Intranet ei ole kuollut, todettiin eilen #intranetwork-seminaarissa. Tunnelma oli välitön ja keskusteleva, samalla pohdiskeleva. Intranetien konseptit ovat murroksessa, se on selvää.

Intranet on mahdollisuus viestiä ja kuulua yhteisöön

Keynote-puhuja Hanna Salminen herätteli pohtimaan merkityksiä: ”Millä fiiliksellä menemme töihin? Millä fiiliksellä lähdemme töistä? Mikä on viestintäammattilaisen rooli työpaikan fiiliksen luomisessa?”

Usein törmää siihen, että intranet-vastaava tuskailee sen kanssa, että saisi kaikki osallistumaan intranetissä tiedonjakamiseen ja yhteiseen keskusteluun, ”sisäiseen someen”. Hanna Salminen muistutti, että yhteisö syntyy luottamuksesta ja yhteisistä kokemuksista. ”Luottamus syntyy yhteisistä tunteista. Mikä olisikaan sen helpompi yhteinen tunne kuin nauru? Siksi hauskuus töissä – ja kissavideot – ovat tärkeitä.”

Viestintäammattilaisen rooli muuttuu mahdollistajaksi ja konsultiksi. Viestintäammattilainen mahdollistaa yhteisölle kanavat viestiä (esim. intranetin). Viestintäammattilainen sparraa ja toimii esimerkkinä.

Kolme tyypillistä intranet-konseptia

Intranet on johtamisen, yhteisön luomisen ja fiiliksen välittämisen väline. Intranet taipuu moneen. Jokainen organisaatio tekee omanlaisensa intranetin ja konseptit lähtevät kehittymään eri raiteille.

Intranetillä voidaan päätehtäviensä lisäksi täyttää organisaatiossa niitä aukkoja ja koloja, niitä tarpeita, joita muut järjestelmät eivät tyydytä. Intranet on alusta pienten sovellusten, toiminnallisuuksien ja tietokantojen tekemiseen, joihin ei organisaatiossa ole omaa järjestelmäänsä. Intranetiä voidaan käyttää vaikka info-TV:n ruutujen hallintaan tai teatterin harjoituskalenteriksi, vinkkasi Intranet-ostajan oppaan Perttu Tolvanen.

Perttu Tolvanen

Perttu nosti puheenvuorossaan esiin kolme tyypillistä intranet-konseptia ja kuhunkin konseptiin parhaiten sopivia järjestelmiä, yksinkertaistaen kylläkin:

  1. Perinteinen viestinnällinen intranet, jossa on sosiaalisia ominaisuuksia. Intranet on sisäisen uutisoinnin ja tiedottamisen kanava, yhteisen tiedon pankki sekä yhteisöllisten kohtaamisten paikka sisältäen mm. henkilöhakemiston ja kommentointia. Käytännössä intranet on tällöin organisaation kevyehkkö sisäinen verkkosivusto joillakin sosiaalisilla toiminnallisuuksilla höystettynä, joka voidaan toteuttaa esimerkiksi Office365:lla tai Confluencella, tai käytännössä lähes millä tahansa julkaisujärjestelmällä kuten WordPress, Drupal tai EPiServer.
  2. Intranet toiminnanohjaamisen välineenä. Jos intranet laajentuu toiminnanohjauksen, resurssien hallinnan ja  raportoinnin suuntaan, integraatiot taustajärjestelmiin lisääntyvät. Tällöin vahvoilla on Liferay, mutta EPiServer ja Drupalkin voisi soveltua.
  3. Työryhmäintensiivinen intranet. Jos intranet laajentuu yhteisön työskentelyn ja  dokumenttien muokkauksen suuntaan, tarvitaan intranetiin työryhmätiloja ja projektityötiloja, joiden oikeuksia voi rajata ja joissa on monipuolisesti yhteistyön ja sosiaalisuuden mahdollistavia toiminnallisuuksia. Intranetiin voi liittyä työskentelytilat myös organisaation ulkopuolisten kumppanien kanssa. Tällöin luonnollisesti työtila-ajatteluun pohjautuvat järjestelmät soveltuvat alustaksi parhaiten, esimerkiksi Office365, SharePoint tai Confluence, tai miksei Liferay ja Drupalkin.

8 vinkkiä intranet-konseptoijalle

Lopuksi Perttu jakoi kahdeksan vinkkiä intranet-ostajalle ja -konseptoijalle:

  1. Rokkistara-konsepti syntyy katsomalla sisäänpäin.
  2. Intranet on organisaation johtamisväline. Myy tämä ajatus johdolle.
  3. Dokumenttienhallinta ei ole välttämättä osa intranettia.
  4. Sosiaalisuuskin voi olla irrallinen osa-alue intrasta.
  5. Konsepti ja teknologia kannattaa linjata ensiksi.
  6. Vasta kun teknologia on valittu, niin tarkempi suunnittelu.
  7. Myyntitapaamisista voi oppia paljon, mutta nekin kannattaa ajoittaa oikein.
  8. Osta kumppanilta ylläpitosopimus, joka sisältää jatkuvaa kehitystyötä.

Seminaarin videot

Kaikki #intranetwork-seminaarin esitykset on katsottavissa videoina.

Ja Twitterissä on yli 1000 twiittiä hashtagillä #intranetwork!

Tilaa blogin Parhaat palat -kooste, uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.