Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksemme mukaan kolme neljäsosaa introista on sosiaalisia, kun sosiaalisuus määritellään esimerkiksi mahdollisuudeksi kommentoida intran sisältöä tai jakaa siellä oman kuvansa. Sosiaalinen intranet on ollut hittitermi jo useamman vuoden, eikä suunta ole muuttumassa; kaksi kolmesta selvitykseemme vastanneesta uskoo sosiaalisten ominaisuuksien merkityksen kasvuun.

Intranetin sosiaalisia ominaisuuksia ovat käytännössä esimerkiksi käyttäjäprofiilit, toisten käyttäjien seuraaminen ja verkostoituminen, blogit, keskustelufoorumit sekä artikkeleiden, uutisten, sivujen ja muiden sisältöjen kommentointi ja tykkääminen.

Tässä Confluence vs. SharePoint intranet-käytössä -sarjan postauksessa vertaillaan näitä ns. sosiaalisen intran osa-alueita. Sosiaalisiin työkaluihin voidaan sisällyttää hyvin myös wikit ja muu yhdessä työstäminen, mutta niitä ei käsitellä tässä postauksessa.

Käyttäjäprofiilit

Sosiaalinen intra perustuu ihmisille. Ihmiset eli intran käyttäjät tuodaan esiin käyttäjäprofiilien avulla. Profiilit sisältävät käyttäjän yhteystiedot, valokuvan, tietoa henkilön tehtävistä ja asiantuntemuksesta sekä mahdollista myös muuta organisaation kulttuuriin sopivaa sisältöä. Ne ovat kaikkien käyttäjien selailtavissa.

Sekä Confluencessa että SharePointissa käyttäjäprofiilit ovat vakiotoiminnallisuutta.

Molempien järjestelmien profiileissa voidaan hyödyntää AD:n tietoja. SharePointissa käyttäjäprofiilit voivat olla monipuolisimmat, jos organisaatiossa on Microsoftin Active Directory ja sinne tallennetut tiedot henkilöistä ovat monipuoliset ja rikkaat. Esimerkiksi tieto henkilön esimiehestä ja alaisista voidaan näyttää SharePointin käyttäjäprofiilissa vakiotoiminnallisuutena.

Molemmissa järjestelmissä käyttäjät asettuvat selailtaviin käyttäjähakemistoihin. Järjestelmät myös linkittävät käyttäjän profiiliin automaattisesti useissa tilanteissa. Esimerkiksi kun käyttäjä osallistuu keskusteluihin, näkyy hänen käyttäjäprofiiliin tallennettu nimensä ja kuvansa kommentin yhteydessä. Confluencessa ja Sharepointissa myös sivujen sisällöiksi voi nostaa käyttäjäprofiilikortteja, jotka hyödyntävät käyttäjäprofiiliin tallennettuja tietoja.

Molemmissa järjestelmissä käyttäjille voidaan antaa mahdollisuus laajentaa oma käyttäjäprofiili käyttäjän omaksi sivustoksi. Omalla sivustolla (Confluencessa Personal Space ja SharePointissa MySite) käyttäjä voi mm. julkaista omaa blogiaan ja jakaa dokumentteja.

Selvityksemme mukaan vain puolessa Suomen introja on käyttäjäprofiilit.

Keskustelu, kommentointi ja tykkääminen

Käyttäjäprofiilien lisäksi toinen sosiaalisen intran perustavanlaatuinen toiminnallisuus on sisällön kommentointi.

Tässä Confluencen ja SharePointin välille syntyy merkittäviä eroja, vaikka teema tuntuukin varsin simppeliltä.

SharePointissa näin ei kuitenkaan ole. Kuten tiedämme, SharePoint on alusta ”vähän kaikkeen”, joten myös kommentointia voi teknisesti toteuttaa SharePointissa usealla – ainakin neljällä – menetelmällä:

  1. Noteboard-webosalla kommentointimahdollisuus (ilman tykkäysominaisuutta) voidaan lisätä artikkeleihin ja sivuihin.
  2. Newsfeed-toiminnallisuudella sivustojen etusivuille voidaan lisätä Facebook-tyylinen keskusteluvirta, jossa myös tykkäys on mahdollista.
  3. Yhteisösivustolla (Community Site) taas voidaan pystyttää perinteisempi keskustelufoorumi tai kysymys-vastauspalsta, jossa kommenttien tykkääminen sekä myös arvostelu on mahdollista
  4. Ja näiden lisäksi on vielä Yammer-keskustelut ja -ryhmät.

Kaikki edellämainitut ovat aluksi ihan hyviä mahdollisuuksia sosiaalisuuden toteuttamiseen, mutta sitten käytännössä ne kompastuvat täysin naamalleen siinä, ettei eri menetelmillä toteutettujen kommentteja ole mahdollista koostaa samaan näkymään tai seurata yhtenäisenä kokonaisuutena. Erittäin harmillista! Keskustelut siiloutuvat ja seuraaminen on hankalaa.

