Vihdoinkin ajasta ja paikasta riippumattomuus toteutuu myös intrassa, mutta pilvijärjestelmän automaattinen päivittyminen aiheuttaa päänvaivaa, ja järjestelmätoimittajan rooli on murroksessa. Kuusakosken Kari Kuosmanen, Sitran Laura Halenius ja VR:n Leena Linnamäki jakoivat Talentumin Intranet ja digitaalinen työympäristö SUMMIT! -seminaarissa kokemuksiaan SharePointin pilviversiosta eli SharePoint Onlinesta.

Pilvi keskusteluttaa monissa organisaatioissa, mutta harvat ovat uskaltaneet sinne siirtyä. Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksemme mukaan vasta kourallinen käyttää intranetinsä alustana SharePointia pilvestä. Kuusakoski Oy, Sitra ja VR ovat rohkeina tähän lähteneet.

Noin 1500 henkilön kierrätysteknologiayritys Kuusakoski Oy siirsi intranetinsä ja sähköpostinsa Lotus Notesista Office 365 -pilveen. Reilua sataa Sitran huippuasiantuntijaa palveleva intranet ja siihen integroitu Yammer julkaistiin elokuussa. VR:n intranet on pystytysvaiheessa ja tavoitteena on tuplata intranetin käyttäjämäärä ulottamalla mobiili-intranet kaikkien 9000 työntekijän taskuun. Liikkeelle lähdetään yhteisestä viestinnällisestä intranetistä.

Aidosti ajasta ja paikasta riippumatta

SharePointin on-premise-version käytön yhteydessä käytellään tyypillisesti myös VPN:ää. Tällöin intraan pääsee vain tietyiltä työnantajan laitteilta, joissa on salattu verkkoyhteystunneli.

– Tähän verrattuna pilvi-intranet mullistaa palveluun pääsyn; pilvessä intranet on oikeasti internetissä ja saavutettavissa millä tahansa selaimella, miltä tahansa laitteelta, Kuusakoski Groupin Kari Kuosmanen hehkuttaa.

Vaikka ajasta ja paikasta riippumattomuus kuulostaa niin ysäriltä, ei se introissa ole ollut itsestäänselvyys. Pilvessä intranet pyörii konesalissa jossainpäin maailmaa ja on saavutettavissa internetissä miltä tahansa laitteelta. Tämä saa monen yrityksen tietoturvahenkilön kurtistamaan kulmiaan. Onko organisaation ulkopuolelle tallennettu sisäinen tieto jonkun kauppatavaraa? Microsoft koittaa helpottaa tuskaa tarjoamalla mahdollisuutta valita, että asiakkaan intranet pyörii EU:n rajojen sisällä olevassa konesalissa.

Tietoturvapolitiikka lieneekin suurin este pilveen siirtymisessä. Pilveen siirtyminen helpottaa kuitenkin intranetin mobiilikäyttöä, joka on monille nyt todella kuuma kehityskohde.

VR on julkaisemassa intraansa pilveen, jotta se saadaan myös jokaisen konduktöörin, kärrymyyjän ja varikkomekaanikon älypuhelimeen. VPN:n kanssa pelaaminen monimutkaistaisi ja estäisi intranetin kännykkäkäyttöä varmasti. SharePoint Online sisältää valmiiksi älypuhelimeen muotoutuvan käyttöliittymän, mutta arvelen vahvasti, että VR haluaa räätälöidä sitä hieman.

Pilvessä toteutuu aito ajasta ja paikasta riippumattomuus, sillä intranet on osana globaalia internetiä, vain salasanan takana. Intranetiin voi kirjautua miltä tahansa laitteelta. Mobiilikäyttön tieltä on purettu sen suurin ”este”: supertietoturvallinen VPN-tunneli.

Automaattinen päivittyminen on kaksiteräinen miekka

Pilvi-SharePoint pyörii Microsoftin hallinnoimilla palvelimilla, eikä omia palvelimia ja niiden ylläpitoa enää tarvita. Pilvessä Microsoft hoitaa tietoturvapäivitykset ilman sen kummempia ilmoituksia. Päivitysten hoituminen kuin itsestään onkin hyvä asia, mutta samalla Microsoft päivittää pilviversioon myös järjestelmän toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia vähitellen, pyytämättä ja yllättäen, kertomatta tarkkaan päivitysajankohtaa. Eräänä päivänä vaikkapa Seuraa-nappula onkin erinäköinen kuin eilen, eivätkä SharePoint Onlinea käyttävät organisaatiot voi sille (juuri) mitään. SharePoint Online päivittyy aivan samalla tavalla kuin muutkin pilvipalvelut, esim. Facebookissa onkin tänään jokin uusi ominaisuus, jota ei eilen ollut, tai jotain on häipynyt pois. Kyseessä on hidas evoluutio, toisin kuin SharePointin on-premisessä, jonka käyttäjät ovat tottuneet massiiviseen versiopäivitysprojektiin kolmen vuoden välein.

