Osallistuin Intranätverk-seminaariin Göteborgissa 20.-21.5.2014. Konferenssissa oli kolmenlaisia puheenvuoroja: intranet-caseja, asiantuntijapuheenvuoroja sekä järjestelmätoimittajan 5 minuutin salamapuheenvuoroja. Olen iloinen päivien annista, erityisesti siitä, että seminaarin puheenvuorot käsittelivät muitakin teemoja kuin intranetin uudistusprojektin etenemistä tai versionnostoa.

Esimerkiksi case-esityksissä Annika Appeltofft esitteli Ericssonin intranetin hallintamallia ja Andreas Hallgren Chalmersin yliopiston kattavaa hakuratkaisua. Asiantuntijapuheenvuoroissa brittiläinen intranet-konsultti Wedge jakoi erittäin käytännönläheisiä kirjoitusvinkkejä, UX Designer Octavia Maddox (Australiasta asti Google Hangoutin avustuksella) persoonien hyödyntämistä maailman parhaan intranetin suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä Pär Lannerö muistutti intranetin esteettömyydestä.

Päällimmäisenä kotiinviemisiksi jäi esitysten ja keskustelujen monipuolisuus sekä kirsikkana kakun päällä Jostein Magnussenin loistelias ja äärimmäisen hauska keynote. Nautintoa vain lisäsi akustinen karkki: räväkkä norjalainen puhui ruotsia reippaalla norja-aksentilla ja läiskytti kalvoja englanniksi. Josteinin puheenvuoro oli käytännössä lähes stand-up-komiikkaa kaikessa ironisessa viihdyttävyydessään, vaikka kyseessä olikin tiukkaa asiaa. (Suosittelen lämpimästi tsekkaamaan slidet, kun ne tulevat jakoon, vaikkakin paljon jää puuttumaan ilman ääntä!) Josteinin pointti oli kannustaa intranet-vastaavia keskittymään olennaiseen. ”Introissa on useimmiten liikaa kamaa; määrä korvaa laadun. Ja useimmiten sisältö on vieläpä väärää. On uskallettava painaa delete-nappia.”, Jostein kannusti. ”Miettikääpä: Onko firman menestyksen kannalta tärkeämpää ja merkityksellisempää viestiä intrassa viimeisimmästä onnistumisesta vai organisaation alkoholisäännöksistä?”

Onko firman menestyksen kannalta tärkeämpää ja merkityksellisempää viestiä intrassa viimeisimmästä onnistumisesta vai organisaation alkoholisäännöksistä?

Jostein Magnussen suositteli lanseeraamaan sisällöntuottajien riemukkaat ”pullaa ja deleteä -perjantait”. Intranet-vastaavalla on suuri vastuu pitää intranetin sisältöjen kokonaisuus kasassa. Intranetin päätoimittaminen on kuin bonsai-puun kasvattaminen: intranet manager vaalii ja hoitaa kokonaisuutta vuosien ajan, ruokkii oikein ja kasvattaa sitä kauniin tasapainoiseen suuntaan ja leikkaa turhat rönsyt pois.

Pullaa ja deleteä -perjantait

Tässä poimintoja semman parhaista paloista ja kiinnostavia ideoita intranet managereille hyödynnettäviksi. Seminaarin esitykset tulevat jakoon ensi viikolla Intranätverkin sivuille. Seminaarin Twitter-feediin postattiin paljon kuvia kalvoista ja niihin voi palata hashtägillä #intranatverk.

Esimerkki pelillistämisestä intrassa: perehdytysmateriaali

Pelillistämisestä on puhuttu introihin liittyen viime vuosina paljon, mutta esimerkit ovat olleet vähäisiä. NNE Pharmaplan -lääkeyhtiö oli rakentanut uusien työntekijöiden perehdytysmateriaalin intraansa pelin muotoon. Lääkeyhtiöiden säädellyssä maailmassa jokaisen uuden työntekijän on sisäistettävä tiukat säädökset. Haastetta NNE Pharmaplanilla lisäsi se, että yhtiöllä on toimintaa yli 70 maassa ja palkkalistoilla 2200 työntekijää. Ingvar Johansson kuvasi, kuinka intran osaksi rakennettiin yrityksen omin voimin peli, jossa uusi työntekijä joutui suorittamaan erilaisia tehtäviä. Tehtävissä yhdistettiin oppimisen eri muotoja (blended learning).