Confluencessa tarjolla on vain yksi kommentointimenetelmä. Kommentointi on työtiloittain joko käytössä tai ei. Jos se on kytketty päälle, on kommentointi ja tykkääminen mahdollista työtilan sivuihin, blogipostauksiin ja kaikkiin aiempiin kommentteihin. Kaikki viimeisimmät kommentit kerääntyvät mm. Confluencen Työpöydälle (Dashboard). Kommenteista voi myös tehdä listauksia esim. Recently updated -makron avulla niin, että listauksessa listataan tietyn tai tiettyjen työtilojen kommentit tai tiettyyn aiheeseen liittyvät kommentit (labelien perusteella). Kommenttien ja tykkäysten määrä vaikuttaa sisällön listautumiseen Dashboardin Popular-välilehdelle.

Confluencessa voi lisäksi jättää kommentteja liitedokumenttien yhteyteen esimerkiksi liittyen liitteen uuteen versioon.

Ns. perinteistä keskustelupalstaa, joka SharePointissa on mahdollista pystyttää Community site -toiminnallisuudella, ei Confluencessa vakiona ole. Erinäisiä ratkaisuja esimerkiksi Kysymys-vastaus-palstakäyttöön on toki Confluencessakin tehty. SharePointissa Community site tukee varsinkin näppärästi kysymys-vastaus-palstan pystyttämistä suoraan paketista.

Selvityksemme mukaan sisällön kommentointi on mahdollista 63 %:ssa ja tykkääminen 39 %:ssa Suomen introja.

Blogit

Intranetissa blogeja voi olla toimituksellisessa (ja teknisessä) mielessä kahdenlaisia:

  1. keskitettyjä esim. viestinnän toimittamia blogeja, esim. johdon blogi, että
  2. henkilöiden itse ylläpitämiä ja kirjoittamia blogeja.

Ensimmäinen blogityyppi on yksi organisaation strategiaviestinnän toteuttamisen muoto. Yksi keskitetyn blogin muoto on ’Johdon blogi’, jota julkaistaan noin puolessa suomalaisorganisaatioita. Keskitettyjen, viestinnän toimittamien blogien julkaiseminen on mahdollista molemmilla järjestelmillä

  • Confluencessa jokaiseen työtilaan (Space) on kuhunkin mahdollista luoda yksi blogi. Kyseistä toiminnallisuutta käytetään blogivälineenä sekä koko organisaatiolle suunnatuissa blogeissa että työryhmien sisäisissä blogeissa. Toiminnallisuutta hyödynnetään usein myös uutisoinnissa. Blogiartikkeleita voi kommentoida ja tykätä. Sekä artikkelit että kommentit listautuvat Viimeisimmät päivitykset (Recently Updated) -listauksiin. Niitä voidaan listata eri puolille intranetiä, myös valittujen työtilojen tai aihesanojen (Label) mukaan.
  • SharePointissa blogi luodaan omaksi sivustokseen (Site). Blogipostauksia voi järjestää eri kategorioihin ja niitä voi myös kommentoida ja tykätä.

Toisella blogityypillä, henkilöiden omilla blogeilla, pyritään nostamaan esiin organisaation hiljaista tietoa ja jakamaan asiantuntemusta. Henkilökohtaisia blogeja tai muita vastaavia asiantuntija-artikkeleita julkaistaan puolessa Suomen introja. Selvityksemme mukaan intranet-vastaavat uskovat vahvasti erityisesti asiantuntijabloggauksen merkityksen kasvuun. Molemmissa järjestelmissä käyttäjän oman blogin julkaiseminen on mahdollista. Confluencessa henkilökohtaisen blogin julkaisu tapahtuu henkilökohtaisessa työtilassa (Personal Space). SharePointissa henkilökohtainen blogi on osa MySiteä. Molemmissa järjestelmissä henkilökohtaisen blogin artikkeleita voi kommentoida ja tykätä.

Seuraaminen

Kun informaation määrä intraneteissä sosiaalisen pöhinän myötä kasvaa, seuraamisen merkitys korostuu. Kaikesta informaatiomassasta ja keskusteluista pitäisi pystyä poimimaan se itselleen olennainen ja oman työn toteuttamiseen vaikuttava tieto.

Sekä Confluencessa että SharePointissa on monta vaihtoehtoa seuraamiseen, mutta molemmissa on mielestäni tällä saralla myös paljon parannettavaa. Kehittämisen mahdollisuudet ovat rajattomat.

Intranetin konseptin näkökulmasta seuraamistoiminnallisuuksiin liittyvät läheisesti myös personointi ja profilointi sekä isona kysymyksenä intranetin näkymien roolittaminen.

  • Esimerkiksi mikä on intranetin etusivun rooli esimerkiksi SharePointin MySiteen, kun puhutaan itselle olennaisen informaation seuraamisesta intranetissä? Mitä etusivulta seurataan? Mitä MySiteltä seurataan? Kumpi on olennaisempi? Kumpi on tärkeämpi? Kumpaa käyttäjä ensisijaisesti ohjeistetaan seuraamaan?
  • Tai Confluencessa: millainen intran etusivu Dashboardista muokataan? Onko etusivulla personoituja tai profiloituja elementtejä vai onko se sisällöltään samanlainen kaikille käyttäjille?

