Intranet-uudistuksissa pohditaan tyypillisesti sitä, ovatko työtilat osa intranetiä vaiko eivät, toteutetaanko työtiloissa kollaborointi samalle teknologiselle alustalle kuin viestinnällinen intranet. Kyllä ja ei; molemmat ovat mahdollisia.

’Työtilat’ ja ’intranet’

Selitän ensin, mitä itse tarkoitan käsitteillä ’työtilat’ ja ’intranet’.

’Työtiloilla’ tarkoitan tässä sellaisia digitaalisen työympäristön ”tiloja”, joissa sisäiset työryhmät, projektit, tiimit tai yksiköt voivat yhteisesti tuottaa ja keskenään jakaa tietoa. Tietoa tuotetaan ja jaetaan työtiloissa esimerkiksi yhteisten työtiedostojen, wikien taikka keskusteluvirtojen muodossa. Työtilat ovat digitaalisen työskentelyn työhuoneita, jossa kaikki työhuoneen jäsenet osallistuvat työntekoon.

’Intranet’ taas on nähty perinteisesti ’viestinnällisenä intranetinä’ eli ikään kuin organisaation sisäisenä joukkotiedotusvälineenä, jossa viestinnän sisältöjä tuottaa muutama, mutta niitä kuluttaa massa – käytännössä koko henkilöstö. Kyseessä on organisaation ”sisäiset nettisivut”, jotka sisältävät esimerkiksi organisaation yhteisen strategian ja ohjeistukset, työnantajan ohjeistukset työntekijyyteen ja sisäisen tiedottamisen. Intranetistä tulee ’sosiaalinen intranet’, jos kaikki sen käyttäjät tulevat näkyviksi henkilökohtaisten käyttäjäprofiilien kautta ja kaikki käyttäjät voivat jollain tasolla osallistua yhteisen sisällön tuottamiseen, vähintään edes kommenttikenttien kautta.

En kuitenkaan näkisi niin, että ’intranet’ terminä kattaisi vain viestinnällisen ja sosiaalisen intranetin. Se voi yhtä hyvin sisältää myös työtilat.

Ja se täytyy muistaa, että jokaisessa organisaatiossa intranet on uniikki. Se toteuttaa niitä sisäisen viestinnän ja digitaalisen työskentelyn funktioita, mitkä ovat ensinnäkin luontevia ko. organisaatioon ja toisekseen luontevia toteuttaa intranetissä. Intranetit siis rajautuvat kussakin organisaatiossa hieman eri tavalla.

Intranetin kolme funktiota

Viestinnällisen luonteen ja viestinnällisten ominaispiirteiden mukaan tarkasteltuna intranetien tehtävät organisaatiossa voidaan jakaa kolmeen pääfunktioon:
1. Organisaation yhteisöön kuulumisen, työntekijyyden ja arjen tukeminen.
2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen.
3. Työskentely.

Kaikki kolme funktiota eivät välttämättä ole läsnä kaikissa intraneteissä. (Tosin väitän, että intranetin ensimmäinen funktio on sen verran perustavanlaatuinen, että ei ole intranetiä ilman sitä.)

Kaikissa funktioissa voi olla samoja sisältö- ja toimintotyyppejä (joskin hieman eri painotuksin): dokumentteja ja sivuja, uutisia, linkkejä, yhteisöllisyyttä ja mittareita.Intranetin kolme funktiota

1. Organisaation yhteisöön kuulumisen, työntekijyyden ja arjen tukeminen

Organisaation yhteisöön kuulumisen, työntekijyyden ja arjen tukemisen funktio ilmenee intranetissä käytännössä kaikille työntekijöille tarkoitetun yhteisen ohjeistuksen ja viestinnän kautta. Näitä ovat esimerkiksi organisaation strategia, henkilöstöhallinnon ohjeet, sisäinen tiedottaminen ja myös vaikka työntekijän arkeen liittyvät asiat kuten ruokalistat. Nämä ovat luonteeltaan pääasiassa muuttumattomia ja organisaation johdon hyväksymiä virallisia tietoja, joita tuottaa ja päivittää tyypillisesti vain muutama henkilö, mutta joita kuluttavat käytännössä kaikki työntekijät.

Suurissa ja/tai monimuotoisissa organisaatioissa yhteinen sisältö voi olla jaettu esimerkiksi kieliversioihin.

2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen

Työtehtävien suorittamisen tuki liittyy luontevasti organisaation prosesseihin ja tehtävärooleihin. Jos kyseessä on ihan muutaman henkilön organisaatio, jossa kaikkien työntekijöiden tehtävät ovat suht samanlaiset, nämä työntekemisen ohjeistot on luonteva sijoittaa osaksi yhteisiä ohjeita.