Kerrankin perehdytysmateriaali on hauska, mutta samalla peli varmistaa testaamalla, että opittavat asiat myös sisäistetään. Ingvar Johansson arvioi, että omin voimin tehden pelin kustannukset jäivät 1 miljoonaan Tanskan kruunuun (n. 135 000 e), kun ulkoa ostettuna toteutuskustannukset olisivat olleet nelin-viisinkertaiset. Ihan halpaa perehdytyspelin tekeminen ei kyllä ollut ja sisällön päivittämisessäkin saattaa olla haastetta jatkossa (verrattuna pelkkään tylsään tekstimassaan).

Intranet Manager pitää koneiston pyörimässä

Annika Appeltofft esitteli Ericssonin intranetin kiinteän sisällön hallintamallia. Kuriositeettinä mainittakoon, että Ericssonilla on huimat 114 000 työntekijää, jotka puhuvat 187 eri kieltä. Sisällön hallintamallin ytimessä on organisaatioon perustettu uusi tehtävä: intranet manager. Hän on intranetin sisällöntuotannon ja hallinnan ytimessä – hän on Jostein Magnussonin mainitsema bonsai-puuta vaaliva munkki. Hän pitää sisällöntuotantokoneiston pyörimässä. Hallintaan on perustettu neljä ryhmää: intranetin ohjausryhmä (intranet board), kiinteän sisällön ohjausryhmä (board for managed content), sisällöntuottajien foorumi (web managers forum) ja verkkotoimitus (core workgroup), joista kukin tapaa säännöllisesti (ks. kuva alla).

Ericssonin intranetin sisällön hallintamalli

Käyttöönottovinkkejä: valokuvakilpailu, työpajat ja intranet-lähettiläät

Pohjoismaissa toimivan Post Nordin intranetin uudistettiin SharePoint 2010 -alustalle. Robert Zetterlingin esityksessä oli kaksi hyvää vinkkiä intranetin jalkauttamiseen. Ensinnäkin sisällöntuotantovaiheessa sisällöntuottajille järjestettiin varsinaisen käyttökoulutuksen jälkeen säännöllisesti joka viikko kaksi työpajaa. Työpajoissa sisällöntuottajat pystyivät keskustelemaan ja sovittamaan keskenään sisällöntuotannossa esiin nousevia kysymyksiä. Samalla tarjolla oli teknistä tukea järjestelmän käyttöön. Työpajat ovat hyvä idea: niissä voidaan sovittaa yhteinen näkemys intranetin sisällöntuotannon pelisäännöistä ja käytännöistä, kun väline alkaa tulla kaikille tutuksi. Samalla sisällöntuottajat pääsevät tutustumaan toisiinsa. Näin yhteistyö on jatkossa on helpompaa. Tosin omasta kokemuksestani olen huomannut, että työpajoihin ei välttämättä tulla paikalle kovinkaan aktiivisesti, sillä monet sisällöntuottajavat ovat kiireisiä ja haluavat tehdä työnsä omien aikataulujensa mukaan. Tämä on varmasti organisaatiokulttuuriin liittyvä asia.

Toinen hyvä Robertin jakama vinkki oli intranet-lähettiläiden hyödyntäminen käyttöönoton tukena. Noin kaksi viikkoa ennen Post Nordin suurta intranet-lanseerausta kymmeniä lähettiläitä koulutettiin intranetin saloihin. Koulutuksissa käytiin läpi intranetin pääsisällöt ja käyttäjän toiminnallisuudet. Kun intranet lanseerattiin, koko henkilöstölle oli tuki lähellä.