Joka tapauksessa, molemmissa järjestelmissä seuraaminen on siis mahdollista, mutta siinä on vielä jäsentymättömyyttä ja kehittämisen varaa.

Confluencessa käyttäjä voi seurata muita käyttäjiä ja tapahtumia mm. näillä tavoilla:

  • Voi lisätä muita käyttäjiä verkostoonsa (Network), jolloin voi seurata yhdellä listalla kaikkea oman verkoston henkilöiden toimintaa.
  • Voi kytkeä sivuilla seurannan (Watch) päälle, jolloin saa sähköpostiinsa ilmoituksen muutoksista ko. sivulla. Tämä voi olla määritelty myös oletukseksi niin, että sivun luoja ja päivittäjä saavat ilmoituksen muutoksista.
  • Voi merkitä sivustoja suosikikseen (Favourite), jolloin työpöydän (Dashboard) suosikit-välilehdeltä voi seurata viimeisimpiä päivityksiä kaikista suosikkityötiloistaan (sis. kaiken aktiviteetin, myös kommentit). Suosikkia voi käyttää myös attribuuttina monissa macroilla tuotetuissa listauksissa.
  • Saada ilmoituksen omien ilmoitusten (Notifications) listaan, kun toinen käyttäjä jakaa sisältöä hänen kanssaan; mainitsee kommentissa, sivulla tai blogiartikkelissa; tai kommentoi tai tykkää hänen luomastaan sisällöstä.

SharePointissa käyttäjä voi harjoittaa seuraamista mm. näillä tavoilla:

  • Sisältöjen ja henkilöiden yhteydessä voi lisätä seuraukseen henkilöitä, sivustoja, tagejä ja dokumentteja (mutta ei esimerkiksi keskusteluja). Seurattavissa sisällöissä tapahtuneita muutoksia ja mm. seurattavien henkilöiden kommentteja voi seurailla yhtenä virtana MySitella.
  • Muutoksista voi tilata myös sähköpostiviestin (Alert Me), ko. sisällön yhteydestä. Hälytykselle voi määrittää useita asetuksia, esimerkiksi minkälaisista muutoksista viesti lähetetään ja lähetetäänkö päivittäin vai viikoittain.

Yhteenveto: Yhteisöllisyys

Tässä postauksessa käsiteltiin intranetin sosiaalisista ominaisuuksista tyypillisimpiä eli käyttäjäprofiileja, kommentointia, bloggaamista ja yhteisöllisen pöhinän seuraamista. Sekä Confluence että SharePoint vastaavat yhteisöllisiin tarpeisiin kohtuullisesti, tosin eri tavoin.

  • Confluence on suunniteltu alun perin yhteisölliseksi wiki-työkaluksi, joten sen sosiaaliset ominaisuudet ovat yhtenevät läpi tuotteen, esimerkiksi kommentointi ja tykkääminen ovat joka puolella järjestelmää teknisesti sama asia. Näin myös seuraamisen mahdollisuudet ovat kattavammat ja yhtenäisemmät kuin SharePointissa. Molemmilla järjestelmillä on seuraamismahdollisuuksissa mielestäni kuitenkin petrattavaa. Olennaisen tiedon poimiintuminen intranetin sosiaalisesta sisällöstä on yksi tärkeimmistä intranet-järjestelmien teknisistä kehitysalueista tällä hetkellä.
  • SharePoint on monia yhteisöllisiä toiminnallisuuksia mahdollistava alusta, mutta se ei pääse samalle tasolle Confluencen kanssa sosiaalisen pöhinän seurattavuudeltaan. Seurattavuuden kehnous laskee SharePointin pisteitä ja aiheuttaa sisällön siiloontumista. Plussaa SharePointissa Confluenceen verratuuna on kuitenkin siihen vakiona kuuluva yhteisötoiminnallisuus, jolla voi perustaa helposti kysymys-vastaus-palstan tai perinteisen keskustelufoorumin – mikäli tällaista intraansa kaipaa.

Confluence vs. SharePoint intranet-käytössä -juttusarjassa vertaillaan kahta Suomen käytetyintä intranet-järjestelmää: Microsoftin SharePointia ja Atlassianin Confluencea. Tavoitteena on tarjota perustietoa siitä, kuinka järjestelmillä voidaan toteuttaa mikäkin intranetin osakokonaisuus. Juttusarjassa keskitytään suoraan paketissa tarjolla oleviin mahdollisuuksiin Confluencen versiossa 5 ja SharePointin versiossa 2013. Räätälöinti mainitaan aina erikseen. Intranet-järjestelmävalintaan vaikuttavat luonnollisesti myös monet muut seikat kuin tässä juttusarjassa esitetyt, esimerkiksi käyttäjäorganisaation tietotyön luonne, koko sekä muut järjestelmäratkaisut. Arviot perustuvat North Patrol Oy:n asiantuntijoiden kokemukseen. Kannustamme lukijoita jakamaan aiheista omia kokemuksiaan ja vinkkejä!

Sarjassa aiemmin ilmestyneet:

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.