1.12.2014

Kun ’julkishallinnollinen hankintayksikkö’ toteaa tarvitsevansa uuden tai ensimmäisen intranettinsä, on sen hankkiminen pitkälti samanlainen prosessi kuin muidenkin verkkopalvelujen ostaminen. Hankinta on valmisteltava, intranet on suunniteltava tai määriteltävä karkealla yleistasolla, ja intran toteutus on kilpailutettava.

Mikäli toteuttajakumppanilta ostettavat palvelut intranetin toteutuksesta ja ylläpidosta sopimuskaudella (esimerkiksi 3–4 vuotta) eivät kustannuksiltaan ylitä 30 000 euroa eli kansallista kynnysarvoa, ei hankintalaki säätele palvelun kilpailuttamista. Silti kilpailutus kannattaa tehdä hyviä yleiskäytäntöjä, reiluja pelisääntöjä ja talon omia ohjeita noudattaen.

Jos taas intranetin rakentamisen ja ylläpidon kustannukset arvioidaan kansallisen kynnysarvon ylittäviksi, on hankintamenettelyssä noudatettava hankintalain säädöksiä. Hankintalain mukaisesta ostoprosessista löytyy North Patrolin sivuilta hyvä opas verkkopalvelun hankintaan julkishallinnossa , jonka neuvot pätevät ihan yhtä lailla intranet-hankintaan.

Muihin verkkopalveluihin verrattuna intranet on kuitenkin vahvemmin työkalumainen hankinta, jossa korostuvat toiminnalliset ominaisuudet enemmän kuin käyttökokemus tai esitystavat. Tästä syystä jotkin ostoprosessin vaiheet ovat intranet-hankinnoissa aivan erityisiä:

Hankinnan suunnittelu

Intranet on henkilöstön työkalupakki, joten on aika selvää, että ostoslistaa laadittaessa ensimmäisenä mielessä ei ole sen väri tai muoto. Kuitenkin tyypillinen virhearvio työkalupakin vasaroita, mutterivalikoimia ja kuusiokoloavaimia suunniteltaessa on se, että ostoslistalle otetaan mukaan työkaluja kavereiden, rautakauppiaan tai lehtiartikkeleiden suositusten perusteella, koska ne ”ovat tätä päivää” tai ”muillakin on tällaisia”.

Intranet-pakin työkaluja valittaessa korostuu aivan erityisesti strateginen suunnittelu siitä, mitä niillä on tarkoitus saada aikaan:

  • mitä ongelmia niillä ratkaistaan,
  • miten ne helpottavat henkilöstön työtä,
  • mitä toimintoja ne tehostavat.

Organisaatiossa on ajateltava kaukonäköisesti sitä, mihin suuntaan henkilöstön toimintaa halutaan ohjata, ja työkalut noiden tavoitteiden toteuttamiseen valitaan sen mukaisesti. Vaikka jokin työntömitta olisi yhdelle organisaatiolle elintärkeä työkalu, ei siitä ole toisessa organisaatiossa välttämättä mitään hyötyä.

Uusista työkaluista ei myöskään ole hyötyä, jos ne vain hankitaan pakkiin lojumaan: niiden käyttötarkoituksen täytyy soveltua organisaation toimintatapoihin ja niiden käyttö on opetettava ja vakiinnutettava. Useimmiten uusien, työtä tehostavien ja helpottavien työkalujen käyttöönotto vaatii toimintatapojen muutosta ja uudenlaisia työskentelymalleja – tämän muutoksen aikaansaaminen on paljon mittavampi ponnistus kuin pelkkä työkalun ostaminen.

Näistä syistä intranet-hankinnan suunnittelussa on panostettava kunnolliseen selvitykseen siitä, mitä organisaatio tavoittelee uudella intranetillä, ja millaisella organisoitumisella, sisäisellä resursoinnilla ja jalkauttamisella nuo hyötytavoitteet voidaan saavuttaa. Työkalupakin varsinainen sisältö on vain pieni – joskin ihan olennainen – osa tuota kokonaissuunnitelmaa.

