Tyypillisesti mobiilikäyttöulottuvuus intraneteihin toteutetaan responsiivisuudella. Organisaation sisäisen uutisoinnin ja yhteisten ohjeiden lukemiseen responsiivisuus toimiikin ratkaisuna hyvin. Mutta jos intranet onkin monimuotoisempi – sisältää reippaasti kaikkien käyttäjien osallistumista esim. tiedontuotantoon ja jakamiseen tai yhteistyötä työtiloissa – alkaa niiden toteuttaminen responsiivisena toteutuksena käydäkin monimutkaiseksi. Enää ei ollakaan pelkän triviaalin selailukäyttötapauksen äärellä. Siksi sisällöntuotanto älypuhelimella tai jopa padeillä rajataan usein pois responsiivisen intranetin toteutusprojektin ensimmäisestä vaiheesta.

Mitäpäs jos ajattelu käännettäisiinkin toiseen asentoon?

Suunniteltaisiin intranet suoraan älypuhelinkäytön näkökulmasta?

Entäpä jos intranet jaettaisiinkin selkeisiin palasiin, toiminnallisuuksiin, joista kukin toteutetaan älypuhelimeen omana sovelluksenaan? Täsmäapplikaatio täsmätarpeeseen.

Esimerkiksi uutiset omassa applikaatiossaan kuin mediatalon uutissivusto, koko henkilöstölle yhteiset organisaation henkilöstö- yms. ohjeet tietopankkisovelluksenaan, työryhmätyöskentely omassa juuri työskentelyyn tarkoitetutussa sovelluksessaan ja sosiaaliset yhteisöt omanaan.

Erillisinä sovelluksina voitaisiin toteuttaa intranetin osana myös erilaisia prosessien tai tiimien toiminnanohjaukseen liittyviä sovelluksia tai tietokantoja, vaikkapa lomalistat, varastopuutteet, kilpailijatietokanta, etätyöpäivien listaukset tms. (Jollei näille ole siis organisaatiossa omia sovelluksiaan ja niiden mobiilisovelluksia.) Jokainen sovellus voitaisiin liittää niitä tarvitsevan käyttäjän puhelimeen omaksi applikaatiokseen, johon pääsee nopeasti ja johon omien merkintöjen tekeminen on nopeaa ja helppoa.

Älypuhelinten täsmäsovellukset voivat tuoda sujuvoitusta erityisesti liikkuvien ei-tietokoneella työskentelevien työntekijöiden arkeen kuten vaikkapa taksikuskeille, myyjille, siivoojille tai tuotannon työntekijöille. Näitä jo onkin, esimerkiksi vaikka työaikaleimaukset tai erilaisten ilmoitusten tekeminen. Miksei myös viestinnällinen intranet liukertelisi kevyenä applikaationa näiden henkilöiden henkilökohtaiseen puhelimeen? Sitä en ole vielä nähnyt!

Erilaisia tarpeita ja käyttötapauksia voi suuressa organisaatiossa olla todella paljon! Tämä vaatiikin intranetiltä selkeitä konseptilinjauksia ja niiden yksiselitteistä kommunikointia käyttäjille: mikä toiminnallisuus valjastetaan minkäkin prosessin ja tavoitteen tukemiseen. Intranet ei ole tässä mitenkään yksinäinen autiosaari valtameressä, vaan se on osa organisaation sisäistä digitaalista työympäristöä, joka jokaisella organisaatiolla on hieman erilainen. Työvälineiden roolitus (mihin mitäkin käytetään, miksi, kuka ja miten) ja sen kommunikointi on sujuvan sisäisen yhteistyön elinehto.

Mutta jos käytetään ajatusleikkiä, että intranetin piirissä olevat toiminnallisuudet palasteltaisiin erillisiksi sovelluksiksi, mahdollistaisi se nopean liikkeellelähdön mobiilivaltakuntaan. Ensimmäisen projektin ei tarvitsisi olla massiivinen projekti, jossa kaikki intranet- ja työtilatoiminnallisuudet toteutetaan yhteen ja samaan responsiiviseen sivustoon. Voidaan aloittaa minimistä, vaikkapa vain yhdestä applikaatiosta. Ja jos palastellaan toiminnallisuudet sovelluksiin, voidaan uusia sovelluksia toteuttaa lisää pala palalta aina kulloiseenkin tarpeeseen. Jo julkaistujen sovellusten kehittäminen ja päivittäminen yksitellen olisi myös yksinkertaisempaa kuin yhden valtavan möhkäleen.

Sovellukset voivat olla valmiita tuotteita (joita käytetään sellaisinaan) tai täysin organisaation tarpeisiin räätälöityjä. Toteutus vaatii toki pohdintaa, esimerkiksi onko kukin toiminnallisuus fiksumpaa toteuttaa puhelimeen natiiviapplikaationa (ja tällöin Android-, iOS-, Windows Phone jne. laitteille omansa tai päätös tietyn käyttöjärjestelmän suosimisesta organisaatiossa) vai voidaanko se sittenkin toteuttaa vain mobiilioptimoidulla www-sivustolla tai responsiivisena. Natiiviapplikaatioiden etuina on esimerkiksi notifikaatiot suoraan puhelimeen.

Esimerkkejähän jo on. Natiiviapplikaatioista vaikkapa Microsoftin tuotteet (evoluution sanelemana) Yammer ja O365:n Office-applikaatiot. Yammerin omalla applikaatiolla sosiaalisiin ryhmiin osallistuminen on sujuvaa, ja Office 365:n applikaatioilla yhteisten dokumenttien lukeminen ja työstäminen onnistuu kätevästi.

Ja jos mennään intranetin perinteisten rajojen yli, on vaikkapa CRM:iä ja työajankirjausjärjestelmiä ollut markkinoilla mobiiliapplikaatioina jo kauan, business as usual.

Se perinteinen viestinnällinen intranet (organisaation sisäinen uutissivusto ja organisaation yhteiset ohjeistukset ja strategialinjaukset) voitaisiin hyvinkin toteuttaa yksinkertaisena responsiivisena sivustona kevyellä julkaisujärjestelmällä kuten vaikkapa WordPress. Toteutus voisi olla journalistisen uutissivuston kaltainen innostava ja visuaalinen (jota selataan bussia odotellessa), se voisi sisältää kommentointia, taikka suoran mahdollisuuden soittaa ja kysyä lisätietoja aiheesta.

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.