Intranet-ostajan opas

Pyysimme muutamaa Office 365 -pilvipalvelua projekteissaan hyödyntävää toteuttajaa jakamaan heidän kokemuksiaan O365:n käytöstä sekä samalla kehumaan parasta O365-toteutustaan.

Tässä postauksessa Digital Illustrated, Innofactor ja Sulava jakavat parhaan casensä ja kertovat niiden tarinan.

Vähimmäisvaatimuksina vaadimme, että toteutus on ollut asiakkaan tuotantokäytössä vähintään 3 kk, ja että palvelusta on jaettavissa blogissamme kuvakaappaus. Toteuttajia pyydettiin perustelemaan, miksi juuri tämä case ilmentää hyvin Office 365:n hyödyntämistä eli miksi toteutus tehtiin juuri ko. alustalla. Muuten toteuttajat saivat kehua projektejaan vapaasti.

(Toteuttajien arviot Office 365:stä intranet-alustana löytyvät toisesta postauksesta: Office 365:n vahvuudet ja heikkoudet – Toteuttajat kertovat)

Digital Illustrated: Pöyryn intranet

Konsultti Olli Kari kertoo casesta:

”Pöyrylle toteuttamamme 6000 asiantuntijan käyttämä Office 365 -pohjainen intranet-palvelu on ollut nyt yli 6 kk käytössä. Pöyry on globaalina toimijana, jonka asiantuntijat ovat hajautuneet eri toimipisteisiin ja siiloihin, hyvä esimerkki yrityksestä, jolle Office 365 soveltuu hyvin. Tiedon helppo löydettävyys, asiantuntemuksen ja parhaiden käytäntöjen aktiivinen jakaminen yli organisaation rakenteiden sekä tehokas tietotyö ylipäänsä ovat Pöyrylle keskeisiä menestystekijöitä strategian toteutumisessa. Lisäksi Pöyry oli jo ehtinyt ottamaan Office 365 laajasti käyttöön ennen intranet-projektin aloitusta.

Toteutimme Pöyrylle Office 365 -pohjaisen viestinnällisen Intranet-ratkaisun (nimeltään Plaza), joka kokoaa sekä globaalit että lokaalit sisällöt yhteen. Lisäksi palveluun nivottiin uusia Office 365 -pohjaisia ratkaisuja kuten työtilat ja yhteisökäyttöä tukeva Yammer. Täydentävät Office 365 -palvelut tuotiin Plazaan navigaatiota ja sisältö-nostoja hyödyntämällä, mikä mahdollisti uusiin tietotyötapoihin kannustamisen osana päivittäistä intranet-käyttöä.

Tiiviin konseptin päivitysvaiheen jälkeen projekti toteutettiin ketterän kehityksen mallilla, jossa syntyi pala palalta toimiva intranet kevään 2015 aikana. Pöyryn uusi intranet rakennettiin teknisiä räätälöintejä välttäen ja parhaiden pilviratkaisujen palvelukehityskäytäntöjen mukaisesti. Valittu lähestymistapa mahdollisti sekä kustannustehokkaan toteutuksen että sen, että ratkaisu ei tulevaisuudessa vaadi päivityksiä tai migraatioita, kun taustalla oleva pilvipalvelu kehittyy. Lisäksi Pöyry pystyy hyödyntämään Microsoftin mobiilisovelluksia mm. intranetissä tallennettujen dokumenttien löytämiseen ja käsittelyyn sekä tiedotteiden seuraamiseen.

Uusi intranet on tukenut Pöyryn kulttuurinmuutokseen tähtäävää prosessia ja nostanut myös Pöyryn muiden Office 365 -pohjaisten tukevien palvelujen kuten Yammerin käyttöastetta, mikä on osoitus hyödystä, johon yhdenmukaisella käyttökokemuksella päästään.”

Innofactor: VR Groupin Verstas

Konsultit JP Wirta, Juha Vitikka ja Vesa Nopanen kertovat:

”VR Group päätti uudistaa intranetinsä, ”Verstaan”, 3 vuotta sitten. Konseptoinnin jälkeen alustaksi valikoitui Office 365 ja toteuttajaksi Innofactor Oy, jonka kanssa on myöhemmin jatkettu myös ylläpitoon ja jatkokehitykseen.

Yksi keskeisistä tavoitteesta Verstaan nykyaikaistamisessa oli tuoda digitaalinen viestintä ja vaivaton yhteistyö koko henkilöstön ulottuville. Uusi intranet on saavutettavissa missä ja milloin tahansa, millä tahansa laitteella riippumatta käyttäjän roolista. Nyt jokaisella veturinkuljettajasta toimitusjohtajaan on kaikki tieto saatavilla ja jokainen voi olla reaaliajassa yhteydessä kollegoihinsa.