Hankittavan intranetin ominaisuuksien määrittely

Suunnitelma siitä, millaista intranetiä organisaatio lähtisi ostamaan, käynnistyy siis pohdinnalla siitä, mitä sillä halutaan saada aikaan. Perustavanlaatuisiin kysymyksiin kuuluvat erityisesti:

  • Millaisia viestinnällisiä tietosisältöjä tai ohjeistuksia intrassa julkaistaan, ja missä laajuudessa?
  • Minkä roolin intranet saa ”dokumenttivarastona” suhteessa organisaatiossa tuotettaviin asiakirjoihin?
  • Millä tavoin intrassa tiedotetaan ja uutisoidaan ajantasaisista asioista?
  • Millaista vuorovaikutusta, kommentointia, keskustelua jne. intra tukee?
  • Millä tavoin intranet auttaa työryhmien toimintaa?

Vaikka jokainen organisaatio kaipaakin omien tarpeidensa mukaan suunniteltua palvelukonseptia intranetilleen, ovat intranetien toiminnalliset ominaisuudet yleensä hyvin samankaltaisia keskenään. Tiedottamiseen, dokumenttien hallintaan, henkilöstöohjeiden julkaisuun, vuorovaikutukseen ja ryhmätyöskentelyyn on vakiintunut melko lailla yhdenmukainen valikoima toiminnallisuuksia, joilla nuo tehtävät hoidetaan joko pienimuotoisesti tai monipuolisin variaatioin.

Yleisimmät käytännöt intranet-toiminnallisuuksille syntyvätkin järjestelmätuotteista, joiden pohjalle intranetit on rakennettu. Oman kyselytutkimuksemme mukaan Suomessa yleisimmin käytössä olevia tuotealustoja intraneteille ovat Microsoftin SharePoint, Atlassianin Confluence ja avoimen lähdekoodin Liferay. Näiden järjestelmätuotteiden vakio-ominaisuudet ohjaavat tavallisesti pitkälle sitä, millaisia toiminnallisuuksia intraneteissä hyödynnetään.

Uuden intranetin suunnittelu ja määrittely kannattaakin tehdä ”portaittain”:

  1. Ensin hahmotellaan alustavasti se, millaisia ominaisuuksia intranetistä pitäisi strategisten tavoitteiden valossa löytyä,
  2. sitten tarkistetaan millaiset tuotealustat tarjoavat näitä ominaisuuksia, ja
  3. lopulta määritellään intranetin toiminnallisuudet valitun järjestelmätuotteen kyvykkyyksien pohjalta.

Verrattuna markkinointiviestinnällisten verkkopalvelujen hankintaan on intranet-palvelujen ostamisessa paljon yleisempää se, että tuotealusta (julkaisujärjestelmä) on jo valittuna ja nimettynä, kun kilpailutukseen ryhdytään. Hankintalain säätelemässä kilpailutuksessa hankittavan intranet-palvelun tuoterajauksen perusteena on useimmiten valitun tuotteen yhteensopivuus organisaation järjestelmäarkkitehtuuriin, muihin tietojärjestelmiin, lisenssisopimuksiin tai teknologiastandardeihin.

Intranet-hankinnan koko- ja hintaluokka

Julkishallinnon pienemmissä hankintayksiköissä voivat tarpeet intranet-palvelun ominaisuuksille olla vaatimattomat, joten yhdeltä kumppanilta ostettavien palvelujen kustannukset voivat hyvinkin jäädä alle 30 000 euron kynnysarvon. (Katso esimerkiksi Liikenneturvan case-kuvaus.)

Microsoft onkin laajentanut SharePointin jalansijaa intranet-alustana tarjoamalla sen pilviversiota (O365) erittäin edullisesti koulutusorganisaatioille ja yleishyödyllisille organisaatioille.

Laskelmia tehdessä on kuitenkin muistettava ottaa huomioon kaikki ne palvelu- ja lisenssimaksut, vuosittaiset ylläpitomaksut ja kuukausittaiset käyttöpalvelumaksut, jotka yhdeltä toimittajalta ostetaan sopimuksen puitteissa sopimuskaudella.

Mikäli monipuolisella intranet-palvelulla on paljon käyttäjiä ja se kaipaa alustakseen lisensoitua tuotejärjestelmää, on todennäköisintä, että sen hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon. Tällöin kilpailutus on toteutettava hankintalain mukaisesti ja kilpailutus käynnistetään ilmoittamalla siitä julkisesti HILMA-järjestelmässä.

