Intranätverk-seminaarin pääorganisaattori Kristian Norling vetää päätyökseen Ruotsissa asiantuntijoiden vertaisryhmiä intranet-ammattilaisille. Kristianilla on pitkä historia Ruotsissa intranet-projektien ja erityisesti hakukoneprojektien parissa. Jututin Kristiania Intranätverk-seminaarin yhteydessä Ruotsin intranettien trendeistä ja haasteista.

Intranettien historia Ruotsissa hyvin julkaisujärjestelmävetoinen

Kristian on toiminut uransa alussa itsekin intranet-vastaavana, tai ”infomasterina”, kuten Ruotsissa intranet-vastaavia kutsuttiin 2000-luvun alussa. Tällöin intranetit tehtiin pääasiallisesti Dreamweaverin ja Frontpagen kaltaisilla työkaluilla. Kristianin mukaan vasta vuosina 2003 ja 2004 Ruotsissa alettiin siirtää intranetteja laajemmin julkaisujärjestelmien päälle. Tällöin EPiServer oli etenkin julkishallinnossa helppo valinta, koska EPiServer oli voittanut eräänlaisen puitesopimusjärjestelyn valtion kanssa.

EPiServerin vahva asema intranet-palveluissa Ruotsissa periytyy jo tältä ajanjaksolta. Ehkä myös tästä syystä Ruotsin intranetit vaikuttavat olevan keskimäärin viestinnällisempiä kuin Suomen intranetit. Kristian ei tunne Suomen markkinaa, mutta on samaa mieltä siitä, että Ruotsissa viestinnän rooli intranettien parissa on hyvin vahva. SharePoint on noussut vasta viime aikoina Ruotsissa isoksi jutuksi, ja edelleen web-julkaisujärjestelmät, kuten EPiServer ja SiteVision, ovat vahvoja pelureita intranet-kentällä.

Intranetit ovat kasvaneet, kasvaneet ja kasvaneet

Ehkä juuri julkaisujärjestelmien helppouden myötä moni organisaatio on kohdannut Ruotsissa suuren tietomäärän organisoinnin haasteet. Intraneteista on kasvanut valtavia tietopankkeja, eivätkä hakukoneet ole olleet riittävän hyviä. Kristian arvioi tämän heräämisen tapahtuneen Ruotsissa joskus 2006-2007, jolloin Kristian itsekin siirtyi työskentelemään hakukonsulttitalo Findwiseen.

Findwise onkin Ruotsissa kasvanut vuosien varrella nykyiseen jopa 100 konsultin kokoluokkaansa. Hakukoneisiin panostaminen onkin selvästi yksi Ruotsin markkinan erikoisuuksia esimerkiksi Suomeen verrattuna. Suomessa ei esimerkiksi vastaavaa hakuratkaisuihin erikoistunutta konsulttitaloa ole, eikä hakukoneprojekteja tehdä täällä intranet-puolella juuri ollenkaan.

Kristianin näkökulmasta tiedon löydettävyyshaasteen saralla kuitenkin riittää edelleen tekemistä. ”Deletoinnin” kulttuuria kun ei monessa organisaatiossa ole ollenkaan, vaikka sitä Kristian pitää yhtenä tärkeimmistä asioista intranet-kehityksessä.

Organisaatiot panostavat ohjelmistoihin, mutta eivät työntekijöiden laitteisiin

Yhtenä haasteena tietotyön kehityksessä Kristian pitää organisaatioiden hyvin kustannustarkkaa laitekulttuuria. Moni organisaatio panostaa etätyömahdollisuuksiin ja tietojärjestelmiin, mutta silti varustaa korkeapalkkaiset asiantuntijansa ”500 euron kulmikkailla ja hitailla Dellin perusläppäreillä”. Tätä todellisuutta hän ihmettelee kovin. Kristianista on kovin ristiriitaista se, että organisaatiot ostavat työntekijöilleen todella arvokkaita mobiililaitteita, mutta työnteon kannalta paljon tärkeämmät kannettavat tietokoneet saattavat olla jopa puhelimia halvempia. Tämän Kristian näkee antavan työntekijöille vääränlaista viestiä siitä, miten organisaatiossa arvostetaan työntekijöiden tehokkuutta.

Tavoitellaanko tehokkuutta vai kulttuuria?