Viestinnällisen intranetin ja työtiloissa (1500 kpl) tapahtuvan monipuolisen tiimi- ja projektityöskentelyn lisäksi seuraavat palvelut ovat jo aktiivisessa käytössä:

• Yammerin aktiivinen käyttö aina veturinkuljettajien yhteisöstä toimitusjohtajan kyselytunteihin, ratapihojen esimiesten vertaisryhmästä IT-järjestelmien virtuaali-helpdeskiin. Yammer-keskustelut on linkitetty tiiviisti viestintään. 30% työntekijöistä on aktiivisia kuukausittain Yammerissa.
• Mobiilikäytön jatkuva kehittäminen; veturinkuljettajille suunnatut personoidut ”mobiili app” -henkiset esitystavat
• Delve-hakukone personoituun tiedon löytämiseen
• Videoiden jokapäiväinen käyttö viestinnässä, työnohjauksessa ja koulutuksessa – erityisesti kenttähenkilöiden joukossa
• Käyttäjälähtöisesti suunniteltu etusivu ja uutiskeskus tehokkaaseen ja laaja-alaiseen tiedon löytämiseen

Seuraavaksi palvelut ovat laajenemassa seuraavasti:

• Sway, digitaalisen materiaalin julkaisualusta, tulee korvaamaan henkilöstölehteä ja mahdollistaa isompien asiakokonaisuuksien julkaisun houkuttelevasti.
• BI-ominaisuuksien hyödyntäminen osana liiketoimintaa

VR Groupissa on kiinnitetty erityistä huomiota uusien toimintatapojen käyttöönottoon ja omaksumiseen. Yhteisöllisen toimintakulttuurin kehittäminen on noussut keskeiseksi teemaksi kehitettäessä pilvipalvelujen keskiössä olevaa sosiaalista intranettia. Kehitystyö nähdään keskeytymättömäksi ja tiiviiksi yhteistyöksi viestinnän, IT-palvelujen ja liiketoimintojen kesken, jossa rohkealla kokeilukulttuurilla ja väsymättömällä uuden oppimisella on oma tärkeä paikkansa. Käyttäjien mielipiteitä sekä intran ja Yammerin kehitystarpeita seurataan vuosittain käyttäjätutkimuksella.

Intranetin uudistuksena liikkeelle lähtenyt prosessi on johtanut VR Groupissa uudenlaiseen toimintakulttuuriin niin intran hallinnassa ja kehittämisessä kuin intraa käyttävien työntekijöiden arjessa.”

Sulava Oy: Veho Goes Social

Business Director & O356-projektipäällikkö Karoliina Harjanne kertoo:

”Loistavana esimerkkinä tyypillisestä intranet-projektistamme toimii Veho Goes Social. Veho-konserni on Suomen johtava autokaupan konserni, joka toimii myös Baltiassa ja Ruotsissa.

Projektin työnimenä oli kuvaavasti Veho Goes Social, koska tavoitteena oli ennen kaikkea kehittää uusia toimintamalleja ja tiedon jakamisen kulttuuria, eikä vain tehdä uutta intranet-palvelua. Hanke käynnistettiin liiketoiminnan haastatteluilla, joissa nimenomaan keskityttiin päivittäisen tiedonjakamisen ja tiedonlöytämisen kehittämistarpeisiin. Haastateltavina oli upea joukko mekaanikkoja, työnjohtajia, myyjiä ja esimiehiä. Haastattelujen paras anti oli se, että vastauksissa huokui valtava muutostahto ja kova tekemisen meininki, joten muutosvastarintaa vastaan ei siis tarvinnut taistella. Haastattelun tuloksena syntyi myös ymmärrys siitä, että jokainen veholainen on tietotyöläinen ja päivittäin käsiteltävä tiedonmäärä on huikea!

Sama vahva tekemisen meininki oli myös projektiryhmällä, jossa oli edustettuna huolto- ja myyntiyksiköt. Projekti vietiin läpi työpajoissa konseptoimalla ja omin käsin kokeilemalla O365-palvelun tarjoamia eri toimintoja. Parasta hankkeen läpiviennissä oli se, että liiketoiminnalla oli oikeita tarpeita pilvipalvelujen nopeaan käyttöönottoon, joten halukkaita pilottikäyttäjiä oli jonoksi asti. Konseptointiprojekti tuotti liiketoiminnassa testatun tuotantovalmiin mobiilisti käytettävän O365-pilvipalvelun, joka sisälsi uudistetun intranetin, sisäiset työtilat, kumppanityötilat ja Yammerin. Pienenä lisämausteena hankkeessa pilotoitiin vielä erikseen Yammerin käyttöä ja käytettävyyttä mekaanikkojen kesken.

Veho-projektissa tiivistyy koko Sulavan intranet-filosofia. Vaikka Office 365 on alustana loistava (paras), tärkeintä on saada ymmärrys siitä, miten se parhaiten tukee kunkin asiakkaan liiketoimintaa. Uusi avoin tapa jakaa ja organisoida tietoa vaatii syvään juurtuneista toimintatavoista valtavia harppauksia – tämän takia ainoa mahdollinen projektimenetelmä on yhdessä tekeminen ja kokeileminen käytännössä.

Tavoitteenamme on, että jokainen intranet-projekti on elämys, jonka lopputuloksena syntyy uusista työtavoista innostunut organisaatio.”

Lue myös:

Office 365:n vahvuudet ja heikkoudet – Toteuttajat kertovat

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.