Intranet-lähettiläiden koulutus

ÖrebroBostäderin uuden intran käyttöönottoa taas pohjustettiin erittäin hauskalla ja koukuttavalla keinolla. Intra rakennettiin haastavaan tilanteeseen, jossa vuokra-asuntoyhtiön neljästäsadasta työntekijästä puolet työskentelee muualla kuin tietokoneen ääressä, eivätkä kaikki suhtautuneet kovinkaan innokkaasti tietotekniikan käyttöön. Jeanette Rådström kuvaili, että edellinen intra oli kovin staattinen, uutisvetoinen intra vuodelta 2000, eikä nauttinut suurta suosiota. Ennen intran lanseerausta yrityksessä järjestettiin valokuvauskilpailu, jossa jokainen työporukka kuvasi itsensä jossain yhteisessä hauskassa tilanteessa. Tyyli oli vapaa. Ja valokuvauskilpailu sai suuren suosion.

Valokuvat julkaistiin vasta uudessa intrassa, joten kaikki menivät innolla intraan kuvien perässä. Nyt yhtiöllä on käytössään 1-vuotias EpiServerillä rakennettu sosiaalinen intra, jonka sisällöntuotantoon kaikki voivat osallistua. Esimerkiksi maalareille on oma ryhmänsä (koko yhtiön nähtävissä), jossa he voivat keskustella omaan työhönsä liittyvistä asioista. Kaikki voivat keskustella intrassa, jättää ilmoituksia, ladata valokuvia. Käytännössä noin puolet henkilöstöstä on aktiivisia, sähköposti on vähentynyt huomattavasti ja sosiaalinen intra on ruokkinut yhteisöllisyyttä ja yhteistyötä. ”Uutiset eivät ole enää intranetin tärkeintä sisältöä”, Jeanette Rådström totesi.

Ennustuksia SharePointin kuolemasta

Oli hienoa, että seminaarissa esiteltiin muillakin alustoilla kuin SharePointilla tehtyjä introja, kuten usein suomalaisissa seminaareissa. SharePointiin suhtauduttiin jopa negatiivisesti. Pitkän linjan CMS-guru Tony Byrne käsitteli SharePointin plussia ja miinuksia, kun oma CMS-gurumme Perttu Tolvanen esitteli SharePointille vaihtoehtoisia tuotteita Pohjoismaissa. Tonyn tärkein pointti oli hoksauttaa seminaariväelle, että SharePoint kyllä vastaa kaikkiin intranet-tarpeisiin (ja siksi se usein valitaankin alustaksi), mutta itse asiassa, kuinka hyvin se oikeasti tyydyttää kaikkia tarpeet. Tonyn mukaan SharePoint on kehitysalusta, mutta ei valmis tuote missään muussa intranet-ominaisuudessa paitsi dokumenttienhallinnassa (ks. kuva alla). ”SharePointia joudutaan aina kustomoimaan, laajentamaan ja täydentämään – se ei ole valmistuote”, Tony korosti.

SharePointin ominaisuuksien valmiusaste

Seminaariyleisö innostui jopa pohtimaan SharePointin kuolemaa. Käykö sille samoin kuin Lotus Notesille aikoinaan? Hajoaako SharePoint omaan fokusoitumattomuuteensa? Onko se nyt suosionsa huipulla? Saattaako seuraava 2016-versio olla se viimeisin? Miltä intranet-alustamarkkina näyttää viiden vuoden päästä?

Yhteenveto

Pinnalla nyt:

  • Intranet-vastaavan (intranet manager) tehtävän professionalisoituminen ja vakiintuminen
  • Intranetin hallintamallin (intranet governance framework) määrittely
  • Intranetin sisällön määrän karsiminen; yksinkertaisuutta ja laatua koko maailman syleilyn ja määrän sijaan
  • Haun merkityksen ja löytämisen korostuminen
  • SharePointin vaihtoehdot; teknisen alustan valinta vastaamaan konseptia
  • Digitaalinen työympäristö (digital workplace)

Katso myös

Intranätverk-seminaarissa kansainvälisiä nimiä ja Ruotsin intranetskeneä

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.