Yhtenä avainasiana Kristian nostaa esiin myös, tavoitellaanko intranetilla parempaa tehokkuutta organisaatioon vai halutaanko kehittää organisaation yhteistä kulttuuria. Kristianin mukaan todellinen tuottavuus syntyy, kun raaka tehokkuus ja yhtenäinen kulttuuri ovat kumpikin kunnossa, mutta lyhyen tähtäimen kehittämisen näkökulmasta olisi tärkeätä valita, kumpi on juuri nyt tärkeämpää. Intranettien kannalta Kristian korostaa sitä, että on aivan eri asia luoda intranetilla yhteistä kulttuuria organisaatioon kuin kannustaa työntekijöitä parempaan tehokkuuteen työssään.

Responsiivisuus ja intranettien johtamismalli kuumia aiheita juuri nyt

Tällä hetkellä kuumia aiheita Ruotsissa Kristianin mukaan ovat intranettien saaminen responsiivisiksi ja parempi ”governance” intraneteille. Kristianin mukaan moni organisaatio on ottanut tärkeitä askeleita siinä, miten intranetin kehitystä on vastuutettu nimetyille työntekijöille, ja näin on saatu organisaation johto myös asettamaan intranetille konkreettisempia tavoitteita. Ylipäätään Kristian näkee, että verrattuna aiempiin vuosiin, on Ruotsissa moni organisaatio onnistunut nostamaan intranetin roolia ja nimenomaan puhuttelemaan ”rahamiehiä”, kuten hän organisaatioiden ylintä johtoa kutsuu.

Tulevaisuudessa videot yhä isommassa roolissa intraneteissa

Tulevaisuuden trendien osalta Kristian nimeää videot ehdottomasti isoimmaksi trendiksi. Etenkin lyhyet toimitusjohtajan katsaus -videot ovat kuulemma juuri nyt suosittuja ja toimiviksi havaittuja ruotsalaisissa organisaatioissa.

Rohkeasti Kristian myös esittää uutiskirjeiden olevan ehkä tulossa takaisin intranet-managereiden työvälineeksi. Useat organisaatiot ovat kuulemma Ruotsissa ryhtyneet taistelemaan työntekijöiden tietotulvaa vastaan tekemällä tiiviitä, toimitettuja uutiskirjeitä tärkeimmistä intranetissa julkaistuista asioista. Näiden yhtenä tärkeänä etuna Kristian pitää sitä, että uutiskirjeistä voivat intranet-managerit saada erittäin hyvää tietoa siitä, mitkä työntekijäryhmät klikkaavat mitäkin linkkiä uutiskirjeestä.

Alle 500 hengen organisaatioilla nyt ja jatkossa valtavasti valinnanvaraa

Lopuksi keskustelu kääntyy tuotteistettuihin intranet-ratkaisuihin, joita Ruotsissa on useita (esim. MyLive, Incentive). Näitä Kristian pitää erittäin hyvinä vaihtoehtoina etenkin pienille yrityksille.

Kristian näkeekin tämän hetken tilanteen hyvin kiinnostavana etenkin pienempien organisaatioiden kannalta. Muutaman sadan hengen organisaatioille on tarjolla hyvin monenlaisia tuotteita, ja monet ovat todella kustannustehokkaita.

Kristian pitää myös mielenkiintoisena mallina intranetin korvaamista pelkällä sosiaalisella kanavalla ja dokumenttienhallintatyökaluilla. Esimerkiksi Yammerin ja Dropboxin yhdistelmää Kristian pitää monelle pienemmälle organisaatiolle aivan toimivana mallina – tai vastaavaa yhdistelmää jostakin sosiaalisesta työkalusta ja dokumenttipankista. Kristian painottaa, että etenkin pienempien organisaatioiden kannattaa tutkia markkinaa aktiivisesti, koska itselle parhaiten sopiva ratkaisu voi olla hyvinkin erilainen kuin kilpailijalla käytössä oleva ”tavallinen intranet-ratkaisu”.

Isojen organisaatioiden ei pitäisi pelätä räätälöintejä

Isompien organisaatioiden Kristian arvelee jatkossakin rakentavan melko perinteisiä intranetteja, koska pilviratkaisut eivät vielä ole riittävän kypsiä monen isomman organisaation tarpeisiin. Todella isojen organisaatioiden (lähempänä 10 000 henkeä tai enemmän) tarpeisiin Kristian suosittelee varsin räätälöityjäkin ratkaisuja, koska tällöin hänen mukaansa intranetin pitäisi jo sisältää asioita, jotka antavat omalle organisaatiolle kilpailuetua.

>> Seuraa Kristiania Twitterissä