kirjastossa, mutta joita en ole viime aikoina käsitellyt. Olen merkinnyt työtilan, jossa tiedostot ovat, suosikikseni/seurattavakseni.
Ne eivät nouse ’Frequent’ -näkymään, koska en ole käsitellyt niitä viime aikoina tai ne eivät ole viimeisimmän kolmen käsitellyn joukossa.
Eikä Delvestä niitä kannata vilkuilla kuin neulaa heinäsuovasta, koska tiedän tiedostojen aksaktin sijainnin (mutta koska O365:n urlit ovat pitkiä, suoran urlin muistaminen on haasteellista).
Toki voin käyttää hakua.
Jos haluan kliksutella tiedostojeni luokse, kuinka monta klikkausta silloin joudunkaan tekemään? Voin mennä SharePoint-avausnäkymään ja katsoa, mitkä viisi(!) työtilaa/sites minulla näkyy ’Seurattavat kohteet’/’Following’ -valikossa. Jos työtilaani ei ole siinä, klikkaan ’Viimeisimmät’/’Recent’ alta ’Näytä kaikki’/’See all’ (tarvitsemani linkki ei ole edes ’Seurattavat kohteet’ -asiayhteydessä!). Sieltä löydän seuraamani sivuston ja pääsen kliksuttelemalla perille.
Jos en seuraakaan ko. sivustoa, sen löytäminen käykin jo todella hankalaksi! Koska edelleenkään SharePointissa ei ole listausta kaikista sivustoista/työtiloista esim. Confluencen Dashboardin tapaan, ks. https://viidestaso.files.wordpress.com/2016/06/confluence_spacedirectory.jpg
Kehitys kehittyy, ja mielenkiinnolla seuraamme Microsoftinkin kehityspanostuksia. Paljon hyviä toiminnallisuuksia on tullut viime aikoina, mutta juuri tässä hetkessä O365:n palikat ovat hajanaisia ja roolitukseltaan joskus jopa päällekkäisiä, esim. SharePoint-näkymän ’Frequent’ vs. Delven ’Your recent documents’ tai Yammerin käyttäjäprofiili ja O365-käyttäjäprofiili Delvessä. Kokonaisnäkemystä jää kaipaamaan, myös monet asiakkaamme.
Meillä Intranet-ostajan oppaassa on tärkeää, että mitään sellaista, mitä konkreettisesti ei ole olemassa, en voi konsulttina asiakkaillemme luvata olevaksi. Asiakas ei voi perustaa merkittäviä päätöksiään ainoastaan ”on Microsoftin roadmapillä” -tietoon. Mutta kuten sanottua, kehitys kehittyy. 🙂
TykkääLiked by 2 people
16.6.2016 at 14:58
Kiitos tarkennuksestam, Hanna! Jos muistaa työtilan, jossa tiedosto sijaitsee, niin omasta mielestäni nopein tapa on avata se Officen kautta. Sieltähän pääsee listaukseen kunkin sivustokokoelman alisivustoista ja Officeen pystyy myös pinnaamaan dokumentteja, mitä moni ei ole hiffannut.
Seurattavien ja viimeisimpien työtilojen ideana on nopeuttaa pääsyä juuri niihin työtiloihin, joita käytä kaikista useiten kaipaa. Mikäli käyttäjä haluaa nähdä kaikki seuraamansa työtilat, ratkaisu on tästä enää yhden klikin päässä.
On totta, että SharePoint ei nykyisellään tarjoa automaattista listausta kaikkiin työtiloihin, mutta epäilemättä kaikista hiukankaan tuotteistetuista SharePoint-ratkaisuista sellainen löytyy. Ainakin Sulavan intranetista. 🙂
TykkääTykkää
16.6.2016 at 15:13
Moi, kiitos kommentista, Karoliina!
Nopein pääsy dokkareihin itselläni on Windows 10:n alapalkin kunkin sovellusikonin takaa löytyvät ’Recent documents’ -listaukset. Ja jos ko. listalla ei tila riitä, synkronoitujen kansioiden kautta, ihan perinteisin menetelmin File Explorerilla.
Listaus kaikista työtiloista on juurikin se, mitä tyypillisimmällään toteuttajat lisäävät O365-/työtila-toimitukseen, koska SharePoint ei itsessään riitä. (Siihen viittasinkin jo tuossa originaalissa postauksessa.)
TykkääTykkää
16.6.2016 at 15:54
Hyvää keskustelua, ja kiitokset Sulavalle osallistumisesta keskusteluun.
Sivusitte myös hieman tätä konsultoinnin ”metatasoa”, eli miten argumentoidaan asioita. Siksi osallistun keskusteluun ja kommentoin, että hyvän teknologiakonsultin tehtävähän on auttaa asiakasta ymmärtämään sitä mikä on mahdollista ja realistista niillä välineillä ja mahdollisuuksilla, jotka ovat olemassa nykyhetkessä. Jos konsultti perustelee asioita asioilla, jotka ovat vasta roadmapilla tai powerpointti-slaideilla, niin tätä kutsutaan myynniksi.
Tulevaisuuden suunta on toki tärkeä asia, mutta teknologiakonsultti katsoo aina tulevaisuuden osalta isoa kuvaa, ei yksittäisiä roadmapin asioita. Roadmapit muuttuvat ja elävät, todelliset toiminnot eroavat lähes aina siitä mitä suunniteltu – joskus roadmappeja tehdään täysin myynnin ja tarinan näkökulmasta, ja tuotekehitys shippaa sitten mitä tuotekehitys on suunnitellut. Tämähän on ollut melko julmaa todellisuutta SharePointin kohdalla ihan sen alkuajoista lähtien (toki strategia on käytössä laajalti koko teknologiatuotteiden markkinassa, mutta Microsoftia voi hyvällä syyllä pitää sen pioneerina, koska jo 90-luvulla aiheesta kirjoitettiin ohjelmistoliiketoiminnan strategiakirjoja). Siksikin hyvä teknologiakonsultti keskittyy siihen a) mikä on todellista, koeteltua ja b) mikä on tulevaisuuden suunnan iso kuva (tuotekehityksen filosofia ja yrityksen todellinen kilpailustrategia). Tähän toiseen asiaan toki saa hyvää tietoa juuri roadmapeista, ja niitä mekin seuraamme, mutta ne kertovat aina enemmän siitä tarinasta kuin todellisista toiminnoista.
Todelliset toiminnot koestetaan ja arvioidaan sitten kun ne ovat oikeasti käytettävissä. ”Tämä korjautuu tulevassa päivityksessä” tai ”juuri tähän keskittyy seuraava releasemme” on kenties klassisin ohjelmistotuotemyynnin taktiikka, johon hyvä konsultti suhtautuu tarpeellisella määrällä tervettä epäluuloa – ja jota todellinen teknologiakonsultti ei käytä. Myyntikonsultti toki voi käyttää 🙂
TykkääLiked by 1 henkilö