Pia Hytönen nosti Twitter-virtaani Ville Tolvasen (ei sukua tämän blogin Tolvaselle) taannoin kirjoittaman erinomaisen blogauksen johtajan tilannehuoneesta. Tolvasen Tilannehuone on huone, johon johtaja kaikkien tapaamistensa yhteydessä kirjaa ja piirtää organisaation tilannetta. ”Tilannehuone on johtajan oma media alleviivaamaan missä mennään, mikä on pelin nimi ja mitä organisaatiolta odotetaan nyt ja seuraavaksi. — Tilannehuoneen keskeinen tehtävä voisi olla muistuttaa strategiasta, tavoitteista, kehityshankkeista ja uusista ideoista.”

Tolvanen jatkaa tilannehuoneen käytöstä: ”Tilannehuoneessa pitäisi pitää kaikki tärkeät tapaamiset. Hallitukset, johtoryhmät, kehityskeskustelut ja kehittämisen työpajat. Tilannehuoneeseen mennään puhumaan asiaa siitä asiasta minkä perässä yritys juoksee. Tilannehuone antaa perspektiiviä yrityksen toimintaympäristöön, tavoitteisiin ja ympäröivään maailmaan.”

Tilannehuone on mielestäni erinomainen idea.

Mutta: eikö jokaisen organisaatioon kuuluvan tulisi olla perillä organisaation tavoitteista, tilanteesta ja toimintaympäristöstä? Siis jokaisella tulisi olla pääsy Tilannehuoneeseen! Tilannehuone ei mielestäni saisi olla vain johtoryhmän käytössä oleva salamyhkäinen tila jossain suljettujen ovien takana.

Ehdotan: Intranet on organisaationsa Tilannehuone.

Intrassa uutisoidaan organisaation muutokset, sinne raportoidaan tärkeimmät mittarit ja tunnusluvut, päivitetään tietoa käynnissä olevista projekteista sekä jaetaan tietoa uusista markkina-alueista sekä fiiliksiä kentältä ja juhlitaan yhdessä saavutuksia. Hyvässä intranetissä kohtaa organisaation toimitettu virallinen sisältö ja jokaisen jakama epävirallinen sisältö. Ihanteellisesti intranetistä muodostuu jokaisen organisaation jäsenen osallistumisen kautta organisaation ja sen toimintaympäristön yhteinen Tilannehuone.

Toki organisaatiot ovat erilaisia, eikä intranet organisaation tilannehuoneena voi aina toimia. Esimerkiksi pörssiyrityksessä on omat säännöstönsä ja sisäpiirinsä, eikä kaikkea voida jakaa intrassa kenelle tahansa.

Pienelle organisaatiolle Tilannehuone voi olla yhteinen sosiaalinen seinä (Yammer, Slack, tms.), johon feedataan automaattisesti muutoksia sisäisistä järjestelmistä esim. CRM:stä.

Suuressa organisaatiossa taas koko organisaation tilannekuva on relevanttia oikeastaan vain johdolle ja sen läheisille sidosryhmille; eri yksikköjen henkilöstölle läheisintä on sen oman prosessin tilannekuva. Suuren organisaation Tilannehuoneet ovatkin ehkä pirstaloituneet prosesseittain, mutta yhteinen intranet toimii keskipisteenä ja muistuttaa niistä tärkeistä isoista asioista.

Intrassa organisaation Tilannehuoneena on vissisti ideaa. Uskon, että näin on varsinkin asiantuntijaorganisaatioille, jonka asiantuntijat pohtivat työnsä merkitystä ja rooliaan organisaatiossa.

Tolvanen avaa vielä tilannehuoneen ideaa: ”Mikä tilannehuoneen idea on? Pakkotoisto. Ihmiset unohtavat tavoitteensa ja yrityksen mission. Ihmiset hairahtuvat miettimään itseään ja omiaan. Iso kuva on jatkuvasti kateissa yrityksen arjessa. Ei ole tavoitteiden ja tekemisen kappelissa. Olkoon kuinka naurettavaa tahansa, ihminen oppii ja muistaa paremmin toistojen varassa. Älykäs johtaja rakentaa tilannehuoneensa huomaamattomasti sitä erikseen toitottamatta.”

Näin, juuri näin, juuri tällainenhan intranetin tulisi olla. Pakkotoiston kappeli. Aktiivinen viestijä organisaation tavoitteista ja missiosta. Aktiivinen organisaation ison kuvan piirtäjä. Ja intranet tekee sen ilman sen suurempia toitotuksia.

Käytännössä tämä toteutuu esimerkiksi sen kautta, että kaikki viestintäammattilaisten intranetiin tuottama sisältö kumpuaa organisaation strategiasta, missiosta, tavoitteista ja arvoista. Jos esimerkiksi intrassa julkaistaan juttu kivasta Pertistä, Pertti on päässyt läpi tietystä toimituspolitiikaksikin kutsutusta seulasta, koska on tehnyt jotain organisaation tavoitteiden kannalta oikein ja siksi hänestä ja hänen teoistaan kirjoitetaan. Kun taas Pertin työkaveri Tarja jakaa kuvan firman tuotteiden esillepanosta lähikaupassa, tilannetieto organisaation toimintaympäristöstä päivittyy.

Eräs asiakasprojektissa haastattelemani henkilö kiteytti intranetin merkityksen mielestäni varsin sopivasti: ”Intranetistä haluan saada tiedon siitä, mistä tämä yritys on tulossa, mitä ja missä se on nyt, ja mihin se on menossa.”

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.