Intranet-palvelun rakentamisen kustannukset vaihtelevat hyvin paljon sen vaatimien asiakaskohtaisten räätälöintien ja integraatioiden mukaan: kunnianhimoisempien intranet-ratkaisujen rakentamisen hintalappu voi olla 200–300 tuhannen euron luokkaa, vaikka kunnollisen perusratkaisun keskikokoinen organisaatio voi varautua saamaan 50–100 tuhannella eurolla.

Kilpailutuksen tarkoituksena on löytää yhteistyökumppani, jonka hinta–laatu-suhde on paras halutunlaisen intranetin toteuttamisessa. Tässäkään kilpailutuksessa ei kannata valita yksiselitteisesti halvinta tarjoajaa, vaan vertailukriteereissä on otettava huomioon laadulliset tekijät.

Intranetin hankinta avoimella menettelyllä

Julkisesti kilpailutettava intranet-hankinta on sujuvinta hoitaa avoimella menettelyllä. Tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää riittävällä tarkkuudella laadittu vaatimusmäärittely siitä, millaisia ominaisuuksia intranetiltä odotetaan sisältöjen julkaisuun, dokumenttien käsittelyyn, tiedottamiseen, vuorovaikutukseen ja ryhmätyön tukemiseen. Määritellyt vaatimukset ovat avainasemassa tarjousten hintalapun muodostumisessa.

Tarjouspyynnössä määritellyt vaatimukset tarkistetaan suhteessa valitun järjestelmätuotteen kyvykkyyksiin: mikäli vaaditut toiminnallisuudet poikkeavat suuresti tuotteen valmisominaisuuksista, nousee toteutustyön hintalappu helposti eksponentiaalisesti.

Julkishallinnon hankinnoissa voidaankin säästää pitkä penni rahaa, mikäli intranet-uudistuksessa ostetaan ensin pienhankintana intran vaatimusmäärittely, jossa toiminnallisuudet ja ominaisuudet suunnitellaan yleistasolla tuotealustan kyvykkyyksiin peilaten. Näin valitun tuotteen valmisominaisuudet saadaan tehokkaaseen hyötykäyttöön ilman lisäkustannuksia tuottavia räätälöintejä – tai ainakin räätälöintien vaatiminen on harkittua ja ennakoitua.

Intranetien vaatimusmäärittelyissä voidaan myös tyypillisesti määritellä sisältötyyppien ominaisuudet, käyttöliittymäperiaatteet, toiminnallisuudet ja intranetin sisältökokonaisuus melko väljästi, jotta näihin voidaan toteutustyöhön ryhdyttäessä löytää kustannustehokkaimmat, valmisominaisuuksiin pohjautuvat toteutusratkaisut.

Koska työkaluiksi tarkoitetut intranet-toteutukset pohjautuvat usein ”valmistuotteisiin”, päädytään niiden taitossa ja käyttöliittymäratkaisuissa tyypillisesti noudattamaan tuotteen vakio-ominaisuuksia. Niinpä ulkoasun ja käyttöliittymien asiakaskohtainen suunnittelu ei ole intranetin suunnittelussa ja toteutuksessa yhtä korostunutta kuin markkinointiviestinnällisissä www-palveluissa. Mikäli organisaatio toivoo erityistä panostusta visuaaliseen suunnitteluun tai käyttökokemuksen suunnitteluun, on tarjouspyynnössä syytä tuoda se selvästi esiin.

Rakennettu intra on vasta puoliksi valmis

Kun intranetin kilpailutus on viety onnistuneesti läpi ja valitun toteuttajakumppanin kanssa on rakennettu unelmien intra, on tällä työllä vasta saatu pystyyn verstas työkaluineen.

Intranet-hankkeissa on syytä pitää mielessä se, että toteuttajakumppani ei pysty paljoakaan auttamaan organisaatiota intran tärkeimmissä kysymyksissä: ajantasaisten tietojen ylläpitämisessä, sujuvassa tiedottamisessa, avoimessa vuorovaikutuksessa, tarvittavien dokumenttien saatavuudessa tai ryhmätyössä.

Työkalupakin käyttötapojen linjaaminen, hyötykäytön opastaminen ja uusien toimintatapojen jalkauttaminen ovat kriittisiä tehtäviä, jotka organisaation on itse sisäisesti hoidettava hyötyodotusten lunastamiseksi.

Tutustu oppaaseen:

Verkkopalvelun hankinta julkishallinnossa »

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.