Useinkaan ei ole näin. Työtä ja toimintaa ohjaavat ohjeistot tulee jakaa työn luonteen mukaisiin fiksuihin kokonaisuuksiin; kaikki sisältö ei ole relevanttia kaikille. Kokonaisuudet tulee suunnitella niin, että sekä näiden sisältöjen käyttö että niiden tuottaminen on helppoa ja selkeää.

Viestinnälliseltä luonteeltaan työtä tukeva sisältö on ’mixed’ eli se sisältää sekä joukkoviestintämäisiä virallisia ”kiveen kirjoitettuja” ohjeistoja (esim. työturvallisuus), että kyseisen prosessin/roolin henkilöstön itse keskenään yhteisöllisesti tuottamia sisältöjä (esim. paperikoneen huollon Q&A).

3. Työskentely

Työskentely toteutuu kollaboraationa työtiloissa tai vastaavissa ”digitaalisissa huoneissa”. Yhteisö itse tuottaa ja työstää omaan käyttöön informaatiota ja tietoa sekä jäsentää ja käsittelee sitä. Työskentely on tiettyjen ryhmien keskinäistä, eivätkä ryhmään kuulumattomat henkilöt välttämättä edes ymmärrä toisten ryhmien työskentelyn sisältöjä. Työskentely tapahtuu yhteisön omin pelisäännöin ja kohtalaisen informaalisti.

Organisaation luonne määrittää, kuinka intensiivisesti työtilat ovat organisaatiossa käytössä ja onko ne toteutettu samalla alustalla muiden intranetin funktioiden kanssa. Jos organisaatio koostuu lähes ainoastaan tietotyöläisistä, on hyvin luonnollista, että kaikki kolme intranetin funktiota toteutetaan samalla alustalla. Jos organisaatiossa on paljon esim. tuotannon ja ”kentän” työntekijöitä, heillä digitaalinen kollaboraatio ei ole monimutkaista dokumenttien yhteistyöstämistä vaan mahdollisesti sosiaalisen median kaltaista yhteisöllistä osallistumista, joka voidaan toteuttaa kohtuullisen yksinkertaisesti yleisimmillä verkkojulkaisujärjestelmillä (cms). Tällöin organisaation tietotyöläisten digitaalinen kollaboraatio voi olla toteutettu toisella paremmin kollaboraatioon soveltuvalla alustalla, jolloin myöskään ko. alustan lisenssejä ei tarvitse budjetoida koko henkilöstölukumäärän mukaan.

Yhteenveto: Entä sitten?

Intranetin selkeyden (eli onnistumisen!) kannalta on oleellista tunnistaa, mitä mitkäkin intran sisällöt ja toiminnallisuudet ovat. Mitä yllämainituista funktiosta niistä kukin toteuttaa? Sisältöjen ja toiminnallisuuksien roolitusten tulee olla erittäin selkeitä ja koko organisaation tulee sisäistää ne yhtäläisesti.

Intranetin kolme funktiota voidaan toteuttaa teknisesti katsottuna samalla tai eri alustoilla. Esimerkiksi ensimmäistä organisaation yhteisöön kuulumisen, työntekijyyden ja arjen tukemisen funktiota voidaan hyvin toteuttaa jopa cms-järjestelmillä ja luoda kevyt älypuhelimille responsiivisesti skaalautuva kokonaisuus, koska tarpeet ovat lähinnä verkkojulkaisua ja uutisointia; eivät kollaborointia. Alustoina voidaan käyttää vaikkapa EPiServeriä tai WordPressiä. Työntekemisen toteuttamiseen tarvitaan taas aivan toiset välineet, esim. Office 365 SharePoint Onlineineen, Confluence tai Google Apps for Work. Työtehtävien tukeminen on hyvin organisaatiokohtaista; jos tämä funktio on vahva, kyseeseen tulee portaalialustat kuten Liferay.

Palataan alkuperäiseen kysymykseen: ovatko työtilat osa intraa vaiko eivät? Jokainen organisaatio päättäköön itse. Tyypillisesti näihin kolmeen funktioon käytetään yhtä tai kahta alustaa. Sanoisin, että tärkeämpää kuin alustat tai niiden määrät, on niiden selkeä ja johdonmukainen roolittaminen. Roolitus, jonka kaikki ymmärtävät ja allekirjoittavat. Johdonmukaisuudesta syntyy digitaalisten työvälineiden luotettavuus – ja menestys.

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.