Toteutuskumppaniehdokkailta eli toimittajilta saatavien tarjousten laatu vaihtelee suuresti sen mukaan, miten hyvä tarjouspyyntö heille on jätetty. Tekemällä huolellisesti tarjouspyyntö lisätään todennäköisyyttä saada osuvia tarjouksia, joiden pohjalta voidaan tehdä pitäviä projektisopimuksia ja saadaan lopulta onnistuneita lopputuloksia.

Erityisen tärkeää laadukkaan tarjouspyynnön laatiminen on julkishallinnon tarjouskilpailuissa, joissa hankintalaki rajaa hankintayksikön mahdollisuuksia neuvotella toimittajien kanssa tarjousten sisällöstä. Seuraavat kolme hyvää käytäntöä ovat hyödyksi myös yksityisen sektorin intranet-hankinnoissa.

1. Hankinnan kohteen kuvaus

Tarjouspyynnön tärkein asia on kuvata tarjouspyynnön kohde. Tarjouspyynnön tulisi luoda tilaajalle ja toimittajalle yhteinen kuva siitä, mitä ollaan ostamassa ja myymässä. Tarjouspyynnöstä pitäisi siis tulla selvästi esille, mikä on odotettu lopputulos ja mitä tehtäviä toimittajalta odotetaan.

Hyvässä intranet-palvelun toteutuksen tarjouspyynnössä on mukana ainakin alustava vaatimusmäärittely tai konseptisuunnitelma. Vaatimusmäärittelyn tavoitteena on kuvata yksikäsitteisesti toteutettavan intranetin sisällöt, toiminnallisuus ja teknisen toteutuksen reunaehdot.

Jos määrittelyä ei ole vielä tehty, on usein tarkoituksenmukaisinta laatia sellainen aluksi erillisenä työvaiheena. Voit siis jakaa projektin kahteen osaan ja teettää aluksi pelkän konseptoinnin ja määrittelyn, ja pyytää vasta sen jälkeen määrittelyyn nojaavia tarjouksia varsinaisesta toteutuksesta.

Mitä suuremmasta projektista on kyse, sitä tärkeämpää projektilta odotettujen lopputulosten kuvaaminen on. Yksinkertaisissa intranet-projekteissa pärjätään suppeilla määrityksillä, mutta jokaisessa projektissa perusasiat tulee joka tapauksessa dokumentoida jo ennen projektin aloittamista.

Jos tarjouspyynnön kohteena on pitkäkestoinen intranet-hanke, jonka tarkkaa sisältöä ei vielä kokonaisuudessaan tunneta, voidaan kilpailutus tehdä esimerkiksi ensimmäisen vaiheen tarkemman kuvauksen perusteella ja vielä avoimena olevat tulevat kehityskohteet voidaan kuvata suppeammin esimerkiksi tarjouspyynnön optioina.

2. Tarjoajaa ja tarjottavaa ratkaisua koskevat vaatimukset

Useimmiten intranet-toteutuksen teknologiavalinta kannattaa tehdä jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä, ja samalla kannattaa ottaa kantaa myös palvelun tulevaan sijoituspaikkaan (esim. pilvi tai omat palvelimet). Näin varmistetaan tarjottavien ratkaisujen yhteensopivuus organisaation järjestelmäarkkitehtuuriin, muihin tietojärjestelmiin ja lisenssisopimuksiin. Tarjouskilpailussa on järkevää edellyttää, että teknisellä ratkaisulla on useita toimittajia, jolloin voidaan rajata riippuvuutta valittuun toimittajaan jatkossa.

Tarjouspyyntöön voidaan kirjata tarjoajaa ja ehdotettua ratkaisua koskevia ehdottomia vaatimuksia. Nämä vaatimukset sekä ohjaavat toimittajia tarjoamaan toivotunkaltaista ratkaisua että rajaavat pois sellaiset toimittajat ja ratkaisut, jotka eivät vastaa tilaajan edellyttämiä kriteereitä. Tämä on erityisen tärkeää julkisissa hankinnoissa, joissa tilaaja ei voi itse rajata tarjouspyynnön jakelua.

Toimittajaa koskevat kriteerit voivat liittyä esim. toimittajan tunnuslukuihin (esim. henkilömäärä ja kannattavuus) sekä tarjouspyynnön kohdetta vastaaviin referensseihin. Koska intranet-projekteissa tiimi ratkaisee usein enemmän kuin yritys, voi tarjouspyynnössä asettaa vaatimuksia myös tiimin kokoonpanolle sekä ehdotettujen henkilöiden työkokemukselle ja henkilökohtaisille referensseille.

3. Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet

Tarjouspyynnössä on tärkeää kuvata myös, millä perusteilla tarjouksia tullaan vertailemaan ja mitkä tekijät vaikuttavat toimittajavalintaan. Tyypillisiä vertailukriteereitä ovat tarjouksen vastaavuus odotettuihin lopputuloksiin (esim. vaatimusmäärittelyyn), projektisuunnitelman ja palvelukuvausten laatu sekä hankinnan kokonaiskustannukset. Pelkkä hinta on harvoin järkevä valintakriteeri intranet-projekteissa, sillä eri toimittajien asiantuntemus ja ratkaisumallit voivat poiketa merkittävästi toisistaan.

Julkisen sektorin hankinnoissa vertailukriteerien tarkka kuvaaminen on välttämätöntä, sillä ne sitovat hankintayksikköä hankintalain mukaisesti. Yksityisellä sektorilla jouston varaa on enemmän, mutta hyvin kuvatut valinta- ja vertailukriteerit auttavat tarjoajia ymmärtämään, mitkä asiat ovat tilaajan kannalta keskeisiä toimittajaa valittaessa.

Yhteenveto: Tarjouspyynnön sisältö

Tarjouspyyntödokumentin tulisi siis kuvata riittävällä tasolla hankinnan kohde ja sen tulisi antaa tarjoajille riittävät ohjeet toivotunlaisen tarjouksen tekemiseen. Hyvä tarjouspyyntö on laadittu niin, että myös tarjoajan tarpeet on huomioitu, eikä siihen vastaamisesta tehdä tarpeettoman työlästä.

Tarjouspyynnöstä tulisi ilmetä ainakin:

  • perustiedot hankinnan tekevästä organisaatiosta
  • hankinnan kohteen määrittely
    • odotettujen lopputulosten kuvaus
    • toimittajalta edellytettävät tehtävät ja palvelut
    • toimitusaikataulu / sopimuksen kesto
  • tarjoajaa ja tarjouksen kohdetta koskevat soveltuvuusvaatimukset
  • toimitukseen liittyvät sopimus- ja maksuehdot
  • tarjoukselta edellytetty sisältö ja malli
  • kuvaus tarjousten vertailu- ja valintakriteereistä
  • ohjeet tarjouksen jättämiseen
    • määrä-aika tarjouksen tekemiselle
    • voimassaoloaika
    • toimitusosoite
  • Yhteystiedot lisätietojen pyytämiselle

Useissa organisaatioissa on käytössä valmiita tarjouspyyntöpohjia, joita kannattaa soveltaa tarjouspyynnön laatimisesta. Erityisesti julkisella sektorilla mallidokumenttien käyttö varmistaa, että hankintalain muotovaatimukset täyttyvät. Yleiset tarjouspyyntömallit eivät kuitenkaan yleensä sellaisenaan sovellu intranet-hankintojen tekemiseen, vaan tarjousdokumentin tarkka sisältö kannattaa aina räätälöidä hankinnan kohteen mukaisesti.

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.