On paljon organisaatioita jotka tekevät yhteistyökumppaneidensa ja asiakkaidensa kanssa hyvin läheistä yhteistyötä. Näille organisaatioille intranet voi olla syytä konseptoida varsin erilaiseksi kuin mitä intranetilla yleensä ymmärretään. Esimerkiksi monet järjestöt, maahantuojat, mediatalot, kulttuurilaitokset, valtion yksiköt ja monet muut organisaatiot tarvitsevat intranetin, joka ulottuu jopa hyvinkin rohkeasti perinteisten rajojen yli.

Joillakin aloilla esimerkiksi freelancereiden laajamittainen käyttö hämärtää jopa täysin oman henkilökunnan ja ulkoisten työntekijöiden rajaa.

Tällöin voikin puhua ”intranet plussasta”, eli sellaisesta intrasta joka kattaa enemmän kuin omat työntekijät – tavallaan ”laajennetun perheen”, joka työskentelee kuitenkin samojen tavoitteiden eteen.

Näissä intranet+extranet-yhdistelmissä voi parhaimmillaan olla paljon järkeä. Vaikkapa kaupunginteatterin intrassa on isossa roolissa se, että myös yksittäisen tuotannon keikkatyöntekijät kokevat intran avulla kuuluvansa samaan perheeseen – vaikka vain sen muutaman kuukauden ajan. Myös mediataloilla on vastaavia tarpeita kun iso osa käytännön työstä tapahtuu freelancereiden voimin.

Perinteisemmillä aloilla, esimerkiksi isoilla maahantuojilla, voi järjestely olla hyvinkin pysyvä. Intranet on samalla extranet ja tunnukset palveluun jaetaan myös jälleenmyyjille, jotta he pääsevät uusimpaan tietoon ja tilauslomakkeisiin käsiksi yhtä helposti kuin oma henkilökunta.

Ehkä isoin asia, joka näissä ”intranet plussissa” on mietittävä etukäteen, liittyy siihen tietoon joka on vain ja ainoastaan omalle henkilökunnalle. On tehtävä selvät rajaukset ja linjaukset siitä, että miten määritetään ne alueet, joihin pääsee vain luotettu, oma henkilökunta. Tämä voi olla joskus isokin muutos, koska moni intranet on nimenomaan se luotetun tiedon paikka.

Toinen huomioitava asia on käyttäjähallinta ja erityisesti palveluun kirjautuminen. Nykyisin tosin yhä useampaan intraan muutenkin päästetään kirjautumaan miltä tahansa laitteelta, mutta näissä extranet-henkisissä intranet-konsepteissa tämä on mietittävä erityisen hyvin jo aikaisessa vaiheessa. Ulkoisten käyttäjien on päästävä kirjautumaan palveluun, ja ylipäätään pystyttävä käyttämään palvelua aivan samalla tavalla kuin sisäisten käyttäjien. Myös käyttöoikeushallinta vaatii yleensä isompia panostuksia, koska ulkoisten käyttäjien saamat oikeudet pitää määrittää ja valvoa.

Jos siis oma organisaatiosi miettii yhtään yhteistyökumppaneiden ulottamista intranetin käyttäjiksi, niin varmista tarpeeksi ajoissa että sisältökonseptisi tukee tätä laajentumista ja myös käyttöoikeus- ja pääsynhallinnan vaativuuden nousu on huomioitu. Näiden asioiden huomioimisen jälkeen voitkin alkaa miettimään, että miten esimerkiksi sosiaalisuus voisi hyötyä siitä, että keskusteluihin saadaan mukaan myös ulkopuoliset yhteistyökumppanit?

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.