13.10.2015

Aidosti isot konsernit ovat intranet-kentällä varsin oma erityisryhmänsä. Kun työntekijöitä on tuhansia, ja useassa eri maassa, jopa useissa eri liiketoiminnoissa, intranet-konseptin suunnittelu ei olekaan aivan yksinkertaista.

Tällaisille monimutkaisille organisaatioille intranetit ovat erittäin tärkeitä liiketoimintajärjestelmiä, ja usein hyvin monella tapaa. Monella isolla konsernilla intranet on vuosien varrella kehittynyt jopa portaalimaisen itsepalvelutyökalun suuntaan. Ison konsernin intranet onkin tyypillisesti paljon muutakin kuin sisäistä viestintää ja dokumenttien jakamista.

Tosin viestinnällisestikin isoissa konserneissa intranet on usein aivan kriittinen kanava, niin johdon, työntekijöiden kuin viestinnän näkökulmasta.

Erityispiirre #1: Johto käyttää intranettia strategiseen viestintään

Isojen konsernien johto on yleensä ymmärtänyt intranetin merkityksen viestintäkanavana. Etenkin jos intranet on saatavilla jokaiselle organisaation työntekijälle, niin johdon asenne intraa kohtaan on yleensä hyvin kiinnostunut. Intranetin avulla viestitään kulttuuria, kerrotaan mikä on tärkeätä ja annetaan työkaluja hoitaa tärkeimmät työtehtävät.

Useiden satojenkin henkien organisaatiota kun vielä pystyy johtamaan melko hyvin suorilla vuorovaikutussuhteilla. Tuhansien henkilöiden konsernissa pitää pystyä viestimään strategisesti ja vaikuttamaan henkilöstöön myös epäsuorien viestintäkanavien kautta – esimerkiksi intranetin avulla.

Erityispiirre #2: Samalla kertaa suunnitellaan monta intraa

Isojen konsernien intranet-konsepteissa korostuvat myös organisaatiorakenteet ja liiketoiminnan johtaminen aivan toisella tapaa kuin pienemmissä organisaatioissa. Kun saman jättiorganisaation sisällä toimii paljon pienempiä yksiköitä, niin myös näiden yksiköiden sisäinen elämä ja erityistarpeet on huomioitava.

Ison konsernin intranet-suunnittelu onkin kuin suunnittelisi monen organisaation intraa samalla kertaa, huomioiden kaikkien erityistarpeet, mutta silti löytäen ne yhteiset rakenteet ja piirteet.

Erityispiirre #3: Konseptin pitää joustaa

Muita isojen konsernien intranettien erityispiirteitä ovat esimerkiksi monikielisyys ja erilaisten liiketoimintojen hyvin erilaiset käytännön vaatimukset. Monella isolla konsernilla on toimintaa monissa eri maissa, ja eri maiden liiketoimintojen kokoluokat voivat olla aivan erilaiset. Jos Puolassa on vain 100 ihmistä, niin he eivät todennäköisesti tarvitse kaikkea sitä toiminnallisuutta mitä 3000 henkeä Ruotsissa tarvitsee.

Lisäksi pienellä Puolan yksiköllä tuskin on resursseja kääntää kaikkea sisältöäkään paikalliselle kielelle. Intranet-sisältöjen suhteen ei konserniviestinnälläkään ole resursseja tukea laajamittaisessa käännöstyössä. Siksi konseptien on toimittava myös epätäydellisissä olosuhteissa.

Yhteenveto: Isojen konsernien intranet-suunnittelu lähtee organisaation toiminnan ja rakenteiden ymmärtämisestä – ei uusimpien intranet-trendien tuntemisesta

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä siitä miten isojen konsernien maailma on välillä kovin erilainen kuin pienempien organisaatioiden. Kauniisti sanoen voisi sanoa vaikka että isojen konsernien maailmassa tarvitaan enemmän luovuutta ja kompromisseja. Pienissä organisaatioissa rohkeat kokeilut ja uudenlaiset työkalut ovat helpompia käyttöönotettavia.

Tosin ei tämä tarkoita sitä, etteikö kokeiluille, pilotoinneille ja nokkelille uusille palveluille olisi isoissakin organisaatioissa tilaa. Hyvä intranet-konsepti tukee myös kokeiluja, ja esimerkiksi antaa tilaa toimistotyöntekijöiden tarpeille ilman että kenttätyöntekijät kokevat intranetin olevan vain ’pääkonttorin kotkotuksia’.

Isojen konsernien intranet-suunnittelu lähtee vahvasti organisaation rakenteista, liiketoiminnasta, eri työntekijäryhmien erilaisista tarpeista – jopa erilaisten kulttuurien ymmärtämisestä. Vasta kun eri tarpeet on kartoitettu, erilaisia näkemyksiä kuultu, ja keskeiset konseptiratkaisut keksitty, niin lähdetään miettimään mitä uutta ja modernia toimintatapaa voitaisiin uuden intran avulla edistää.

Tosin hyvä pohjatyö yleensä palkitsee tässäkin. Kyllä työntekijät osaavat kertoa mitä haluavat, ja mikä olisi liiketoiminnan kannalta hyödyllistä. Prosessissa nousseet ehdotukset pitää vain osata priorisoida ja jalostaa osaksi konseptia, ja esitellä eteenpäin. Siksikin hyvä esiselvitys ja konseptityö kannattaa isoissa organisaatioissa.

Isojen konsernien intranet-suunnittelussa erilaisia näkökulmia, toiveita ja odotuksia on vain muutama tuhat enemmän kuin pienemmillä organisaatioilla – ja siksi isojen konsernien intranet-suunnittelu vaatii astetta systemaattisempaa otetta ja enemmän eri näkökulmien yhteensovittamista.

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.