Intranetin uudistustarpeeseen on useita mahdollisia syitä. Teknologinen alusta voi olla mätänemässä alta, intranet ei palvele sellaisenaan nykyisiä tarpeita, organisaatio on muuttunut yrityskauppojen myötä, entiset itsenäiset yksiköt on päätetty yhdistää uuden strategian myötä yhdeksi globaaliksi toimijaksi ja intra sen myötä, tai intranet vaan on yksinkertaisesti niin rämettynyt, että kaikki kannattaa pistää uusiksi ja lanseerata uudella ”brändillä”, jotta se olisi hyödyllinen organisaatiolleen.

Tyypillisesti intranetin omistaa viestintä. Tyypillisesti myös intranetin uudistustarve nähdään ensimmäisenä viestinnässä. Mutta kuinka muu organisaatio saadaan näkemään intranetin uudistustarve?

Meiltä kysytään usein, kuinka intranetin uudistushanke saadaan liikkeelle ja kuinka organisaatio voisi valmistautua intranetinsä uudistushankkeeseen. Mitä valmistelevia toimenpiteitä voisi jo tehdä ennen varsinaista toteutusprojektia, jopa ennen esiselvitystä? Tietysti organisaatioissa hyvin erilaisia toimintamalleja, eivätkä kaikki toimintatavat sovi kaikille, mutta tyypillisesti jaamme tällaisia vinkkejä:

1. Hanki ja sitouta projektille ydinryhmä

Aivan ydinasia on sisäistää se, ettei uudistuspohdintoja kannata jäädä märehtimään yksin – se enteilee sitä, että saat tehdä loppuosankin projektista yksin! Intranet tehdään aina yhteistyössä!

Kerää sen sijaan projektille ydinryhmä. Ota aihe keskusteluun muiden intraan tiiviisti liittyvien yksiköiden kanssa (esim. HR, IT, kehittämisosasto tms. ja liiketoiminnot), ja selvitä, mikä heidän näkemyksensä on intranetin nykytilasta. Ihannetilassa teetkin jo muutenkin näiden henkilöiden kanssa aktiivista yhteistyötä.

Hanki projektille vähintään 3-4 henkilön sitoutunut ja touhukas ydinryhmä.

2. Selvitä vaikuttavat sisäiset hankkeet

Selvitä, mitä sisäisiä projekteja ja hankkeita organisaatiossanne on menossa.

Miten ne vaikuttavat mahdollisesti intranetiin?

Miten hankkeet voisivat tukea toisiaan?

Esimerkiksi koko organisaation strategiauudistus, fyysinen muutto, fyysisen ja/tai digitaalisen työympäristön ja/tai työtapojen muutos, sisäisten sovellusten vieminen mobiiliin ja mobiililaitteiden hankinta, HR-järjestelmän hankinta, käyttäjähakemistojen yhtenäistäminen…

3. Määrittele kehitystarpeet

Keskustele keräämäsi ydinryhmän kanssa ja määritelkää, mitkä ovat ydinryhmän mielestä ne tärkeimmät syyt, miksi intranetiä tulisi uudistaa.

Mitkä ovat teidän mielestänne nykytilan plussat ja miinukset? Mitä tulisi kehittää?

Mitä uudistuksella saavutetaan? Mitkä ovat hyödyt? Miksi tälle hankkeelle tarvitaan resurssointia? Mitä tapahtuu, jollei uudistusta tehdä?

4. Kartoita mahdollisuuksia ja inspiroidu

Käykää ydinryhmällä tutustumassa benchmark-organisaatioiden intraneteihin. Hankkikaa inspiraatiota, kuulostelkaa kokemuksia. Selailkaa blogeja. Osallistukaa alan seminaareihin tai koulutuksiin. Pyytäkää toteuttajatahoja vierailulle esittelemään omia ratkaisujaan ja näkemyksiään intranetien tulevaisuudesta. Hakekaa ratkaisuvaihtoehtoja näkemiinne haasteisiin. Haastatelkaa kollegoja. Tutkikaa teknologiavaihtoja. Maailma on mahdollisuuksia täynnä! Mikä niistä voisi toimia teidän organisaatiossanne?

5. Priorisoi kehitystarpeet

Pohtikaa ydinryhmän kanssa, mitkä ovat intranet-uudistuksenne päätavoitteet.

Voidaanko intranet-uudistus kytkeä johonkin toiseen sisäiseen kehityshankkeeseen? Esim. strategian uudistamiseen tai työtapojen muutokseen? Voisivatko hankkeet tukea toisiaan?

Mitkä tavoitteista ovat realistisia toteuttaa ensimmäisessä vaiheessa? Mitkä jätetään hautumaan seuraavaan vaiheeseen?

6. Suunnittele projekti

Hahmottele ydinryhmän kanssa projektisuunnitelman pääkohdat: mitä tavoitellaan, millä vaiheistuksella, millä aikataululla, ja mitä resursseja ja millaista sitoutumista eri tahoilta projektin vaiheet vaativat.

Tarvitaanko projektissa ensin esiselvitysvaihe? (Esiselvityksessä selvitetään tyypillisesti eri henkilöstöryhmien tarpeita ja näkemyksiä digitaalisen työympäristön, sisäisen viestinnän ja yhteistyön kehittämiseksi. Esiselvityksessä pohditaan myös konsepti- ja teknologiavaihtoehtoja, niiden soveltuvuutta organisaation prosesseille ja IT-arkkitehtuuriin sekä arvioidaan toteutusprojektin kustannuksia ja työmääriä.)

Sitouta ydinryhmä ja heidän esimiehensä projektisuunnitelmaluonnoksen taakse.

7. Hanki sponsori

Käy/käykää tapaamassa ainakin viestintä-, HR-, IT- ja mahdollisesti kehitys-/liiketoimintajohtoa, jos he eivät ole olleet mukana jo aiempien vaiheiden tapaamisissa. Kerro suunnitelmistanne ja hae kommentteja.

Pidä tavoitteena ainakin yhden johtoryhmätasoisen sponsorin saaminen uudistukselle. Jos oma esimiehesi ei syty asiasta, tunnistele tapaamisessa ja pitkin matkaa, kuka tällainen henkilö olisi.

Keskustele, mikä on sponsorisi näkemys uudistuksesta. Mitä hänen mielestään tulisi tavoitella? Mitkä ovat kehitystarpeet?

8. Sitouta johto; hanki mandaatti ja resurssit

Esittele johdolle nykytilan ongelmat ja esitä projektisuunnitelmaanne ratkaisuksi.

Hanki mandaatti edistää hanketta. Hanki tuki hankkeesi taakse, sekä rahoitus intranet-uudistuksen esiselvityksen tekemiseksi.

Määritelkää yhdessä hankkeelle ohjausryhmä. Pidä jatkossa varsinkin ohjausryhmä ajan tasalla esiselvityksen etenemisestä ja lupaa esitellä esiselvityksen tulokset johdolle.

Lisää kirjoituksia intranetin hankinnasta

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.