Tämä on haaste räätälöinneille, sillä pilven päivitysten ajankohdasta ei saa tietoa etukäteen. Päivitykset ajetaan palvelimille sykleittäin, jolloin eri asiakkaat saavat samat päivitykset hieman eri aikaan. Kaverin SharePoint voi siis olla eri versiossa kuin sinun. Pahimmillaan se seuraava päivitys saattaa sekoittaa jotain ja pahasti, kuten kävi Sitran ulkoasulle:

– Vain muutama päivä ennen julkaisua intranetin etusivun palstat menivät päällekkäin ja muokkaa-nappula muuttui harmaaksi, kertaa Laura Halenius Sitran kauhunhetkiä elokuussa koetuista hieman suuremmista järjestelmäpäivityksistä. Sitran intraan on tehty jonkin verran räätälöintejä, mm. valikoihin. Ulkoasun ”rikkimeno” ei kuitenkaan johtunut räätälöinneistä, Halenius korostaa.

Kyseinen päivitys laittoi kapuloita myös VR:n ja Kuusakosken rattaisiin.

– Automaattisten päivitysten rikkomiin toiminnallisuuksiin ei meinaa kysymälläkään saada apua. Microsoftilla on aina standardivastaukset, eikä vika ole koskaan heissä. Jouduimme hankkimaan lisämaksullisen premier-tukipalvelun, eräänlaisen jonon ohittavan vip-kortin, jonka jälkeen aloimme saamaan vastauksia, Kari Kuosmanen tuhahtaa. – Intranet on kuitenkin liiketoimintakriittinen palvelu, jonka pitää toimia.

– Meillä on huomattu, että SharePoint Online toimii parhaiten käyttämällä Internet Explorerin viimeisintä versiota.

Microsoft koittaa vastata kritiikkiin tuomalla julkiseksi Office 365:n Roadmapin, joka listaa käyttöönotto- ja kehitysvaiheessa olevia tuoteominaisuuksia.

Jos menet pilveen, vältä räätälöintejä. Käytä vain SharePointin vakio-ominaisuuksia ja keskity niissäkin niiden alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Pidä myös käyttäjiesi selaimet ajantasaisina. Jos räätälöit, ole valmis tarttumaan korjaustoimiin minä hetkenä hyvänsä.

Muuttuuko SharePoint-toimittajan rooli?

Kun räätälöinnit pidetään pilviversiossa minimissään, tekninen toimittaja keskittyy räätälöintien koodaamisen sijaan ympäristön napsuttelemiseen kasaan. SharePointia keskitytään hyödyntämään valmistuotteena, sellaisena kuin se on, parhaalla mahdollisella tavalla, ilman organisaatiokohtaisia räätälöintejä. Tämä on lähes vastakkainen lähtökohta kuin SharePointin on-premise-version käyttöön, joka on lähinnä alusta, jolle rakentaa.

SharePoint Online -projektien koko mahdollisesti pienenee ja nopeutuu, koska räätälöintejä koodataan vähemmän. Mielestäni ei kuitenkaan kannata pienentää projektin budjettia, vaan käyttää rahat sinne, missä niitä kaikissa tietojärjestelmähankkeissa kipeästi tarvitaan: uusien toimintamallien muodostamisessa, prosessien kehittämisessä ja niiden käyttöönottamisessa. Se on työläintä. Muistutan, että SharePointin käyttöönotto mihin tahansa tarkoitukseen on ennemminkin työprosessien kehittämistä ja toimintamallien käyttöönottoa, ei ”tekniikkaa”.

Teknisen toimittajan rooli SharePoint-hankkeissa on muuttumassa teknisestä asiantuntijasta ja koodaajasta ennemminkin työkalun parhaiden käytänteiden sparraajaksi.

Yhteenveto

Pohdin, onko Microsoft lähtenyt SharePointillaan pilveen fiksulla tavalla. Pilvipalveluina – ainakin kuluttajamarkkinoilla – menestyvät palvelut, jotka ovat tarkoitettu yhteen selkeään käyttötarkoitukseen ja ovat niin intuitiivisia, että niiden haltuunotto siltäistumalta on mahdollista. (Esimerkiksi Twitter, Facebook, Pinterest.) SharePointissa ei taida toteutua kumpikaan vaatimus.

SharePoint ei oikein tiedä, mitä se on, koska se on vähän kaikkea: yhteistyöalustaa, ryhmätyötiloja, dokumenttien muokkauspaikkaa, dokumenttikirjastoja, pieniä tietokantoja, lomakkeita, kommentointivirtaa, keskustelupalstaa… On-premise-versiossa tämä onkin kohtalaisen ok, sillä jokainen SharePointin käyttöönottaja voi hyödyntää näistä haluamiaan ominaisuuksia, hieman omilla erityistavoillaan, myös tuotetta räätälöiden.

Pilvessä järkevintä on kuitenkin hyödyntää tuotteen vakio-ominaisuuksia. Onkin mielenkiintoista nähdä, mihin suuntaan Microsoft jatkossa näitä vakio-ominaisuuksia kehittää. Jos pilveen on nyt menty laajalla rintamalla tarjoamalla lähes kaikki mahdollisuudet kuin on-premisessä, pitääkö Microsoft saman strategian vai kaventaako jatkossa tuotteen käyttötarkoituksia? Lähteekö Microsoft selkeästi suuntaamaan ja tuotteistamaan järjestelmää tiettyyn suuntaan? Tai jopa useisiin suuntiin? Simppeleihin, intuitiivisiin käyttötarkoituksiin kuten niin moni muu pilvipalvelu tekee?

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.